《记录和档案管理程序》

《记录和档案治理程序》目的对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录〔档案〕的安全，制定本程序。范围适用于本试验室各种检测记录、质量记录和档案的治理。职责试验室办公室负责对记录实施总体掌握，并负责做好试验室记录的掌握和治理。试验室办公室负责做好本试验室记录的掌握和治理。试验室质量监视员负责监视检查执行。全部检测人员应严格执行试验室的记录制度，质检工程师负责与检测过程相关的记录的标识、治理和归档。档案治理员负责归档的记录的保存、保护、检索和处置，帮助做好档案的保密工作。程序内容记录的分类与格式与检测过程相关的记录为技术记录，主要包括抽样〔当参与抽样时、样品接收和处置、样品的预备和原始观测记录，仪器设备购〔报告〕记录，不合格品处置记录。试验室负责人应依据承检产品或工程的技术标准、规程标准制定出原始检测记录的格式。质量治理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括内审、治理评审、体系运行检查、文件收发、反响与订正预防措施、埋怨处理、人员培训、体系改进运行等。质量记录格式由中心质量负责人组织制定。记录的填写与更改全部的检测原始记录应按规定的记录格式真实、准时、完整地填写，书写时应用黑〔或蓝黑〕墨水笔填写，野外试验检测记录可以用铅笔填写。填写记录应字迹清楚、易于识别，并不得随便涂改。当记录中并加盖更改人印章。全部的检测原始记录中均应包括检测人员和校核人员的签字。对计算机采集的原始记录应避开原始数据丧失或变动，记录的更改必需由原记录者更改，其他人一律无权更改。记录可以是各种载体形式，如纸张、电子媒体、胶片等，在电子媒体或胶片上的记录必需有相应的原始记录资料备份。记录的保存5年。检测人员、质量治理人员、内部审核人员的培训和考核等记录3年，对技术人员的技术档案则应长期保存。埋怨处理记录、不合格品处置记录、文件掌握记录等，保存期5年。检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录等，保xx年。4.3.5xx年。监视检测的原始5年。效劳和供给品的选购记录、试验室的环境维护记录，保存期为5年。技术标准和规程标准等外来文件保存期依据其性质确定。仪器设备检定/校准或自校证书原件、仪器设备档案记录、仪器设备维护记录应保存至该仪器设备报废或注销。当记录有追溯性意义或对工作改进有参考价值或作为修改质量体系文件依据时，应进一步延长其保存期限。记录的治理1试验室设有工程质量检测档案专柜。记录经整理编目后，准时交档案治理人员存档，并认真履行交接手续。存档的记录未履行审批手续不得查阅。存放记录的场所应枯燥干净，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品；外来人员未经许可不得进入。档案治理人员应准时登记存档记录，以便利检索查阅。记录的借阅和复制因工作需要借阅和复制记录须经质量负责人批准。外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经主任批准。借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后准时交还治理人员，并办理注销手续。记录的保密记录应存放在指定场所，并实行保密措施。借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。记录的销毁心质量负责人审核，报中心主任批准，由治理人员执行销毁。5相关文件〔〔《文件的掌握和维护程序》crsri-cx-02-xx其次篇：记录〔档案〕治理程序记录〔档案〕治理程序1目的对各类质量活动记录进展有效掌握，保证档案的完整性和标准性。2范围技术标准的治理。3编写依据本中心《质量手册》《试验室资质认定评审准则》4职责办公室负责以下档案资料治理：质量体系文件以及审核和评审〔含比对试验和力量验证〕等质量保证活动记录，申诉、投诉处理档案资料；〔以上资料由检验科室负责整理，定期上交办公室；开展检验工程、检验分包的申请书及其调研、评审全部质量记录；d.标准文本和技术文件、被承受的技术文献以及托付方供给的e.f.g.仪器设备档案。办公室档案室负责以下档案资料的治理：a.全中心人员技术档案；b.试验室建筑设计图纸资料；.建制文件〔包括人员任命和聘任文件；e.上级文件和会议、沟通文件。各检验科室负责以下档案资料的治理。a.各种申请、登记、记录表格；b.中心内外文件。其他各科室负责以下资料的治理。a.各种申请、登记、记录表格；b.中心内外文件。5工作程序责任心强，切实做好档案资料的治理工作。档案治理员应对档案资料进展分类、登记、造册，存放位置固定，做到档案清楚明白，查阅便利。建立严格的档案资料借阅制度，一般状况下，档案资料应在资料室内查阅。如需要借阅时，应进展具体登记，并明确规定归还日期和档案资料外借期间的保管责任。档案资料需保密的，应严格遵守执行我中心为用户保密的声明，保护托付单位的利益。5.5.