物资采购管理制度供应商开发、购置申请、采购合同管理

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物资采购管理制度第一章总则第一条为保证南京XX健康科技有限公司（以下简称公司）各项工作的顺利进行，及时准确地提供产品、包材、原料等，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各项产品的采购工作，凡涉及产品的采购工作事项的部门及员工应遵照执行。第三条采购工作是指公司产品、包材等物资供应，及与之相关的其他工作，包括但不限于：新产品调研，质量及供应商确认，签订合同，产品备案，包材印刷，下达产品订单，包材及产品的储运，产品质量反馈与协调，付款与回收发票等工作。第二章职责及工作范围第四条采购部职责及工作范围（一）负责公司新产品市场调研，供应商开发，成本控制；签订产品合同，索取供应商资质、产品基本信息、产品合格报告；制定物料采购计划、采购订单；完善包装材料及产成品的库存管理；提出付款申请，回收税票，定期与供应商核对账目。（二）协助条形码申请、代工产品的备案。（三）跟踪供应商生产过程，加强质量控制及质量问题处理，（四）协助相关部门做好产品装量测试，包装设计，包装材质选择，资料存档。第五条其他部门职责及工作范围（一）市场管理中心负责提出新产品需求计划，样品质量确认，包装样式、尺寸、规格及材质确认，负责新产品的包装设计。（二）市场管理中心各事业部负责提出常规品种的采购申请，组织相关单位做好产成品的接收、仓储管理以及质量的验收及问题反馈。（三）财务部负责款项支出、发票入账审核。第三章采购流程第六条本流程审批应通过网络审批或纸制文件审批方式执行。第七条产品确认市场管理中心提出新品申请确认单，标明品牌，销售渠道，预计装量规格、包装样式、参照的同类竞品等信息，经总裁审批后转采购部进行供应商开发工作。第八条供应商开发管理（一）新产品市场调研及供应商确认：原则上三家以上供应商比对产品质量和价格，由采购部提供三家以上的待选产品，经相关事业部确认产品质量，采购部根据质量和洽谈价格确认意向供应商，并经过质量部门审核后确认为定点供应商，采购部应从批准的定点供应商采购。确因实际原因不能提供三家意向供应商的，可定向采购。1、符合定向采购的条件：（1）独家供应商（2）新品采购周期短（3）产品质量无可比性（4）特有配方产品2、定向采购的原则：（1）需从市场管理中心或相关事业部指定的同类竞品生产企业购进。（2）比对该企业产品的销售价格与报价的合理性。第九条成本利润分析管理（一）新品规格及包装样式确定新品规格及包装样式由各事业部确认，包装材质及尺寸由采购部确定。确认时应充分考虑到新品调研实际情况、产品特性、营销手段、市场定位等内容。（二）成品及包材的最低起订量确定采购部提供供应商的基本信息，包括初步成本，最低起订量。（三）成本利润分析新产品报价及成本利润核算由采购部与财务部、市场管理中心或相关事业部共同进行，分析产品相关数据确认可行后，由采购部上报总裁审批后确认。第十条购置申请管理（一）购置申请是指各事业部提交给公司的生产经营所需的产品，经审批后方可执行的请示，内容应包括：品种名称、数量、规格、等级、库存等。各事业部可按季度/月度下达购置申请。（二）购置申请审批:产品购置申请由相关事业部提交，包材购置申请由采购部提交，财务部提供库存销量等相关数据，并提出审核意见后，报总裁批准后转采购部执行。第十一条采购调研审批详细调研结果应附加盖公章的报价单，价格构成应包含产品、发票、运费、加工费、外包装等。采购部将该调研及建议选用供应商上报采购负责人审批，涉及金额较大或特殊情况须经总裁审批后执行。新产品应附成本利润分析情况，包材调研需标明印刷版费，以及版费返还条款。第十二条采购合同管理（一）合同的起草：1、合同由采购部负责起草，经法律部门及采购负责人批复后形成统一模板的格式合同，采购时以产品订单形式下达给供应商，产品订单是合同的组成部分。所有类别采购合同的模板，每一年由法律部门统一修订，采购部按标准模板签订格式合同；供应商提供的格式合同为非格式合同。2、合同应注明细节内容，明确产品规格，包装样式，所需包装材料材质，产品保质期，仓储条件，供货周期，质量标准，责任赔偿等相关信息。（二）合同的编号原则：购货合同按照采购项目分类编号，编号原则为：公司缩写+年+品种代号+序号。