工程项目合同管理办法

工程项目合同管理办法第1页/共45页第三条：凡以公司或分公司名义与外界发生与建设工程有关的经济往来，都应签订合同，适用于本《办法》。第四条：合同签订的时限。为了保证合同签订的及时性，避免因签订合同时间的延迟，导致谈判结果无效，给公司造成不必要的损失，因此所有合同的签订在合同的主要条款经合同当事人达成一致后15个工作日内签订完毕（此时限已包括合同评审时间）。第2页/共45页第五条：公司任何单位、部门或个人不得以任何理由规避本《办法》，否则根据本《办法》规定给予处罚。第六条：本《办法》由总则、合同的分类、合同的起草、合同的审批、合同的签订、合同的备案、合同的执行、合同的变更和终止、合同履约评价、奖惩办法、《办法》的修订程序和附则等十二个部分组成。第3页/共45页第二章合同的分类第七条：合同的分类。根据合同标的性质分为工程合同（用“G”表示）和材料合同（用“C”表示），工程合同包括工程总承包工程、工程分包工程、委托设计、勘察设计、委托监理及工程咨询合同等，材料合同包括材料采购合同和设备采购合同。第八条：依据合同的重要性分成A、B、C三类，工程类合同根据金额的大小划分，材料合同根据材料影响工程质量的程度及金额划分。第4页/共45页第三章合同的起草第九条：合同起草的时间。根据工程进度，依据相关制度，由分公司工程部、项目部提出需求计划，合同经办部门根据相关制度规定的程序在组织招标或采购之前应确定合同的主要条款，开始起草合同。第十条：合同文本的确定。合同文本有国家或政府机关强制执行的合同标准模板时，采取标准模板，否则以公司下发的合同模板为依据；有与政府机关或政府行政职能部门或其指定单位合作的，且由我方起草合同文本有一定困难的，分公司需将对方提供的合同文本上报公司审批后，由公司下发区域性合同模板（且该模板只适合本分公司）。既无国家或政府机关强制执行的合同标准模板亦无公司下发的合同模板时，由分公司自行起草合同文本。报公司审批的合同应另行提供合同电子文本，任何合同杜绝由出卖方（承包方）代为起草。第5页/共45页第十一条：合同的起草人。分公司通过招标实施的采购，其合同文本由招标主持人组织起草；未经招标实施的采购，其合同文本均由分公司采购部组织起草，分公司工程部、项目部、财务部应积极配合。第十二条：合同的主要条款。公司及分公司起草的合同内容必须依次包括且不仅限于如下内容：12.1合同签订的当事人，合同签订时间及地点。合同订立的当事人名称应准确，各分公司签署的合同应为“荣盛房地产发展股份有限公司××分公司”。合同签订时间精确到天，签订地点明确到工程地点。12.2合同的签订依据。合同订立的依据至少包括《中华人民共和国合同法》，专业合同对应有专业法规（如工程施工合同应包括《中华人民共和国建筑法》等）应表述清晰。12.3合同的标的。合同标的的描述应清晰明确。材料（设备）应能区分于同类、类似产品，能做到唯一标识，不会因为产品描述含糊不清而产生歧义。工程项目的描述应做到唯一标识。12.4标的数量及单位。计量单位：有国家标准的应使用国家标准单位。标的数量：标的数量（承包范围）必须准确无歧义，如是可调合同，按实际使用数量（工程量）进行结算的必须明确使用数量（工程量）的计算方法。第6页/共45页12.5合同履行的期限、地点。合同的履约期限必须准确且最大程度满足工程工期，履约地点必须明确。12.6合同的价款和酬金。合同价款与酬金一律使用人民币计量，如需其它币种计量必须经公司财务部审核同意。合同单价应明确，所有合同的总价都应用大、小写分别表示。在合同中应明确合同总价是出卖方（承包方）履行合同义务的所有酬金，买受方（发包方）不再另行支付其它任何费用，如有特例，应在合同中特殊列明。在招标檔中或议标洽商过程中约定了合同价款能一次性包死的必须一次性包死。当合同单价可以依据市场变化而变化时，应在合同中明确合同单价的调整方式，合同单价调整的依据应合理且可量化，尽量避免人为可操控的调价方式，能确认为上封顶价格的必须约定成上封顶价格。12.7付款方式。本着公司利益、资金利用率最大化的原则与对方洽商合理的付款方式。12.8质量标准。