现代秘书学与秘书实务下编(第四版)

第六章文书写作第一节文书概述

一、文书的含义

文书是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材料，包括公务文书和私务文书。公务文书是指法定组织在公务活动中为推动实际事务而形成的文书材料。在外延上，公务文书包括公文和一般公务文书。第一页，共434页。二、文书的构成要素（一）信息要素1．主题信息

主题信息是指文书记载和传递的主要信息，是文书信息的核心部分，体现着文书制发的目的。主题信息必须通过文书的标题、主送机关（或称呼）、正文、署名（或发文机关）和成文时间来表达。第二页，共434页。2.辅助信息辅助信息是指因文书管理的需要，根据不同的主题信息而附加的标识项目。如发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、主题词、抄送、印发机关、印发时间等标识项目，一方面补充说明文书主题信息，另一方面也是文书管理的重要依据。第三页，共434页。（二）符号要素

1．文字符号

（包括标点符号）

2．图形符号（包括图像、照片、图表以及具有指示和象征意义的符号）3．格式符号（包括文书内部结构元素的组合方式以及结构布局的表现形式——结构体例；组成文书的各项书面视觉要素的形体样式）第四页，共434页。（三）物质要素1.纸质文书（1）书面载体

书面载体是文书符号要素赖以附着的物质。文书用纸要求质地良好、能永久保存的白纸，纸幅尺寸应符合国家统一的标准。第五页，共434页。（2）显字材料显字材料是附着于书面载体之上组成文字字形的物质，如油墨、墨水等。文书显字材料必须在书面载体上附着牢固，不褪色，能永久保留文字字形，在颜色和亮度上与书面载体形成明显反差，以便于阅读和确保扫描、复制和传送的清晰度。第六页，共434页。2.电子文书

电子文书是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，在通信网络上传输，并依赖计算机系统阅读、处理的文件。

■电子公文

■普通电子公务文书第七页，共434页。三、公务文书的特点（一）工具性（二）法定性（三）规范性（四）时效性第八页，共434页。四、公务文书的作用（一）规范行为（二）实施管理（三）宣传教育（四）沟通交流（五）凭证依据第九页，共434页。五、文书的分类（一）按行文方向分1.上行文

即向具有隶属关系的上级机关或虽无隶属关系但具有业务指导或行政管理关系的高级别机关发出的文书。报告、请示、意见等文种属于上行文。第十页，共434页。2.平行文

即平级机关之间，既不相隶属又无业务指导或管理关系的机关之间，以及高级别机关就特定审批事项与具有审批权限的低级别机关之间的相互行文。平行文包括议案、意见、通知、函、会议纪要等文种。第十一页，共434页。3.下行文

即向具有隶属关系的下级机关或虽无隶属关系但具有业务指导或行政管理关系的次级机关发出的文书。下行文包括命令、决定、决议、意见、通知、通报、批复、会议纪要等文种。第十二页，共434页。4．多向行文即特定机关根据工作需要，在自己的职权内同时向社会多个方面告知或要求办理某个事项的行文。公告、通告、公报等文种属于多向行文。第十三页，共434页。5.内向行文即形成后不对外行文，仅限于组织内部传阅或者直接归档保存的文书。如会议、会谈记录以及部分工作总结、简报等等。第十四页，共434页。（二）按保密要求分1．保密性文书2．普通性文书3．公开性文书第十五页，共434页。（三）按办理时限分

1．平件。办理时限不超过7天。2．急件。即需要优先办理的文书，办理时限不超过3天。3．特急件。即事关重大、必须以最快速度和非常程序运转的文书，办理时限不得超过24小时。第十六页，共434页。六、公务文书的稿本（一）草本

草本产生于公务文书作者的意志形成阶段，文字内容尚未最后确定，故不具备法律行政效力。第十七页，共434页。1.讨论稿2.草案3.征求意见稿4.修改稿5.送审稿6.表决稿第十八页，共434页。（二）标准本文书或经领导人签发、或经会议表决通过、或经与会各方协商或共同签署，文字内容已经完全确定，并具有法律或行政效力。1.定稿2.正本3.存本第十九页，共434页。（三）复制本复制本是否具有法律和行政效力，应视具体稿本的性质而定。1.副本2.翻抄本第二十页，共434页。第二节公务文书文写作的基本要求一、主题方面的要求（一）正确（二）集中（三）鲜明第二十一页，共434页。二、材料方面的要求（一）确凿（二）切题（三）典型第二十二页，共434页。三、结构方面的要求

（一）完整 （二）规范 （三）连贯 （四）合理 （五）清晰第二十三页，共434页。四、语言方面的要求

（一）朴实（二）精炼（三）准确（四）庄重第二十四页，共434页。第三节公务文书的结构和标印格式一、公务文书的结构元素及其表述方法

公务文书结构的元素是指表现公务文书主题信息的各个组成部分，包括标题、稿本性质、题注、作者名称或姓名、称呼或主送机关、正文、署名或签署、盖章、成文时间等。这些结构元素并非每份公务文书都必须具备，可根据文种的性质、特点和行文目的加以选择，合理组合，以确保信息表达的完整性。第二十五页，共434页。二、公务文书的结构体例结构体例是文章结构外部形式的表现模式。公务文书正文的结构体例丰富多样，但总体上可以分为标志性体例和非标志性体例两种。第二十六页，共434页。（一）非标志性结构体例有的公务文书全篇一气呵成，其结构形式主要是通过自然段落之间的内在的有机联系加以表现，无需任何特殊标志。第二十七页，共434页。（二）标志性结构体例

公务文书内容如果较为复杂，则必须借助一定的标志性结构体例，将全文分为若干有机联系的组成部分，以突出层次性和条理性。公务文书通常使用的标志性结构体例主要有：

1．序数式

2．小标题式

3．段旨式

4．章条式第二十八页，共434页。三、公文标印格式（一）眉首1．公文份数序号2．秘密等级和保密期限3．紧急程度4．发文机关标识5．发文字号6．签发人第二十九页，共434页。（二）主体1．公文标题2．主送机关3．正文4．附件5．成文时间6．公文生效标识域7．附注第三十页，共434页。（三）版记1．主题词2．抄送3．印发机关和印发时间4．版记中的反线第三十一页，共434页。（四）公文的特定格式公文的特定格式是指在某些公文格式要素及其标识方法上同一般公文相比，具有特殊性的公文格式。1．信函式格式2．会议纪要格式第三十二页，共434页。（五）页码页码即公文印刷张页的顺序编号。公文的首页和末页均应标识页码，用4号半角白体阿拉伯数码标识于版心下边缘之下一行。阿拉伯数码的左右各放一条一字线，以方便阅读。一字线距版心下边缘7mm。单数页码居右空1字，双数页码居左空1字。第三十三页，共434页。（六）用纸格式1．公文用纸幅面尺寸。公文一律采用国际标准A4型纸：210mm×297mm。2．公文页边与版心尺寸上白边（天头）宽：37mm下白边（地脚）宽：35mm左白边（订口）宽：28mm右白边（翻口）宽：26mm版心尺寸为：156mm×225mm第三十四页，共434页。第四节常用公文写作一、决定（一）决定的适用范围和种类

