《物流管理》第九章 企业采购物流管理

第九章企业采购物流管理9.1采购管理概述9.2采购流程及其变革9.3JIT采购9.1采购管理概述一、采购1.采购的概念采购是指企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。采购的对象分为直接物料(BOMmaterial)和间接物料(MROmaterial)，直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。采购员能在最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

2.采购的类型下一页返回9.1采购管理概述

采购实践可分为日常采购(procurement)和战略采购(sourcing)两部分。具体是指:(1)日常采购日常采购是采购人员(buyer)根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。

(2)战略采购战略采购是采购人员(commoditymanager)根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道、建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等等。上一页下一页返回9.1采购管理概述

3.采购员的素质作为一名采购员，应具备以下才能:(1)专业知识采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等，将有助与供应商的沟通，并避免“敌暗我明”，吃亏上当。

(2)成本意识采购人员必须具有成本意识，精打细算，不可“大而化之，’;其次，必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买品质不好或不堪使用的物品。

(3)表达能力采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。二、采购管理

1.采购管理的含义上一页下一页返回9.1采购管理概述采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动，是整个物流活动的重要组成部分。采购管理所面对的是整个企业，而不仅仅是企业中的采购人员(因为企业组织的其他人员也要进行有关采购的协调配合工作)，他们的使命是保证整个企业的物资供应，同时，他们也拥有调动整个企业资源的权利。

2.采购管理的要素采购管理主要有三大要素:(1)采购计划管理①含义及内容。采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。上一页下一页返回9.1采购管理概述采购计划包括定期采购计划(如周、月度、季度、年度)、非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。②功能。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

(2)采购订单管理①含义及内容。采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。上一页下一页返回9.1采购管理概述

②功能。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等。在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。

(3)发票校验①含义及内容。采购货物的暂估处理，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。②功能。发票管理是采购结算管理中重要的内容。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组、流程不断优化的需要。上一页下一页返回9.1采购管理概述

3.采购管理的重要性采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%一60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其他成本，也大于销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。

4.采购管理的目标

(1)使库存投资和损失保持最小;(2)提供不间断的物料流和物资流从而保障组织运作;(3)当条件允许的时候，将所购物料标准化;(4)以最低的总成本获得所需的物资和服务;(5)发展有竞争力的供应商;

(6)以最低的管理费用完成采购目标;(7)协调企业内部各职能部门间合作。

5.采购管理的误区上一页下一页返回9.1采购管理概述采购、外协工作在企业运营中地位十分重要，它的影响往往最直接、最明显地反映到成本、质量上。对于工程公司、商贸公司等企业，由于采购、外协的比重大，采购管理的意义就更加重大了。然而，目前不少企业的采购都存在管理的误区，主要体现在:(1)误区之一:采购只要保证“货比三家”就行了很多企业的管理者认为管采购只要保证“货比三家”就行了，通常都要求负责采购的工作人员申报采购方案时都要提供至少3家报价，管理者审批就看有没有3家的比价，再选一个价格合适的(绝大多数时候是选价格最低的那一个)。这个办法很简单，在采购管理上，把这种采购方式叫做“询价采购”或“选购”。

为什么“货比三家”还不管用?这并不是“询价采购”方式本身的问题。问题的根本原因是没有配套的合格供方管理机制。在这种情况下，采购的管理者最终签字选择供应商，表面上拥有绝对的决策权，但由于采购人员可以自由询价，从而拥有实际的决策权。这种管理模式不改变，无论怎样“货比三家”都是徒劳的。上一页下一页返回9.1采购管理概述解决这个问题的关键是要给采购人员的询价活动圈定一个范围，这就是“合格供方评审”。“合格供方评审”本是质量管理的概念，但从更广义和实用的角度，就是管理者按照质量、成本等方面的标准，划定一个范围。这个范围可以由企业高层管理者直接决定，也可以由一个委员会决定。总之，采购执行人员不能单独决定这个范围，也不能跳出这个范围活动，并要对每次采购活动中这个范围内的决策支持信息负责。