标的的质量有国家（行业）标准的必须列明标准名称，有可执行的公司内部质量标准的应在合同中明确。在材料合同中，标的的质量描述应具体（可量化的必须量化，不可量化的应描述清楚），如标的质量确实无法描述清晰的，应以双方共同确认封存的样品作为质量参照物。12.9验收标准及方法。验收严格按照合同约定的质量标准执行，验收方法必须切实可行，验收人应明确，能达到事前、事中、事后控制标的质量的目的。第7页/共45页12.10售后服务。售后服务中应明确双方的权责，规定无偿服务及有偿服务的范围和时限、有偿服务的收费标准、售后服务反应时间。工程合同中，双方当事人必须签署工程质量保修书来规范售后服务。12.11双方的权利和义务。为了有效履行合同，合同条款中应明确双方的信息沟通与配合，任何一方有义务支持其它合同当事人的事项，任何一方有权取得其它合同当事人支持的事项，按合同约定的付款方式支付酬金，按合同规定的时间提供质量符合合同约定标准的产品并提供良好的售后服务。12.12违约责任。为了更好的约束双方在合同执行过程中的行为，应在合同中明确详细阐述双方违约责任，且违约责任应做到公平公正。违约责任至少对以下方面进行约束：付款、供货质量、供货期限、售后服务。12.13合同的组成檔。在合同中应明确合同的组成文件及解释顺序。12.14在工程合同中，应明确合同当事人分别指派的工程师，并明确各自的职责，承包方的项目经理及项目人员组成情况。12.15廉洁约定（见附件十）。12.16合同的其它约定。12.17、合同约定的争议的解决方式。合同争议的解决方式为友好协商，协商不成向买受方（发包方）所在地人民法院提起诉讼。12.18合同生效时间、有同等效力的檔及合同份数。12.19合同当事人代表签章（见附件九）。第8页/共45页第十三条：所有合同都必须有廉洁约定作为合同条款。分公司签署的合同以公司采购部电为监督电话；公司签署的合同以控股审计部电为监督电话。第9页/共45页第四章合同的审批第十四条：合同审批范围及时间。14.1公司所有合同根据合同的分类不同都必须经过审批，具体审批流程见附件二；14.2在合同文本确定后，立即上报各相关部门审批，需上报公司进行审批的合同，应在合同计划生效日期前14个工作日上报公司进行审批，且上报合同前，前期工作必须已审核完毕（例如图纸、预算部已出据《工程造价审核表》、定标报告等）合同审批表见附件一。第10页/共45页第十五条：各级合同评审人的评审内容。各级合同评审人应严格按照各自的评审内容仔细评审，并签字负责，严禁官僚签章。C类合同各级评审人的职责如下（详见附件一表Z-1-012修1－1）：15.1合同经办部门经理，负责对起草合同的全面初审。15.2分公司工程部经理，负责审核合同约定的质量标准是否满足公司开发项目的需要及是否符合相关国家（行业）标准，工期是否满足工程进度，验收方法是否符合国家（行业）相关验收规范且有无操作性。第11页/共45页15.3分公司财务部经理，负责审核该合同的支出是否在公司下达的项目预算范围内，付款方式是否合理。15.4分公司副总经理，对15.1～15.2的评审负责。15.5分公司总经理，对15.1～15.4的评审负责，对终审权限内的合同评审负领导责任。A、B类合同各级评审人的职责如下（详见附件一表Z-1-012修1－2、表Z-1-012修1－3）：15.6公司采购部经理，负责对合同进行全面审核。15.7公司预结算部经理，负责审核工程合同单价、总价是否合理，是否在公司的预算控制线之内。第12页/共45页15.8公司工程部经理，负责审核合同约定的质量标准是否满足公司开发项目的需要及是否符合相关国家（行业）标准，工期是否满足工程进度，验收方法是否符合国家（行业）相关验收规范且有无操作性。15.9公司财务部经理，负责审核该合同的支出是否在公司下达的项目预算范围内，付款方式是否合理。15.10公司主管领导，对15.6～15.8的评审负责，对终审权限内的合同评审负领导责任。15.11公司总经理，负责对合同进行全面审核，对终审权限内的合同评审负领导责任。第13页/共45页各级合同评审人只对各自评审内容负责。积极鼓励各级评审人对各自评审内容外的合同内容进行评审，在此方面有评审建议权，但不负评审责任。