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项，属于下行文。

决定按照产生的程序可分为两种：一种是经会议表决通过的决定，另一种是由机关领导人签发的决定。第三十五页，共434页。（二）决定的格式与写法1.由标题、题注和正文三部分组成，适用于需在法定会议上表决通过的决定。2．由标题、主送机关、正文、署名、成文时间组成，适用于对下级机关发布重大决策事项或变更、撤销下级机关不适当决定事项的决定。3．由标题、正文、署名、成文时间组成，主要用于对个人进行奖励或处罚的决定。第三十六页，共434页。二、决议（一）决议的适用范围和种类

决议适用于经会议讨论并表决通过的重要决策事项，属于下行文。1.批准性决议2.工作性决议3.接纳性决议4.政治性决议第三十七页，共434页。（二）决议的格式与写法决议的格式由标题、题注和正文三部分组成。决议不写主送机关。第三十八页，共434页。三、公告（一）公告的适用范围和种类

公告适用于向国内外宣布重大事项或法定事项。

公告可以分为两种：一种是法定性会议向国内外宣布会议确定的重大事项的公告；另一种是法定机关向国内外宣布重大决定或重要事项的公告。第三十九页，共434页。（二）公告的结构与写法公告的结构由标题、正文和成文时间三部分组成。公告不写主送机关。第四十页，共434页。四、通告（一）通告的适用范围和种类

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通告按内容可分为遵守性通告和周知性通告。遵守性通告所发布的事项要求人们遵守执行，具有强制性。周知性通告发布目的是让社会各方面或内部公众了解有关信息，不具有强制性。第四十一页，共434页。（二）通告的结构与写法通告的结构由标题、正文和成文时间三部分组成。通告不写主送机关。第四十二页，共434页。五、通知（一）通知的适用范围和种类

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项，任免人员。通知既可作为下行文，也可作为平行文。第四十三页，共434页。通知的种类1．批转性通知2．转发性通知3．发布性通知4．印发性通知5．执行性通知6．知照性通知7．任免性通知第四十四页，共434页。（二）通知的结构与写法通知的结构由标题、主送机关、正文、署名和成文时间组成。第四十五页，共434页。六、通报（一）通报的适用范围和种类

通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

通报一般分为表扬性通报、批评性通报和情况性通报。第四十六页，共434页。（二）通报的结构与写法通报的结构由标题、主送机关、正文、署名和成文时间组成。第四十七页，共434页。七、报告（一）报告的适用范围和种类

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

报告属于上行性、知照汇报性公文。一般分为工作报告、情况报告和答复报告。第四十八页，共434页。（二）报告的结构与写法报告的结构包括标题、主送机关、正文、署名和成文时间。第四十九页，共434页。八、请示（一）请示的适用范围和种类

请示适用于向上级机关请求指示、批准，属于上行性、请复性公文。请示的种类大致可以分为三种：1．求示性请示2．求助性请示3．求准性请示第五十页，共434页。（二）请示的结构和写法请示的结构包括标题、主送机关、正文、署名、成文时间、附注。第五十一页，共434页。九、批复（一）批复的适用范围和种类

批复适用于答复下级机关请示事项。批复属于回复性下行文。按批复的内容性质分，批复可分为指示性批复和审批性批复；按批复的态度分，批复可分为可批复和否批复。第五十二页，共434页。（二）批复的结构与写法批复的结构包括标题、主送机关、正文、署名和成文时间。第五十三页，共434页。十、意见（一）意见的适用范围和种类

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见的种类一般分为：

1．纲要性意见

2．实施意见

3．建议性意见

4．质疑性意见第五十四页，共434页。（二）意见的结构和写法意见的结构由标题、主送机关、正文、署名和成文时间组成。第五十五页，共434页。十一、函（一）函的适用范围和种类函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函属于平行文。1．商洽函2．问、复函

3．请准、批准函第五十六页，共434页。（二）函的结构与写法函的结构包括标题、主送机关、正文、署名和成文时间。第五十七页，共434页。十二、会议纪要（一）会议纪要的适用范围和种类

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要按其性质可分为：

1.决策性会议纪要

2.合作性会议纪要

3.研讨性会议纪要第五十八页，共434页。（二）会议纪要的结构和写法会议纪要的结构由标题、正文、成文时间组成。合作性会议纪要需要签署。第五十九页，共434页。第五节规范性文件写作一、规范性文件的含义和特点（一）规范性文件的含义规范性文件的含义非常广泛，凡是用来规范人们行为、具有法律行政或组织纪律约束力的公务文书，如法律、法规以及党政机关和企事业单位制定的各类规章，都可以列入规范性文件的范畴。第六十页，共434页。（二）规范性文件的特点1.强制性2.普遍性3.稳定性4.程序性第六十一页，共434页。二、规范性文件的主要种类和适用范围（一）章程

1.组织章程，适用于规定某个法定组织的性质、宗旨、任务、内部机构、成员条件、活动规则等。2.活动章程。适用于举办大型活动时，对活动的目的、宗旨、规则、程序、参加条件和办法等，作出全面的规定。第六十二页，共434页。（二）条例条例适用于对某些方面的事项或某些组织作出全面、系统的规范，具有系统性、全面性和稳定性的特点。

为具体贯彻实施上一级机关规范性文件而制定的条例称为“实施条例”。第六十三页，共434页。（三）规定规定适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的措施。同条例相比，规定有以下特点：1.涉及的范围较窄。2.侧重于约束。第六十四页，共434页。（四）办法办法适用于对某项工作和事务的处理方法、程序和手续做出具体的规范。为具体贯彻实施上一级机关规范性文件而制定的办法称为“实施办法”。同条例和规定相比，办法具有以下特点：1.涉及事项较具体。

2.操作性较强。第六十五页，共434页。（五）细则细则是为完成某项工作任务或实施上一级机关的规范性文件而制定的具体标准和措施。细则可以分为两种：一是工作细则；二是实施细则。实施细则具有下列特点：1.内容的从属性。

2.制定的授权性。第六十六页，共434页。（六）规则和规程

规则是指在一定范围内围绕某一事项或活动要求有关的组织和人员遵守的规定，如会议活动的“议事规则”。规程是指为从事某类工作或为完成某项任务而制定的操作标准和操作流程。第六十七页，共434页。（七）守则

守则是要求行业或者社会组织的全体成员共同遵守的行为规范。守则既可以由领导机构制定，具有强制性，也可以由全体成员共同约定，具有公约的性质。第六十八页，共434页。三、规范性文件的结构和写法

（一）规范性文件的结构

规范性文件结构一般由标题、题注和正文三部分或者由标题、正文、制定机关和制定日期四部分组成。提交有关部门审批或会议表决通过，应当用圆括号标明“送审稿”、“草案”、“表决稿”等稿本。第六十九页，共434页。（二）规范性文件的写作要求1．用词精确、释义严谨2．体系完备、逻辑严密3．名称统一、结构规范第七十页，共434页。第六节计划、总结、大事记写作一、计划（一）计划的含义与种类

计划泛指对未来工作或行动做出安排的文书。

计划的具体名称：1．规划；2．设想；3．要点；4．计划；5．方案；6．策划书。第七十一页，共434页。（二）计划的结构和写法计划的结构包括标题、稿本、题注、正文、制定机关和制定日期。第七十二页，共434页。二、总结（一）总结的含义和种类总结是在工作告一段落或者结束后进行自我回顾、分析和评价而形成的文书。

