计量文件和资料管理规定

计量文件和资料控制管理规定文件编号页码第4页共4页修订日期计量文件和资料控制管理规定受控状态：文件编号：修订状态：A0分发号：编制：审核：批准：日期：日期：日期：会签与修订页：会签页:部门签名日期备注会签会签会签会签会签会签修订记录:修订状态修订日期生效日期更改内容修订人1目的对本公司计量体系文件和资料进行控制，确保各有关部门和人员使用的文件和资料正确、有效，防止使用失效或作废的文件和资料。2适用范围本规定适用于本公司计量体系文件和资料，包括外来文件和资料（如标准、顾客提供图样、样品等）的发放、更改和作废等的控制。3职责3.1行政部负责计量管理程序文件的发放、控制。3.2行政部负责所编写文件的更改和技术资料的发放、控制。4工作程序4.1体系文件、资料的发放和控制4.1.1计量体系文件，计量技术文件，计量资料等由行政部负责发放和控制4.1.2计量体系应发放到对体系有效运行起重要作用的各个场所，也可通过OA系统发布，由各相关部门进行宣贯。4.1.3发放的受控文件，应加盖“受控”章和填写发放的年月日。4.1.4因文件破损而换发新文件时文件的编号不变，因遗失补领新文件时，需填写《文件补发申请表》文件的编号不变，换发和补领文件均应经文件批准人同意，受控文件遗失还应追究责任人的责任。4.1.5失效或作废的文件从所有发放和领用场所收回。收回的失效或作废文件，由文件发放部门填写《文件发放回收记录》，经质量总监批准方可销毁，并填写《文件留存销毁登记表》。4.1.6以积累资料为目的而保留的任何作废文件均应加盖“作废”“保留”印章。4.1.7质量本部编制现行修改状态的《受控文件清单》和《公司质量记录表示汇总清单》，以防止使用失效或作废的文件。4.2文件的使用4.2.1文件使用者应保持所领用文件的完整性,并保持文件的整洁,不得涂改或撕页，如有不同意见，可按本程序5.3条的规定，向文件编写部门提出更改建议。4.2.2受控文件为公司内部文件，领用人应妥善保管，不得随意复制，确需复制时应填写《文件补发申请表》由行政部统一复印。4.3文件和资料的更改4.3.1文件需更改时由更改提出人填写《文件更改通知单》说明更改原因，并按规定办理审核批准手续4.3.2文件更改批准后，由文件编写部门更改，文件更改应注明文件的修改的修改状态、修改人和日期等内容。文件管理员在发放新文件的同时要收回旧文件，并填写《文件、发放回收记录》4.4文件的评审4.4.1为确保现场使用的文件为现行有效版本，应对文件的有效性进行评审；4.4.2文件评审由原文件编制部门负责，一般于每年的年初进行，特殊情况如：第二、三方审核前应追加临时评审。4.5文件的借阅和归档4.5.1计量文件由行政部门归档管理。《文件、资料借阅登记表》借4.6外来文件的管理4.6.1外来文件包括相关法律法规，国家和行业规定、产品及相关标准、检验规范技术说明书等。4.6.2对与管理体系有关的外来文件，接收部门应按其类别交质量本部/安全环保部/设计部识别其适用性，填写《外来文件登记表》并控制分发，以确保其有效。4.6.3安全环保部和研发中心负责收集有关国家、行业、国际标准的最新版本，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。5相关文件计量记录管理规定6相关记录6.