费用报销制度

制度名称：XX有限公司费用报销制度版本：V2.0费用报销制度文件编码：文件编码：FD-01编制/修订日期：2020年07月编制：审核:签批:适用部门：所有部门文档类型：■传阅■阅后存档■保密XX有限公司费用报销制度费用报销制度一、目的为合理控制公司费用支出、降低企业费用，明确各项费用报销的审批的权限与职责，规范报销流程，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于深圳市凯普乐科技有限公司的以下费用报销：现金物料款、市内交通费、差旅费、部门活动经费、个人借款、其他费用支出。三、报销费用具体管理规定现金物料款费用定义现金物料款指公司采购原材料，物料等金额在1000元以下需支付现金的款项。报销额度参考标准现金物料款报销实行“实用实报”制度。。报销单据填写细则报销人员应据实填写完整的《费用报销单》（见附件一），并提供采购此次物料的订单/合同（加盖公章），送货单（加盖送货章并签字）入库单（加盖送货章并签字），收款收据（加盖财务专用章），有发票的还应提供发票。费用报销单上的所有签名必须是正楷签名。员工应保管好所有票据，票据丢失一律不予报销。市内交通费费用定义 费用报销制度市内交通费指因业务、培训、开会、谈判、等在深圳市内发生的交通费，包括出租车、滴滴快车、顺风车、公共巴士、地铁、过路过桥费、交通储值卡及高速公路费、隧道使用费等。因出差至飞机场、火车站等发生的交通费，属差旅费的范畴，不计入市内交通费。允许报销范畴员工因公外出时，应尽可能乘坐地铁、公交车、巴士，特殊情况需要搭出租车的要经部门经理的同意，发生的过路过桥费用和停车费用等实报实销，其他情况发生的费用不予报销若的士发票的时间打印有误，需要苏莹查核考勤记录后，在备注签名确认，没有确认的交通费，财务不予报销。报销单据填写细则报销人员应据实填写完整的《费用报销单》（见附件一）及市内交通明细表（见附件三），并按照市内交通明细表顺序在报销单据粘贴上黏贴好发票。费用报销单上的所有签名必须是正楷签名。填写市内交通明细表时必须填写乘车人、起点、终点、详尽事由并经部门负责人进行签字确认其真实性，若交通费用于不同项目，需备注说明。市内交通费发票的报销时点参见本制度“五、报销时点要求”执行。过期发票一律作废，不予报销。员工应保管好所有票据，票据丢失一律不予报销。差旅费费用定义 费用报销制度差旅费是指由日常工作所在地出发，至目的地执行或参加公司委派的各种任务或活动。其中，境内差旅费指在境内出差发生的差旅费，包括机票费、火车票、住宿费、交通费等，境外差旅费指在境外出差发生的差旅费，包括机票费、住宿费、交通费等。报销额度参考标准员工应保管好出差期间发生的所有票据（须为盖有当地税务机关监制章的正规发票），并按规定粘贴同时在票据背面签名。在酒店发生的费用，除发票外还必需提供酒店消费结算明细单，如为手写清单，需加盖酒店印章/结算章。报销单据填写细则报销人员应据实填写完整的《差旅费用报销单》（见附件一）《差旅费明细表》（见附件四），并按照明细表顺序在报销单据黏贴单上黏贴好相应发票；费用报销单上的所有签名必须是正楷签名。报销时需向财务中心提交（一）《差旅费用报销单》，（二）《出差审批表》，（三）《差旅费明细表》，（四）《出差申请表》，（五）《出差总结》、（六）发票差旅费发票的报销时点参见本制度“五、报销时点要求”执行。过期发票一律作废，不予报销。员工应保管好所有票据，票据丢失一律不予报销。部门活动经费费用定义部门活动经费是指各部门按公司规定的计提标准，各部门年度内不得超支的部门活动费用。 费用报销制度报销单据填写原则报销人员据实填写《费用报销单》（见附件一），在报销单据黏贴单上粘贴好相应金额发票。费用报销单上的所有签名必须是正楷签名。发票金额必须与报销单据填写金额一致，若为机打发票，发票抬头必须为公司名全称。员工福利费发票的报销时点参见本制度“五、报销时点要求”执行。过期发票一律作废，不予报销。员工应保管好所有票据，票据丢失一律不予报销。个人借款费用定义个人借支指公司员工在处理业务往来、采购物资、出差等各种业务时所发生的向公司借支的款项，公司予以报销。个人借支报账期限：所有个人借款需在借出后三个月内报账。