机械有限公司文件控制程序

XX机械崇州XX机械有限公司质量手册标题：（四·二）文件控制程序1目的为了对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门和相关场所使用的文件为有效版本，特制订本程序。2适用范围适用于与质量管理体系和产品的生产/服务有关的文件控制。3职责3.1总经理负责批准发布《质量手册》（含程序文件，下同）。3.2管理者代表负责组织编制《质量手册》。3.3各部门经理负责组织对本部门归口的体系文件进行评审。3.4综合管理部负责组织对全公司体系文件的评审。3.5各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关文件的收集、整理和归档保存。4控制程序4.1文件的编写与审批4.1.1《质量手册》由管理者代表组织编写和编辑，由公司总经理批准发布；4.1.2“程序文件”由归口主管部门负责编写，经管理者代表审定后编入《质量手册》；4.1.3各部门为指导管理细节和指导操作而编制的“作业文件”，经部门负责人审核、主管领导批准、报综合管理部备案后，即可在该部门的职责范围内发布使用。4.2文件分类及保管4.2.1一级文件：《质量手册》（包括所有过程控制的程序文件）由综合管理部备案保存。4.2.2二级文件：作业文件，由各使用部门自行保存并报综合管理部备案存档。4.2.3三级文件：记录表格和其他质量文件，由相应的业务部门保存、使用。4.2.4公司级别管理性文件，如各种行政管理制度、部门外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由综合管理部保存。4.2.5与质量管理体系和产品的生产/服务有关的电子文件，为防止随意修改和丢失，由使用部门加密存盘，并备份保存。4.3文件的编号4.3.1质量管理体系文件编号的具体格式如下：TY/□—□□—□□文件序号（阿拉伯数字）文件归口管理部门代号（拼音字头）文件级别（用罗马数字=1\*ROMANI，=2\*ROMANII，=3\*ROMANIII表示）公司代号（“XX”的汉语拼音缩写）4.3.2文件归口管理部门代号表示如下：质量管理部（简称：质量部）——ZL市场营销部（简称：市场部）——SC生产制造部（简称：生产部）——SC综合管理部（简称：综管部）——ZG财务管理部（简称：财务部）——CW工程技术部（简称：技术部）——JS4.3.3发放编号见（Ｏ。五）第4条文件编号TYJX/I—ZG—10发行日期2011.09.20第四·二章版本号A/0修订日期2010.04.21共3页第1页XX机械崇州XX机械有限公司质量手册标题：（四·二）文件控制程序4.4文件的标识4.4.1“受控文件”的标识方式——属“受控文件”范围的=1\*ROMANI，=2\*ROMANII，=3\*ROMANIII级文件，都必须由综合管理部在其封面相应位置加盖红色“受控文件”印章（散页文件须在页面适当位置加盖红色“受控文件”印章）作标识。——外来质量文件：如国家、行业标准和有关产品质量的法规文件，由综合管理部统一保管。需复印时，综合管理部必须在复印件上加盖红色“受控文件”印章作标识。——“受控文件”印章由综合管理部专人保管并施印。4.4.2——当咨询机构和顾客需要《质量手册》时，由综合管理部在其封面加盖蓝色“非受控文件”印章作标识。——其他“非受控文件”由各部门根据情况自行规定，若无必要可不标识。——“非受控文件”印章由综合管理部专人保管。4.5文件编目各部门应及时整理本部门的有效版本的文件，并将本部门受控文件副本报综合管理部备案。综合管理部负责编制公司总的《质量体系受控文件目录》。《质量体系受控文件目录》应能明确反映在有效版本文件的名称、文件编号、使用部门、文件的版本号、修订状态等。4.6文件的发放与使用1）质量文件由综合管理部门负责发放，应在《质量文件发放登记表》上记录相关内容。2）任何人不得在“受控文件”上乱涂、画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7文件的作废与销毁1）所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；2）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行标识，加盖“作废保留”印章；3）对要销毁的作废文件，由相关部门天下《质量文件销毁审批表》，经管理者代表批准后，由相关部门进行销毁。然后将《质量文件销毁审批表》交综合管理部备案。4.8文件的借阅借阅与质量管理体系有关的文件，应填写《质量文件借阅登记表》，由相关借阅部门/人员签字，使用后如期归还，归还后在《质量文件借阅登记表》中填注归还日期。复制“受控文件”（若属公司统一发放的体系文件），由综合管理部登记并统一编号。部门发放的文件由部门登记并统一编号。4.9外来文件的控制1）受到外来质量文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其为有效版本。2）综合管理部负责收集相关国家、行业、国家标准的最新版本，必要时复印加盖“受控文件”印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回出来，执行本章4.7条的规定。文件编号TYJX/I—ZG—10发行日期2011.09.20第四·二章版本号A/0修订日期2010.04.21共3页第2页XX机械崇州XX机械有限公司质量手册标题：（四·二）文件控制程序4.10文件的修改1）由综合管理部组织对现有公司质量管理体系一级文件进行每年一次定期评审，对不适用的文件及其条款，填写《质量文件更改审批表》，报管理者代表批准后修改，采用“换页”或“换版”的方式，“以新换旧”收回旧页或旧版统一销毁处理。2）部门结合平时使用情况对二、三级文件进行适时评审，必要时予以修改，修改后报综合管理部备案，并以新换旧，执行本章4.6条的规定。3）对承载媒体不是纸张的电子文件（如电子文档、数码照片等）的控制，应参照上述规定执行。4）记录是一种特殊的文件形式，执行（四.三）《记录控制程序》的规定。5相关文件（四.三）《记录控制程序》6质量记录6.1《质量体系受控文件目录》TYJX/Ⅲ