检验报告一般状况下不准外单位人员查阅，确实需要查阅时〔不包括托付方要求保密的检验报告前方可在办公室资料室内查阅。档案室、资料室应满足档案保存条件，档案室内严禁吸烟，并加强防蛀、防潮、防盗、防鼠工作，保证档案室资料的安全档案资料治理员应定期对保存的档案资料依据不同档案的存销毁时应有两人以上在场，并具体记录。6记录表格xxxxx-gswj-cxbg-018 档 案 资 料 登 记 表xxxxx-gswj-cxbg-019xxxxx-gswj-cxbg-020档案资料借阅登记表档案资料销毁申请表第三篇：电子档案治理程序电子文件归档与电子档案治理规定〔试行〕目的和适用范围目的利用性，对电子文件的形成、传递、积存、归档及电子档案的保管实行全过程治理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。适用范围本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积存、归档及电子档案的治理。本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。其它公室负责，电子文件形成部门要供给帮助和支持。2引进标准sl01007sl01009治理规定电子文件的形成、收集与积存在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应实行作纸质保存。用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。用计算机关心设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备、软件的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假设承受非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。用视频设备获得的动态图象文件，收集时应留意收集其压缩算法和软件。用音频设备获得的文件，收集时应留意收集其属性标识和相关软件。由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应留意参数准确、数据完整。通用软件产生的电子文件，收集时应留意收集其软件型号并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、治理数据等应与电子文件一同收集。电子文件的传递公司内部文件交换只可通过网络进展，不能通过外接存储设备、移动硬盘进展。需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》usbinter连接和收发电子邮件。email由网管负责实施，并保存邮件副本备案。电子文件的整理电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对sl01007sl01007《档案治理制度》著录，并制成名目。电子文件的归档sl01007-01a《档案材料归归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持全都。把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝2必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，本规定推举承受的载体按优先挨次分别是。只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。将相应的电子文件机读名目、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机关数据存在同一载体上。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保存时间1年。在网络中进展了规律归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。检验检验工程包括。载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档100%。20100%。核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应留意远离强磁场，并与有害气本隔离。电子文件的治理公司员工对文档的访问承受分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。电脑使用者对电子文档、图纸应留意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。〔含公司供货厂家、价格、经营模式等信息〕等设计和治理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间供给应任何公司以外的人员。〔如加班等，须经主管人员批准方可。