个人需借支的金额在1000元以上5000元以下的，需提前一天通知财务中心，借支的金额5000元以上的，需提前2天通知财务中心，原则上个人借支金额不超过借支人一个月工资，且上一笔借支未清账，不得再次借支。申请资料不齐一律不予借支。借款及报销单据填写细则借款人员按规定填写《借款申请单》（见附件五），填写单据时，必须写明收款单位、借款用途及金额，不得随意更改借款用途及金额。报销人员待拿到发票后填写《费用报销单》（见附件一）、出具借 费用报销制度款用途相对应的支撑文件（如采购合同、协议等），并按照对应金额粘贴发票，费用报销单据上需标注冲销个人借款金额以备财务部门销单冲账。原始发票抬头应为公司全称，发票日期需完整，金额必须与《费用报销单》上金额一致，并加盖有发票专用章。确保发票内容与报销内容相符。其他费用支出费用定义其他费用支出指除上述费用外的其他费用，包括办公区、宿舍租金、水电费、电话费、业务招待费等因公司日常运作所产生的费用。费用明细类别涉及其他费用支出的明细类别如下表所示:费用类别 ■注意事项办公区租金、管理费、水电费、电话费企管部门应于每月30日，将上月费用付款申请提交至财务部门。详细操作规定见下述注释A和B。业务招待费招待费仅用于招待公司外部人员，不包括公司部门内或部门间的活动。需凭业务招待费明细表及相关正规发票报销；总裁限额150元/人，总监级限额100元/人，其他限额80元/人。快递费用由企管部门统一收发，登记快递明细，由采购部门统一进行月结对账，根据实际邮寄情况分摊到各部门。招聘费企管部门结合目前公司经营发展阶段，结合各部门人才的需求状况制定人才招聘、培养方案以及预算经总经理审批方可执行。注释:A.水电费凭水电费通知单、抄表单、水电费发票进行报销。租赁费、管理费的房屋租赁合同复印件交财务中心存档，每月按合同约定交纳租金，凭租赁费发票，管理费发票进行报销。B.电话费如为银行自动划扣电话费，凭营业厅打印的机打发票进行报销，如因故无法取得机打发票的，提供定额发票后附电话账单。 费用报销制度C.业务招待费发生前，总监级以下人员据实填写《招待费申请表》（见附件六），填写好招待的时间、招待客户单位及人数、事由、陪同人、招待方式、金额等，经中心负责人批准后执行；总监级及以上人员经总裁批准后执行；没有审批单的或者审批单上签批不全的，财务中心不予审核借支单或报销单。报销单据填写原则报销人员据实填写《费用报销单》（见附件一），并在报销单据黏贴单上粘贴好相应金额发票。费用报销单上的所有签名必须是正楷签名。发票金额必须与报销单据填写金额一致，若为机打发票，发票抬头必须为公司名全称。发票的报销时点参见本制度“五、报销时点要求”执行。过期发票一律作废，不予报销。员工应保管好所有票据，票据丢失一律不予报销。四、费用报销审批职责费用审批应按照“先业务审批，再财务审批”的顺序进行，具体的审批权限设置参照《凯普乐日常费用审批权限表》执行。审核人/审批人应关注所审核事项的完整性、真实性、合理性及该事项的各种风险，并对该事项承担连带责任。业务审批职责如下：1、应关注业务和费用发生的真实性和合理性；2、应关注费用金额是否符合相关制度或项目预算的规定。财务审批职责如下：1、确保报销单据已按照审批权限完成业务审批流程; 费用报销制度2、应关注票据的真实性和合法性，报销凭证的发票是否符合审计、税务要求；3、报销单据上填写的报销金额与发票金额必须核对一致。五、报销时点要求日常部门费用原则上当月发票需当月报销，不允许跨月报销费用。如确有特殊情况，允许在发票开具日期的当季或3个月内报销。本年度的报销单需在当年12月底前报销完毕，最迟不得超过次年1月。费用明细报销时点要求员工活动费1、原则上当月发票，当月报销；2、若有特殊情况可在当季度内报销。差旅费1、差旅费应于出差回来后三个工作日内到财务部门报销或冲销；2、每次出差发生的费用只能一次报销，不能分次报销，否则视同无效报销；3、长期出差超过一个月的，当月发生的费用，下月7号前到财务部门报销。市内交通费1、市内交通费每月报销一次，当月产生费用必须次月10号前报销。快递费用1、企管部门需统计好当月的快递费上交至财务部门计提，次月15号前对好账，将快递费发票至财务中心报销。业务招待费1、须在业务招待后3个工作日内报销。培训、招聘费1、培训