总结按内容表述的重点可分为工作性总结、经验性总结、问题性总结和全面性总结；按总结内容的范围可分为综合性总结和专题性总结。第七十三页，共434页。（二）总结的结构和写法总结的结构一般由标题、正文、署名和成文时间组成。2．大事记的种类（1）综合性大事记。一般以年度为期限，综合记载一个组织或单位所发生的各种大事。（2）专题性大事记。第七十四页，共434页。三、大事记（一）大事记的含义和种类

大事记是以时间为顺序记载一级组织或一个单位重大事件和重要活动的纪实性文书。大事记的种类：

1.综合性大事记2.专题性大事记第七十五页，共434页。（二）大事记的结构和写法1.标题2.前言3.正文第七十六页，共434页。第七章文书处理第一节文书处理概述一、文书处理的含义和目的

文书处理是指文书的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

目的一是运用信息化、科学化的手段，推动文书的高效运转，加快领导系统的信息环流；二是通过系统化的整理和归档，为管理信息的查考利用奠定基础。第七十七页，共434页。二、文书处理的原则（一）准确（二）及时（三）安全（四）精简（五）高效（六）统一第七十八页，共434页。第一节行文制度一、行文关系行文关系是法定组织之间以及法定组织与其管理对象之间根据隶属关系和职权范围而确定的文书行移关系。明确法定组织之间的行文机关，对于提高行文的准确性，意义重大。行文关系不同，所用的文种以及行文的口气也不同。第七十九页，共434页。二、行文方式行文方式是指法定组织根据行文目的、行文关系、行文规则以及文书的性质和效力传递和发布文书的形式。第八十页，共434页。（一）按行文对象的层级划分1.逐级行文2.多级行文3.越级行文4.直达行文第八十一页，共434页。（二）按保密程度划分1.加密行文2.不加密行文3.公开行文 第八十二页，共434页。（三）按行文的方向划分1.纵向行文2.横向行文第八十三页，共434页。（四）按行文的主体划分1.单独行文2.联合行文第八十四页，共434页。（五）按行文的名义划分1.直接行文2.授权行文3.对口行文4.批转行文5.转发行文第八十五页，共434页。三、行文规则（一）部门行文规则

1．在职权范围内，部门之间可以互相行文。

2．可以向下一级或上一级机关相应的业务部门行文，即对口行文。3．可采用函的形式同下一级机关相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。第八十六页，共434页。

4．一般情况下不得向下一级机关正式行文。

5．部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。6．应当向本级领导机关请示问题。未经本级领导机关同意或授权，不得越过本级领导机关向上级领导机关的职能部门请示重大问题。

7．部门的内设机构不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。第八十七页，共434页。（二）联合行文规则1．同级或相应的党、政、军、人民团体以及具有行政职能的事业单位可以联合行文；2．同一机关内的部门与部门、上级机关的部门与下一级机关、不同机关的有关职能部门可以联合行文；3．应将主办机关排列在前；4．标注主办机关的发文字号。第八十八页，共434页。（三）上行文规则1．不应多头主送；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。2．属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。3．不得越级向上级机关行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。第八十九页，共434页。4．除领导人直接交办的事项外，不得以机关名义向领导者个人报送“请示”、“意见”和“报告”。5．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送（报）机关。6．用“请示”行文时应当做到：（1）一文一事；非请示文书中不得夹带请示事项；第九十页，共434页。（2）请示可根据需要抄送其他机关，但不得同时抄送下级机关；（3）请示事项涉及其他部门的业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见，应当在请示中写明；（4）请示应当送上级机关的秘书部门按规定程序处理；（5）请示应在正本上标识签发人，注明联系人和电话。第九十一页，共434页。（四）下行文规则1．向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2．向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。3．经批准在报刊上全文发布的党和国家机关的公文，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。第九十二页，共434页。一、发文处理程序第三节发文与收文处理程序第九十三页，共434页。（一）拟稿公文的拟稿人：●领导人；●职能部门和业务人员；●秘书部门和秘书人员；●专门起草班子。■送审稿应写在“发文稿纸”上。第九十四页，共434页。（二）发文审核发文审核是由指本机关职能部门或经办人员拟写的、需由领导人签发的送审稿，在送请领导人签发之前，由秘书部门先行审查核准。由秘书部门统一审核文稿，有利于控制发文总量，克服文牍主义倾向，同时有利于协调政策，确保文书质量，减轻领导负担。第九十五页，共434页。1．审核的重点（1）程序方面●是否确需行文；●是否符合行文方式和行文规则；●内容涉及的相关部门之间是否经过协商；●会签手续是否完备。第九十六页，共434页。（2）内容方面●是否符合党和国家的方针、政策和有关的法律、法规，以及上级机关的有关精神；●政策是否保持连续性，提法是否同已发布的文书相衔接；●提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；●反映的情况是否真实准确。第九十七页，共434页。（3）文字方面●文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、标点正确、语法规范；●有无错字、漏字。第九十八页，共434页。（4）格式方面

●文种使用是否恰当；●文书标印格式的各个项目是否齐全；●秘密等级、保密期限、缓急程度、主送、抄送等的确定是否合理。第九十九页，共434页。2.文书审核的步骤第一步：通读。如发现问题先用铅笔做上记号，不直接做修改。第二步：正式审核，对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核修改。

第一百页，共434页。（三）签发签发是指领导人在秘书部门审核的基础上，对送审稿进行最后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签发栏内写明发文意见并签字的行为。公文一经签发，便由送审稿转化为定稿，具有法律和行政效力。第一百零一页，共434页。（四）复核文书在领导人签发之后、缮印之前，应由秘书部门复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序重新审核、签发和复核。

第一百零二页，共434页。（五）编号编号应在复核之后、缮印之前。机关代字由该秘书部门统一编制。机关代字一旦确定，应长期稳定。第一百零三页，共434页。（六）缮校1．缮印。缮印根据定稿制作正本的过程。2．校对。校对是保证文书缮印质量的重要环节。文书在正式开印之前，均应严格校对，重要的纸质文书在缮印之后还需再校对。第一百零四页，共434页。（七）用印或签署

1．用印。需对外发出的公文，除会议纪要和领导人签署的之外，公文缮印后，都应由秘书人员在落款处按规定的方式加盖机关的印章。2．签署。具体要求详见第六章第二节《公务文书的结构和标印格式》。第一百零五页，共434页。（八）发文登记一切向外发出的文件，均需经严格的登记。（1）簿式登记

（2）计算机登记

第一百零六页，共434页。（九）封发

1．装封。除公开发布或以电信手段传递的文书外，其他文书均需在对外发送前用信封套装并封口。装封具有防止泄露文件内容，保护文件，避免磨损，便于携带递送的作用。

2．传递。这里所指的传递是狭义的，即文书印制后的传递。第一百零七页，共434页。二、收文处理程序（一）签收

签收是指收文单位的经办人员收到文件时在发文单位提供的簿单上进行签字的手续，其作用在于确认收到文件并为明确交接双方的责任提供书面凭证。

第一百零八页，共434页。（二）拆封

拆封必须指定专人，其他人员未经同意不得拆封。第一百零九页，共434页。（三）收文登记收文登记的作用是便于文件的管理、查找、统计和催办。为提高登记效率，公开的和内部不保密的出版物、一般性的简报、已被综合性文件详细包括的文件、事务性的通知和便函、领导人的亲启件可不登记。第一百一十页，共434页。收文登记的形式（1）簿式登记

