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第3页共3页2023年会议接待总结1.会议接待会务组工作由公司会务人员配合主办方联合组成会务组,负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜,妥善解决各类问题。代定会议酒店按主办单位的要求,提供各类标准的酒店,争取最优惠的价格,并协调与酒店的各项事宜。会议厅会前准备好会议所需的所有培训设备,精选安静、舒适、明亮的会议室,特别是在音响效果上的质感要求,我们将尽善尽美的为您安排,充分让会代表感觉到与____值。根据需要可提供数十人至数百人的会议室,目前--____西拥有星级酒店数百家,商务会议室近百个,多功能会议厅数十个;提供电子商务及会议接待服务。根据我们此次会议____人的参与人数和国家会议中心这种大型的会议场所以及“电子商务会议”这个主题,我们决定采取鸡尾酒会式桌形摆设。因为鸡尾酒会式桌形摆设是以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料、餐点的桌子及此次会议展示品的展示柜,不摆设椅子,突出了“电子商务”的自由交流和轻松氛围,自由的活动空间可以让参会者自由交流。在车辆交通服务上但凡在一个地区举办会议,肯定需要协调交通的问题,无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务,还是外出用餐的用车安排,都离不开车辆的运输需求,特别在____,酒店和会场之间的交通就是一大难题,所以就更加突出了会间用车的重要性。由于____酒店业较为发达,我们将参会人员安排在距离国家会议中心较近的酒店下榻,所以车程较近。又根据我们____人的参会人数。所以我们安排了三十三座大巴车____辆,每辆大巴车乘坐____人的方式用于会间用车。会议票务我公司有专业订票员,免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;和代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。而在物品运输方面,会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。资料运输:宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送;小件运输:展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;大件运输:大型器械,大件物品的运送;特种运输:化学用品,医药用品以及复杂物品的运送;远程运输:远距离的展品运送;贵重展品运输:电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。2.会议视觉设计由于我们此次会议的主题为“电子商务”会议,所以我们采用了立体设计的视觉设计方案来体现、传达此次会议的主题。例如:led灯光、冷烟火等不同灯光对会场进行照明。背影墙我们采用大红色为主,因为这样显得很高档,很大气。背影墙能烘托会场气氛。投影仪要避开背影墙,背影墙是展现公司形象的一方面,如果投影仪挡住了背影墙,就有点喧宾夺主的感觉。所以要根据领导讲话的习惯,关在领导的左侧或右侧,不与背影墙重叠。而条幅一定要挂在人们一眼就能看到的正对着门的位置,因为人一进门,首先看到的就是正对着门的那个位置。让参加会议的客人一走进会场就有一个好心情,有一种被尊重的感觉。3.会议材料在会议材料方面我们将为此次会议准备横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。在印刷设计方面很多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。其他方面我们将为参会人员准备充足的单色和多色名片。意见调查表格;相关资料的打字、复印、印
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