各级合同评审人在签署合同评审意见时必须包括意见、签名、签字时间。第14页/共45页第十六条：合同的终审权。合同的审批根据合同的分类确定不同的终审人。A类合同终审人为公司总经理，B类合同终审人为公司主管副总\工程总监,C类合同终审人为分公司总经理。合同终审人是合同评审的最后一个环节，各级合同终审人只要在各自终审权限内的合同审批表上签字，就视同本合同已保证了公司利益最大化，最大可能地规避了法律风险。合同终审人对此合同的评审负领导责任。第15页/共45页第十七条：合同评审时限。为了保证合同评审工作高效的运转，各级合同审批人应有时间观念，审批合同时限从审批人接到合同文本开始计时（上班时间）。分公司各级评审人的评审时限由分公司自行确定，公司各级评审部门的评审时限如下：第16页/共45页分公司报审的合同公司各级审批时限为：公司采购部出评审意见时限为8个小时，公司采购部经理2个小时，公司预结算部经理2个小时，公司工程部经理2个小时，公司财务部经理2个小时，公司主管领导3个小时，公司总经理6个小时。公司负责合同报审人员必须建立合同评审时间台帐，公司各级合同评审人在收到合同评审的时候必须签字，时间精确到分钟。第17页/共45页第十八条：任何评审人在自身评审时限内未完成合同审批的，视为默许此合同，并负评审责任，合同评审进入下一个环节或合同评审完成。第十九条：任何评审人有权对合同提出疑义或对发现问题责令修改，在疑义澄清阶段或对问题修改阶段不计算评审时限。第二十条：公司采购部出具评审意见时，除非合同中有不确定因素需落实，否则评审时限不得延长。各级评审人因故不能及时收到报审合同，延时超过自身时限3倍的，应委托他人代为评审，但评审人对合同内容有知情权且负评审责任。第二十一条：在合同审批完毕之后，分公司合同经办人应在2日内告知认为应告知的部门，公司采购部合同意见出具人应在合同审批完毕后2日内告知公司财务部及其它认为应告知的部门，被告知部门对合同内容有知情权。第18页/共45页第五章合同的签订第二十二条：合同签订的时间。起草的合同经过了各级相关部门的评审，根据评审意见修改后，方可进行合同的签订。经过公司评审的合同，必须将依据公司评审意见修改后的合同文本回传公司核对，无误后由公司以合同审批确认函（见附件十一）的方式通知分公司办理合同签订及备案事宜，合同签署人及合同章管理者看到此确认函后方可签章。第19页/共45页第二十三条：合同的签署人必须是已取得法人授权委托的分公司总经理或公司总经理，其它人员无权签署合同。合同经办人应在合同中签字。第二十四条：合同的签字栏应包括合同当事人单位名称、法定代表人、委托代理人、合同经办人、地址、邮编、开户行、账号、电话、传真。（见附件九）第二十五条：合同用章应使用公司（分公司）合同专用章，未按照本《办法》规定起草、审批的合同，各级公章管理者不得加盖公章。第20页/共45页第二十六条：在合同签订过程中必须严格遵守下列规定：

26.1未按本《办法》规定的审批流程进行审批的合同不得签订；

26.2合同的签订时间必须在合同生效及合同行为发生之前；

26.3不得出现先采购后补订合同；

26.4工程合同对标的可以一次性包死的，不得以实际工程量结算。

26.5多页（两页以上）合同必须加盖骑缝章；

26.6出卖方开户行应为企业注册账户。第21页/共45页第六章合同的备案第二十七条：所有合同必须在公司采购部进行备案，备案时限为合同生效之日后七日内完成上报公司备案手续。考虑各分公司的方便，除廊坊分公司使用合同原件在公司实时备案外，其它各分公司使用合同复印件（只需传真合同当事人签章一页即可）在公司进行实时备案，但合同原件应在合同生效后30天内由分公司采购部上报公司进行备案。第22页/共45页第二十八条：合同备案号格式按照《工程项目施工发包范围控制管理办法》规定执行。第二十九条：公司在接到分公司上报的备案合同后2日内必须进行归档，并登记在合同备案表格（见附件三）上，每月5日前为上一个月合同造分册（见附件四），每年度1月10日前为上一年合同造总册（见附件五）。第三十条：分公司所有与工程有关的经济合同都必须在合同生效后12小时内由分公司采购部备案完成。