接待管理办法

接待管理办法第一章

总则第1条为规范集团对外招待管理程序，提升招待管理水平，达至践行集团良好形象、合理掌控招待费用之目的，特制订本办法。第2条本办法适用于于集团对各级政府部门、事业单位、新闻媒体、客户单位、供应商等的到访招待，以及集团其他单位人员至集团总部上班的招待。第3条主要职责。1.集团领导：负责管理审核关键性招待计划，并参予集团关键性招待活动。2.集团企业管理中心：负责管理非政府关键性招待活动，负责管理政府部门、关系单位、新闻媒体等关键客人的招待。3.集团行政管理中心：负责管理招待费用的审查与掌控、来宾招待帮助及后勤服务、礼品的订货等。4.集团财务管理中心：负责管理招待费用的审查与缴费。5.集团各部门：负责管理与本部门对口的政府部门以及业务联系单位工作人员的招待。第二章

招待管理规定第4条招待级别。1.按招待规格及名义，将招待分成集团级和部门级两类。集团级：指关键到访人员或以某一单位的名义至公司走访调查、交流、视（托福）察、检查等，须要以集团的名义去招待的。部门级：指到访人员至对口或选定的部门办理有关事务而须要招待的。2.按到访人员重要性，将招待分成五个等级。一级：政府及主管部门局长级以上领导、关键战略合作伙伴、关键客户；二级：副部级以上领导；经销商部长及以上；供应商副总以上；三级：科级以上领导；政府有关机构办事人员；通常客户经理级；通常供应商；四级：主管部门通常人员；联系其他关键工作的通常人员其他：其他普通到访人员，临时工作人员。第5条招待原则。推行分级对口招待，所属部门的到访人员由有关部门招待或委托招待。第三章

招待审核程序及招待流程第6条招待审核程序。1.一级、二级招待，主办部门须要提早至少3天核对《招待申请单》（见到附件1），经行政管理中心审查后，报总裁或董事长审核。2.三级、四级招待，主办部门须要提早至少1天核对《招待申请单》，经行政管理中心审查，报行政副总审核。3.其他类人员的招待集团只负责管理提供更多工作餐，由部门负责人至行政管理中心申领用餐客票，在集团食堂用餐。第7条一级招待流程（其他级别招待参考继续执行）。1.招待提出申请：确认招待级别，投档《招待申请单》并按上条程序执行。2.联系招待单位：有关部门根据招待提出申请建议，在到访人员抵达前要做好有关的招待精心安排，及时与到访人员联系介绍具体内容的造访人数、与否需以车、订房、礼品或其它建议，并及时全面落实。3.精心安排招待人员：集团根据工作须要精心安排招待人员，负责管理主要招待任务的人员必须严苛按照标准全面落实整个招待过程，严禁随意变动和修改。4.机场（车站）提货：招待人员在收到招待任务后，必须证实到访人员的班机（班车）何时抵达，抵达地点，航班号（车次），到访人员的姓名，联系方式及特征。用车，先全面落实集团有没有车辆之后展开，例如无法精心安排车辆的应通告到访人员张牧之开车方式及大致路程时间。收到到访人后，招待人员帮加行李上车，根据班次的时间或者到访人员的须要精心安排住宿、餐饮的先后次序。5.住宿精心安排：抵达住宿地点后，招待人员协助到访人员安顿不好之后，再跟客人证实接下来的行程，返回时必须遗留下自己的联系电话。6.集团招待：招待人员护送到访人员抵达集团办公大楼后或选定招待场所后，招待人员可以先了解集团企业文化、发展前景等内容。在没保举集团领导之前，招待人员可以提早和到访人员深入探讨商讨合作的意见以及到访的主要目的。7.领导召见：招待人员在率领到访人员见到领导之前，必须和集团领导沟通交流不好，证实召见时间、地点，然后率领到访人员与领导见面。见面时，招待人员先搞了解双方的工作，然后粗略地传授来访者的主要商讨事项。恳请严苛特别注意了解时的礼仪礼节，把握住上下级，尊卑关系等。8.餐饮精心安排：根据集团规定的招待标准继续执行。9.对于集团关键战略合作伙伴和关键客户：①明确提出、搜集合作事项：经过以上的招待步骤，双方的感情交流存有了基础，招待人员可以精心安排双方转至至商务谈判的阶段。根据集团积极开展工作的实际情况和部门有关的标准，明确提出合作事项的内容，咨询到访人员明确提出的合作事项内容并且搞好笔录。②处置、确认合作事项：本着双赢的原则，招待人员在集团和到访人员之间根据合作事项的内容搜集双方的意见，并展开处置、构成文案，经双方确认后双方各谓一份，以供时程签定合作协议之用。③领导会晤：双方在合作事项达成一致一致后，双方领导通常可以展开互相道贺的仪式，招待人员尽早并作有关的精心安排。10.机场（车站）KKday：到访人员返回，由招待人员护送KKday，招待人员除了主动帮忙到访人员加行李外，例如存有集团获赠的礼品，一定必须告诫或者轻易提交至到访人员手上。送来车时，须要到到访人员返回自己的视线范围以后，就可以返回。第四章

招待标准及建议第8条根据到访人员的等级规定相同的招待标准。1.一级到访人员：护送人员：原则上由董事长或者集团其他分管领导护送，特定情况临时同意。准备工作物品：根据到访人员和实际须要，会议室可以准备工作横幅、鲜花、水果、宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、咖啡、茶水、矿泉水、礼品等。例如存有必要可以在集团前台门厅边线准备工作热烈欢迎牌、花篮等饰品。2.二级到访人员：护送人员：原则上由集团总裁护送，特定情况临时同意。准备工作物品：根据到访人员和实际须要，会议室可以准备工作宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。3.三、四级到访人员：护送人员：原则上由有关部门负责人护送，特定情况临时同意。准备工作物品：根据客人和实际须要，会议室可以准备工作宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。第9条招待的食宿标准。住宿尽量以集团酒店招待，用餐可以根据情况精心安排的集团酒店或食堂。如果集团食宿资源紧绷或客户存有其他建议的，由行政管理中心根据《招待食宿标准》（附件2）联络精心安排。第五章

招待费用支付第10条总裁及总裁授权人审核一级招待费用标准和参观路线，分管副总审核二、三、四级招待，各部门主管负责管理其他类招待的审核。第11条费用缴费凭《招待申请单》与发票