（2）联单式登记

（3）簿单结合式

（4）计算机登记

第一百一十一页，共434页。（四）收文审核

收到下级机关上报的需要办理的文书，秘书部门应当进行审核。审核的重点是：1．是否应当由本机关办理；2．是否符合行文规则；3．是否符合国家法律、法规；4．是否已协商、会签；5．文种使用、文书格式是否规范。第一百一十二页，共434页。（五）分文分文是指在审核的基础上，根据来文的性质和办理要求，确定具体承办或阅批的对象，并将文件准确、及时送达办理。第一百一十三页，共434页。（六）拟办

拟办即在领导人批办之前，由秘书部门负责人或经授权、具有较高水平的秘书人员，在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见或建议，供领导人批办时参考。第一百一十四页，共434页。（七）批办

批办是领导人对来文由谁办理、如何办理作出决断，是领导人参与文书处理的重要环节。

第一百一十五页，共434页。（八）传阅收到参阅性文书或者需要先传阅再办理的文书，秘书要认真组织好传阅。组织传阅范围的依据一是来文中规定的阅读范围，二是领导人批办意见中提出的阅读范围。第一百一十六页，共434页。（九）承办承办是指承办部门或承办人员根据领导人批办的意见和文件的内容、要求，对文件进行具体办理落实。承办是文书处理程序的核心环节，也是文书发挥现实效用的基本保证。第一百一十七页，共434页。（十）催办广义上的催办是指对每道文书处理环节的催促；狭义上的催办是指对文书承办环节的督促、检查，提醒承办部门和承办人员及时办理，防止文件的积压。第一百一十八页，共434页。（十一）办结

文书的办结是指由具体承办人在文件处理单上留注承办的结果、方式和日期，表明文书办理的结束。承办的方式不同，办结留注的要求也有所不同。第一百一十九页，共434页。第四节文书管理一、文书质量管理

文书质量管理的对象包括两个方面，一是文书的信息内容表达的质量，二是文书的物质要素。第一百二十页，共434页。二、文书数量和时效管理（一）文书数量管理（二）文书时效管理第一百二十一页，共434页。三、文书的借阅和翻印管理（一）文书借阅管理（二）文书翻印复制管理第一百二十二页，共434页。四、文书的清退和销毁管理（一）文书清退管理（二）文书销毁管理第一百二十三页，共434页。第五节文书立卷与归档一、文书立卷的含义和意义（一）文书立卷的含义对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷，叫文书立卷。第一百二十四页，共434页。（二）文书立卷的意义

1．有利于今后的查考和利用

2．有利于文书的安全与完整

3．为档案管理奠定基础第一百二十五页，共434页。二、文书立卷的对象和范围（一）文书立卷的对象

文书立卷的对象是已经办理完毕、并且具有保存价值的文书（包括电报）。这里所指的办理完毕，是指文书在处理程序上办理完毕。第一百二十六页，共434页。（二）文书立卷的范围

1．上级来文中针对本机关或本机关应当贯彻执行以及参照处理的文书；2．本机关活动中形成的反映本机关主要工作职能活动和基本情况，以及今后工作需要查考的文书；3．下级机关报送的有关方针政策性、请示性的，或反映下级机关重要活动及重要情况的文书；4．平行机关与本机关业务有关的，相互协作的，有参考价值的来文。第一百二十七页，共434页。三、文书立卷的要求和方法（一）文书立卷的要求

1．遵循文书形成的规律，保持文书之间的历史联系，反映一定社会组织活动的真实面貌。

2．正确鉴定文书的价值和保管期限。

3．便于保管和利用。第一百二十八页，共434页。（二）文书立卷的方法1．按作者特征立卷2．按问题特征立卷3．按名称特征立卷4．按时间特征立卷5．按地区特征立卷6．按通讯者特征立卷7．按人物特征立卷8．按会议名称或类型立卷第一百二十九页，共434页。四、立卷和归档的步骤（一）编制案卷类目（二）平时归卷（三）组合案卷（四）编目定卷（五）案卷的归档第一百三十页，共434页。第六节电子文件管理一、电子文件的含义

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。秘书部门使用的电子文件的形态主要有电子公文、电子邮件、电子传真、网页、电子公告等。第一百三十一页，共434页。二、电子文件管理的原则（一）统一管理（二）分工负责（三）全程管理（四）规范标准（五）便于利用（六）确保安全第一百三十二页，共434页。三、电子文件发文管理电子文件的发文程序及其要求与纸质文件大体一致，包括拟稿、审核、签发、复核、编号、缮校、用印、签署、登记、分发等环节。第一百三十三页，共434页。四、电子文件收文管理电子文件的收文程序及其要求也与纸质文件大体一致，包括签收、登记、收文审核、分文、拟办、批办、承办、传阅、催办、办结等环节。第一百三十四页，共434页。五、电子文件的归档管理电子公文的归档范围和保管期限的划定与纸质文件的相同。第一百三十五页，共434页。第八章会议策划与管理第一节会议概述一、会议的定义和特征

会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。第一百三十六页，共434页。会议活动具有以下特征：（一）具有明确的目的和议题（二）具备一定的组织形态（三）以口头交流为主要方式（四）群体性交流沟通第一百三十七页，共434页。二、广义会议和狭义会议凡是围绕特定目的开展的、具有一定组织形态的、使用口头交流方式的群体性活动，都属于广义会议的范畴。判断一次活动是狭义会议还是广义会议，首先是看其有无特定的议题。其次是看其是否以口头交流为主要方式。第一百三十八页，共434页。三、会议系统的基本要素（一）会议组织者（二）会议成员（三）会议信息（四）会议方式（五）会议时间（六）会议地点第一百三十九页，共434页。四、会议的功能（一）沟通信息（二）发扬民主（三）科学管理（四）宣传教育（五）联络感情（六）树立形象第一百四十页，共434页。五、会议的分类（一）按会议的法律性质划分

1.法定性会议

2.非法定性会议第一百四十一页，共434页。（二）按与会者相互关系划分1.纵向关系会议2.横向关系会议第一百四十二页，共434页。（三）按与会者所属地域范围划分1.国际性会议2.全国性会议3.区域性会议4.单位性会议第一百四十三页，共434页。（四）按会议的保密程度划分1.保密性会议2.内部性会议3.半公开会议4.公开性会议第一百四十四页，共434页。第二节会议组织者与会议管理原则一、会议组织者

会议组织者是指发起、策划、主办、承办、协办会议活动的机构或个人。小型会议，组织者就是主办单位，而在一些规模较大的会议活动中，组织者一般由主办者、协办者、承办者组成。第一百四十五页，共434页。二、会议的领导机构和会务执行机构（一）会议的领导机构