品种代号：包材1，中药饮片及花茶2、坚果及其他食品3，其他4，序号：第几个合同。举例：（三）合同分类：按执行时间分为长期合同与单次合同两类：（1）长期合同：包括全年合同、半年合同、季度合同，这类产品合同符合销售有规律、质量稳定、价格占优势的特征。（2）单次合同：当次合作当次签订合同，主要适用于用量小，价格变化快或受其他因素影响较大，及其他低值易耗品的合同。（四）合同审批流程：合同由采购部签订，质量部审核相关质量条款，提交采购负责人审批；补充协议及价格、付款方式条款与调研报告有变动的，应由采购负责人审批，其他重要条款有变动的，应有法律部门审批；重要的非格式合同应由法律部门审批；市场调研已批复的单次合同及产品订单，由采购部经理审批后签订。所有合同抄送财务部。第十三条包装的设计与印刷管理（一）包装设计稿件基本内容确定：采购部提供包装设计中所需的尺寸，产品文字信息，相关参数，应根据确认的装量规格，测试包材尺寸的合理性；行政部提供包装上需要印刷的条形码，二维码等信息，确保在包装印刷设计前完成；质量部应对产品文字信息，相关参数进行审核和校准；市场管理中心或相关事业部提供设计稿件，在设计过程中应充分考虑供应商提出的合理要求和合理化建议。（二）包装设计稿件基本内容的审批：设计稿件应由总裁审批通过后执行印刷程序。（三）包装印刷稿件确认：1、包装印刷稿件确认过程是与包装印刷企业沟通的过程，是将设计稿件实现为产品的过程。印刷稿件的校对，技术对接和设计调整由市场管理中心与印刷品供应商确认。首次印刷的新产品应打小样，确因实际情况或费用等原因不能打样的，印刷时由市场管理中心以电子设计稿，或现场确认为准。2、包装材料正式印刷前，印刷厂应提供可满足产品加工企业的试机数量，以验证包装材料与产品加工企业设备的符合性。（四）每批新印刷的包装材料应由印刷厂家及市场管理中心、采购部分别留样。第十四条物料采购入库及验收管理（一）物料入库及验收管理：1、采购周期应满足加工周期时限的约定。确因实际情况需要缩短供货周期，或因计划量大无法实现的，采购部应与供应商充分协商，分批发货，仍不能保证及时供应的，应及时通知相关事业部作出调整。2、供应商发货前填制《物料随货同行单》与物料同行。发货日期确认后，采购部通知相关事业部或收货供应商预计到货时间。3、物料到达仓库后，仓库管理员应及时对物料的数量、包装、外观等进行验收。经初检，如物料外物流箱损坏等事项应及时通知采购部，由采购部与发货供应商沟通协商确认后收货。收货方应在《物料随货同行单》上签字并反馈给采购部，采购部凭《物料随货同行单》与发货供应商核对往来帐，并办理相关流程。相关事业部应定期将《物料随货同行单》整理邮寄给财务部。4、相关事业部及供应商应按规定抽取物料样品邮寄至质量部，物料经质量部验收合格后，出具质量验收合格报告。相关事业部及供应商根据合格报告方可销售，待验或不合格产品不得生产或销售。质量部全面负责产品质量验收工作，具体条款参见相关验收制度。（二）不合格产品确认及处理产品经质量部提供检验结果，抄送采购部及相关事业部，如不能达到标准，可进行复检。复检仍不合格的，应由采购部、质量部与供应商沟通后确认，让步接收或退换货。对退换货意见达成一致的，由采购部组织退货及合格货物发送；达不成一致的，按合同送达第三方检验。第十五条发票入帐及付款管理（一）发票入帐管理：采购部根据《物料随货同行单》和质量验收合格报告、合同约定的单价等核对无误后，通知供应商开具发票。收到发票后采购部核对单价、数量、发票类型是否符合要求，核对后转财务部门入账。财务部门复核，相符后按财务管理制定入账，否则不得入账。发票流转过程中应有明确记录。（二）付款管理：1、采购内勤提请付款申请，付款申请单要标明品种、数量、单价、总金额、到货周期、约定的付款周期、收款单位等；如需预付款的，付款申请单除标注以上内容外，还需标明预付款比例、预付款金额；有付款账期的供应商，发票入账后采购部方可根据合同约定填写付款申请单付款。2、采购内勤提请付款申请，由采购经办人，采购经理审批后提请采购负责人审批，经财务审核无误后，经总裁审批方可付款。3、往来账核对：采购部每个季度与供应商核对货款往来账目。核对手续采购部和财务部留存。第十六条采购报表管理（一）台账与报表管理1、应建立采购台账（包材和成品），并作好日常维护，做到数据完整准确。