DB3308T 079-2021企业登记档案管理和服务规范

ICS01.140.20CCSA14浙江DB3308省衢州市地方标准DBT2021Managementandservicespecificationforenterpriseregistrationarchives衢州市市场监督管理局发布IDB3308/T079-2021前言 附录A(资料性)企业登记档案(以公司制企业为例) 7附录B(资料性)企业登记颁证及归档记录表 10 IIDB3308/T079-2021前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由衢州市市场监督管理局提出并归口。本文件起草单位：衢州市市场监督管理局、衢州市营商环境建设办公室、浙江标协标准化服务有限公司。本文件主要起草人：俞继业、叶芳、叶永忠、周雨、傅文涛、袁琼、卢伦、裘丹娜、夏云浩、张晓燕、袁成霖。1DB3308/T079-2021企业登记档案管理和服务规范1范围本文件规定了企业登记档案工作的总则、基础要求、档案管理、档案服务、监督与改进等内容。本文件适用于企业登记档案管理、查询和迁移服务工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T38371(所有部分)数字内容对象存储、复用与交换规范DA/T13档号编制规则DA/T22归档文件整理规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T85政务服务事项电子文件归档规范DB33/T2036.1政务办事“最多跑一次”工作规范第1部分：总则3术语与定义下列术语和定义适用于本文件。3.1市场主体在企业登记机关办理营业执照登记注册业务形成的信息资料，包括企业基本登记信息和企业变更登记信息等。3.2企业登记档案enterpriseregistrationarchives企业登记机关依法对市场主体登记注册、监督管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括登记申请、登记审核、其他等材料，涵盖开业、变更、注销、吊销、股权出质、股权冻结、年检、副卷、其他等九类子项内容。4总则深化企业登记档案“最多跑一次”改革，提升企业登记档案管理和服务运用水平，推动企业登记档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”。5基础要求2DB3308/T079-20215.1人员要求5.1.1具备档案工作专业知识和技能，遵守有关保密规定，熟悉档案领域的法律法规。5.1.2宜按照DB33/T2036.1的要求开展工作。5.2设施设备要求5.2.1档案室各功能区(服务区、自助区、等候区、加工区和库房等)应区分并有明显标识，库房应独立设置。5.2.2各功能区应配备与档案容量相适应的档案密集架、专用计算机、扫描仪、打印机、复印机、网络存储设备、温湿度监控设备、空调、加湿器、除湿器等。5.2.3库房应配备防盗设备、视频监控设备和防火门、防火报警装置、灭火装置等消防器材。5.2.4自助区宜配备自助查询设备。5.3库房管理要求5.3.1温度应控制在(14~24)℃(每昼夜允许波动幅度±2℃)，相对湿度应控制在(45~60)%RH(每昼夜允许波动幅度±5%RH)，做好日常温湿度控制和记录。5.3.2严禁摆放易燃易爆物品，无人值守时应切断除温湿度控制设备之外的电源。5.3.3应做好防腐蚀、防鼠、防虫和防光等工作。5.3.4建立库房安全管理制度，严格做好档案和外来人员出入库登记，定期检查档案保管状况、检修维护设施设备。节假日和灾害性天气前，应对库房进行专项安全检查。5.3.5档案安全管理台账应包含但不限于以下内容：a)档案出入库记录；b)外来人员出入库记录；c)设施设备维护记录；d)库房安全检查记录。5.4信息平台要求5.4.1基本要求5.4.1.1信息平台包括企业登记档案加工平台、企业登记档案自助查询平台、企业登记档案迁移平台。5.4.1.2依托浙江政务服务网、“浙里办”APP和“企业登记全程电子化平台”，平台之间应互相接入，实现数据共享调用与数据推送。5.4.1.3数据共享与交换按GB/T38371执行。5.4.2企业登记档案加工平台5.4.2.15.4.2.25.4.2.3应具备档案加工、内部查询、企业图像提取和迁入迁出等模块。档案加工模块应具备档案扫描、档案排序、档案质检、企业登记、吊销录入等功能。5.4.3企业登记档案自助查询平台5.4.3.15.4.3.25.4.3.3等技术。应具备企业登记信息、企业登记档案和信用档案等模块。应具备便捷搜索、精准授权、智能识别、温馨引导、防伪验证等基本功能。防伪验证功能应具备企业登记机关电子云签章调取，附加水印、页码日期控制、防伪码扫描3DB3308/T079-20215.4.3.4对接“信用浙江”，可调取显示信用分、信用档案。