1.组织委员会

2.筹备委员会

3.主席团

4.资格审查委员会

5.学术委员会第一百四十六页，共434页。（二）会务执行机构会务执行机构在秘书长领导下执行具体的会务工作，一般称为秘书处，直接对组委会、筹委会和主席团负责。下可设：秘书组、组织组、联络组、提案组、宣传组、简报组、总务组、保卫组等部门。第一百四十七页，共434页。三、会议管理的原则（一）依法规范原则（二）准备充分原则（三）分工协调原则（四）服务周到原则（五）确保安全原则（六）环保节俭原则第一百四十八页，共434页。第三节会议策划一、会议目标和任务策划（一）会议目标和任务的含义

会议的目标是指会议组织者策划、组织会议的预期目的，会议的任务是指一次特定的会议为实现既定目标所承担的具体责任和所要完成的具体工作。第一百四十九页，共434页。（二）会议目标和任务策划的要求1.会议目标和任务要明确、切实2.实现目标和完成任务的条件、时机要成熟第一百五十页，共434页。二、议题、议程和程序策划（一）议题策划议题是指根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，也是区别广义会议和狭义会议的重要标志。贯穿各项议题的主线叫会议主题。在会议期间临时提出的议题，称之为动议。第一百五十一页，共434页。议题策划的要求（1）服从目标和任务（2）把握好主题与议题的关系（3）符合会议权限（4）有利于提高会议效率第一百五十二页，共434页。（二）议程策划会议期间的活动分为两类：一类是议题性活动，如报告、讲演、辩论、磋商、讨论、审议、表决等活动；另一类是仪式性活动，如颁奖、签字、揭幕、升旗等仪式，属于非议题性活动。议程是针对议题性活动而设定的程序，由议题和围绕议题的相关活动组成，它反映的是每项议题及其相关活动在会议中的地位、次序以及相互之间的逻辑关系。第一百五十三页，共434页。（三）程序策划将一次会议中各项活动的具体环节组合连接起来并确定先后顺序，就形成了的会议的程序（又称流程）。程序和议程的区别：一是对象不同；二是具体程度不同。第一百五十四页，共434页。三、会议成员策划会议成员是指有资格参加会议的对象。会议成员一般可分成正式、列席、特邀和旁听四种资格。资格不同，其在会议中的地位、权利和义务也不同。第一百五十五页，共434页。会议成员策划的要求1.要根据会议的目的、性质、功能和具体议题确定参加会议的范围和对象2.参加对象的规格和资格要明确3.参加对象要有一定的代表性4.确定会议的规模必须综合考虑会议效果和效率、会场以及成本等因素第一百五十六页，共434页。四、发言、分组和专题活动策划（一）会议发言策划

发言是会议成员以口头、书面或其他方式发表意见的过程。会议期间与会者的演讲、报告、讨论、提问、作答，都可以称之为发言。第一百五十七页，共434页。安排会议发言要注意的问题（1）尊重与会者的发言权（2）对发言内容要精心选择、严格把关（3）注重发言人的能力素质（4）兼顾发言人的代表性（5）合理控制发言的人数（6）适度限定发言的时间（7）准确使用“发言”、“讲话”、“报告”、“致辞”等术语第一百五十八页，共434页。（二）分组活动和专题会议策划规模较大的会议采取分组活动或设置专题会议，可提高会议活动的机动性、扩大与会者的发言面、加深对议题的研究。专题会议策划关键是设计好专题会议的主题。专题会议的主题应当隶属于大会的主题，是对大会主题的延伸或者配套。第一百五十九页，共434页。五、会议时间和地点策划（一）会议时间策划

会议的时间是指会议的时机、会议的起讫时间、会议的时间量和会议周期。第一百六十页，共434页。会议时间策划的要求（1）把握会议的时机（2）合理选择具体时间（3）根据需要确定会议的时间量（4）处理好时间量与会议成本和效率的关系（5）协调好会议的具体时间（6）会期和会议周期要符合有关法律、法规和会议规则（7）安排好会议日程第一百六十一页，共434页。（二）会议地点策划会议的地点是指会议存在的空间，包括会议举办地和会议场馆两个方面。第一百六十二页，共434页。会议地点策划的要求（1）综合考虑会议举办地的政治经济环境（2）符合会议主题的需要（3）具备足够的接待能力（4）有利于营造良好的会议气氛（5）满足会议的需要并确保会议的安全（6）场馆之间的距离适当第一百六十三页，共434页。六、会议的名称和公关宣传策划（一）会议名称策划

会议的名称是会议活动特有的信息标识。应当揭示特征性信息，通常包括：主题信息、主办者信息、功能信息、与会者身份信息、地域范围信息、年度和届次信息、举办地信息、活动方式信息。第一百六十四页，共434页。（二）会议公关和宣传策划会议的公关和宣传分为会前、会间、会后三个时段，不同的时段具有不同目的和不同的传效果。会议公关和宣传的方法。主要有以下几种：（1）媒体沟通法；（2）广告发布法；（3）内部宣传法；（4）群众工作法；（5）活动渲染法。第一百六十五页，共434页。七、会议策划方案（一）会议策划文案的含义

会议策划方案是在举办会议之前，对会议的内容、形式、时间、地点、接待、现场管理、经费筹措与使用、会议形象等各个方面进行总体策划和具体安排而形成的建议性文案。第一百六十六页，共434页。（二）会议策划方案的基本内容1.会议的背景、目的和指导思想。2.会议的名称、主题、议题、议程、程序和形式。3.主办者、承办者及其组织机构。4.参加对象。5.会议的时间和地点。6.会议现场管理与服务。7.会议的公关和宣传。8.会议的财务安排。

9.会议筹备工作流程。第一百六十七页，共434页。第四节会议邀请与接待一、会议邀请（一）会议邀请的方式

1.按载体形态分，有口头、书面、电子、广告、新闻发布会等方式。2.按性质分，可分预备性和正式性两种。3.按文种分，会议邀请文书有通知、邀请函、请柬、海报、公告。第一百六十八页，共434页。（二）会议邀请文书的内容1.会议名称2.主办者3.会议内容4.会议形式5.参加对象6.会议时间和地点7.参会费用8.报名的方式和截止日期9.其他事项和联络方式第一百六十九页，共434页。（三）会议邀请文书的格式与写法1.正式文件格式2.邀请函格式3.请柬格式4.公告格式5.备忘录式格式第一百七十页，共434页。（四）回执、报名表和申请表回执、报名表和申请表具有预计参加人数、收集与会者信息、提供确定资格的依据、便于做好接待准备的作用。内容要素一般包括：（1）参加对象的基本情况（2）抵离情况（3）论文选题（4）联系方式和其他事项第一百七十一页，共434页。二、接站与引导（一）接站

接站（包括接机、接船、接车）是跨区域和国际性会议接待工作的第一道环节。第一百七十二页，共434页。（二）引导会议引导工作的内容有三个方面：一是为与会者指路，二是为与会者引座，三是在仪式性活动中协助主礼嘉宾完成签字、剪彩、揭幕、颁奖、启动信号等仪式。引导工作的服务区包括会场和住地。第一百七十三页，共434页。三、报到与签到（一）报到