在工程工程实施中，由工程经理负责图纸文档的归口治理，工程完工后交由工程治理部处理。惩罚1000-5000元，对情节特别严峻者，将予以除名。其它本规定的解释权属于公司。本规定自公布之日起执行。6.附件《usb、软盘使用登记表》《图纸、资料拷贝登记表》《收电子邮件登记表》《发电子邮件登记表》1目的对人事档案的建立、保管、利用、归档等进展标准化治理，确保人事档案为公司在用人、选人等方面供给依据。适用范围适用于公司人事档案的建立、编目、保管、处置等过程的掌握、适用于公司各级人员的人事档案治理。人事档案的建立人力资源部负责对公司进员工建立员工人事档案工作，用专用的档案盒装员工档案材料。a.b.c.d.e.个人履历材料录用任免材料进修培训材料考核奖惩材料职称评定资格材料或证书人事档案的分类、编目和标识人力资源部负责档案治理人员将员工档案按以下类别及挨次a.b.c.按部门分类：将同一部门的员工档案归在一起按职务分类：按治理人员、一般员工归在一起；按编号分类：按员工编号排序。人事档案的保管保管原则。安全、保密、清楚、完整。人力资源部设有专用的档案柜，档案应每年核对一次，觉察4.3人事档案属保密文件，任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。4.4密封。档案转走后，同时在人事档案名目一览表上说明“注销”人事档案的利用人事档案的利用主要指档案的借阅、查阅、及出具证明等用途。查阅/阅。12页查阅/公布档案内容。查阅/借阅过程中，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料，档案。7天，假设需延长使用时间，应办理续借手续。人事档案的处置2年后销毁，对死亡人员的档案半年后销毁。22页第五篇：工程档案治理程序工程档案治理程序目的任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。范围用于公司全部工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。职责工程治理部负责工程图书资料的购置、登记、借阅和保管；工程文件用印〔登记、盖印；工程工程资料和竣工资料的收集归档由工程负责对过期资料的审查销毁。内容4.1.1收集、进库和保管上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程治理部档案治理员处。归档目和文件类别进展分类、编号和标识，并分别存放。公司所开发的各工程均有单独的工程代号或简称。gfgs-gf-工程治理标准gs-gf-gc工程类表单gs-gf-gc-001工程部内部治理标准gs-gf-gc-002-工程治理标准gs-gf-gc-003-工程治理部人员架构及职责gl：公司来文：报公司各部门文件gc-xm-gl-001-发工程治理部文gc-gl-002-发预gc-gl-003-gc-gl-004-jy：会议纪要：公司每周/每月工程例会纪要gc-jy-lh-公司现场工作协调会纪要gc-jy-qt-第六册：工程前gc--jd-施工单位考察gc--sk-监理公司考察gc--jk-kc：工程其他文件第八册l监理公司往来文件监理合同- 含招投标文件〕gc-jl-xzgc-jl-yb-发监理单位文gc-jl-fw-gc-jl-qt-sg：施工合同：gc-sg-ht-〔含招投标文件〕施工组织设计〔施工单位供给〕gc-sg-zz-施工方案〔施工单位供给a施工单位来文发施工单位文工程联系wzgc-wz-第十一册j〔按日期施工图阶段图纸会审纪要gc-sj-hs-技术交底记录gc-sj-jd-第十二册qz：工程签证掌握打算及评审记录gc-jh-kz-施工图纸交付打算gc-jh-tz-分包商进场样板确认打算gc-jh-yb-甲供材料进场打算gc-jh-cl-资金使用打算gc-jh-zj-总进度打算〔施工单位〕gc-jh-jd-月/周打算〔施工单位〕gc-jh-yj第十五册cl：材料设备治理：机电设备gc-cl-jd-建材装饰板登记一览表gc-cl-yb-收〔调〕料单gc-cl-sd-设备调试验收记录gc-cl-ys-第十六册jd：进度款支付：工程进度款审批单gc-jd-gc-物资进度款审批单 gc-jd-wz-扣款通知单gc-jd-kk-奖/罚款通知单gc-jd-jf-第十七册jg：交工前楼宇检查记录gc-jg-001-竣工资料gc-jg-002-如：竣工图开竣工报告中间验收资料ys：验收报告：gc-ys-程验收报告〔不需政府参与的验gc-hq-kq-gc-hq-qt其次十一册其他文件3归档文件编号：+文件分类缩写+专业分类缩写+文件挨次号kcxm-kc-ck-详勘资作为文件的最终名目，在文件归档时进展登录，须列明文件的编号、排序，并在首页打印知名目表。标识。对已分类和编号的文件，应在档案盒上进展标识，标识应简洁清楚、明白、易懂。将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。借阅到工程治理部档案治理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完