酒店管理信息系统

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酒店管理信息系统

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目录

酒店管理信息系统0一、建立酒店信息管理系统的必要性2二、酒店信息管理系统的业务流程分析3三、数据流程图4客房管理数据流程图4餐饮部管理数据流程图5购买部管理数据流程图5财务部管理数据流程图5四、数据字典6（一）数据流的描述6（二）处理规律的描述9（三）数据存储的描述（以财务报表为例）12（四）外部实体的描述14（五）新系统功能设计14（六）系统运行环境与数据库设计16（七）输入/输出设计19（八）系统实施20五、系统设计总结20

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一、建立酒店信息管理系统的必要性

近年来，随着我国改革开放的发展，国内的酒店服务行业也得到了日新月异的提升。现代酒店作为一体化的接待场所，是一个旅游城市的窗口，也是当地经济发展的一个缩影。酒店在其运作期间，服务水平的高低，直接影响到酒店的形象和声誉。这些繁杂工作的核心就是对每天大量的信息（客人、费用、房间等）的正确处理和保存。采用计算机这一现代化工具作为管理的辅助手段是必需的。酒店的管理信息系统，是针对酒店内的具体业务而开发的，业务管理以酒店的前台管理为核心，为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理的繁琐与误差，及时、确凿地反映酒店的工作状况、经营状况，从而提高酒店的服务质量，并协同现代化的酒店管理，获得更好的经济效益。

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二、酒店信息管理系统的业务流程分析

通过对酒店管理业务的实际调查分析，弄清了该酒店日常管理工作的业务流程和管理功能，系统的业务流程如下图：

从业务流程图可以看出该酒店的各部门主要有以下几项管理工作：⑴顾客的订房要求有三种形式，一是网上订房，二是电话订房，三是直接到酒店前台办理。

⑵前台部门首先必需对每一张订房单进行验证是否填写正确。验证的内容包括顾客姓名、身份证号、电话、订房日期、订房类型、预订数量、入住人数、退房时间等信息。

⑶前台将验证完毕并合格的订房单交由客房部，由客房部负责接待顾客，当顾客退房时将客房部提供的入住清单数据制成退房单一式三份，一份自己部门保管，一份交给顾客，一份交给财务部。⑷酒店客房部工作人员应登记顾客预定房间的初始数据并制成入住登记表，并于退房时及时根据顾客的消费状况完成入住清单，并将入住清单数据提供给前台。

⑸酒店餐饮部根据顾客的点餐单提供送餐服务并制作一式三份的消

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费单，一份留底，一份交给顾客，一份交给财务部。

⑹酒店购买部主要协同餐饮部及客房部的工作制作购买汇总表，及时购买新鲜果蔬肉类蛋类等原料，并及时补充客房部所需的日常生活用品。

⑺酒店财务部负责根据购买发票、消费单、退房单制作财务报表。

三、数据流程图

客房管理数据流程图：

餐饮部管理数据流程图：

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购买部管理数据流程图：

财务部管理数据流程图：

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四、数据字典（一）数据流的描述

数据流编号：A-01

数据流名称：订房申请单

简述：顾客通过网站、电话、前台填写的订房申请单数据流来源：顾客数据流去向：前台审核模块

数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类

型+订房数量+入住人数+退房时间

数据流量：约50张/日高峰流量：约130张/日

数据流编号：A-02数据流名称：合格订房单

简述：经前台审核修正的订房单数据流来源：前台审核模块数据流去向：客房部处理模块

数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类

型+订房数量+入住人数+退房时间

数据流量：约50张/日高峰流量：约110张/日

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数据流编号：A-03数据流名称：不合格订房单

简述：经前台审核修正的订房单数据流来源：前台审核模块数据流去向：客房部处理模块

数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类

型+订房数量+入住人数+退房时间

数据流量：约30张/日高峰流量：约50张/日

数据流编号：A-04数据流名称：点餐单

简述：顾客填写的点餐单数据流来源：顾客

数据流去向：餐饮部处理模块

数据项组成：顾客姓名+房间号+菜名+具体数量+送餐时间数据流量：约45张/日高峰流量：约150张/日

数据流编号：A-05数据流名称：购买单1

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简述：餐饮部提出的购买需求统计单数据流来源：餐饮部处理模块数据流去向：购买部处理模块

