行政机关公文处理与公文写作2

行政机关公文处理与公文写作一、正确把握公文的概念和种类

(一)公文的概念

所谓公文，简言之就是行政机关办理公务的文书。公文分为法定公文和机关应用文书。法定公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。人们常把公文称作文件，但并不是所有的文件都是法定意义上的公文。一般泛指时称公文，专指或口头表述时称文件。

（二）公文分类1、法定公文(13种)：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（二）公文分类

2、规章制度类文书

条例、规定、办法、章程、准则、细则、规则、规范、规程、制度、公约

3、会议文书

致辞、工作报告、讲话、会议记录

4、计划、决策与反馈文书

可行性分析报告、计划、总结、答复

（二）公文分类

5、公务信息文书：调查报告、简报、信息快报、信访分析报告。

6、日常事务文书：包括公务书信（介绍信、公开信、倡议书、感谢信、贺信、邀请书、聘书）、告启文书（启事、公示）、条据（收条、领条、借条、欠条）、丧事礼仪文书（唁电、悼词）

专用公文：具有特定职能的部门为特殊需要所使用的具有特定内容和规定格式的公文。比如法律文书、合同、协议、审计报告、医疗事故鉴定报告等。（三）正确区分容易混淆的文种正确使用文种的关键在于把握行文关系：行文关系是由工作关系决定的，文种是由行文关系决定的。隶属关系指导关系平行关系不相隶属关系（三）区分容易混淆的文种行文关系与文种对应：

平行关系、不相隶属关系：通知、函、意见（平行文）。隶属关系、指导关系：请示、报告、意见（上行文），令、决定、通报、通告、通知、意见、会议纪要、批复（下行文）。

（三）区分容易混淆的文种

1、请示与报告行文目的、作用不同。呈报时间不同。主送机关不同。受文机关处理方式不同。写作侧重点不同。案例市中心医院、中医院、四0四医院、三医院《关于申请世行贷款的报告》（应为“请示”）《市卫生局关于支援市级医疗单位重建专家的报告》（应为“请示”）《市邮政局关于部分邮政代办员上访问题的请示》（应为“报告”）2、请示与函（请求批准函）行文关系不同“请示”是上行文，“函”是平行文。主送机关不同“请示”用于向有领导或指导关系的上级机关行文，“函”适用于向平行机关或不相隶属机关行文。（三）区分容易混淆的文种

2、请示与函（请求批准函）内容范围不同“请示”既可用于请求批准，又可用于请求指示或批示，“函”则主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。复文方式不同“请示”的受文机关是以“批复”标明是否批准或作出批示；“函”的受文机关只能以“函”表明是否批准或作出答复。（三）区分容易混淆的文种

3、批复与函（审批函）

类型不同：批复是下行文，函是平行文。主送机关不同内容范围和行文语气不同（三）区分容易混淆的文种

4、公告与通告

公告通常是以国家的名义，向国内外宣布重大事件、重要事项或法定事项时使用。地方行政机关发布需要社会有关方面遵守或周知的事项，只适用通告。滥用公告既违反公文处理规定，又是一种严重的越权行为。

5、意见与通知

意见突出指导性，通知强调指令性。（三）区分容易混淆的文种

6、通知与通告

通知适用于：印发、转发、批转会议通知传达要求下级办理或执行事项（布置工作）传达需要周知的事项，如启用印章等人事任免

通知的发送对象具有指定性，而通告是周知性的，没有指定的受文主体和确定的主送单位。

。二、正确把握公文的处理程序

公文处理的涵义：

公文处理是指公文的撰制、办理、管理、整理、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。

公文处理的作用：

公文处理贯穿于机关、单位公务活动的始终，工作的绩效很大程度上通过公文处理工作体现。

二、正确把握公文的处理程序

公文处理的原则：

依法行政、实事求是、及时准确、安全保密。

公文处理的要求：

依法行文、实事求是、准确周密、保守秘密、统一管理。

二、正确把握公文处理程序（一）收文处理程序

签收、登记、审核、分送、拟办、送签、批办、承办、催办、注办、归档。(一)收文处理程序

1、签收

由办公室专人签收并加盖收文专用印章。

2、登记

设置收文登记簿分类登记和按时间顺序相结合。登记的项目要完备：收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或承办人、分送范围秘密公文与一般公文分别登记。

县市区政府办公室收文分类中央、省、市、县委（办公室）文件国务院、省、市政府（办公室）文件国务院各部委、省、市政府各部门文件各乡镇人民政府、县级各部门的主送件涉密刊物、传真件、领导批示件及其他市级部门收文分类中共中央、国务院（含办公厅）文件省委、省政府（含办公厅）文件省业务主管部门文件市委（办公室）文件市政府（办公室）文件市级部门文件县市区业务部门文件本系统各直属单位文件（一）收文处理程序