与会者抵达会议现场或住地时，向组织者出示有效证件、办理登记手续、确认已经到会的手续称为报到，又称现场注册。第一百七十四页，共434页。报到工作的流程（1）查验证件（2）注册信息（3）接收材料（4）分发文件（5）预收费用（6）安排住宿第一百七十五页，共434页。（二）签到签到是指与会者每次出席会议进入会场时在专门的表单上亲自签字，证实已经到会的手续。签到可以起到统计实到人数、检查缺席情况的作用，签到簿还是重要的历史凭证，有的签到簿还具有收藏纪念意义。第一百七十六页，共434页。签到有以下几种方式（1）簿式签到（2）表式签到（3）电子签到第一百七十七页，共434页。四、安排食宿、余兴活动和作息时间（一）安排饮食要求1.饮食卫生2.规格适中3.照顾特殊第一百七十八页，共434页。（二）安排住宿的要求1.住地相对集中2.住地要尽量靠近会场3.生活和安全设施要齐全4.房间的分配要合理第一百七十九页，共434页。（三）安排余兴活动的要求1．配合会议活动的主题2．适当照顾与会者的兴趣3．尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯4．具有民族特色5．安排好具体时间第一百八十页，共434页。（四）安排作息时间的要求1.服从会议需要2.劳逸结合3.及时通知第一百八十一页，共434页。五、会议证件管理（一）会议证件的作用

会议证件是会议期间供与会人员、会务工作人员、记者以及其他相关人员佩戴、出示和使用的书面凭证，具有便于安全管理、便于统计人数、便于接待服务、便于交流联系、便于工作监督、便于收藏纪念的作用。第一百八十二页，共434页。（二）会议证件的内容要素1.会议名称2.会徽3.姓名4.照片5.证件类别6.所在代表团或工作单位名称7.证件编号8.举行日期和地点第一百八十三页，共434页。六、返离工作（一）预定返程票（二）结算费用（三）清场检查（四）文件清退（五）告别送行第一百八十四页，共434页。第五节会场布置一、会场座位格局设计和安排（一）上下相对式

这种座位格局的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台，整个会场气氛就显得比较严肃和庄重。第一百八十五页，共434页。（二）全围式这种座位格局的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起，容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有助于与会者之间相互熟悉了解，同时也便于会议主持者细致观察每位与会者的意向、表情，及时准确地把握与会者的心理状态。第一百八十六页，共434页。（三）半围式半围式介于上下相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排与会者的座席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。第一百八十七页，共434页。（四）分散式分散式将所有座位按会议桌分成若干谈话交流“中心”，领导人分散就坐，其中会议主席和主要嘉宾就坐的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时，也给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。第一百八十八页，共434页。（五）对等式对等式座位格局的特点是将会场座位排列成两边对等形状，主要用于举行双边的会议、会见和会谈。第一百八十九页，共434页。二、会场环境气氛布置（一）会标

会标是在会场内面向与会者、揭示会议名称和会议主要信息、以文字为主的标识。会标的基本功能是揭示会议的主题、性质、主办者、时间、地点等基本信息，同时还具有体现会议的庄重性、发与会者的参与感、有利于宣传报道等作用。第一百九十页，共434页。（二）会徽会徽即体现或象征会议精神的图案性标志，又称会议徽志（LOGO）。会徽既象征会议的精神，也是会议视觉识别系统（VIS）的核心要素，是系列性和永久性会议所独有的一套识别标志。举行重要会议时，将会徽悬挂在主席台的天幕中央，能形成会场的视觉中心，产生较强的凝聚人心和激励斗志的作用。第一百九十一页，共434页。（三）标语会议标语是指围绕会议目标和主题、用简短文字写出、醒目张贴或悬挂的、具有宣传性和礼仪性的口号。会议标语具有诠释会议主题、渲染会议气氛、彰显会议礼仪的作用。第一百九十二页，共434页。（四）人物画像有些特殊的会议在会场内悬挂人物画像可以烘托会议的主题和气氛，这类画像主要有两类：一类是组织的领袖人物，另一类是庆祝、纪念或追思的对象。悬挂人物画像一定要符合会议的需要，体现会议的目标，同时必须遵守有关的规定。第一百九十三页，共434页。（五）旗帜1.国旗2.会旗3.红旗4.彩旗第一百九十四页，共434页。（六）模型标志模型标志是一种矗立在会场内或会场周围、象征会议精神、表达深刻寓意、具有较强的视觉冲击力的立体造型。第一百九十五页，共434页。（七）花饰会场内外适当布置鲜花，能衬托会议主题，点缀会议的气氛，给人一种清新、活泼的感觉，也能减轻与会者长时间开会的疲劳。第一百九十六页，共434页。（八）灯光灯光的强、弱、明、暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。第一百九十七页，共434页。（九）色彩与色调不同的色彩与色调能对人产生不同的心理感受。比如红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴奋的感觉。青、绿、蓝等颜色给人以清爽、娴静的感觉。因此，时间较长的会议，会场可用绿色、蓝色的窗帘，布置绿、蓝色的花草、树木等，以消除与会者的疲劳。第一百九十八页，共434页。三、主席台布置、座次排列和座区划分（一）主席台布置

主席台布置除了会标、会徽、画像、旗帜、花卉、灯光等会场环境要素外，还包括座位格局、讲台、话筒、揭幕架、座次安排等。第一百九十九页，共434页。（二）座次排列座次是指按一定规则和方法排列的与会者的座席位次。排列座次的作用在于体现会议的礼仪。第二百页，共434页。（三）座区划分规模较大、人数较多、资格不同，或者以团组、单位的名义参加的会议，往往需要将会场中的坐席划分为若干个区域，让与会者按代表团、小组、单位或者按资格分区集中就座。第二百零一页，共434页。四、会场设备、物品与指示标牌（一）会场设备和物品（1）满足需要（2）周密计划（3）专人负责（4）提前准备第二百零二页，共434页。（二）会场指示标牌

会场指示标牌是会场内以简明的文字和图形符号传达各种指示性和警示性信息的标识。（1）符合礼仪（2）准确细致（3）位置醒目第二百零三页，共434页。第六节会议信息工作一、会议记录工作

会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录。第二百零四页，共434页。会议记录的要求（1）选好人员（2）准备充分（3）全面准确（4）清楚规范第二百零五页，共434页。二、会议新闻工作会议新闻工作是指会议的组织者通过媒体及时反映会议动态和成果的一项工作，是会议公关宣传工作重要组成部分。第二百零六页，共434页。1.会议新闻工作的方法（1）设立会议新闻中心（2）设立会议新闻发言人（3）邀请媒体采访会议并做好相关的组织接待工作（4）发布新闻通稿第二百零七页，共434页。2.会议新闻工作的要求（1）客观真实、全面准确（2）迅速及时（3）尊重媒体（4）正确处理公开与保密的关系第二百零八页，共434页。三、会议简报工作会议简报是会议主办单位编写的、反映会议管理和会议活动的动态和主要成果的内部性简要报道。会议简报发送对象广泛，可以是上级部门、政府机构、兄弟单位，也可以是与会者。第二百零九页，共434页。会议简报的编发程序1.收集信息2.筛选信息3.编发简报。包括拟稿、编辑、审核、打印、校对、登记和分发等环节。第二百一十页，共434页。第七节议案和提案处理工作一、议案和提案的概念以及相互关系1.议案的概念