2、应建立包材库存台账，并作到定期与供应商核对，对合理损耗范围之外的损失及时查找原因并解决。3、应建立暂存成品台账，及时调配满足销售需要。4、每月向总裁上报相关报表。采购报表（采购金额、入账金额、付款金额）、包材库存报表（品种、数量、库存金额）、成本报表（采购成本、销售价格）第四章奖惩第十七条贪污、私分、占用、挪用公司资金，接受供应商贿赂、索取业务回扣，涉及金额较大者等行为一经发现立即开除，并依照法律追究相关责任。**有限公司20**年**月**日精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档存货核算管理制度1.存货是指在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。2.当企业存货同时满足以下两个条件时，才能加以确认：2.1该存货包含的经济利益很可能流入企业；2.2该存货的成本能够可靠地计量。3.存货入账成本的确定存货成本包括采购成本、加工成本和其他成本。采购成本一般包括采购价格、相关税金、运输费、装卸费、保险费以及其他可直接归属于存货采购的费用。加工成本包括直接人工以及按一定方法分配的制造费用。其他成本指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前状态所发生的其他支出。3.1下列费用不应包括在存货成本中：a.非正常消耗的直接材料、直接人工及制造费用。b.仓储费用（不包括生产过程中生产阶段间的仓储费用）。c.商品流通企业在采购过程中发生的运输、装卸、保险、包装及仓储等各项费用。3.2以其他方式取得存货的成本确定。a.通过非货币交易换入的存货，按相关会计准则的标准确定。b.投资者投入的存货，应按照投资各方确认的价值确定。c.通过债务重组取得的存货，按相关会计准则的标准确定。e.接受捐赠的存货，如对方提供有关凭证的，按凭证金额加应支付的相应税费确定；如对方不能提供凭证的，参考同类或类似存货的市场价格估计并加应支付的相应税费确定。f.盘盈的存货，参考同类或类似存货的市场价格确定。4.存货发出成本的确定4.1根据有关会计准则规定，可根据各类存货的实际情况，确定发出存货的计价方法。可选择的方法有个别计价法、先进先出法、加权平均法、移动平均法和后进先出法。4.2药业集团采用加权平均法确定存货发出的成本。5.存货的期末计量5.1存货在会计期末按照成本与可变现净值孰低的原则计量。5.2在确定可变现净值时，将以取得的可靠证据为基础，同时考虑持有存货的目的、资产负债表日后事项的影响等因素。5.3用于生产而持有的材料等，如用其生产的产成品可变现净值高于成本，则该材料仍以成本计量；如果由于材料价格下降而使产成品的可变现净值低于成本，则该材料应以可变现净值计量。5.4为销售或提供劳务而持有的存货，通常以合同价格作为可变现净值的计量基础；如企业存货数量大于销售合同订购数量，超出部分的可变现净值应以一般销售价格为计量基础；用于出售的材料，以市场价格作为可变现净值的计量基础。5.5存货跌价准备按照存货类别合并计提。5.6期末重新确定存货的可变现净值，应做相应帐务调整。6.存货成本的结转6.1已售存货的帐面价值，在确认其相关收入的当期确认结转。6.2计提的存货跌价准备，在减记存货金额的当期确认为费用。6.3对低值易耗品的摊销采用一次摊销法。6.4对包装物的摊销，按其领用及期末盘存数量，结转当期耗用。6.5存货盘亏或毁损的处理，由相关部门提供情况或检验报告，报集团总经理（或授权审批人）和财务总监批准，结转计入当期损益。7.存货的收发管理、数量统计及盘点对帐等规定。7.1存货的验收入库管理7.1.1采购入库的原材料、包装材料、其他物料，采购部门凭“到货通知单”“质检单”办理入库，仓库管理人员仔细核查物料的到货数量，并填写“物料入库单”签名确认。7.1.2车间生产的产成品，经质检部门检验合格后，填写“成品入库单”，仓库管理人员仔细清查成品数量并签字确认。7.1.3车间内部领料要建立登记签名制度，在产品账薄记录要有依据。7.2存货出库管理：7.2.1仓库根据生产计划的要求，对车间开具的“领料单”仔细核对，对在限额以内的物料，根据手续完整的领料单发料。限额以外的物料，经总经理批准后，方可发料。7.2.2成品仓库