档案管理规范编写规则

档案管理规范编写规则机械部

档案管理规范编写规则

1994年5月4日，机械部

本规则参照ＧＢ1．1一87《标准化工作导则标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。

1主题内容与合用范围

本规则规定了档案管理规范编写的基本规定、规则的构成、条文的编排。

本规则合用于编写机械行业、公司、事业单位的档案管理规范。

2引用标准

ＧＢ1．1《标准化工作导则标准编写的基本规定》

3档案管理规范编写的基本规定

3．1贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调，下级标准不得与上级标准相抵触。

3．2规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的也许性。标准的图样、表格、数值和其他管理内容应对的无误。

3．3规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。类似部分应采用相同的表达形式与措词。

4档案管理规范的构成

档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：

┍━封面与首页（见5．1条）

概述部分━━━┥目次（见5．2条）

│规范名称（见5．3条）

┕━引言（见5．4条）

┍━主题内容与合用范围（见6．1条）

│引用标准及法规文献（见6．2条）

正文部分━━━┥术语、符号、代号（见6．3条）

│管理规范内容（见6．4条）

┕━检查与考核（见6．5条）

┍━附录（见7．1条）

补充部分━━━┥

┕━附加说明（见7．2条）

上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要所有涉及的。一项档案管理规范究竟应涉及其中的哪些部分，可根据实际情况拟定。

5概述部分

5．1封面与首页

规范的封面、首页及内页应符合ＧＢ1．2的规定，当规范的印刷为合订本时、可设封面。

5．2目次

5．2．1当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。

5．2．2目次的内容涉及篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。

5．2．3目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。

5．3．1规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。

例：科学技术档案案卷构成的一般规定

（说明部分）

5．3．2规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特性两部分组成，假如两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。

例：标准化工作导则标准编写的基本规定

5．3．3规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。

例：《工业公司档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。

5．4引言

引言一般不写标题，也不编号。其内容涉及：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。如这些内容不需说明时，引言可省略。

6正文部分

6．1主题内容与合用范围

6．1．1主题内容

简明说明规范的重要内容（一般在50字以下）

一般采用下列典型用语：

“本规范规定了……。”

6．1．2合用范围

重要规定了规范合用范围或应用领域，必要时，还应明确写出不合用范围或领域。

“本规范合用于……。”

“本规范合用于……，……可参照使用。”

“本规范合用于……也合用于……。”

“本规范不合用于……。”

6．2引用标准与法规文献

说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。应写明标准号和名称，必须遵照的法规文献应写明发文机关、发文字号及题名。

6．3术语、符号、代号

管理规范中使用的术语、符号、代号，必要时应同时写明其定义或说明。

6．4管理规范内容

6．4．1管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。

6．4．2应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。

6．4．3应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的规定以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式，工作中遇有矛盾的解决方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、内容、方式和解决程序。

6．5检查与考核

规定有关部门完毕的期限、数量和质量检查与考核的方法。

7补充部分

7．1附录

7．1．1根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排，并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。

7．1．2“补充件”附录，重要是指对管理标准内容所作的补充，相称于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。

7．1．3“参考件”附录，重要是帮助理解管理规范的内容。以便对的掌握和使用规范。

“参考件”附录。重要内容涉及：

Ａ．规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；

Ｂ．规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；

Ｃ．对的使用规范的说明等。

7．2附加说明

“附加说明”分段写在规范终结线的下面。重要内容如下：

本规范由××单位提出。

本规范重要起草人或单位。

本规范由××单位负责解释。

8档案管理规范条文的编排及编号

8．1档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章，以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。

8．2章．条层次的编号方法采用阿拉伯数字，每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。

8．3章，条的编号应左起顶格书写。有标题时，在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时，在编号之后空一个字的位置再写具体内容。

8．4标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。

9终结线

在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。其长度约为版面宽度的1／4。

附录一档案管理规范层次编号示例（补充件）

┍━┍1┍6.4.3.1

││2┍6.1│6.4.3.2

││3│6.2┍6.4.1│6.4.3.3

││4│6.3│6.4.2│6.4.3.4

││5│6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5

││6┥6.5│6.4.4│6.4.3.6

│第一篇━┥7│┕6.4.5│6.4.3.7

││8┕6.6┕6.4.3.8

││

│┕9

│

正文部分┥┍12.3.1┍12.3.5.1

│┍10│12.3.2│12.3.5.2

││11┍12.1│12.3.3│12.3.5.3

│││12.2│12.3.4│12.3.5.4

││12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5

│第二篇━┥13│12.4│12.3.6│12.3.5.6

││14┕12.5│12.3.7┕12.3.5.7

││15┕12.3.8

│┕16

┕━

┍附录A┍B1┍B2.1┍B2.2.1

补充部分━┥附录B━┥B2━┥│B2.2.2

┕附录C┕B3┕B2.2━┥B2.2.3┍B2.2.4.1

│B2.2.4━┥B2.2.4.2

┕B2.2.5┕B2.2.4.3

注：

1．引言部分可有可无。

2．当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。

附录二档案管理规范条文排列格式示例

（补充件）

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│（引言）│

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1（章的标题）

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1．1（条的标题）

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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

┍━━━━━━━━━━┑

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1．2（条的标题）

1．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

┍━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━┙

1．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

1．2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

┍━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━┙

1．2．2．2

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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

2（章的标题）

2．1（条的标题）

2．1．1（条的标题）

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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

┍━━━━━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━━━━━┙

2．1．2（条的标题）

┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

2．2（条的标题）

2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙

┍━━━━━━━━━━━━━━┑

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2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

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2．3（条的标题）

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注：①┍━━━━━━━━━┑

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②┍━━━━━━━━━┑

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1）┍━━━━━━━━━┑

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3（章的标题）

3．1（条的标题）

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ａ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑

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