备案工作包括在合同备案表格（附件六）中登记，归档。每月5日前为上一个月合同造分册（见附件四），每年度1月10日前为上一年合同造总册（见附件五）。第23页/共45页第三十一条：分公司每月6号上报给公司上一个月的合同备案表格及分册目录，每年1月11日上报上一年合同总备案总册目录。遇节假日时限顺延。第三十二条：在合同备案中，各分公司按照合同原件的份数，留存原件的优先级为分公司财务部、公司采购部、分公司采购部、经办部门。第三十三条：公司采购部随时随机抽查分公司合同备案情况。第三十四条：公司签署的《战略合作协议》和《长期合作协议》的备案号格式为“公司－年份月份－序列号”。第24页/共45页第七章合同的执行第三十五条：合同的有效履行是双方签订合同的目的，为了更好的履行合同，控制合同履行质量，公司每一份合同的履行都必须有履约检验小组来监督履行情况，处理履行过程出现的问题。第三十六条：履约检验小组的成立。在合同生效一日内由合同经办人组织成立履约检验小组，依据合同的约定对合同履约情况负责。第三十七条：履约检验小组的组成。履约检验小组由履约检验组长、普通履约检验人和特定履约检验人组成，总人数不得少于三人。第25页/共45页第三十八条：履约检验小组成员及职责。履约检验小组组长由各级财务部经理担任，负责根据合同的付款条件和履约记录综合决定付款情况。付款情况应及时告知普通履约检验人，以便做好履约记录。普通履约检验人由各级采购部人员担任，具体人员由各级采购部经理根据实际情况指派。普通履约检验人的职责主要是对履约价格、履约数量和履约时间的检验（包括履约价格、价格调整、交货数量、交货期、更换不合格产品数量、更换不合格产品及时性、整改及时性、售后服务及时性等等），除此之外，普通履约检验人须针对每一个合同建立合同履约表（见附表七）。在合同生效后4小时内，普通履约人必须将合同文本告知履约小组组长和特定履约检验人。第26页/共45页特定履约检验人根据合同标的的不同，由工程部、项目部相关人员担任。特定履约检验人的职责主要是对履约质量的控制。对标的质量的控制主要包括标的制作过程的控制，合同履行过程中的质量验收，售后服务的监督。验收应严格按照合同中约定的标准及经双方共同确认封存的样品及合同中约定的验收方法进行验收，以确保标的质量符合合同约定的标准。第27页/共45页第三十九条：付款履约。付款应严格按照合同约定的付款方式进行，每一次付款都应做到付款条件充分。所有酬金应以支票支付，支票上的银行账户信息应与合同中的银行账户信息完全相符，否则不得支付。当以上条件都符合时，各级合同经办部门无正当理由不得拖延付款时限，而有损公司信誉。各分公司经办的合同由总公司采购部监督执行。第28页/共45页第四十条：质保金的控制。质保金是为了保证出卖方(承包方)提供货物(服务)质量及售后服务达到合同约定的标准，质保金必须在合同约定时间支付给出卖方，不得出现提前支付的现象。质保金支付前应确保付款条件充分。第四十一条：合同纠纷。在合同履行过程中出现合同纠纷，履约检验小组应本着公平、公正、争取我方利益最大化的原则及时协商解决，协商不成，应及时告知公司相关部门取得援助。第四十二条：合同履行完毕的标准。合同当事人均已按照合同约定的义务履行完毕。第29页/共45页第八章合同的变更和终止第四十三条：在合同履行过程中，由于一些不可控因素对我公司造成不利时，可提出合同变更或终止。43.1、合同变更的条件43.1.1合同当事人就合同变更或终止事宜协商一致。43.1.2合同中约定的变更条件成立；43.1.3合同执行过程中，存在严重不利于我公司利益维护的因素；

