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文档简介

中心重大活动组织工作规程第一条为确保中心成功组织重大活动制定本规程。第二条符合以下条件之一者适用于本规程。政府职能部门（包括市政府，各部、委、办、司、局、厅）正职以上领导参加的活动；各类国际会议；参加人数在100人以上的活动。第三条达到以上标准的活动，由中心主任指派专人负责总体协调，总协调人对整个活动负全责。第四条总协调人应亲自或指派专人根据实际情况落实以下相关事项（具体细节参见附图）：参加人员落实、活动议程拟定、食宿接送安排、活动现场布置相关领导接见、媒体宣传报道、后期归纳总结第五条总协调人应及时向中心主任及相关同志报告活动筹备进展情况。第六条总协调人和相关负责人必须在活动正式开始前一天对各项准备工作进行全面检查，确保万无一失。第七条活动结束后总协调人应以书面形式就活动的组织情况进行全面总结，保存录音、录像、照片及活动相关文字资料。中心外事工作细则一、工作宗旨精益求精，确保工作及时准确；不断学习，确保工作高质高效。二、注意事项1．外事准备工作力求细致全面，不遗漏，不拖延；2．外事工作严格按照时间点完成相关工作，注重工作效率；3．外事后的落实工作需要中心各部门间的相互配合。外事接待工作一、前期工作1．了解来访单位情况，明确来访目的、需求、时间、来访人员信息、来访单位联系人等；2．如不能接待，则第一时间礼貌回复外方；3．如安排接待，则第一时间回复外方，同时确定接待方案，定好接待负责部门，以及主接待单位、领导、参与接待单位和人员、是否安排用餐；4．根据方案邀请领导出席，如发送请示、函件；5．根据领导安排，确定接待时间、地点，提前预约会议地点、餐厅等，告知外方具体安排并通知相关人员出席；如有用餐安排，提前了解外方饮食习惯；6．提前准备背景资料及礼品，遇重大外事，准备领导发言稿；7．如有费用支出，与财务沟通，提前2天申领支票；8．会前一天，最后确认会场、用餐信息、双方参加人员，形成中、英文会议日程单，同时，通知参会人员着正装、携带名片，如需要，准备桌签；如有需要，联系好速记人员；准备演示文件、介绍材料等相关资料、投影设备、激光笔、礼品、相机、酒水等；9．会前至少一天，在中心内网发布外事流转单，准备好中英文日程，介绍材料等纸质版材料。二、接待工作1．会议主持人负责会议；2．迎接外宾及交换名片；3．按会议日程进行会议，主持人致辞，主持人宣布议程，议程一般包括双方介绍、领导讲话、相关报告、讨论等；4．赠送礼品及合影；5．用餐（如有）；三、后续工作1．给外方联络人发送感谢信，如有具体合作意向，应在邮件内容中明确列出，或以备忘录形式整理发送；2．会后一个工作日中心内部平台发布会议纪要、在外网发布新闻；3．如有重大进展或意义，会后一日内拟出动态，

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