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文档简介

办公室文件管理制度一、制度目的为了确保企业办公室文件的有序管理，减少文件管理的复杂性，避免文件丢失和遗漏等问题，特制定此文件管理制度。二、管理范围本企业所有办公室文件管理。三、管理流程1、文件编号所有文件需进行编号，编号规则为：部门简称_文件类别标识_年月日_序号。例如，人事部的一份招聘文件编号为HR_CR_20220101_01。2、文件归档所有文件归档时应分类，建立相应的文件夹或档案袋，并标明文件的目录、文件编号、存放日期和保管期限等信息，以便于管理人员及时归档。3、文件分类所有文件都必须分类，例如：1）行政文件：包括各种会议纪要、辅助决策的各种资料、企业文化建设的各种材料、部门规章制度、各类奖励决策的实施，处分决策记录等。2）财务文件：包括各种收支证明和项目费用报销记录等。3）人事文件：包括员工档案、招聘、转正、离职等各种人事记录。4）业务文件：业务部门的各类业务记录。5）备案文件：包括企业备案文件和文件审核。4、文件保管所有归档的文件必须经过严格管理，设立专门的文件室，减少人员管理奇妙门交通，依照保密级别存档。文件室须实行人员进入制度，人员必须接受严格的岗前培训，熟悉知识流程，不得私自存放文件等不合理行为。5、文件归档时间文件归档时间以月为单位，第一个月、第三个月和第六个月进行归档备份。之后每一年进行归档，保留备份文件。文件保管期限须根据具体情况，在过期日期之前处理。四、制度执行1、违规处理如有任何违反该管理制度的行为，一律受到制度相应处理，实行问责，以确保执行效果。2、培训为确保制度的实施执行效果，需要对全体员工进行专职岗前、在职和岗位经验培训。以上制度属于企业的内部管理制度，是公司制度细化化的一个方面。制定该制度的目的是为了规范企业办公室文件管理制度，实现对文件的有序管理，减少文件管理的复杂性，避免文件丢失和遗漏等问题，保障企业的经济利益和安全。只有当全体员工严格执行制度时，企业

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