3、审核

是否应有本机关办理；是否符合行文规则；内容是否合法合规；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

4、分送

根据公文内容和机关内部职责分工及时分送有关业务部门办理，重要文件在分送和传递过程中需履行交接手续。

5、

拟办

提出初步拟办意见，送负责人批示。

规范公文拟办

做好前期工作根据标题和内容，确认是请示性（送批）还是报告性文件（送阅）。弄清公文内容与哪些领导和部门有关，从而根据职责分工确定主送、分送领导和部门。弄清密级和紧急程度。

撰写拟办意见

归纳来文要点提供来文背景

提出处理建议

明确阅批范围

达到拟办目的

意见要准确：请批送阅领导、请办或阅知的责任部门要准确；语言表述要准确；政策依据要准确。拟办意见要随政策法规依据一并呈送，供领导批办时参考。考虑要周到：分析要缜密，审文时应准确判断来文目的和要求；协调要周全，提出拟办意见前，要主动与有关部门联系、沟通、协调，提高把握性、针对性和可操作性；说明要具体。责任要落实：实行首办责任制，逐级负责，责任倒查。（一）收文处理程序

6、送签

阅件一般按“自上而下”的顺序送阅；办件需按“自下而上”的顺序送有关领导和部门负责人签批。文件在传递过程中，有关领导和部门负责人之间不要横传文件。

7、批办

批办意见要明确、具体、精炼、规范；提高批办效率，重要紧急公文优先批办。

8、承办

公文处理的中心环节。分为落实方式、行文方式和其他方式。实行限时办结制。

（一）收文处理程序9、催办

领导交办事项；有明确时限要求的文件；长时间不反馈意见或回报处理结果的文件（一）收文处理程序

10、注办

将公文办理的结果在文件处理单或登记簿上做简要注明。

11、归档

办结的公文要连同办理过程中形成的附件特别是领导批示原件一并归档。

文件标题九洲公司关于建设九洲国家软件园用地问题的请示（九司软园[2007]276号）

拟办意见建议转市规划局、市建设局、市国土资源局研究提出明确意见，在3个工作日内报市政府审定。拟办人：***2007年10月31日

领导批示绵阳市人民政府办公室公文处理笺绵阳市人民政府办公室上级来文传阅笺

阅字[2007]211号密级：阅后即退

标题川府办印发《四川省行政机关公文二维条码使用规范》的通知(川办函[2007]160号)

阅处意见

签名

领导批示二、正确把握公文的处理程序

（二）发文处理程序

基本程序：拟稿、审核、签发、复核、登记、付印、用印、分发、归档。

1、拟稿

拟稿人要对文件起草的质量负责，这是审核把关的最基础环节。《办法》对公文草拟提出了九个方面的要求。草拟公文的基本要求符合法律法规和政策。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文文种应根据行文目的、发文职权和与主送机关的行文关系确定。正确确定紧急程度和密级。人名、地名、数字、引文准确。结构层次序数第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。应使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除特殊情况外应当使用阿拉伯数码。二、正确把握公文的处理程序

（二）发文处理程序

2、审核：（1）查内容是否需要行文；内容是否合法；内容是否可行；内容是否可信；是否符合保密规定。

二、正确把握公文的处理程序

（2）查语言中心突出，观点正确，层次分明，条理清楚，文字表达简明、准确、朴实、规范；人名、地名、时间、数字、引文是否准确；标点符号正确，书写规范、工整、清楚；行文语气是否得体，措词是否恰当。

二、正确把握公文的处理程序

（3）查格式所用文种是否恰当；公文格式是否规范；主抄送机关是否准确，密级、主题词、附注等标识是否齐备、恰当；是否符合行文规则；文稿书写材料是否符合规定。

（二）发文处理程序

3、签发

以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作副职签发；下行文和平行文由主要负责人或其授权的其他负责人签发公文失误案例公文失误案例（二）发文处理程序

4、复核

审批、签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一、规范

三、正确把握行文规则（一）规范公文报送。

1、由办公室或综合文秘部门统一收文、统一分送、归口办理。

2、不得将文件直接报送领导个人，也不得在按规定渠道报送的同时，又送领导同志个人或上级机关相关业务处室。（一）规范公文报送。

3、不得以个人名义向上级领导和机关报送公文。

4、不得以简报、白头信函、便笺等形式代替正式公文向上级领导和机关请示需要审批的事项。（一）规范公文报送。5、不得越级行文（以下情况除外）：情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成更大损失。经多次请示直接上级机关，问题长期未予解决。上级机关交办并指定越级上报某些事项。检举、控告直接上级机关。须直接询问、答复、联系具体事项。

（二）规范公文报送6、杜绝多头行文。请示性文件原则上只能有一个主送机关，其他可以抄送，但不得抄送其下级机关。不得在按规定渠道报送的同时，又送领导同志个人或上级机关相关业务处室。