议案是指具有法定提案权的组织和具有正式资格的会议成员，向特定的会议正式提出、请求审议并作出决定的议事原案，具有议题的性质。第二百一十一页，共434页。2.提案的概念广义上说，会议期间提出的议案都可以叫做提案。在国际性会议中，议案和提案这两个概念并没有严格的区分，常常互用。在我国，提案是指特定组织中具有一定资格的成员在自己的职权范围内对某方面工作提出的意见、主张、批评或建议。第二百一十二页，共434页。二、提案人与议案提案工作机构（一）提案人

提交议案、提案或书面建议的组织或个人统称为提案人。一般情况下，会议的领导机构和领导人、对会议负责的机关或领导人、会议正式成员有权向大会提交议案。提案的主体范围较大，各级政协委员、工会委员、职工代表大会成员等等，可以在自己的职权范围内提交出提案。第二百一十三页，共434页。（二）会议期间议案和提案工作机构由于议案或提案往往在会议期间集中提交，因此凡具有议案或提案权利和程序的大会，应当设置审查和处理议案或提案的专门机构，隶属于大会主席团领导。在我国，议案工作机构一般叫作议案审查委员会，提案工作机构的名称一般叫做提案审查委员会或者提案工作小组。第二百一十四页，共434页。三、议案和提案的处理程序（一）会前预告（二）议案和提案的提交（三）登记和分类（四）议案或提案的送审（五）议案或提案的会后处理第二百一十五页，共434页。第八节选举和表决工作一、选举和表决的含义（一）选举的含义

选举是指选举人根据少数服从多数的原则以及选举的有关规则，以投票、举手等方式对担任特定职务的人选进行差额遴选的过程。第二百一十六页，共434页。（二）表决的含义表决是指具有表决权的会议成员依据少数服从多数的原则以及表决规则，以投票、举手等方式对特定的人选和事项表达赞同、反对、弃权意志的过程。第二百一十七页，共434页。二、投票的方式（一）按投票的手段分

1.书面投票

2.唱名投票

3.呼声投票4.体态投票

5.表决器投票

6.通信投票第二百一十八页，共434页。（二）按保密与否分1.记名投票2.不记名投票第二百一十九页，共434页。三、选举和表决工作的准备（一）制作选票和表决票（二）现场准备第二百二十页，共434页。四、投票的程序（一）书面投票程序1.清点到会人数2.向会议报告应到人数和实到人数3.宣读并通过选举办法或表决办法草案4.宣读并通过监票人员名单5.宣布或通过计票工作人员名单6.宣布正式候选人名单或候决事项。

第二百二十一页，共434页。7.当众检查投票箱8.核对选票或表决票的数量是否与实到会人数相符9.分发选票或表决票10.宣读填写选票或表决票的注意事项11.投票人填写选票或表决票12.宣布投票的方法、顺序，开始投票13.在监票人员的监督下进行计票14.宣布投票结果第二百二十二页，共434页。（二）口头投票程序1.宣布选举或表决事项2.会说明实行唱名表决的依据3.根据一定顺序点名表态4.对没有作出反应的成员再次点名5.工作人员记录每一成员的表决态度6.会议主席当场宣布表决结果第二百二十三页，共434页。（三）举手投票程序1.宣布选举或表决事项2.说明举手投票的依据3.请持赞成意见的成员举手4.请持反对意见的成员举手5.请持弃权意见的成员举手6.工作人员提交统计结果，会议主席当众宣布表决结果第二百二十四页，共434页。（四）按表决器投票程序1.宣布选举或表决事项2.依据议事规则宣布按表决器进行投票3.有表决权的会议成员按下表决器4.计算机系统自动处理表决结果5.会议主席宣布表决结果第二百二十五页，共434页。第九章安排领导活动第一节安排领导活动概述一、领导活动的含义和种类

秘书工作中所安排的领导活动则是指领导集体和领导人个人在工作职责范围内的交往和交流活动。领导活动的主要种类：考察参观、走访慰问、礼仪应酬、参会办展等。第二百二十六页，共434页。二、安排领导活动的原则（一）必要性原则（二）统筹性原则（三）计划性原则（四）简朴性原则（五）合理性原则第二百二十七页，共434页。三、安排领导活动的一般程序（一）掌握情况、明确要求（二）精心策划、拟定方案（三）准备落实、搞好协调（四）现场服务、确保顺利（五）总结经验、形成报告第二百二十八页，共434页。四、制定领导活动方案（一）领导活动时间表

领导活动时间表是一段时期内各项领导活动按时间顺序的安排，具有管理和协调领导活动的时间、提高领导活动的效率的作用。领导活动时间表可根据工作单位的特点确定周期，一般按年、半年、季、月、周、日进行具体安排。第二百二十九页，共434页。（二）领导专项活动方案领导专项活动方案是针对某项重要的领导活动专门拟写策划的方案，如出访活动方案、接待活动方案等。第二百三十页，共434页。第二节安排领导考察访问和慰问活动一、安排领导考察访问活动（一）出行前的准备工作（二）出行中的服务工作（三）善后工作第二百三十一页，共434页。二、安排慰问活动（一）选好慰问对象（二）安排慰问时间（三）确定慰问的地点（四）策划慰问的方式（五）准备慰问品（六）通知被慰问单位（七）联系新闻报道（八）安排好慰问的程序第二百三十二页，共434页。第三节安排领导会议活动一、领导班子工作会议

