仓库管理中的常见问题与解决办法改善仓库管理的举措

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档仓库管理常见问题

一、仓库的常见问题：仓库管不好，一边是数以万计的物料、成百上千的供应商，诺大的货架式立体仓库，一边是为数不多且素质平平的仓管员，种类繁多但不适用，也基本不用的制度和流程。归根到底，仓库问题基本上都来自现场管理不到位，例如：1、不遵守先进先出原则，造成呆料、废料。2、不按库位摆放物料，或移动物料后，不及时把新库位的资料交给录单员录入系统，造成无法找到相关物料。3、仓管员不及时送单给录单员，录单员不及时录入系统，结果造成系统数据与实际脱节，影响ERP系统数据的准确性，最终影响到了生产计划的贯彻和执行。标识不统一、不规范，不是没有物料编码，就是物料名称不对，以致无法追查该物料的历史状况。4、部分仓管员责任心不够，工作态度消极，办事拖拉，库存盘点不准，以及手工单据信息不准确（主要是抄写错误，键入错误），这都是常有的事。5、新旧仓管员交接不清，换一个仓管员，没有真正的交接手续，对前任仓管员所管的物料状态不明的，干脆就封存起来不予管理，只说"找不到"，造成了不应有的呆滞和浪费。二、仓库该如何管理：仓库说好管也好管，说难管也难管，首先应理清思路，弄清楚几个基本问题。1、"物料"是什么？"仓库"是什么？"物料"包罗万象，客观存在，但那只是其表现形式，其实物料就是钱，物化了的钱，而仓库就是放钱的口袋。钱放在家里不能增值，钱要通过使用或投资流动起来，才能产生价值。同样，物料为生产及销售而快速地流动起来才能创造效益。当然，钱会丢失，也可能被盗，同样，物料可能被浪费、被损坏及被盗窃。任何浪费、破坏和盗窃物料的行为，都是对公司、股东、对全体员工利益的侵犯！2、物料管理管什么？任何一项管理活动，都会涉及时间（T）、质量（Q）、成本（C），这三者彼此牵连，又相互制约，物料管理也概莫能外。①T-Time时间：指物料的交期、入仓期、使用时间、仓储时间、退料时间等等。②Q----Quality质量：指物料本身的质量、仓储质量、对有质量问题的物料的处理等等。③C----Cost成本：指物料的价格、仓储的成本、呆滞的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的库容成本、占用资金造成的资金周转成本。3、物料管理如何管？管理一定有原理。笔者总结了物料管理的十大原则，对离散型制造业具有普遍的指导意义和参考价值。1）先进先出原则（FIFO）。2）锁定库位原则。某物料固定摆在某库位，实物所放库位必须要与ERP系统中的一致。库位编码就像一个人的家庭地址一样重要，没有固定库位，就无法快速地找到相关物料。3）专料专用原则，不得随意挪用对应订单的物料。4）库存的ABC管理原则：A类物料的数量可能只占库存的10~15%，但货值可占库存价值的60~70%；B类物料的数量可能只占库存的20~35%，但货值可占库存价值的15~20%；C类物料的数量可能占库存的50~70%，但货值可能占库存价值的5~10%。因此要严格控制关键的少数和次要的多数，也就是要严格控制好A、B两类物料。5）"六不入"原则：①有送货单而没有实物的，不能办入库手续；②有实物而没有送货单或发票原件的，不能办入库手续；③来料与送货单数量、规格、型号不同的，不能办入库手续；④IQC检验不通过的，且没有领导签字同意使用的，不能办入库手续；⑤没办入库而先领用的，不能办入库手续；⑥送货单或发票不是原件的，不能办入库手续。6）"五不发"原则：①没有提料单，或提料单是无效的，不能发放物料；②手续不符合要求的，不能发放物料；③质量不合格的物料，除非有领导批示同意使用，否则不能发放物料；④规格不对、配件不齐的物料，不能发放；⑤未办理入库手续的物料，不能发放。7）一次出库原则：物料出库必须准确、及时及一次性完成，生产线领用物料必须要拉回自己生产线所属位置，不能再堆放在仓库的范围，以免造成混乱和差错。8）门禁原则：①除仓管人员和搬运人员因工作需要，其他人员未经批准，一律不得进入仓库；②严禁任何人在进出仓库时私自携带物料；③有来宾视察时，须在主管级以上人员陪同下方可进入仓库。9）"日事日毕、日清日高"原则：①每个仓管员在每日工作结束时，进行当天的相关账物的自我确认和核查，确保账目的平衡，找出不足、及时改进，第二天才能进步和提高。②每日对所管的物料库位至少巡查1~2次，保证在库物料的品质、安全和6S状态达标，确保物料有正确标识，该退的要退给供应商或放入退货区，以免产生呆滞。③仓管员当日的单据当日必须传给录单员，而录单员当日的单据必须在当日录入系统。10）以旧换新原则：对有规定的物料，严格按照"退旧才能换新、领新必先退旧"原则办理。