文件控制程序五

文件控制程序1.目的对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保所有使用场所都能得到适用文件的有效版本。2.适用范围适用于与本公司管理体系有关的文件和资料的控制。3.职责3.1本程序的归口管理部门为总经办和工程部（以下称：文件管理部门）。3.2总经办负责管理类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。3.3工程部负责技术类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。3.4最高管理者负责管理手册的批准发布3.5管理者代表负责管理体系程序文件和其他文件的批准发布。3.6各职能部门及项目部对所使用的文件和资料按要求进行控制。4.工作程序4.1文件的编制、审核、批准和发布4.1.1管理体系文件a.管理手册由管理者代表组织编制并审核、最高管理者批准发布；b.管理性程序文件由管理者代表组织编制并批准发布。4.1.2技术性文件和资料a.技术性文件由工程部组织编制并审核、总工程师批准实施；姥b.耗三工程部应确保谱施工验收规范秋的有效性。页篇克其他管理性文佩件由各部门编销写、部门负责劳人审核、公司篮分管领导批准撕。限挑文件经审批后伸，原版文件分择别送总经办和拒工程部保管，吃总经办和工程绩部负责识别现竭行修订状态（悉版本、第几次浩修改），进行闪编号，在《有才效文件一览表布》上登记并发寒放到相关部门猛。盛描《有效文件一扁览表》至少应剂包含以下内容骨：择a灭.些（收）发文日狮期；闸b冬.该文件编号；边c线.舅文件名称；任d兽.贪版险号退/匙修订状态。示4.2沟镰体系文件编号巡规则康鸡桶管理手册雁ZBJ/QE晴O1-2006年号启管理手册识别束号管理体系文件渐浙江标力集团屋建筑工程有限信公司住昼焰泡程序文件跪ZBJ/Q散EO2诸垫□粉□律-慨-帐□□□才□桐液款往般年号役匙程序文件序号沫程序文件识别冷号借安全管理体系私文件倾浙江标力集团观建筑工程有限才公司米宣弃第三层次文件泻ZBJ/Q威EO底3帜□颈快灌□睬□啦-探□松□溪-销□□□□编制年号扩轮禾铸蓝筐灶文件分序号文件序号约咬骑居但竭哲大砍闷践视树阴第三层次文件盲识别号管理体系文件焦浙江标力集团侵建筑工程有限肾公司销说明醒：瓣G惩-督管理性文件识画别号矛，骨J袖-损技术性文件识赛别号瘦烂放虫记录表格编号记录表格序号半ZBJ/胀QEO4彩房□□—□□壳记录表格识别六号击浙江标力集团词建筑工程有限雀公司松对应程序文件巨序号管理体系文件吸螺昌柿叨凡秃慕哭张4.3器柿文件的发放和联回收皮朴管理手册和程哭序文件由总经亿办负责发放，瓶在《文件资料怪发放登记表》查上作好记录。较甚经管理者代表吩同意发给客户筐或外部其他人陪员的管理手册殖和程序文件，昼一般为非受控杜本，由总经办专登记造册。舅鞠耕技术性文件、踏施工验收规范率、国家和行业辜标准等由工程标部负责发放，晃在《文件资料系发放登记表》还上作好记录。菠耽疲文件一旦失效粉或作废，应由叼总经办和工程寇部分别按原发墨放范围收回全休部受控文件的金旧版本，以保治证有关场合使雄用相应的有效垄版本。奉4.4歌漂文件和资料的梳更改蝇曾饰文件和资料的肆内容会因组织秤结构、产品、拉工作流程、法椅律法规等发生第改变而变化，艺文件管理部门叮必须对文件进柱行评审。若需您要修改文件，闻填写《文件更疮改审批表》，幕按规定审批权俘限再次批准，嘉文件更改批准备后，由文件管缝理员或使用部违门实施更改。饭更改时，应注构明更改标记、背生效日期以及凯更改人签名、佳日期。子稍罢文件和资料更脖改的方式削a丰.键修改：当更改达内容不多时，敌由文件发放部兼门下达《文件印更改通知单》套，由使用部门牧的文件管理员轻在《文件更改恰通知单》上签朗字并在文件的获相应位置上进神行划改。疤b堂.套换页：当修改舌内容较多时，糖文件发放部门调对更改页重新顺打印后，对所产有受控文件进僚行换页，收回统旧页，在《文杏件资料发放登鸟记表》上作好悄记录。碗c虏.订换版：当文件糕内容需大部分导更改或原文件需已多次更改影贩响使用时，由货文件发放部门犯重印新版，进贼行更换，收回退旧版本，在《宗文件资料发放病登记表》上作颠好记录。穴4.征5蹈文件的借阅晕需临时借阅文嗓件的人员，经疤文件管理员同脏意，必要时经验相关领导批准伪后填写《文件黄借阅登记表》凑，方可借阅文庸件。借阅者应所在指定日期内破归还文件，以括防丢失或损坏料。堪4.撞6勉文件的复制福受控文件和资着料破损或丢失讨需要补发或复瓶制时，必须经棚文件管理部门浇负责人同意后书方可补发或复杠印。复印件列柱入受控文件范倦围，按受控文登件统一管理。玩4.逝7胆外来文件的控帐制貌ａ肤.脖总经办负责识嫌别、收集和评医价、发放、更划新有关的国际尼公约、国家法屿律及国务院、脉国家部委及地照方法规、政府忧部门的公文等狡；吨ｂ很.宋工程部负责识止别、收集和评控价、发放、更担新国家、行业钞、地方的相关摊标准和规范及背其他要求；播ｃ悦.边具体按《法律仍法规和其他要吊求管理程序》逆执行。玻4.8痛耀作废文件的处岛置该候裂对作废文件，规原发放部门负唉责从所有发放绣和使用现场及叙时收回，用黑险色记号笔划去贪原有标识，加蛇盖蓝浮色践“于作脸废栗”川标记，注明日表期，集中保管汁，并与有效文烫件隔离。套源嫂因法律或其他肉原因而保留的猾部分作废文件猪，必须经管理忧者代表批准，且在坚“碑作血废怎”享标记下加盖红港色尖“戴参功考节”赤章，防止作废抛文件的非预期扮使用。吵止除参考保留挎外抓,氧其余作废文热件流,休由总经卖办独/钓工程部部登记造赞册