(2)误区之二:招标“一招就灵”招标的采购方式给人以客观、公平、透明的印象，很多管理者认为采取招标方式，可以引入竞争，降低成本，也就万事大吉了。但有时候招标也不是“一招就灵”，这涉及采购方式选择的问题。目前，常用的采购方式有很多。常用的主要有:招标采购、单一来源采购、竞争性谈判、询价采购等。①招标采购。除了最终用户及相关法规要求必须实行招标的情况以外，在对采购内容的成本信息、技术信息掌握程度不够时，最好采用招标的方法，目的之一是为了获得成本信息、技术信息。上一页下一页返回9.1采购管理概述②单一来源采购。如果我们已经完全掌握了采购商品的成本信息和技术信息，或者只有一两家供应商可以供应，公司就应该设法建立长期合作关系，争取稳定的合作、长期价格优惠和质量保证，在这个基础上可以采用单一来源采购的方式。③竞争性谈判。招标时，我们可能会遇到这样的情况:或者投标人数量不够，或者投标人价格、能力等不理想，有时反复招标还是不成，是否继续招标，很是让人苦恼—招也不是，不招也不是。其实，这时候我们没有必要非认准招标不可，大可以采取“竞争性谈判”的方式。竞争性谈判的方法与招标很接近，作用也相仿，但程序上更灵活，效率也更高一些，可以作为招标采购的补充。④询价采购(即选购)。对于我们已经很好掌握了成本信息和技术信息的采购商品(包括物资或服务)，并且有多家供应商竞争，我们就可以事先选定合格供方范围，再在合格供方范围内用“货比三家”的询价采购方式。上一页下一页返回9.1采购管理概述

(3)误区之三:档案保存好，采购信息就都留下来了有不少管理者很早就意识到采购管理存在问题，但苦于无力改进或来不及改进，于是要求相关人员把所有和采购相关的记录、文件通通存档，以待具备条件时分析信息、改进工作。实际上，从这些保存完好的采购档案中，往往还是得不到充足有用的信息，甚至有很多必要的信息永远无法获得了。这在很大程度上，就是由于采购工作过程不够规范引起的。

可见，采购工作过程管理的改进和采购信息的收集是相互影响的，要改进采购管理还是要及早。三、采购风险

1.采购风险的含义上一页下一页返回9.1采购管理概述采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，具体如下所述:

如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加、采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚实甚至违法行为。这些情况都会影响采购预期目标的实现。

2.规避采购风险的手段虽然任何事物都有风险，但采购风险归根结底，也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。主要的手段有:(1)慎重选择供应商，重视供应商的筛选和评级;(2)做好年度采购预算及策略规划;(3)严格审查订货合同，尽量完善合同条款;(4)完善风险控制体系，充分运用供应链管理优化供应和需求;(5)拓宽信息渠道，保持信息流畅顺;(6)加强过程跟踪和控制，发现问题及时采取措施处理，以减低采购风险。上一页返回9.2采购流程及其变革一、采购流程

1.采购流程的含义企业采购流程是指企业根据生产经营活动的需求，选择和购买所需的各种生产资料等物料的过程。

2.采购的基本流程

(1)采购计划采购员应根据请购单和公司生产计划、销售计划制订采购计划，应有全局观念。

(2)供应商的选择和考核

(3)询价、比价、议价

(4)合同的签订买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其他过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同，需确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

(5)交货验收交货验收为采购作业中最为重要的一环。采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。下一页返回9.2采购流程及其变革

(6)质检货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

(7)财务结算货物入库后，财务结算。

3.采购员的工作程序采购员的工作程序主要为:(1)核实采购计划;(2)依据物资采购程序，视不同情况选择供应商;(3)按常规或应急实施采购;(4)办理验收入库、记账手续(不合格产品退货、应急需用材料直接送用户);(5)依据有关程序，办理购物单据的报销手续，无特殊情况当月结算;(6)保修物品调换;(7)临时应急工作;(8)相关记录存档。上一页下一页返回9.2采购流程及其变革二、采购流程的变革