三、仓管员工作要求：一般来说，仓管员每天所做的工作可以概括为：收货、发货、退货、备货；物料标识、摆放及账本（系统数据）对应的整理工作；"事故物料"的上报及其管理（因未遵守交期而延迟供给物料时，就会造成停产事件，这时的物料就叫"事故物料"）。我们常常看到，仓管员需要花费很多的时间和精力去寻找缺少的货物，也许当它们被找到的时候已经失效。我们也知道，库存信息的失准，物料就有可能提前订购或订购不及时，要么库存增加、资金占用，要么因缺货而导致订单的推迟甚至取消。以上这些问题，其实都与个人的责任心有关。责任心，是一种工作心态，也是一种工作作风，责任心主要取决于人员的素质及工作环境的熏陶。仓管员是仓库的管家，权力小但责任大。仓管员的责任心可以表现在：1、对日常的账与物要做到确认再确认，以确保一致；2、完成一件工作后要作（做）自我检查，以发现问题及时解决；3、对每天的工作进行总结和反思，以提高工作质量；4、有强烈的时间观念，凡事及时处理，不说"等一下"；5、工作主动，而不是被动等待安排；6、对工作现场管理做到"眼到手到"，按6S要求管理。遗憾的是，很少仓管员能日复一日地坚持这样做。笔者当时公司的仓管员工作规范中明确要求：1、入库验收：在物料正确的前提下，入库时要把好三关：①数量关：入库时要点清数量；②质量关：IQC对来料质量进行检验和控制；③单据关：单据不全不收，手续不齐不办。审核收到的单据与来料是否相符和一致，并及时送单给录单员。2、保管：①摆放科学：摆放合理、整齐、标志鲜明、方便存取②确保质量：防锈、防尘、防潮、防压、防爆、防变质、防损害、防跌落③确保安全：防灾、防霉变、防损、防呆滞、防报废④帐、卡、物相符（数量、库位、状态必须与ERP系统一致）3、盘点：相当于总结、规范物料的核销制度，严防浪费、消除呆料及坏帐。4、发放：根据不同的生产需求，决定具体的发料方式，目的是确保及时供应生产、保障销售、服务企业赢利大计。严明的制度、反复的培训及立竿见影的重奖与重罚机制，较好地规范了仓管员的行为，促进了仓库管理的持续改善，为ERP系统的高效运行提供了数据保障。四、改善仓库管理的几点举措：1、创新组织架构。成立仓库三人领导小组，成员应有生产副总、物料部部长、仓库主管组成。三人小组现是公司物料管理的最高权力机构，通过参加仓库每周例会、每天固定时间到仓库现场解决问题，做到"每天进步1%"、各种规章制度、岗位责任制的审定，以及仓管员、录单员绩效考评等工作改善仓库的管理。2、合理规划仓库。仓库在地理位置上，应尽可能与生产现场相连接，减少物料的迂回运输。尽可能将仓库进出门与电梯相连，并规划出相应的运输通道，充分考虑运输路线的合理性。仓库内要留有必要的废次品存放区、物料暂存区、待验区、发货区等。另外要特别考虑安全因素，注意通道、照明、防水、防火、防盗等措施。仓库的办公室尽可能设置在仓库附近，缩短单据传递到录单员的时间。3、实行配料制与领料制相结合。生产性物料采用发料制，非生产性物料采用领料制，如工程试制用料、售后配件、生产线不良品换料。A类物料采用发料制，C类物料采用领料制。在配料管理上，可尝试取消各车间原有的物料仓库，统一由工厂物料部直接管理、统一配送，以便仓管员合理安排工作时间，提高仓库的发料速度。4、借助新技术。除了ERP系统必要的库位编码和物料编码外，把无线射频技术引入仓库管理，如使用带有条码扫描功能的手持数据终端进行数据采集，避免人为造成单据填写、录入错误，提高工作效率。仓库管理的最高境界是以最低量的库存、最快速的周转，满足生产及客户不断变化的需求。一些管理先进的企业已经引入看板，成立仓库超市，建立精益物流系统，相信它将改变过去粗放式的仓库管理，极大地提升企业的核心竞争力。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档浅谈企业存货管理存在的问题及解决办法——以某企业为例目录一、企业存货管理存在的主要问题（一）企业存货的采购环节（二）企业存货的存储环节（三）企业存货的发出环节（四）企业内控制度不健全，岗位责权不明晰(五)企业存货管理不规范，造成账实不符，信息失真二、企业解决存货管理存在问题的办法（一）企业进一步完善内部控制制度，明确职责权限（二）企业运用信息技术提高存货管理水平（三）企业增强自律观念，营造适合企业发展环境浅谈企业存货管理存在的问题及解决办法——以某企业为例【摘要】存货是指企业在日常生产经营过程中为生产或销售而储备的物资。存货的功能是指存货在企业生产经营过程中的作用。在企业流动资产中，存货所占的比重较大，一般约占流动资产的40%—60%。存货利用的好坏，对企业财务状况的影响较大。因此，加强存货的规划与控制，使存货保持在最优水平上，便成为财务管理的一项重要内容。如何在存货的功能与成本之间进行利弊权衡，在充分发挥存货功能的同时降低成本，增加收益，这正是存货加强管理的必要性、紧迫性、成效性的的关键所在。