数据项组成：蔬菜类名+肉类名+调味料名+出具用品名+具体数

量

数据流量：约10张/日高峰流量：约20张/日

数据流编号：A-06数据流名称：购买单2

简述：客房部提出的购买需求统计单数据流来源：客房部处理模块数据流去向：购买部处理模块

数据项组成：卫生洗漱用品名+家具用品名+具体数量数据流量：约1张/日高峰流量：约2张/日

数据流编号：A-07数据流名称：财务单

简述：财务部对每天的财务总结单数据流来源：前台、客房、购买、餐饮部处理模块数据流去向：财务部处理模块

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数据项组成：前台财务处理+客房财务处理+餐饮财务处理+采

购财务处理

数据流量：约8张/日高峰流量：约30张/日

（二）处理规律的描述

处理规律编号：B-01处理规律名称：前台审核简述：审核顾客填写输入的数据流：订房申请单

处理描述：审核顾客提交的订房申请单信息是否完整，酒店现

有房间是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余房间不符合顾客要求则做出相应的协调解决方案，更改相关申请单信息，完成订房申请单的填写直至完成合格的订房申请单转给客房部。

输出的数据流：合格订房申请单处理频率：118次/日

处理规律编号：B-02

处理规律名称：客房部审核简述：审核前台订房单填写输入的数据流：订房单

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处理描述：审核前台检查通过的顾客提交的订房单信息是否完

整，完成订房单的交接工作，若检查出订房单信息不完整或者预定房间不符合顾客要求则在顾客自愿的状况下协调更改房间类型等信息完成订房单的填写直至完成合格的订房单并做好相应的接待工作。

输出的数据流：合格订房单处理频率：97次/日

处理规律编号：B-03

处理规律名称：点菜单审核简述：审核顾客填写输入的数据流：点菜单

处理描述：审核顾客提交的点菜单信息是否完整，酒店现有餐

饮原材料符合顾客要求，若信息不完整或者剩余原材料不符合顾客要求则在顾客自愿的状况下协调更改订餐类型等信息完成点菜单的填写直至完成合格的点菜单以及相应的后续处理工作。

输出的数据流：合格点菜单处理频率：108次/日

处理规律编号：B-04

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处理规律名称：购买单1审核简述：审核餐饮部购买填写输入的数据流：餐饮部购买单

处理描述：审核餐饮部提交的购买单信息是否完整，酒店现有

餐饮原材料是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余餐饮原材料不符合顾客要求则在与顾客交流协商，在顾客自愿的状况下提供其他代替产品，或者与购买部协调购买的物质。

输出的数据流：合格餐饮部购买单处理频率：20次/日

处理规律编号：B-05

处理规律名称：购买单2审核简述：审核客房部购买填写输入的数据流：客房部购买单

处理描述：审核客房部提交的购买单信息是否完整，酒店现有

客房剩余物质是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余物质不符合则要求重新填写，或者与购买部协调购买的物质。

