如何编写岗位说明书(6.20)

目录第一部分为什么要写岗位说明书？第二部分谁来写？第三部分岗位说明书内容第二部分怎么写？第一页，共43页。为什么有些工作问题出现了，大家互相扯皮，谁都不愿意去干？为什么有些人工作量很大，干也干不完，而有些人却整天很闲，无所事事？为什么许多新员工一直进入不了岗位角色，不知道这个岗位具体干什么？为什么有些人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？我们遇到的困惑：第二页，共43页。5.为什么我们的主管很难评价下级工作业绩的好与坏？6.为什么公司组织了一系列培训，而培训效果一直不佳？7.为什么我们招聘的员工常常不符合岗位的要求？8.为什么在岗人员十分迷茫，通常被许多莫名奇妙的临时工作任务搞得团团转？第三页，共43页。？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少员工？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解到底需要什么样的员工？我们到底该怎么办？！第四页，共43页。什么是岗位说明书？岗位说明书界定的是“岗位存在的价值”、“岗位做什么事/有什么职责”和“岗位要求什么样的人来做”。岗位说明书的具体内容可以根据不同需要来具体规定，一般包括：岗位名称、所在部门、工作关系、岗位基薪等级、岗位编号、编制日期、岗位价值、职责要求、关键绩效指标和任职资格等第五页，共43页。1、为招聘录用员工提供依据

确定岗位的任职条件说明书里确定了这个岗位的任职条件，这是招聘工作的基础，招聘需要依照任职条件来选人。岗位说明书将作为签订劳动合同的附件企业决定录用员工后，员工应该承担什么样的责任，以及要负责到何种程度作为入职培训的教材第六页，共43页。2、对员工进行目标管理岗位说明书是给员工下达目标的凭证给员工下达目标的凭据就是岗位说明书里面规定的职责。例如给人力资源部的培训专员下达的目标是培训的指标，而不能下达薪酬管理的指标。依据岗位说明书可清晰设计目标这个岗位有几项职责，目标应该下达给谁，都有非常清楚的说明。第七页，共43页。3、绩效考核的基本依据岗位说明书确定了岗位职责了解这个岗位有什么职责，才能去考核这个岗位是不是完成了工作目标。岗位说明书确定了职责范围确定了某一项职责的范围，是全责、部分还是支持，很清楚地划分了员工的职责。岗位说明书确定了考核内容绩效考核的标准应该是根据岗位说明书制定。不能是岗位说明书写的是一个样，考核标准又是另一个样。第八页，共43页。4、制定薪酬政策提供依据决定薪酬的是岗位评价岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书确定岗位族、外部薪资调查的基础确定薪酬体系确定薪酬水平确定奖励制度进行人工成本的有效控制等第九页，共43页。5、员工教育与培训的依据对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要，提高员工胜任本岗本职工作的能力。对一些任职条件不足，但其它方面优秀的员工进行教育和培训，提升他的素质，最后使其达到岗位说明书的任职要求。第十页，共43页。6、为员工晋升与开发提供依据人事考核的主要依据以员工为对象，以岗位说明书的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据。判断员工是否称职的主要依据员工晋升路径图的制作依据每一位员工都清楚，只要好好工作将来就能升到什么职位，或几年才能达到任职条件。第十一页，共43页。7、公平管理公平管理：确保管理所使用信息的客观性、完整性、准确性；避免用人方面的不正之风；克服晋升、考核、培训、薪酬等方面的管理的盲目性和主观性；有效地进行合同管理；客观、公正地处理劳动关系和解决劳动纠纷与争议等；工作的可比价值。第十二页，共43页。目录第一部分为什么要写岗位说明书？第二部分谁来写？第三部分岗位说明书内容第二部分怎么写？第十三页，共43页。1、工作实施者谁来写岗位说明书？2、部门经理或副总3、人力资源部4、总经理第十四页，共43页。目录第一部分为什么要写岗位说明书？第二部分谁来写？第三部分岗位说明书内容第二部分怎么写？第十五页，共43页。工作分析？定义：在全面了解工作（岗位）的基础上，提取管理所必须的、有关工作方面的信息，并依据战略和组织运行的要求，对工作进行重新梳理分析的过程第十六页，共43页。岗位分析是采用系统性的方式，通过对岗位的研究，明确该岗位的存在目的、关键职责及任职要求针对「岗位」着重「应该」做的职责考虑岗位的「职责」应该不应该针对「人」着重「目前正在」做的职责考虑岗位的「明细」岗位分析的三原则第十七页，共43页。工作分析与岗位说明书的关系