43.2、合同终止的条件43.2.1出现不可抗力致使合同无法履行；43.2.2合同中约定的终止条件成立或违反合同的廉洁约定；43.2.3合同当事人破产或有严重违反国家法律法规的行为，而不能实现合同目的；43.2.4合同当事人一方明显表示不履行合同；第30页/共45页第四十四条：合同变更分实质性变更和非实质性变更。实质性变更：包括合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的变更。非实质性的变更：包括合同当事人更名、合同当事人账户信息的改变、合同经办人的改变等合同实质变更之外的变更。第31页/共45页第四十五条：合同变更和终止的程序。实质性变更和合同终止的程序：合同实质性的变更和终止由合同经办人或履约检验小组提出，具体的审批流程详见《工程项目表格汇编》中的表C-1-012。非实质性变更的程序：合同非实质性变更，由合同经办人或履约检验小组提出，征得分公司经理同意后，方可进行变更。在变更完成后5日内，一般履约检验人应书面告知此合同的所有审批人。第32页/共45页第四十六条：合同变更或终止的备案工作。合同变更或终止的报审数据和审批人最终的意见必须与原合同一起备案，具体方法参照合同备案的规定，并在合同备案台帐及合同履约表中予以体现。第33页/共45页第九章合同履约评价第四十七条：每一份合同在售后服务开始一个月内应对其供货商（本节提及的供货商包括出卖方和承包方）的履约能力进行评价，此评价结果作为供货商管理的重要依据。第四十八条：供货商履约能力评价依据。对工程合同及材料合同供货商的履约能力评价具体操作方法均参照荣盛发展【2005】第54号檔《材料（设备）供货商管理办法》中的规定执行。另：当供货商违反廉洁约定的无论得分高低，直接被评为不及格供货商。第34页/共45页第十章奖惩办法第四十九条：工程项目合同管理基金。为了保证本办法的落实，做到有功必奖，有过必罚。自本办法开始实施之日起，公司将在公司财务建立工程项目合同管理基金（以下简称基金），在基金成立之日，公司将注入资金5000元。第五十条：工程项目合同管理基金的控制。因在合同管理方面违规而处罚相关责任人的，罚款优先补偿公司直接经济损失，余下部分全额注入基金。因合同管理方面表现优秀的个人或集体，公司给予的奖金将从本基金中支出。基金资金每一笔收入和支出由公司采购部提请公司各级领导审批，基金资金流动受公司总经理监督，且告知各分公司经理。第35页/共45页第五十一条：关于合同管理的奖励。52.1合同备案奖。在公司对各分公司的合同备案抽查中，分公司合同备案无问题的，对分公司采购部一次奖励500元，并在全公司范围内通报表扬，且该奖励将在批准后一周内予以兑现。52.2每年年终对各分公司合同管理工作进行评价，评价项目主要包括以下几个方面：52.2.1分公司月度年度上报的合同备案情况；52.2.2分公司采购就当地市场价格下浮比例；52.2.3分公司合同变更及终止情况；52.2.4各分公司合同履行情况；52.2.5分公司合同纠纷情况；52.2.6分公司对本《办法》的执行情况。公司对考评结果进行排名，对排名第一的单位给予物质和精神奖励，奖金为本年末基金总额的50％，并在全公司范围内公开表扬。在被考评年内有过被公司关于合同管理方面的通报批评三次以上（含三次）、受过公司关于合同管理方面的经济处罚的单位无权取得此项奖励。第36页/共45页第五十二条：公司任何部门或个人违反本《办法》规定的，根据情节的轻重给予以下处罚：53.1依据本《办法》规定应签订合同而未签订合同的，对相关责任人处以合同总金额5‰的罚款，但罚款应在200～10000元范围之内。53.2合同签订时限超出本《办法》规定的，对合同经办人及其直接领导分别处以200元和100元罚款。第37页/共45页53.3应由分公司自行起草的合同，由出卖方（承包方）代为起草的，对合同经办人处以200元的罚款。C类合同由分公司经理监督执行，A/B类合同由公司采购部监督执行（收到分公司合同审批表的同时未收到合同电子文本的，视为此合同由出卖方（承包方）代为起草）。53.4分公司起草的合同文本的应注意质量，如分公司同一个合同起草人起草的合同，同类错误连续出现三次，对该合同起草人处以100元罚款。第38页/共45页53.5合同审批人对合同进行审核时应认真负责，如合同审批中出现明显失误而给公司造成损失的，对负直接责任的审批人处以500元罚款，对负领导责任的审批人处以300元的罚款。53.6公司各级合同评审人应注意各自的合同评审时限，如合同评审超出自身合同评审时限，处以200元罚款。53.7公司及分公司各级合同评审人在签署合同评审意见时，必须包括评