电子会计档案解决方案V1.3

会计档案系统解决方案背景1电子会计档案概念2电子会计档案解决方案3电子会计档案企业级应用4政策趋势票据电子化大势所趋财政部、国家档案2015年79号令国税总局2015年84号文件央行《电子商业票据业务管理办法》财政部《关于推进财政票据电子化改革的方案》2017《电子商务“十三五”发展规划》要求，十三五期间，“要加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准；推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。财政部、国家档案局2015年12月14日发布了《会计档案管理办法》，意义重大！

政策分析第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第八条

同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。会计档案的概念会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。归档范围会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门专兼职人员在次年一季度整理，保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室或档案管理岗位移交统一保管。最长可保存3年。会计档案归档要素会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账簿3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年三财务会计报告8月度、季度、半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久四其他会计资料10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年12纳税申报表10年13会计档案移交清册30年14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16会计档案鉴定意见书永久财政部、国家档案局令第79号——会计档案管理办法《金融企业业务档案管理规定》2015.05《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号）企业档案工作规范（DA／T42—2009）《电子文件归档与管理规范》GB/T18894《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）归档文件整理规则DA/T22-2015DA/T46—2009《文书类电子文件元数方案》2009-12-16发布DA/T47—2009《版式电子文件长期保存格式需求》2009-12-16发布遵循的政策及标准会计档案电子化Vs电子会计档案会计凭证、账薄、报表打印扫描归档会计凭证、账薄、报表生成版式文件归档无需打印只保存电子档案仍需打印需保存纸质档案推荐总体方案基础架构数据存储身份验证，系统安全管理基础档案库档案元数据库业务数据库备份数据库文件系统统一存储安全框架负载均衡档案管理移交鉴定统计分析档案统计档案利用对外提供档案查阅档案借阅档案核心功能采集立卷数据采集接口实体影像库接口实体管理销毁著录归档利用统计ERP会计档案整体管理流程财务端归档档案管理采集/加工待归档数据档案分册档案移交档案调阅/借阅统计查询档案装箱/入库影像补扫（银行回单等）移交/鉴定/销毁自动匹配前期报账过程中扫描的影像填报账单扫描发票各领导审批打款支付自动生成记账凭证PDF凭证、凭证主数据管理流程1：档案归档、档案移交、档案接收、档案装箱入库Oracle财务系统上游数据Oracle财务系统上游数据—PDF凭证数据命名规则

1、PDF凭证的命名：按照实际的“凭证号”+“_”+“序号”+“.PDF”命名，如：321011709000853_1.PDF，321011709000853_2.PDF，321011709000853_3.PDF;

2、PDF凭证存放路径：ERP表示来源系统，20170926表示所传日期，AP/GL/PAYMENT表示凭证类型，321011709000853表示凭证号。在线录入凭证凭证成册档案册数据列表打印档案册封皮填写移交清册档案装盒、上柜档案盒数据列表打印档案盒背脊档案册查询界面凭证查询界面查看凭证影像档案上柜档案上柜档案柜数据列表管理流程2档案借阅、归还流程填写借阅申请单领导审核档案出借档案归还会计电子档案系统与ERP系统之间的关系会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口（支持GB/T24589.1-2010财经信息技术会计核算软件数据接口）会计电子档案系统是独立的系统。ERP管理软件财务软件会计电子档案电子档案数据接口、PDF数据归档状态（已归档）跨系统跨版本保留完整电子档案ERP电子会计档案数据接口__涉及的各系统核心是总账、报表（合并）系统记账凭证核

心总

账核

心报表（合并）系统记账凭证会计账簿总账、明细账、日记账其次是所有生成记账凭证的原始凭证所在的系统财务会计报告月度、季度、半年度、年度财务会计报告其他会计资料主要外围应收／应付固定资产薪酬福利报账管理现金管理其他外围项目／供应链／人力／。。。Α

原始凭证B辅助账簿ΑBCC银行对账单等方案特点完整解决方案电子会计档案库电子凭证库实体档案影像库全业务电子化纸质、电子档案同时管理扫描仪、高拍仪集成支持远程查阅审计自动化归档自动生成存储目录自动统计生成相应归档信息同步处理纸质档案并记录存储位置自动生成档案封面和盒脊数据方便档案利用目录查询、专题查询、综合查询、模糊查询支持凭证上下级联查灵活设置查阅权限按需服务私有云部署可靠的安全性原始性和完整性保障身份认证、电子签章防篡改、防泄漏存储和传输的安全产品集成支持标准档案接口支持标准档案模板按规则实现自动归档方案价值节约成本会计档案的无纸化管理，减少企业打印成本、IT耗材、存管人力和空间成本等，节能减排，绿色环保，帮助企业减少生产办公成本。高效利用使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，便于共享和查阅；安全可靠通过电子签章技术、数据传输和存储加密技术以及访问控制等措施，保证用户信息的安全应用；通过数据备份、容灾技术以及扩展存储技术，保证会计信息的安全管理。规避风险电子会计档案管理系统可实现查阅人员的分权控制，智能监测非法行为，归档信息自动签章，提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。

客户价值安全+100%时间-90%空间成本-80%-70%

成功案例-1山东移动中国移动通信集团山东有限公司（以下简称“山东移动”）隶属于中国移动通信集团，组建于1999年7月，2000年11月在美国纽约和香港上市，为中国移动（香港）有限公司内地全资子公司之一。公司下设17个市级公司，125个县（市、区）级分公司。

纸质资料影像化管理是提高公司运营效率的重要途径，是公司走过迅猛发展期、步入稳定发展阶段之后急需提升的重要能力之一。

全业务运营之后，竞争更加激烈，公司面临着大批的流程优化、流程新建和流程再造，还面临着提高流程效率、转变流程目标导向等许多新的压力，没有纸质资料影像化管理的手段，以市场和客户为中心的流程快速