1.传统采购流程的特点传统采购流程中的采购活动主要集中在如何与供应商进行商业交易的活动上，尤其在价格谈判上。关注的重点是交易过程中供应商的价格比较，在供应商的竞争中选择价格满意者作为交易对象。因此，采购流程的周期主要取决于采购控制系统、产品类型及价格、企业的响应、供应商的位置、通讯系统等。在这种情况下，传统采购流程的缺陷是:(1)信息的不对称，为了各自的利益，采购与供应双方都在尽量地隐瞒自己的信息，其结果是使交易成本增大;(2)采购与供应关系体现为短期的合作关系，竞争性强，不确定性大;(3)企业的响应能力较弱;因为信息的不对称和缺乏及时的信息反馈，采购和供应方应付变化的能力均表现不强;(4)对于质量和交货期进行事后把关，即采购方不易参与到供应方的生产过程和质量控制活动中。上一页下一页返回9.2采购流程及其变革

2.采购流程的趋势面对传统采购流程的上述特点，当前的采购流程正面临着三大变化趋势:(1)电子采购方式正在改变采购营销业务的手段;(2)合作竞争的思想正促使采购行为向“纵向一体化”和“横向一体化”延伸和扩张;(3)经济全球化促生全球采购战略。

3.采购流程的变革面对这些趋势，对传统采购流程的变革势在必行。主要体现在:(1)协同采购成为采购流程变革的理念，基于供应链环境下的采购流程建立了起来。协同采购包括企业内部协同、企业外部协同、“为库存采购”转为“为订单采购”、采购过程中的外部资源管理等内容。

(2)在企业采购流程变革中，现代电子网络信息技术的应用是一个重要的手段。B2B或B2C电子采购方式成为快速减少采购成本的首选方法。上一页下一页返回9.2采购流程及其变革

(3)随着准时制生产模式在企业生产系统中的应用，企业业务流程的重组对采购流程也提出了相应的要求，基于准时采购战略的采购流程正成为企业提高市场响应能力的有力手段。三、采购流程的控制与管理

1.从控制采购成本方面，应注意几点

(1)采购计划是企业采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施，是搞好现金流量预测的有利手段;(2)采购业务的确定和付款是企业采购中的日常业务;(3)对供应商的正确选择对于稳定物料来源、保证物料质量十分重要;(4)采购订单是与供应商签订的采购合同，供应商是否按和约“按时按质按价”供货对企业的生产有重大影响，所以要严格采购订单的管理，对于可能拖期的供应商应及时催货，避免对生产造成影响。上一页下一页返回9.2采购流程及其变革

2.从运用战略成本核算角度控制采购流程战略成本核算流程由4个步骤组成，具体是:(1)估计供应商的产品或服务成本;(2)计算竞争对手的产品和服务成本;(3)设定本企业的目标成本并发现产品和流程中可改进的领域;(4)确定作出这些流程和产品改变并持续改进对企业的价值。上一页返回9.3JIT采购一、JIT采购概述

1.JIT采购的概念

JIT采购又称为准时化采购，它是由准时化生产(JustinTime)管理思想演变而来的。

JIT采购的基本思想是:把合适的数量、合适质量的物品、在合适的时间供应到合适的地点，最好的满足用户需要。准时化采购和准时化生产一样，它不但能够最好地满足用户需要，而且可以极大的消除库存、最大限度的消除浪费，从而极大的降低企业的采购成本和经营成本，提高企业的竞争力。正是因为JIT采购对于提高企业经济效益有着显著的效果，20世纪80年代以来，西方经济发达国家非常重视对JIT采购的研究与应用。据资料统计，到目前为止绝大多数的美国企业已经开始全部或局部应用JIT采购方法，并取得了良好的应用效果。下一页返回9.3JIT采购