输出的数据流：合格客房部购买单处理频率：13次/日

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处理规律编号：B-06

处理规律名称：财务审核

简述：审核各部门财务填写输入的数据流：订房单、点菜单、购买单

处理描述：审核各部门提交的财务审核单信息是否完整，若信

息不完整或者审核单内容出现过错，如数量不符，名称不符，款项不符，账目不符，则要求重新填写直至完成合格的财务审核单转给财务部留底以及报销相应的财务工作。

输出的数据流：合格财务报告单处理频率：37次/日

（三）数据存储的描述

数据存储编号：C-01数据存储名称：订房申请表

简述：记录酒店客房预定申请状况

数据存储组成：日期+客房编号+客房类型+客房单位+入住天数

+客房价格+退房时间

关键字：日期+客房类型+客房价格

相关联的处理：B-01

数据存储编号：C-02

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数据存储名称：客房入住状况表简述：记录酒店客房入住状况

数据存储组成：客房编号+客房类型+客房单价+入住时间+入住

人数+入住天数+退房时间

关键字：入住日期+客房类型+退房时间

相关联的处理：B-02

数据存储编号：C-03

数据存储名称：餐饮销售表

简述：记录酒店餐饮部支出收入的明细帐数据存储组成：日期++销售数量+销售总价关键字：日期+销售类型+销售总价

相关联的处理：B-03

数据存储编号：C-04数据存储名称：购买表

简述：记录酒店购买支出收入的明细帐

数据存储组成：日期+购买代码+购买类型+购买数量+购买单价

+购买总价

关键字：日期+购买类型+购买总价

相关联的处理：B-04，B-05

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数据存储编号：C-05

数据存储名称：财务报表

简述：记录酒店支出收入的明细帐

数据存储组成：日期+客房售额+购买总价+餐饮售额+其他类型关键字：日期+日期+客房售额+购买总价+餐饮售额+其他类型

相关联的处理：B-06

（四）外部实体的描述

外部实体编号：D-01外部实体名称：顾客

简述：来自全国各地的顾客输出的数据流：A-01、A-03

（五）新系统功能设计

新系统的功能设计是以原系统业务流程和数据流程为依据

的。为此新系统的功能划分为数据录入、数据查询、报表输出和代码维护四项，如下图：

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酒店信息管理系统数据录入数据查询报表输出代码维护

数据录入模块用于录入顾客办理订房业务的资料和购买部设置的根据餐饮部和客房部制定的购买单，它是酒店信息管理系统的基本数据输入的模块，它根据网上、前台、电话收集到的订房信息，记录每位顾客订房需要（假使只是预定，可以不填写具体信息，只留顾客姓名电话、订房日期、订房类型、预订数量；假使直接是定下来要住宿，则必需输入顾客的具体信息。）或根据餐饮部提出的购买需求统计单和客房部提出的购买需求统计单，基于购买发票，记录每笔购买的数据。

对原系统的订房单和单据的审核业务，就订房单和单据格式是否规范和填写内容是否与顾客相符或与实物数量相符的审核在新系统中仍由人工完成。

为便利酒店各级管理人员及时了解、把握酒店的每天的工作状况、经营状况，尽可能为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理

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的繁琐与误差，新系统特别设计了数据查询模块，并提供多种查询功能，如每日、每月顾客订房数量的查询、订房费用的查询、购买部购买数量和费用的查询等。

报表输出模块可以完成系统所需的各种报表的计算和打印输出功能，可输出《酒店营业收入日报表》、《某酒店客房部x月份报表》等。

为了统一客房的类型和科学的管理，便利数据输入，根据客房类型特设计了客房代码。系统中设计代码维护模块的目的是当房间类型和布置发生变动时及时修改代码表，可对代码表进行增加、删除和修改等处理。购买部购买的产品也如此。

（六）系统运行环境与数据库设计

系统运行环境设计为在windows98/2000/XP平台下运行，程序设计语言选择??

系统的硬件要求为??

基于上述运行环境，根据系统分析，设计了6个数据表文件，它们的结构及其说明如下：

1）客房代码、类型及其特性对照表——kfdm.dbf

字段字段名称类型宽度小数说明1KFBHcharacter4客房编号2KFLXcharacter8客房类型3KFDWcharacter2客房单位4BBJnumber40客房不变价格

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5XXJnumber40客房可变价格2)顾客定退房数据输入辅助文件——gksjsr.dbf

字段字段名称类型宽度小数说明1KFBHcharacter4客房编号2KFLXcharacter8客房类型3RZSJdate84RZTSnumber405TDSJdate83)每日客房数据文件——mrkf.dbf

字段字段名称类型宽度1RQdate82KFBHcharacter43KFMCcharacter84KFDJnumber405RZRSnumber106RZSJdate87RZTSnumber408TDSJdate84)每日购买数据文件——mrcg.dbf

字段字段名称类型宽度1RQdate82CGDMcharacter2

入住时间入住天数退房时间小数说明日期客房编号客房类型客房单价入住人数入住时间入住天数退房时间小数说明日期购买代码

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3CGLXcharacter4购买类型4CGSLcharacter62购买数量5CGDJnumber62购买单价6CGZJnumber82购买总价5)每日餐饮数据文件——mrcy.dbf

字段字段名称类型宽度1RQdate82GSDMcharacter43GSLXcharacter84GSSLnumber425RLDMcharacter46RZLXcharacter87RZSLnumber428JYDMcharacter49JYLXcharacter810JYSLnumber426)财务报表数据文件--cwbb.dbf

字段字段名称类型宽度1TJRQdate82KFSEnumber804CGZJnumber825CYSEnumber62

说明日期果蔬代码果蔬类型果蔬数量肉类代码肉质类型肉质数量酒饮代码酒饮类型酒饮数量说明统计日期客房售额购买总价餐饮售额

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小数小数6QTLXnumber42其他类型7)购买报表计算辅助文件——cgbbjs.dbf

字段字段名称类型宽度小数说明1CGRQdate8购买日期1CGDMcharacter2购买代码2CGLXcharacter8购买类型3CGDJnumber62购买单价4CGSLnumber62购买数量5CGZJnumber82购买总价6LJCGSLnumber1