领导班子工作会议泛指特定组织的领导班子为履行工作职责而举行的全体会议会议。按决定问题的议事规则来分，领导班子工作会议可以分为合议制会议和首长制会议两种第二百三十三页，共434页。领导班子工作会议组织工作要点1.收集并协调好议题2.准备会议文件3.落实会议通知4.做好签到工作5.安排好候会6.提供值班服务7.做好会议记录8.起草和印发最后文件9.反馈会议信息第二百三十四页，共434页。二、联席会议联席会议是指若干组织或一个组织内部不同部门为协商某些工作或为达成某项协议而举行的会议。第二百三十五页，共434页。联席会议组织工作要点1.议题要协商确定2.出席范围要全面3.代表要有全权4.文件草案要提前分发5.要做好签到和记录工作6.文件签署要规范第二百三十六页，共434页。三、听证会听证会是立法或行政机关在职权范围内就特定的立法和行政事项听取有关人士或组织代表意见或作证的会议。听证会中获取的信息和公众意见，应当作为立法和行政决策的重要依据。第二百三十七页，共434页。听证会组织工作要点1.确定听证会成员2.确定听证会内容3.会前预告4.发出通知5.掌握好听证会程序6.确认会议记录7.形成听证报告第二百三十八页，共434页。四、代表大会代表大会是指由按一定规则或程序产生的代表参加的、规模较大的会议。按性质来分，代表大会可分成法定性代表大会和非法定性代表大会。第二百三十九页，共434页。代表大会组织工作要点1.确定邀请对象2.布置好会场3.组织好会议的接待工作4.开好预备会议5.做好代表资格审查工作6.开好开幕式和闭幕式7.做好议案和提案工作8.做好选举和表决的各项准备工作9.加强会议的信息和宣传工作10.写好主持辞第二百四十页，共434页。五、报告会报告会是指请领导人、专家或者有关事件的当事人就形势、学术问题或者某人的事迹作专题性介绍、陈述、演讲的会议。有的报告会也称演讲会。按内容来分，报告会有形势报告会、动员报告会、学习报告会、学术报告会、事迹报告会等。第二百四十一页，共434页。报告会组织工作要点1.确定好目标2.策划好主题3.邀请好报告人4.组织好参加对象5.安排好提问第二百四十二页，共434页。六、论坛和研讨会论坛是指按会议的基本要素组织起来的，以研讨和交流为主要目的，以现场报告、演讲、对话、座谈为主要形式的会议活动，实际上就是研讨会。按主办单位的性质分，论坛可分成官方论坛、非官方论坛和半官方、半民间论坛。第二百四十三页，共434页。论坛和研讨会组织工作要点1.策划好主题和议题2.确定好规格和规模3.成立学术委员会4.发出预告性通知5.审定论文，确定参加对象和发言人选6.做好现场记录和翻译工作7.印发代表通讯录8.汇编论文集第二百四十四页，共434页。七、座谈会座谈会又称恳谈会，是一种会议气氛比较轻松，与会者自由平等发表意见、交流切磋的小型围坐式会议。座谈会按其功能可分为询论证性座谈会、征询调查性座谈会、纪念追思性座谈会、学习交流性座谈会、庆祝表彰性座谈会、联谊交友性座谈会等。第二百四十五页，共434页。座谈会组织工作要点1.目的明确、主题鲜明2.落实安排好发言3.保护健康的争论第二百四十六页，共434页。八、发布会发布会是特定组织以媒体和公众为对象，进行公开、当面、集中沟通的公关性会议。第二百四十七页，共434页。发布会组织工作要点1.明确目的2.确定口径和发布方式3.选择发布会的时机4.确定参加对象5.确定主持人和发言人6.准备有关材料7.收集媒体的报道第二百四十八页，共434页。九、现场会现场会，顾名思义就是在特定现场举行的会议。这里所说的现场包括工作现场、突发性事件和突发性事故现场、正反典型发生的现场以及具有历史纪念和象征意义的现场。第二百四十九页，共434页。现场会组织工作要点1.选好会议现场2.安排好现场参观的线路3.布置好会场4.搞好现场接待第二百五十页，共434页。第四节安排仪式与典礼活动一、签字仪式（一）签字仪式的含义和作用签字仪式

是缔约各方共同签署会谈最后文件的公开性仪式，其作用一是确认会谈文件的效力，二是体现各方对会谈成果的重视，三是通过邀请缔约各方和第三方人士参加，以及邀请记者采访报道，既可以见证，又起到的扩大宣传的效果。第二百五十一页，共434页。（二）文本的准备1．确定内容条款2．确定书写的文字3．确定正本和副本4．校印5．盖章第二百五十二页，共434页。（三）商定参加人员1．签字人2.嘉宾3.主持人4.致辞人5.助签人6.见证人7.干部和群众代表8．记者9.其他工作人员第二百五十三页，共434页。（四）现场布置和物品准备1.签字桌椅2.国旗3.文本4.签字文具5.参加人员位置6.讲台和话筒7.会标8.香槟酒9.签到台10.其他物品第二百五十四页，共434页。（五）签字仪式流程1.来宾签到2.介绍来宾3.嘉宾定位4.宣布仪式开始5.签字并交换文本6.祝酒7.交换礼品8.致辞9.宣布仪式结束第二百五十五页，共434页。二、开幕式与闭幕式（一）开、闭幕式的含义和作用

开幕式、闭幕式是标志某项社会活动开始和结束的仪式。开、闭幕式不仅具有宣布各种活动开始和结束的作用，还具有表示欢迎和欢送、进行动员和总结、展示实力和扩大社会影响的作用。第二百五十六页，共434页。（二）开、闭幕式的准备1．确定参加对象和范围2．确定主持人、致辞人和剪彩人3．确定开、闭幕式的形式4．发出邀请5．现场布置和物品准备第二百五十七页，共434页。（三）开幕式流程1.会议开幕式流程

（1）会议成员签到入场。（2）主持人向会议报告应到代表数、因事和因病请假的人数、实到代表数，是否符合法定人数。非法定性会议无此项程序。（3）按身份高低或礼宾次序介绍出席会议的主要领导和嘉宾。（4）主持人宣布开幕式开始。

第二百五十八页，共434页。（5）全体起立，升国旗、奏国歌；或升会旗、奏会歌。一般性会议无此项程序。（6）主办方身份最高的领导致开幕词。论坛类会议也可以不安排致开幕词，由主办方身份最高的领导发表主旨演讲，或者先由组委会领导致欢迎词，然后由主办方身份最高的领导发表主旨演讲。（7）来宾致辞。（8）主持人宣布开幕式结束，进入会议正式议程。第二百五十九页，共434页。2.展览会和节庆活动开幕式流程（1）开始前可播放音乐、表演歌舞（2）做好签到迎宾工作（3）介绍出席开幕式的领导和主要嘉宾

（4）宣布开幕式开始（5）举行升国旗（会旗）仪式

（6）致辞

（7）剪彩（8）宣布仪式结束，来宾参观或观摩

（9）请领导和来宾留言或题词第二百六十页，共434页。三、启动与揭幕仪式（一）启动与揭幕仪式的含义和作用

各种奠基、开工、竣工、启用、建成、启动、开张、挂牌、揭牌统称为启动与揭幕仪式。这些仪式可起到对外扩大社会影响、树立良好的形象，对内振奋精神，鼓舞士气的作用。为叙述方便，将上述各种仪式和典礼第二百六十一页，共434页。（二）启动与揭幕仪式的准备启动与揭幕仪式的各项准备工作的要求与开幕式、闭幕式大体相同。不同之处有以下几点：1.确定主礼嘉宾2.现场布置与物品准备第二百六十二页，共434页。（三）启动与揭幕仪式的流程1.来宾签到，礼仪引导2.主持人宣布仪式开始，介绍来宾3.主办单位领导致辞4.嘉宾代表致辞5.员工代表致辞6.主礼嘉宾主持大礼7.主持人宣布仪式结束第二百六十三页，共434页。四、颁授仪式（一）颁授仪式的含义和作用

各种颁奖、颁证、授勋仪式统称为颁授仪式。其作用通过树立正面典型，弘扬时代精神，鼓舞人们积极向上、不断进取。有时，颁奖和授勋仪式有时也是一种公关活动，有助于联络感情，树立社会组织的良好形象。第二百六十四页，共434页。（二）颁授仪式的准备1．确定参加对象2．确定颁授人、致辞人和主持人3．确定颁奖或授勋仪式的形式4．现场布置和物品准备第二百六十五页，共434页。（三）颁授仪式的流程1．重要的颁授仪式应奏国歌2．宣读表彰决定、颁奖词或授勋决定3．颁授4．献花5．致辞第二百六十六页，共434页。第五节举办和参与展览一、展览活动的含义、特点

展览活动是一种为达到一定的目的、以物品陈列、展示为主要方式、有组织的集中展示活动。

1．直观性

2．艺术性

3．多样性

4．广泛性

5．集中性第二百六十七页，共434页。二、办展工作要点（一）确定展览的目标和项目（二）策划展览形式（三）确定参加对象（四）确定展览时间和地点（五）寻求