高校校园网新闻档案收集的重要性

PAGEPAGE1高校校园网新闻档案收集的重要性高校校园网是指由高校创办、以传播高校、发布各类信息、收集资讯言论、服务广大师生等为主的综合性网站。这类网站是对高校传统宣传媒体手段形式上的突破，也是互联网时代高校实现其自我信息整合和对外信息发布的重要窗口和工具，将成为未来我们国家高校主要依赖的宣传载体。新时期，高校网将承担起高校信息发布、大学形象塑造、学生思想和大学积淀四大功能。高校校园网新闻就是指这类网站发布的关于本校的新闻信息，部门将其收集整理形成校园新闻档案。一、收集校园网新闻档案的意义〔一〕高校校园网新闻翔??地记录了学校发展过程中的大事要事，是珍贵的档案史料，是独具特色的图文并茂的档案。校园网新闻信息量极大，涉及教学、科研、外事等领域，几乎涵盖了所有种类档案的信息，校园网新闻不但真实而详细地记录了学校的大事要事，而且积淀着大学自身的底蕴。“今天的新闻就是明天的〞，收集保管今天的新闻就是保护学校明天的。〔二〕收集校园网新闻为档案部门收集、整理、保管、利用照片档案开辟了新天地。1.收集校园网新闻在一定程度上解决了收集整理照片档案难的问题。现在各高校的照片多是数码照片，数码照片具有无底片、不必冲印即可观看和利用的特性，高校各部门拍摄的大量数码照片往往只是保存在电脑上，即使移交给档案部门也大部分是未加整理就简单地移交，档案部门很少能够接收到及时冲印并整理好的照片档案；档案人员接手整理这些照片时，往往已是事过境迁，考究起这些照片的具体拍摄时间、人物、事件等相关要素需要很大的周折；另外由于数码拍摄不需要底片，不需要考虑太多的成本问题，所以摄影者对同一事件大都会拍下很多照片，这就给照片档案的收集整理增加了很大的难度；而校园网站上发布的新闻，一般都配有相应的照片，这些照片都是精挑细选的，具有内容真实全面、主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点，正符合(照片档案规范〕〔GB/T11821―2002〕的收集要求，收集校园网新闻即可以一起收集照片档案，一举两得，一定程度上解决了照片档案收集难、收集不及时的问题，另外当整理者对于应该将哪张照片收集归档和整理时对照片上的时间、地点、人物、事件等要素不清楚的情况下，校园网新闻也是最好的参考。2.收集校园网新闻是照片档案收集保管的另一种形式。当下，各高校大量的数码照片都是保存在拍摄者的和各种各样的存储设备上，设备条件及故障直接影响数码照片的安全；另外病毒的侵害，工作人员的频繁流动等等不可预测的因素，都使得数码照片存在着丢失的风险，照片档案的保管很难得到很好的保障。再次，即使照片档案能够冲印并归档保存，但就当下来看，很多高校都没有严格的照片档案的保管条件，而照片档案的保管要求保管成本要比纸质档案要高，很多高校往往是将照片档案与文书档案等其他各类档案一起存放在普通的档案柜内，不具备恒温、恒湿等保存条件。随着时间的推移，照片档案将会受到各种不利条件的侵害，照片档案的长久保存和利用很难得到保证，而用彩色打印机打印出来的纸质的配有照片的校园网新闻档案，其保管成本和保管要求没有那么高，而保存期又比较长，为此，从某种意义上说，校园网新闻里的照片，是照片档案存在的另一种方式，它与照片档案相辅相成。3.校园网新闻中的照片，可以更方便的提供给利用者利用。利用者在网上即可查看照片及说明，如果需要还可以直接下载。〔三〕校园网新闻是编写大事记、编写校史的好参考。校园网新闻记载的都是围绕学校中心工作的大事要事，是学校发展、建设、改革的真实记录，因此，及时利用校园网新闻编写大事记，可以解决大事记未记或记不全的问题，使大事记的质量和时效得以提高，同时也可为校史的编写提供翔实系统的参考资料。〔四〕校园网新闻是宣传的生动素材。2008年的(高等学校档案办法〕第二章第八条进一步指出，高校档案机构的管理职责之一是“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能〞。高校新闻网站兼有了新闻发布、形象展示、舆论引导、思想教育、文化传承等多种职能，成为公众和高校师生认知高校的重要窗口，也成为对外展现高校形象、传播校园文化和大学精神的主要载体。因此利用历年的校园网新闻档案对学生进行教育，既能起到增加学生明校爱校的观念，又能起到增加学生档案意识的目的。特别是对刚进校的新生，他们对新充满新奇，乐于接受新事物，引导他们关注历年校园网新闻是对他们进行宣传教育的最佳时机。〔五〕校园网新闻可以成为教师了解学校历史及备课授课的生动素材。新任教师到一所新的高校任职，对新也充满着新奇，校园网新闻可以让新教师尽快了解学校的发展轨迹，增加其爱校爱生的意识从而增进工作热情；另外教师们也可以利用校园网新闻作为授课的素材，这样的素材会使学生印象更为深刻。例如新闻专业的教师可以指导学生利用校园新闻来帮助学习如何撰写各种类型的新闻报道等等。〔六〕校园网新闻是校园文化建设、文化传承的源泉。高校档案是高校历史和文化的重要载体，是高校文化传承的重要手段，而校园新闻档案则是高校档案的精华，是高校档案的浓缩。因此，校园网新闻档案是校园文化建设、文化传承的源泉，是高校历史、文化、精神的传承，是取之不尽用之不竭的宝贵的教育资源。〔下转第115页〕〔上接第112页〕二、校园网新闻档案的收集对于校园网新闻，1994年出版的(高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范〕一书中没有明确规定将其列入归档范围，但本人认为应将其等同于“DQ14宣传教育〞中的“反映本校重大活动的剪报及图表〞来归档，其保管期限也应定为“永久〞；学校宣传部门定期将电子版的校园新闻移交，用彩色打印机将其打印出来形成纸质档案保存，电子版刻录到光盘保存。三、结束语总之，校园网新闻档案对高校校史的编写、大事记的记载、照片档案的收集整理保管利用、学校的宣传教育等都会产生不可估量的作用，是后人研究学校发展变化的珍贵史料，是校园文化建设、文化传承的源泉，校园网新闻的不断积累，将成为学校历史的文献库和校史资