以某企业存货管理为例，针对企业存货管理存在的问题进行具体分析论证，提出解决办法。【关键词】存货管理问题解决办法存货是指企业在日常生产经营过程中为生产或销售而储备的物资。存货的功能是指存货在企业生产经营过程中的作用。存货是企业赖以生存和发展的基本元素，是企业重要的流动资产。存货管理在于一方面保证企业生产经营的需要，防止存货的不足；另一方面加速存货参与周转，缩短存货周转时间，从而避免占用过多的资金。要实现存货成本与存货效益的最佳组合，达到提高资金使用效益的目的，充分发挥流动资金在生产经营过程中的作用，充分调动广大员工的积极性；完善激励机制和考核制度，提高企业经济效益。一、企业存货管理存在的主要问题（一）企业存货的采购环节采购计划是存货采购环节中的薄弱环节，许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和成品的销售上，忽视了存货的成本和资金占用，没有采用存货的限额责任管理。采购中出现采购频繁，在申购环节上，一般由使用者提出,报经批准后，采购员采购。操作程序上,却不是根据实际需要来申报采购计划，而是觉得原材料不够就去买一批回来放着，至于这一批采购多少，是凭感觉办的，有的存货在需要时如发现没有，才马上通知采购去买，在买回之后再补填申购单报批，在这种存货申购条件下，经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请，因而也就没有恰当的采购计划。某企业采购人员在采购材料时，仅凭单位领导一言之词，既无请购单，又无采购计划，既不做实际需求调查，也不做库存摸底，仅凭经验或出于与供应商的利益关联为目的来随意采购，导致库存大量积压；供应商未实行评估准入制度，选择供应商和最终确定供应商由同一部门决定，招投标只是为了某些关系的顺利进入而设立的一种形式；采购人员长期在固定的几个供应商处采购，从长远的角度来看，会使企业不关注市场动态，错失了选择高质量、低价格的供应商的机会，有些供应商还会趁机提高某些不常用物资的价格，鱼目混珠，使企业在不知情的情况下增加了采购成本；采购质量难以控制，由于供需方之间信息不对称，合作的不稳定性，有些材料的质量只有在使用一段时间之后才能辨别出优劣，致使质量控制难度大，部分供应商为竞争到供应权，谎报企业资质和供应能力，使得供货质量得不到保障，在具体实施中采供双方极易发生纠纷，常常出现供货质量不达标、不能按时供货等现象，对材料需求方带来不可预料的损失。（二）企业存货的存储环节材料存储是材料管理的中间环节，上承材料采购，下启材料发出，对实物管理起着至关重要的作用。储存环节一旦管理混乱、把关不严，将导致整个材料管理的混乱。某企业这一环节的问题主要有：仓储部门在存货入库时，不及时清点、验收和登记，且入库单据编号不连续，期末对账时，发现与供应商不同之处，已分不清是漏登，还是实物短缺，只能采取虚假出库，掩盖错误；仓储管理不科学，摆放杂乱，无标明品名、厂家、生产日期、型号、规格等的标识卡片，修旧改代物资和新品混放，更有甚者直接将物资存放在使用部门，导致物资的存取和清查难度提高，效率下降；保管环境差，在潮湿的天气不注重室内除湿，或不经常清理仓库，导致一些物资因为锈蚀或氧化而毁损；仓管人员素质良莠不齐，有些人甚至给采购人员出具假入库单，同采购人员共同实施违法活动，或者与领料人员合谋将库存材料领出卖掉或私分。（三）企业存货的发出环节存货的领用没有建立规范的领用制度，各部门在领用物资时，完全靠自觉性，既没有人监管实际生产到底需要多少，也没有规定消耗定额，随领随用，多领不办理退库手续，浪费现象严重；大型贵重备件不进行摊销，一次计入成本，造成当期利润不实；员工可以随意进出仓库，导致细小物件经常丢失，却又无法追究责任，给企业造成了不必要的损失。（四）企业内控制度不健全，岗位责权不明晰企业人员较少，管理部门相互兼职较多，供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。时常出现部门之间的相互推诿或一人说了算的现象，造成存货库存量过多、占用资金过大，给企业带来的损失难以估量，其主要原因就是没有建立健全存货内部控制制度。(五)企业存货管理不规范，造成账实不符，信息失真企业只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；部分相关联企业之间的货物转移，双方不签定代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数大于账面数；部分企业不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账。某企业，没有定期进行物资盘点，保管员岗位职责不到位，进出库物资手续不够完善，单位产成品材料、人工费消耗等不够准确，使得会计核算不清，成本不实，会计信息失真。