企业行政体系

现代企业向集团化发展是企业方向之一。但在发展过程中，企业对于行政后勤部门的机构设置、职能划分却缺乏明确性。一、集团化企业的行政职能一般来说，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（制造、销售、研发等）外的事务性工作剥离开来，使得企业的管理者能够集中精力和时间做主营业务，保持业务的迅猛增长并提高市场竞争力。随着企业的逐步发展壮大，又从行政中分离出市场、人力资源、客户服务、售后服务等等专门机构。不断派生的专门机构因为其职能的单一性而显得重要，在企业中的作用更加明显，相形之下，作为“母体”的行政工作就日益显得没落，分出去的全部是相对重要的工作，留下来的纯粹是事务性工作。因此对许多企业来说，行政工作似乎越来越没有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是东修西补、保洁保安、收发个传真和信件，工作虽不可或缺但也无关大局。这是对企业行政工作的偏见，真正意义上的企业行政全然不是这个样子。专门的行政管理部门，诸如办公室、总经理办公室、行政人事部、行政部等等虽担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，但只是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。我们知道，企业需要具备四大功能：研发、市场、销售，服务。企业要实现这四个功能必须具备几个保障：人、财、物、信息。这些保障主要来自三个部门：人力资源部门、财务部门、行政部门，三个部门各有一套复杂的运行规律，但相对而言人力资源和财务还是属于比较专一的部门，职责面较小，行政部门应该是三者里最大最复杂的部门，其职能也是最多的。可以说，行政部门在行政管理体系担负着企业的管理工作。企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的业务。行政管理体系推动和保证着企业的研发、市场、资金（财务）、经营（销售）、发展几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。对集团企业的行政管理体系而言，其本身就是一个具体而微的小企业。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度涉及到整个集团的全部运作过程；行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。行政管理的实质就是服务。首先，行政部门不是停留在满足于有效处理日常事务的层次，还应该在公司的经营理念、管理策略、企业文化等重大问题层次上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的高参和臂膀。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。只有有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人才能把行政工作做得更好，做得上档次。再次，行政管理者不是简单地以传达命令、完成领导交办的任务。行政部门在上与下、左与右、里与外的沟通，并在充分沟通的基础上做好协调上实现行政“协调”的职能。最后，行政部门应以服务为本，甘当幕后英雄的角色。行政以服务于企业为最终目，行政部门的工作永远不会成为企业关注的中心。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是润物细无声，它象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来，其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内。在“管理”上做好领导的参谋和助手，在充分沟通的基础上做好协调，在服务上当好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。

二、集团化行政体系的搭建

为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门不能茫无头绪地整天瞎忙,或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西,结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。总公司统领着集团这个大系统，负责大系统中各个中系统之间的协调；“大行政”统领着行政中系统，负责的是所分管的中系统所涉及的各部门和分支机构之间的管理、服务、协调；各分支机构统领着本部这个小系统，负责该小系统即内部的运行。这样，行政工作真正得到了成长。四、全面提升行政工作的方法与途径

行政部门工作的效率及成果直接影响企业的职能发挥，一般来说，集团总部的职能包括：帮助公司增值，保持各子公司人事政策、财务政策、企业文化的一致性，负责战略性的方向与行动。企业行政工作水平的提升决定企业转型成败与否，尤其是企业在向由小而大的转变中，行政水准的提升是非常重要的。全面提升企业行政工作的方法与途径可以从以下几个方面来认识。

首先是行政制度建设的问题，制度化在今天好象已经是过时的东西了，更多更新的管理思想是讲求通过“企业文化”、“组织”等来实现，制度管理似乎是陈旧的古董，已鲜有人提，但不争的事实是，制度在企业的管理中确是基石，“没有规矩不成方圆”还是有道理的。企业在发展中必定会积累若干文字资料，这些文字资料本身就是企业文化的一种载体，承载着企业制度化建设的基础。因此，集团企业更应注重企业行政制度的建设与加强,通过制度正本清源。其次是全面实行工作流程化管理，行政工作总是千头万绪，更多“人治”的色彩，制度只是基础，光靠制度是达不到目标的，行政上的许多环节需要靠流程图来实现，流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工清晰、责权明确”，使行政的各项工作条理清楚，有利于工作效率和工作质量的提升。第三是表格化管理在行政工作中的实施，工作流程有了、责任权利明确了，具体的实施就靠表格实现，表格是行政工作中的一个非常好的工具，许多复杂的工作只要用表格完全能说清楚，特别是一些需要有追溯性的工作，通过简单的表格就可以实现。最后是提倡“服务&合作”。这已经不是简单的方法问题了，“服务”实际上是行政工作的定位，行政永远是为企业服务的，行政部门的定位一定是服务部门，这种观念应该深入每一个行政人员的意识中，定位准确了，工作的方法和方式就清楚了。“合作”是一个高效率的企业行政工作质量的衡量标准，行政有没有合作、合作的如何可以界定企业是否“健康发展”，企业要发展，行政部门必须有良好的高效率的合作意识。五、结论按照“大行政”的思路来建立集团企业的各个系统之间的分工体制，可以解决目前许多企业面临的一系列问题。

“大行政”概念和“行政事业部”机制有利于打破部门、公司分割，加强企业内部协调、树立全局观念，增进团队精神，有利于建立科学合理的分权体系、充分合理利用资源，减少内耗；有利于减少重复劳动，提高工作效率、统一内部工作标准；有利于公司领导摆脱冗务烦扰，提高统揽全局水平，使工作