工作分析工作序列等工作执行标准报酬因素工作者说明书工作描述岗位说明书工作分析结果第十八页，共43页。工作分析在人力资源管理中的地位工作分析岗位说明书职责权限任职资格授权体系协作关系工作流程工作条件角色定位绩效指标岗位评价绩效管理薪酬激励人力规划员工培训招聘录用职涯规划公平管理工作分析是人力资源管理的平台，是整个人力资源管理体系搭建的基础第十九页，共43页。工作分析的流程信息收集流程梳理部门职责岗位设置公司战略部门职能定位岗位说明书公司运作主要业务流程和各部门定位的介绍收集现有各部门资料（包括现有部门职责、岗位设置、各岗位职责及任职资格）梳理公司核心流程问题总结公司战略了解各部门职能的重新定位各部门职责的重新描述各部门反馈、交流、确认各部门岗位规划岗位名称规范各部门反馈、交流、确认编制各岗位说明书各部门反馈、交流、确认第二十页，共43页。1、信息收集的内容请熟悉公司运作的2到3位人员梳理主要流程（核心业务流程和主要的支持流程）和各部门定位、职能收集现有各部门的资料，包括现有部门职责、岗位设置及人员编制、各岗位职责及任职资格等基本信息：包括岗位名称、岗位编号、所属部门、岗位等级、制定日期等；工作活动和工作程序：包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等任职资格：年龄要求、学历要求、能力要求、工作经验要求、性格要求等。第二十一页，共43页。2、公司战略核心价值观企业的愿景战略落地使命与追求行业现状的思考企业文化事业方向盈利模式外部环境分析内部生态研究业务领域管理领域市场营销策略产品研发策略产品生产策略产品销售策略组织流程再造人力资源开发资本财务营运企业文化塑造第二十二页，共43页。3、部门职能定位部门职能就是考虑部门所要发挥的作用以及所扮演的角色部门职能定位常常会因为各种原因进行调整职能调整直接影响到业务流程、部门职责以及岗位说明书第二十三页，共43页。4、流程的梳理简单地说，流程就是做事情的顺序；业务流程回答的是一项任务在组织内如何完成的问题；流程是整合组织各项资源和部门，完成某一任务（或目标）而进行的一系列逻辑相关的活动，是纵向分工与合作体系,有明确的输入与输出流程无处不在，每天都在我们身边发生：病人看病流程：生病、挂号、就诊、开方、划价、交钱、取药、服药、康复企业报销的流程：填写报销单、部门领导审批、财务部门责任会计核对（预算、发票、部门领导签字）、财务主任在授权范围内审批（授权外报再上一级领导，在其授权范围内再审批）、企业最高财务领导人签字、出纳付款、会计入帐第二十四页，共43页。5、部门职责的编制根据业务流程，将流程的职责落实到具体的部门，就是部门职责部门职责的编制需要清晰界定相应部门在流程中承担的准确任务第二十五页，共43页。6、层次梳理员工、主管、经理是否区分？一级、二级、三级、四级、五级是否区分？职务序列？第二十六页，共43页。目录第一部分为什么要写岗位说明书？第二部分谁来写？第三部分岗位说明书内容第二部分怎么写？第二十七页，共43页。岗位目标岗位目标，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该岗位存在的价值和理由。岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标岗位目标组织目标分解部门目标部门目标部门目标部门目标分解组织目标：1—2年内成为华东龙头企业；3—5年内成为行业第一的企业；人力资源部部门目标：吸引、保留、激励与优化配置公司的人力资源，确保人力资源能支持组织目标；进行组织优化和管理变革，以提升竞争力，并满足电力科研机构的要求；薪酬主管的岗位目标建立并管理科学的薪酬体系，以确保公司对于核心人才的吸引、保留与激励。第二十八页，共43页。如何填写“职责要求”岗位的职责分解岗位岗位使命和主要职责岗位职责的分解4.01.02.03.01.11.21.31.42.12.22.33.13.23.33.44.14.24.34.44.5第二十九页，共43页。1. 明确列举必须执行的任务。2. 指出每项工作的目的或目标。3. 分析任务并归类相关任务。4.简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述。5.指出工作频率，可能的情况下，说明时间的占用比率。6.合并相关行为的描述。职责说明的步骤第三十页，共43页。招聘助理的任务职责·