二、企业解决存货管理存在问题的办法（一）企业进一步完善内部控制制度，明确职责权限1.加强存货采购、领用、保管环节内部控制的措施（1）存货采购环节涉及的主要控制点是:计划控制、合同订立、材料验收。某企业在这个环节应重点实施如下措施:a.建立健全存货采购的计划、合同的订立和审批制度。存货采购业务必须按计划申报程序进行，由采购专管人员根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购目录，经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。存货采购活动在授权下按合同进行。b.严格制定存货验收、入库的程序、标准和要求。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交，在收到供货单位发票、运单后填写收料单。质量检验人员应验收材料的品种、数量，填制验收单；仓库保管人员根据验收单验收存货。对存货实施保护措施.保管人员与验收、批准人员应当相互独立。（2）存货领用环节涉及的关键控制点是:领用审批、发出审核、成本核算、账实核对等。某企业应实施如下措施:a.建立健全存货收发的审批和审核制度。存货领用应制定定额，同时经批准才能进行领用的材料应有生产部门核定消耗定额；属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制计划或核定费用定额；生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字，仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。b.合理制定成本费用的结算程序和方法。仓库保管员发货后及时登记存货明细账，财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料中.分摊材料成本差异，采用适当计算的方法和结转存货的耗用和销售成本，并尽量保持使用方法的前后一致性。采用恰当的成本核算流程和账务处理程序，登记有关账务。内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货账簿，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。（3）建立定期的存货盘存制度。由单位财务人员定期到库房和库管人员一起，现场盘点，用财务账簿和库管人员明细账的结存数和实物核对，做到账实相符。（4）对库房要有投入，库管人员要加强管理，提高其责任心。库房设施投入是非常必要的，比如通风设施，空调设施，干燥设施，防护网等等；加强库管人员的素质教育，责任心教育，保证库房在一定的温湿度下运行，并经常检查有无库房漏雨现象，存货内部有无温度偏离控制，各类设施是否运行正常等等。这样做可以避免不必要的存货损失。某企业仓储部门当对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行查验，验收无误方可入库，涉及技术含量较高的货物，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。仓管人员在清点存货的数量和品种后，应填制连续编号的入库单，经交接双方签字后登记存货明细账并入库保管，存货按品种规格分别整齐堆放，每个品种规格的存货都应挂有标签，记载存货详细信息。企业应当建立存货保管制度，定期对存货进行检查，经常对保管环境加以维护，从而加强存货的日常保管工作，严格限制未经授权的人员接触存货。（5）.建立财务部门严格的稽核制度，财务部门应审核销货清单和入库验收单是否一致，名称、规格、数量、单价等是否相符，进货发票是否真实，审核无误后，予以办理相关的手续并进行记录。.建立健全内部控制制度，发挥存货内控制度的作用，赣榆县某企业对存货内部控制制度的非常重视，例如：采购、生产、销售等相关部门和岗位的职责、权限明确，岗位相互分离、制约和监督，2.加强生产过程的管理，使生产布局处于最优化状态。生产过程是一个复杂的过程，某企业邀请有关方面的专家，对单位生产能力，设备的选型，布局、工艺流程的安排，人员结构、数量的计算，产品制成率的高低的估算。论证出一个处于最优化生产状态，减少在生产过程中在产品的停留和运输，最大限度的降低在产品数量。（二）企业运用信息技术提高存货管理水平信息化水平是决定着企业存货管理水平高低的一个重要因素。企业管理者在对存货进行管理时，都是依据企业存货相关的信息而进行决策，信息技术通过对信息的交换和实时传递为企业存货管理等提供了快捷、可靠和完整的信息服务，所以信息技术提供的存货管理信息服务水平直接影响存货的管理水平。