档案管理制度

档案治理制度总则第一条为了标准公司档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的治理，特制定本制度。其次条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。3、下属代理商、分公司备案形成的与经营有关的资料。其次章档案的治理部门第三条档案的治理部门档案治理由总栽办统一监管，行政中心及财务部共同治理，其中行政部为主管部门。第四条档案治理部门的职责1、行政部档案治理的职责负责统一组织编制、修订、完善公司的档案治理制度，标准治理流程、分类名目、治理表格，标准档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的治理。负责指导、培训、宣贯档案治理制度。负责组织、安排、检查督导档案治理制度的执行。负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。负责收集、整理各部门档案分类名目，汇总建立公司电子名目并写入OA档案系统。2、财务中心档案治理的职责负责协作行政部编制、修订、完善公司档案治理制度中财务类档案的分类名目、分类治理流程。负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。第三章档案的分类治理第五条档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政部统一集中治理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。第六条档案的分类分类。1、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。、企业根本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。、经营目标、打算、总结：包括经营目标与总结、经营打算与总结等。、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。、案件资料。、行政后勤档案/员工福利〔餐娱、文体、图书等〕。包括基建工程、后勤福利文件、资产清单等。、人力资源部资料。包括人力配臵、人力开发、人力薪酬〔本钱〕、劳资关系、员工信息治理等。/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。、战略投资部资料、工会文件、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案治理登记资料、图书借阅登记表等。、签字印模。包括签字样本、印章印模等。、特别业务资料。2、按保存形式分类纸质形式电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、隐秘档案、一般〔无密级〕档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、隐秘文件按批阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导依据文件内容，比照密级分类标准进展确定。〔1〕、绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、进展造〔七天内不能恢复链接〕；治理系统崩溃〔三天内不能恢复运行〕或组织架构动乱〔高管三人以上投诉或两人以上离职的〕等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：A、总裁指定的绝密事项资料；B外单位供给的绝密文件资料和相应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资打算；D购置或开发的科研成果和专利等资料；E资金运作打算、协议、等相关财务资料；F重大工程的资料。(2)、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是万元以下；资金链链接不稳〔七天内恢复链接的〕；治理系统患病破坏〔技术平台、作业工具等三天内恢复使用的或组织架构消灭危机〔高管两人以上投诉或一人离职的等，包括但不限于：A集团公司领导指定的机密事项资料；B外单位供给的机密文件资料和相应的争论成果；C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；D关于集团及控股子公司商业利益，进展的合同；E公司进展规划、年度经营打算、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；F尚未公布的技术根本资料、材料、图纸；G投资打算书、工程协议、工程运作方案；H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；I集团公司人事档案、工资；J未公布的内部重大改革及人员变动的方案；K涉及总裁个人的收发文件。、隐秘：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。1链受到稍微影响〔不影响正常作业〕；治理系统患病稍微破坏〔不影响正常使用〕或组织架构受到稍微动乱〔两人以下投诉，无人员离职〕，包括但不限于：A外单位供给的隐秘文件资料和相应的争论成果；B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为制造、专利的阶段性成果、资料等；D合同，技术协议；E公司制度汇编原件。一般〔无密级〕档案：除以上外，其他均为一般档案。第四章档案的移交治理第七条档案移交的根本要求1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。2、移交前，应对破损、字迹集中或纸张太小的文件进展修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进展排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。5、承受碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。第八条分类档案的移交人、保管人、移交时间、移沟通程等的规定，详见《档案分类治理流程》中的规定。第九条档案移交时移交人填写《档案交接登记表》，报部门主管审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。第五章档案的备案治理第十条档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案治理员对备案档案的治理应分公司分年度按分类挨次建立名目并立卷归档。第十一条具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类治理流程》中具体规定。第六章档案的归档治理第十二条档案的归档原则1、按立档单位分开建档。2、按形成或针对的年度分开建档。3、自有档案和备案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按公司/年度/档案类别/挨次号归档编号。6、按末级分类档案登记档案名目。7、不相容职务档案分开归档。3日内归档。档案治理员填写登记《分类档序号及档案密级。第七章档案的立卷治理第十四条档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持全都。分类档案资料较少时，连序的分、基建工程、施工工程、投资工程、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比方：1、单个专题会议相关组合要素：〔1〕关于召开会议的请示与批复；〔2〕提交会议审议批准的资料：包括工作规划、打算、报告；预算决算；各项决议的草案；〔3〕会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；〔4〕会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；〔5〕会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；〔6〕会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；闻报道；〔7〕照片、录音、录像等资料。2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。4、单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。5印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡〔养老保险册〕的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。6、单个基建工程、施工工程、工程工程、资金申报工程、委贷业务资料、担保业务也应依据具体工程或业务要求进展相关要素组合。第八章档案的保管要求第十五条档案治理员负责档案的保管。作为档案治理员;OA中单位档案系统应指定专人作为系统治理员进展维护和治理，主要负责：1、负责统一建立集团及子公司的单位档案构造体系。2、负责指导集团及子公司行政人事档案治理员将《档案分类名目汇总》写入OA单位档案系统中。3、负责检查人事档案治理员在OA单位档案系统中对《档案分类名目汇总》的查阅权限进展合理授权。第十六条纸质或实物档案的保管的一般要求1、档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，四周应备有适应的防火器材；2、承受透亮塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖全部档案架和堵塞鼠洞；3、档案室内应常常用消毒药剂喷洒，常常保持清洁卫生，以防虫蛀；4、档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；5、严防毁坏损失、散失和泄密；第十七条电子档案的保管的一般要求1、档案治理员应建立电子文件夹将电子档案进展统一保管。2、电子文档应保存在单机版的计算机中，必需设臵密码，留意防泄。3、电子文件应定期进展备份，防病毒等安全措施。4、备份磁介质应留意防磁。第十八条密级档案治理的特别要求1、严禁在不具备保密条件的地方存放档案。2、档案治理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。34、档案治理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丧失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。5、隐秘载体必需确保任何时候都处于确定安全、保密状态，对隐秘载体生成过程中不需归档的材料，应准时销毁。隐秘载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司隐秘信息的纸介质、磁介质〔含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等〕、光盘等各类物品。6、隐秘文件在公司内部的借阅、复制必需由借阅人申请，经过载体治理部门负责人、分管领导、行政部负责人审批，有对外公布需要时，必需报经批准。7、绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必需由借阅人申请，经过载体治理部门负责人、分管领导、行政局部管领导、批准。8、在隐秘事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进展治理。9、隐秘事项由形成部门在档案归档时，依据密级资料具体分类标准做好标识〔盖上标识印章，标识印章由档案治理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封妥当保管，并建好记录、台帐。第九章档案的借阅治理第十九条申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案查阅/借阅/复印申请单》，依据档案保管人员方能接待。其次十条借阅人应认真填写档案借阅/查阅/复印登记簿，具体登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等状况。其次十一条在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。其次十二条申请复印时，应由档案治理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于„用途”。至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案治理人员应负责将原件准时、完其次十四条绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查方式，向、确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档〔由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外〕。其次十五条