接收和记录辞职申请·

确定空缺岗位·

每周更新空缺岗位

·

查阅职务说明·

起草招聘广告·

请示上级批准·

与广告代理联络·

确认广告合并相关任务举例保管并定期查阅空缺岗位表，便于进行招聘及行使其他人事职能准备招聘启事，请示上级批准，与广告商联络，确保广告正确并及时出版第三十一页，共43页。撰写职责说明

书写的格式行动或角色（动词）具体对象职责目标（成果）示例组织拟订、修改和实施公司的人力资源管理政策、制度以提高公司的人力资源管理水平组织拟订、修改和实施公司的人力资源需求计划使公司员工队伍结构合理，素质优良。示例组织拟订、修改和实施公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法达到激励和约束经营者的目的核定控股子公司的工资计划监督其收入分配的程序示例示例审核示例控股子公司的人员编制、机构设置和人员招聘情况以控制公司系统员工总量和素质结构组织公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核、培训及办理任免手续以提高管理人员的素质和能力第三十二页，共43页。描述常用动词

1、对计划、制度、方案、文件等编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、2、针对信息、资料调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、3、某项工作(上级)主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督4、思考行为研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、5、直接行动组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、6、上级行为许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、第三十三页，共43页。职责描述的书写规则、必须采用“动词+名词+目标”或者“工作依据＋动词＋名词＋目标”的书写格式；、必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；3、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，4、当其存在着多个行动和多个对象时，避免引起歧义，需要进行分别表述。图1-2：职责描述的书写规则典型错误一X管理MIS系统X管理内部银行的运作…...X管理人事配置工作……典型错误二X领导公司的企业文化建设工作X领导组织的薪酬与福利管理工作X领导公司的对外宣传工作典型错误三X无条件完成领导交办的其他工作第三十四页，共43页。岗位要求

岗位要求，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的知识、技能、能力、以及个性特征要求。任职者能够做什么？知识技能能力任职者乐意做什么？态度价值观动机兴趣岗位要求工作满意人事匹配高绩效第三十五页，共43页。包括：学历要求、专业要求、职业资格、工作经验、专业知识、工作技能、能力要求；它们是任职资格体系的基础部分1、学历要求指所取得的最高学历，包含全日制国民教育系列的文凭学历2、专业要求

是指岗位对新任职者的学历专业要求；任职资格：学历要求：全日制大学本科及以上学历专业要求：机械设计专业为主，技术经济等相关专业为辅第三十六页，共43页。3、专业资格指专业技术职称、证书4、工作经验工作经验，包括任职者的所有工作经历。一般工作经验相关专业工作经验专业工作经验管理经验图1-5：工作经验的层次及其包含关系行业经验？职务经验？项目经验？第三十七页，共43页。3.4工作技能工作技能，是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用，包含通用技能、专业技能（专业岗位、操作岗位、市场部岗位均有特定