电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法现行版本：A控制性质：不受控受控号：目 录1目的 12适用范围 13职责 14归档内容 15归档时间 16归档要求 17分类编号 28归档方法 29电子签名 310保管要求 311提供利用 312鉴定与销毁 4附录A:电子文件归档移交表 5附录B：电子文件利用申请单 6电子文件归档与电子档案管理办法1目的为了加强本项目工程电子文件的管理，有效保存和利用电子文件，提高现有资源利用率，更好地为工程总承包项目服务，提供利用电子档案，制定本办法。2适用范围本办法适用于xx电厂XXX工程EPC项目部在工程总承包工作活动中形成、积累、鉴定、归档的电子文件。3职责电子文件形成部门负责电子文件的积累、整理及归档工作，档案人员进行指导与管理。4归档内容在工程总承包活动中形成的电子文件，按照《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》中关于成品文件材料立卷归档范围进行收集积累，并应包括相应的支持软件和相关数据。具体归档的范围及类型如下：4.1图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；4.2图像文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件；4.3文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字材料、表格文件等；4.4形文件：根据汉字字型特征而编制的相应代码文件；4.5计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件、应用软件和相关数据，以及配套的软硬件说明等纸质文件。5 归档时间电子文件应在文件材料正式出版后进行归档。6 归档要求6.1对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，电子文件归档人应确保其信息的真实性和完整性。第1页共6页电子文件归档与电子档案管理办法6.2电子文件与相应的纸介质档案（含修改后的状态）应保持一致。6.3电子文件格式应符合《电力工程计算机辅助设计技术规定》（DL/T5026-93）CAD文件管理的各项规定。6.4图形文件的图框、图标、图形、线型、字体、字型及图面布置应按《电力工程计算机辅助设计技术规定》DL/T5026-93执行。6.5图像文件由形成部门按项目、卷册进行归档。6.6电子文件应以案卷为单位归档，其中一个图形文件只能含一张图纸（含综合材料表），文件中的图形不得旋转放置。6.7形文件及计算机程序由计算机系统管理员负责归档。6.8各部门因购买新的制图软件或因其它原因使用新的形文件时，需及时将相应软件及形文件补充归档。7分类编号电子文件及电子档案的编号，参照《电力工程计算机辅助设计成品校审及归档管理规定》、《电力工程计算机辅助设计成品校审及归档管理规定》中的有关规定，结合工程总承包工作中的具体情况，暂采用以下编号模式。7.1电子文件、电子档案编号的基本模式如下：X XXX XX－XXXX-XXX文件名后缀案卷流水号专业代字工作阶段代字工程期数代号工程代号(由公司信息管理统一编制)工程总承包分类代字8归档方法8.1图形、图像、文本电子文件的归档第2页共6页电子文件归档与电子档案管理办法8.1.1工程项目中产生的图形、图像、文本电子文件可通过网络或用其他方式归档。8.1.2通过网络或其它方式归档时，归档人需对电子文件以案卷为单位做初步整理、编号。8.2电子文件归档时，需填写《电子文件归档移交表》（见附录A），一式两份，一份由归档人员存查，一份留档案人员备查。8.3档案管理人员在收到电子文件和《电子文件归档移交表》（见附录A）后，应进行验收，合格后，签字办理移交手续。8.4归档人员更改纸介质档案的同时，应将对应的电子图形文件进行修改、归档。9电子签名9.1在本项目部工作业务范围内，电子签名与亲笔签名同等有效。9.2各人对自己的电子签名负责。任何人不得擅自使用他人的电子签名。9.3电子签名分为DWG和TIF两种格式，分别用于CAD环境产生的电子文件和其它环境产生的电子文件。10保管要求10.1项目部计算机系统管理员将各部门所归档的电子文件转存光盘，一式两份保存，保管在库房内，同为正本，A套封存保管，B套提供利用。10.2电子文件按项目、部门、专业立卷保管，工程设计三维模型成品档案按工程立卷保管。10.3保存存贮介质适宜环境为：温度14℃～24℃，相对湿度45～60％。电子档案应避开30奥斯特以上磁场并远离热源、酸碱等有害气体。10.4电子文件的密级、使用等按照工程档案管理制度的有关规定执行。任何人不得私自复制、删除、抹洗、消磁和修改电子档案。10.5档案管理人员按库管规定编光盘保管号。定期对保存的光盘进行检查，发现读出或污损问题，应及时拷贝，同时将出现问题的光盘彻底销毁。11提供利用11.1本项目部人员可在项目部网络系统中通过档案查询系统查阅档案库中的电子文件。第3页共6页电子文件归档与电子档案管理办法11.2本专业电子文件的下载利用11.2.1电子文件下载量在5个（含5个）以内的，经本人申请，由档案管理员授权。11.2.2电子文件下载量在5个以上，整册以下的，需办理下载手续。11.2.3电子文件下载量在整册及以上的，经项目部领导批准后，办理下载手续。11.3各部门人员需要下载其它部门电子文件，应经本部门领导审查，报相关部门领导或项目经理批准后，办理下载手续。11.4因工作需要对电子文件成批拷贝使用的，包括复制软盘和光盘，经本部门领导审查，报项目经理批准，办理下载手续（光盘自备）。11.5对有保密要求的电子文件，需要查阅利用的，由使用者提出申请，经本部门领导审查，报项目经理批准，办理下载手续。11.6办理电子文件下载手续时，应先填写《电子文件利用申请单》（见附录B）。11.7档案管理人员负责记录并监督电子文件利用情况。对于异常使用，档案人员有权查询并上报进行处罚。12鉴定与销毁12.1电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定。12.2经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁。12.3在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。编写人：审核人：批准人：第4页共6页电子文件归档与电子档案管理办法附录A:电子文件归档移交表电子文件归档移交表部门 专业 年 月 日序电子文件名称电子文件内容 文件格式 文件数 备注号软件环境：