6、杜绝多头行文报市委的文件如果需要市政府了解的，主送单位应写“市委、市政府”；报市政府的文件如果需要市委了解的，主送单位应写“市政府并报市委”。向市委、市政府报送公文，属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报市委；属于政府职权范围内的工作，以政府或部门名义报市政府。

三、正确把握行文规则（一）规范公文报送。

7、上报的请示性公文必须由主要负责人或主持工作的负责人签发，并在规定位置标注签发人姓名。8、坚持一文一事。请示事项应一事一报，并在文尾处注明联系人及联系方式。

9、上报的代拟文稿应经本单位主要负责人签字并加盖印章；重要文稿应以正式公文形式上报，并有详细的起草说明和有关部门的会签意见。

三、正确把握行文规则

（二）严格行文规格和资格行文规格：依据文件内容和行文关系确定。行文资格：内设机构（除办公室外）不得对外行文，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。政府各部门一般不得向下一级政府正式行文（函件和审批除外）。各类领导小组等非常设机构办公室不得直接向下级政府正式行文

三、正确把握行文规则（三）规范联合行文同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。三、正确把握行文规则（四）讲求政令统一部门之间对有关问题未协商一致，或者未经上级机关批准裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者撤销。向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送该下级机关的另一上级机关。（五）减少发文数量

对上级机关来文，如无具体的贯彻意见，可原文网上传递或翻印下发。对上级主管部门文件的贯彻实施，不以政府（办公室）名义行文。部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文，不以政府（办公室）名义行文。（五）减少发文数量

已经在会议上印发的领导讲话，不再另行发文。属于日常工作安排的会议，不发会议纪要。经批准在媒体上全文公开发布的文件，视为正式文件，不再逐级行文。杜绝公文滥抄乱送。

四、正确把握公文格式

一篇完整的公文包括：眉首、主体、版记三个部分。

四、正确把握公文格式

（一）眉首（文头）部分

眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等7个要素

1、公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标注在版心左上角第一行

2、秘密等级和保密期限：密级标注在版心右上角第一行，两字之间空一字。二者同时标识时，顶格标识在同一位置，其间用“★”隔开。字体为3号黑体。

四、正确把握公文格式（一）眉首（文头）部分

3、紧急程度：顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标识密级和紧急程度，密级在第一行，紧急程度在第二行。字体为3号黑体。

4、发文机关标识（红色小标宋体字）:一般行政机关的公文版头有5种：（1）绵阳市xxxx局文件（2种：上行、下行）；（2）绵阳市xxxx局（函件）；（3）绵阳市xxxx局办公室（函件）；（4）议事纪要。

四、正确把握公文格式（一）眉首（文头）部分

5、发文字号（3号仿宋字）：由发文机关代字、年份和序号组成。上行文在字号中不能使用“发”字。例：绵府发【2009】18号

6、签发人（3号仿宋，名字用3号楷体）。上行文必须标识签发人姓名。平行和下行文字号居中，不标注签发人。

四、正确把握公文格式（二）主体部分

1、标题（2号小标宋）：由发文机关、事由和文种组成。

2、主送机关（3号仿宋）主送、抄送单位顺序：上级机关在前，然后是平级机关，再下级单位；同级机关间按党委、人大、政府、政协、军事机关、法院、检察院的顺序排列；地方政府在前，部门在后。抄送单位最后不要加“存档”。

四、正确把握公文格式

（二）主体部分

3、正文、附件、成文日期（3号仿宋，小标题3号小标宋或黑体）

4、用印

5、附注

四、正确把握公文格式（三）版记1、主题词（主题词3号黑体，词目3号小标宋）

主题词：类别词、类属词、文种词如：能源电力供应通知2、抄送单位（3号仿宋）3、印发机关和日期（3号仿宋）（三）版记

4、版记的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5、版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

五、公文的写作

（一）好公文的基本标准行文确有必要，内容合法合规；主题鲜明突出，结构层次清楚;语言精练流畅，表述准确恰当；符合行文规则，格式体例规范。

（二）公文写作中的常见问题

1、标题使用不当

例1：关于完成2006年省下达我市经济适用住房专项考核目标任务实施方案的请示（绵房管发[2006]57号）

例2：关于解决武引工程扇铁沟至九0七所淹没区以及九环线改建涉及天然气主管道重建专项设施补偿资金的请示（平府发[2006]58号）

例3：关于燕耳河水库工程建设情况的报告（单从标题上没有问题，但与请求解决工程配套资金的主旨不符）

（二）公文写作中的常见问题

2、正文开头拖泥带水

例：为认真贯彻落实《中华人民共和国中小企业促进法》、国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》（国发[2005]3号）、《四川省〈中华人民共和国中小企业促进法〉实施办法》、省政府《关于进一步促进非公有制