由于实施JIT采购对企业的基础工作、人员素质、管理水平等要求较高，在我国实施JIT采购方法的企业数量还不太多，主要集中在诸如汽车、电子等行业，应用水平也有待于进一步提高。作为一种先进的物资采购模式和管理方法，在工程建设机械行业的应用可以说也是大势所趋。2.JIT采购的优点

实施JIT采购的优点在于:(1)可以大幅度地减少原材料等物资的库存美国著名的惠普公司在实施JIT采购模式1年后其库存降低了40%，而据国外专业机构测算，40%的降幅只是一般水平，有些企业的降幅甚至达到85%。

(2)提高采购物品的质量据估计推行JIT采购策略可使质量成本减少26%~63%

生产企业库存的降低有利于减少流动资金的占用，加速流动资金的周转，同时也有利于节省原材料等库存物资占用的空间，从而降低库存成本。上一页下一页返回9.3JIT采购

(3)降低原材料等物资的采购价格例如生产复印机的美国施乐(Xerox)公司通过实施JIT采购策略使该公司采购物资的价格下降了40%~50%。

(4)推行JIT采购策略不仅节约了采购过程所需的资源(包括人力、资金、设备等)，而且提高了企业的劳动生产率，增强了企业的适应能力例如惠普公司实施JIT采购后劳动生产率较实施前提高了2%

二、JIT采购的原理日本丰田公司的大野耐一创造了JIT生产方式。他是在美国参观超级市场时受超级市场的供货方式的启发而萌生的想法。而实际上超级市场模式，本来就是一种采购供应的模式。有一个供应商、一个用户，双方形成了一个供需“节点”，需方是采购方，供应商是供应方，供方按照需方的要求给需方进行准时化供货，它们之间的采购供应关系，就是一种准时化采购模式，JIT采购的主要原理主要表现在以下几个方面:上一页下一页返回9.3JIT采购

①与传统采购面向库存不同，准时化采购是一种直接面向需求的采购模式，它的采购送货是直接送到需求点上;②用户需要什么质量，就送什么质量，品种质量符合客户需要，拒绝次品和废品;③用户需要多少就送多少，不少送，也不多送;④用户什么时候需要，就什么时候送货，不晚送，也不早送，非常准时;⑤用户在什么地点需要，就送到什么地点。以上几条，即是JIT采购的原理，它既做到了很好的满足企业对物资的需求，又使得企业的库存量最小，只要在生产线边有一点临时的存放，一天工作完，这些临时存放就消失了，库存完全为零。三、JIT采购的实施

JIT采购必须遵循一定的科学实施步骤。从经验上来看，企业在实施JIT采购时，大体可以遵从下面的具体步骤:1.创建JIT采购班组上一页下一页返回9.3JIT采购

JIT采购班组的作用，就是全面处理JIT有关事宜，制订JIT采购的操作规程，协调企业内部各有关部门的运作、协调企业与供应商之间的运作。一般应成立两个班组:①专门处理供应商事务的班组，该班组的任务是培训和指导供应商的JIT采购操作、街接供应商与本企业的操作流程、认定和评估供应商的信誉、能力，与供应商谈判签定准时化供货合同，向供应商发放免检签证等。②专门协调本企业各个部门的JIT采购操作、制定作业流程、指导和培训操作人员、进行操作检验、监督和评估。这些班组人员对JIT采购的方法应有充分的了解和认识，必要时要进行培训。

2.制订计划、确保JIT采购有步骤的实施企业要有针对性地制订采购策略，制订出具体的分阶段改进当前传统采购的措施，包括减少供应商的数量、对供应商进行评价、向供应商发放签证等内容。在这个过程中，企业要与供应商一起商定JIT采购的目标和有关措施，保持经常性的信息沟通。上一页下一页返回9.3JIT采购

3.精选少数供应商建立伙伴关系供应商和企业之间互利的伙伴关系，意味着双方充满了一种紧密合作