公司办公行文管理规定

办公行文管理规定为加强办公行文管理,形成系统的行文格式,保持办公行文的统一性,特制定本规定。一、制文范围:1、以公司名义对外发出的公文。主要包括相关单位的请示及申请。2、公司内部行文。主要包括公司内部决议、决定、规定、请示、批复、报告、通知、通报、会议纪要、协议、合同、函等。二、制文要求:1、以公司名义拟制的公文,须经总经理批示同意。2、凡涉及公司机密的公文,应在拟文时注明,并在送审、印发过程中采取相应保密措施,保证公文安全。3、紧急公文应当根据紧急程度标明“特急”、“急件”。4、发文机关标示应当使用发文机关全称或规范化简称。5、发文字号由机关代字、年份、序号组成。以公司名义印发的公文,由行政部负责统一编号。机关代字一般由发文机关代字和发文主办文件的部门代字组成。以公司名义印发的上行文,发文字号为联纵涂镀板[20**]*号;以公司名义印发的平行、下行文,机关代字应包括“联纵涂镀板”和主办文件部门代字,如行政部起草的文件发文字号为“联纵涂镀板行政[20**]*号”,财务部起草的文件为“联纵涂镀板财务[20**]*号”;以公司名义印发的信函式公文,发文字号为“联纵涂镀板函[20**]*号”6、请示、报告等上行文应当注明签发人姓名。7、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用加标点符号。8、主送机关指主要的受理机关,应当使用全称或者规范简称。以公司名义下发全公司的公文,主送机关统称为:各部门。9、公文如有附件,应当标明附件顺序和名称。10、公文除会议纪要外,应当加盖公章。11、成文日期以负责人签发日期为准。12、公文应当标注主题词。13、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。三、发文办理1、发文办理是指以单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等过程。以公司名义印发的公文制作流转程序主要包括:主办单位拟稿、行政部登记审核、公司领导审批签发、行政办排印样稿、拟稿单位校对、行政部印刷、加盖印章、拟稿单位分发。2、草拟以公司名义印发的公文,拟稿单位应按要求填写“联纵涂镀板发文稿纸”相关内容,连同按公文规范格式打印的文稿和公文电子稿一并送行政部,由行政部按程序办理。3、公司所属各单位拟制的以公司名义印发的公文送公司领导签发前,由行政部审核。4、公司发文内容如涉及多个部门,应事先会签,会签部门必须明确签署意见或表明态度。5、公文正式印制前,行政办应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范。四、收文办理1、收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。流转程序主要包括:签收、登记、行政办按分工送公司领导、公司领导批办、相关部门承办、综合办公室催办、反馈执行信息等。2、收到公文,行政部负责人提出拟办意见,送公司领导批办。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。3、承办单位收到交办的公文应及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限办理,确有困难的,应当予以说明。五、公文管理1、公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。2、公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。3、公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个