5.4.3.5应开发企业(个人)、政务(部门)、金融(银行)、司法(律师)四大应用终端，用户可自助登录，依权限查询、下载、打印。5.4.3.6宜开发PC端、移动端、自助终端应用。5.4.4企业登记档案迁移平台5.4.4.1具备企业变更登记业务、企业迁移调档管理、企业迁移统计等模块。设置申报端和准入端。5.4.4.2申报端应与企业登记变更业务融合，实现“一表申请、一次提交、一次采集、多方复用”。5.4.4.3准入端应具备迁入地登记机关、迁出地登记机关、迁入地登记机关档案室、迁出地登记机关档案室受理、审核、对接、查询等功能。5.4.4.4宜开发PC端、移动端应用。6档案管理6.1接收6.1.1接收范围包括档案室所在地企业登记机关在登记注册、监督管理过程中移交的材料，以及迁出地登记机关档案室移交的企业登记档案材料。6.1.2接收时应按纸质材料和电子文件区分，并核对、确认目录及内容(案例参见附录A)。6.1.3接收纸质材料时应在企业登记颁证及归档记录表(参见附录B)上签字。6.1.4电子文件通过“企业登记全程电子化平台”调取、接收，并进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。6.1.5接收市内迁移档案要求见7.2，涉密档案及市外迁移档案按相关规定执行。6.2整理6.2.1应及时整理需立卷归档的材料，并符合DA/T22的规定。6.2.2应按时间顺序排列整理材料，并标注业务类型(开业、变更、注销、吊销、股权出质、股权冻结、年检、副卷、其他等九类子项)。6.2.3纸质材料应加盖页码戳，扫描形成影像，扫描要求按DA/T31执行。6.2.4应对扫描进行处理，生成电子文件和件号，并逐页设置一般人员、公检法、内部一般、内部机密等权限。注：件号，在归档文件分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号。6.3立卷6.3.1应按“一户一档”、“一次一卷”的要求立卷。6.3.2完成扫描的纸质材料应编制案卷号、撰写案卷目录、装订成册，装入档案盒，形成书式档案资料。6.3.3案卷号应唯一并根据DA/T13要求进行编制。6.4归档6.4.1电子文件按DA/T85执行归档。6.4.2书式档案资料应按企业类型分类、排列、编目、上架存放。7档案服务4DB3308/T079-20217.1查询服务7.1.1查询内容包括企业基本登记信息、企业变更登记信息、企业章程影像、企业信用档案、企业登记档案等。7.1.2查询流程7.1.2.1线下查询流程7.1.2.1.1申请人至企业登记机关办事大厅或档案室，递交申请材料，由工作人员通过“企业登记档案自助查询平台”现场办理。7.1.2.1.2申请人至市内就近办事大厅或档案室，递交申请材料，由工作人员通过“企业登记档案自助查询平台”全市通查功能现场办理。7.1.2.1.3申请人至就近自助终端或自助PC端，通过“企业登记档案自助查询平台”自行查询。7.1.2.2线上查询流程7.1.2.2.1申请人登录“企业登记档案自助查询平台”PC端或移动端：a)企业端通过浙江政务服务网个人用户或法人用户登录；b)政务端通过特定权限账号登录；c)银行端通过特定权限账号登录；d)司法端通过特定权限账号(经认证的律师个人用户)登录。7.1.2.2.2输入企业名称或企业统一社会信用代码进行查询。7.1.2.3查询流程图查询流程图参见附录C。7.1.3查询权限7.1.3.1开放查询内容：企业基本登记信息、企业变更登记信息、企业信用档案。7.1.3.2企业端：a)开放查询内容；b)企业章程影像；(本企业法人用户、本企业法定代表人或股东个人用户、本企业法定代表人预留手机号码)c)企业登记档案。(本企业法人用户)7.1.3.3政务端：a)开放查询内容；b)企业章程影像。(企业授权代查)7.1.3.4银行端：a)开放查询内容；b)企业章程影像。(企业授权代查)7.1.3.5司法端：a)开放查询内容；b)企业章程影像；(依申请审核查询)c)企业登记档案。(依申请审核查询)7.1.4特定功能5DB3308/T079-20217.1.4.1政务端依权限配置企业登记信息批量查询和数据共享功能。7.1.4.2银行端依权限配置企业登记信息批量查询、变更或注销企业重点标注功能。7.1.4.3司法端配置企业登记档案依验证码限期重复查看功能。7.2迁移服务7.2.1线下迁移7.2.1.1申请企业至迁入地登记机关，提交以下申请材料：a)《衢州(市内)登记档案迁移申请书》；b)营业执照正、副本。7.2.1.2档案迁入7.2.1.2.1迁入地登记机关受理企业迁入申请。7.2.1.2.2迁入地登记机关开具调档函和迁移申请书在线发送至迁出地登记机关。