物业服务资料与业主档案的管理方案

Word版本，下载可自由编辑物业服务资料与业主档案的管理方案物业服务资料与业主档案的管理计划

为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理计划。

一、资料或档案的收集与保存

首先，在物业接管移交时，要力争全面、精确     地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。第二，业主入住、举行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋修理档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥当保管。二、资料或档案的收拾与分类

全部原始资料应该统一由档案管理员集中收拾。剔除作废的和无效的记录后，按类别举行装订并收拾成册，做到整齐清楚、分类合理、便于查找。根据档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。

1.工程技术资料：包括住所区规划图纸、项目批文、用地批文、建造许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构具体资料记下表，进出小区人员记下表，业主、各办公机构房间的修理档案等。其中，业主档案内容详细包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防平安责任书、业主家庭状况记下表、钥匙领用记下表、业主证领用记下表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证实、装修人员记下表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4.修理资料：包括修理申请记录、回访记录、修理派工单以及设备、设施巡检记录等。5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业想法见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训方案、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规则制度、通知、通报文件等。三、资料或档案的归档

对于全部分类收拾好的信息资料，工作人员必需举行归档保存。

1.档案管理采取原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料详细化、形象化。2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3.档案应编制统一的档案分类挨次举行组卷、逐一编号、记下造册、编制名目、分柜保存。

4.按照档案盒规格预备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别号称，制作好的档案标志贴应该贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐罗列在档案柜中。5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后挨次罗列在档案盒内。按档案盒内各档案的罗列挨次将档案有关内容记下在业主档案名目内，具体、清楚地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时光、档案页数、备注等内容。

6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员特地保管，档案室应避开无关人员随意进出，以保证档案的平安和完美。

7.全部档案盒资料都应妥当保存，注重保持干净，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。四、资料或档案的运用

工作或服务的过程中应该充分发挥档案资料的作用，内部员工可利用管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。因为业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应当按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特别状况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化状况记录在业主档案中。本部门应该由专职主管负责每季度举行一次家庭状况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。