7.2.1.2.3迁入地登记机关在“企业登记档案迁移平台”准入端中完成企业迁入审核，变更登记机关，并移交企业申请材料至迁入地登记机关档案室。7.2.1.2.4迁入地登记机关档案室将迁移申请书复印件和调档函原件寄递至迁出地登记机关档案室。7.2.1.2.5迁入地登记机关档案室接收纸质档案并负责维护管理。7.2.1.3档案迁出7.2.1.3.1迁出地登记机关在线接收调档函和迁移申请书，受理、审核企业迁出申请。7.2.1.3.2迁出地登记机关档案室完成电子档案迁出，寄递纸质档案至迁入地登记机关档案室。7.2.2线上迁移7.2.2.1申请7.2.2.1.1企业通过“企业登记全程电子化平台”发起登记事项变更申请时，涉及登记机关变更的，“企业登记档案迁移平台”申报端自动激活。7.2.2.1.2企业同步发起企业登记档案迁移申请。7.2.2.2档案迁入7.2.2.2.1迁入地登记机关通过“企业登记档案迁移平台”准入端受理企业变更登记申请，核查企业章程条款。7.2.2.2.2迁入地登记机关档案室核查企业电子档案，完成企业电子档案迁入归档。7.2.2.2.3迁入地登记机关完成企业变更登记审核，变更登记机关。7.2.2.2.4迁入地登记机关档案室接收纸质档案并负责维护管理。7.2.2.3档案迁出7.2.2.3.1迁出地登记机关在线完成迁出受理及审核。7.2.2.3.2迁出地登记机关档案室完成电子档案迁出，寄递纸质档案至迁入地登记机关档案室。7.2.3迁移流程图档案迁移流程图参见附录D。6DB3308/T079-20218监督与改进8.1建立服务监督机制，通过在线反馈、服务电话和政务服务“好差评”等方式收集意见建议。8.2建立自查机制，定期对企业登记档案进行排查比对。8.3建立持续改进机制，对发现的问题及时纠正、持续改善和优化提升。7AADB3308/T079-2021附录A(资料性)企业登记档案(以公司制企业为例)A.1开业企业从设立登记到具备一般性经营条件的过程，卷内目录包括:a)《公司登记(备案)申请书》；b)公司章程；c)股东、发起人的主体资格证明或自然人身份证明；d)法定代表人、董事、监事和经理的任职文件；e)住所使用证明；f)依法设立的验资机构出具的验资证明(募集设立的股份有限公司提交)；g)国务院证券监督管理机构的核准文件(募集设立的股份有限公司公开发行股票提交)；h)法律、行政法规和国务院规定的专项审批文件或许可证复印件。A.2变更企业成立后，因经营需要发生的组织形式、企业登记事项的变化，涵盖企业名称、住所、法定代表人、经营范围、注册资本、股东等变更情形。目录包括：a)《公司登记(备案)申请书》；b)关于修改公司章程的决议、决定；c)修改后的公司章程或者公司章程修正案；d)变更事项相关证明文件：企业名称预先核准申请书、通知书；股权转让协议或股权交割证明；原任法定代表人的免职证明和新任法定代表人的任职证明；住所使用证明；载明公司董事、监事、经理的姓名、住所的文件及有关委派、选举或者聘用的证明。e)法律、行政法规和国务院规定的专项审批文件或许可证复印件；f)原营业执照正、副本；g)其他。A.3注销当公司出现宣告破产，被收购、规定的营业期限届满不续、或公司内部解散等情形，终止公司法人a)《企业注销登记申请书》；b)股东会注销决议(定)或《简易注销全体投资人承诺书》；c)清算报告或人民法院破产终结裁定书；d)国有资产监督管理机构或本级人民政府的决定(国有独资公司提交)；8DB3308/T079-2021e)原营业执照正、副本；f)其他。A.4吊销市场监督管理部门(原工商部门)对有严重违法违规企业依法做出最严厉的行政处罚。目录包括：吊销处罚决定书。A.5股权出质出质人以自有股权作为质押物与质权人进行登记，对抗第三人的行政确认行为。目录包括：a)《股权出质登记申请书》；b)载有出质人姓名(名称)及其出资额的有限责任公司股东名册复印件或者出质人持有的股份公司股票复印件；c)质权合同；d)出质人、质权人的主体资格证明或者自然人身份证件复印件；e)其他。A.6股权冻结人民法院在进行诉讼保全或强制执行时，所采取的不准企业股权持有者提取或转移的一种强制措a)法院协助公示通知书；b)法院民事裁定书；c)人民法院执行公务证。A.7副卷企业登记机关审核材料、企业承诺书及其他各类特殊情形材料等。目录包括：a)公司(设立、变更、备案、注销)登记审核表；b)企业登记颁证及归档记录表；c)企业承诺书；d)其他各类特殊情形材料。A.8年检指原工商部门依法按年度对企业进行检查，确认企业继续经营资格的法定程序。2014年3月1日已停止，改为年度报告公示制度。目录包括：a)企业年检报告书；b)资产负债表、损益表；c)审计报告；d)股东(发起人)法人资格证明或自然人身份证复印件；e)有关部门批准的文件、许可证、资格证；9DB3308/T079-2021f)其他。A.9其他其他各类不属于以上8类子项内容的档案材料，如企业换照等。目录按照相应