会议运营管理之一

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会议期间是会议运营最忙的阶段。会议持续短短几天时间，那么多人一下子集中到一个地方，有很多工作要做，只有每项工作都做到位，才能保证会议的成功。第2页/共22页【本章概要】会议举行期间的工作头绪繁杂，会议现场管理是会议能否成功的重要因素之一。做好会议现场管理的关键首先是要对会议的活动和和规律要有深刻了解和认识，掌握会议的各种信息和数据。本章也是本教材的重点内容。【本章学习目标】本章学习目标有四个方面：⑴掌握会议现场注册的方法；⑵掌握会议社会活动安排的技巧；⑶掌握会议专业活动安排的方法;⑷熟悉会议餐饮活动安排的形式与技巧。

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会议的现场注册是所有会议代表抵达后，接触到的第一个会议活动，能否从一开始就给他们留下一个良好的印象，注册工作的现场管理起着直接的作用。会议代表对会议现场注册的要求就是注册程序要尽可能简单，注册速度要尽可能快。要达到这个目的，会议组织者要为会议的现场注册要做好充分的准备工作。第一节会议现场注册第4页/共22页

要想做到每位代表现场注册尽可能快，一定要做好四个方面的工作，一是注册材料的准备工作要充分，二是要尽可能早地让所有会议代表都了解现场注册的程序，三是注册台搭建要合理，要保证足够大的注册空间，四是注册现场的分工要明确，各负其责。同时要求现场注册的工作人员要有丰富的注册经验，人员要充裕，并随时保留有一定数量的机动人员。

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注册台是保证现场注册顺利的重要条件之一，会议组织者应该多次到会议举办地点认真考察，制定出合理的搭建方案。注册台的要求第6页/共22页

大型会议中心经常会有几个会议同时召开，为了使会议代表能够很快找到自己所参加会议的注册台，注册台就要有该会议很明显的标志，这些标志可以包括会徽、会议缩写、举办时间等内容。由于在长达几年的筹备过程中，这些内容经常出现在会议各轮通知书的封面和会议网页中，会议代表很熟悉这些会议的标识，因而也就能够很快的找到会议注册台，当然指明会议注册台的路标也是很重要的标识。（一）注册台地点选择第7页/共22页

大型会议中心经常会有几个会议同时召开，为了使会议代表能够很快找到自己所参加会议的注册台，注册台就要有该会议很明显的标志，这些标志可以包括会徽、会议缩写、举办时间等内容。由于在长达几年的筹备过程中，这些内容经常出现在会议各轮通知书的封面和会议网页中，会议代表很熟悉这些会议的标识，因而也就能够很快的找到会议注册台，当然指明会议注册台的路标也是很重要的标识。（二）注册台标识第8页/共22页

会议临时员工的空间安排国际心理学大会注册台的预先注册区域标识

第9页/共22页（三）注册台的搭建

在有条件的会议中心，注册台最好采取用标准展板搭建的方式，注册台可以分为前后两个区域，前面的区域为注册区域并分为几个部分，注册台的眉板上应该标明每个部分的功能，如预先注册和现场注册等；每个部分的长度和注册台的总长度应该视会议的规模和场地面积的大小而确定。注册台后面的区域是工作间和堆放会议文件和资料的库房，它们的面积同样也要根据会议的规模和场地空间的大小而定。采用这种方式搭建的注册台布局合理，结构紧凑，集中办公，容易形成高效率的办公环境。第10页/共22页二、注册分工（一）预先注册(Pre-Registration)（二）现场注册(On-siteRegistration)

（三）旅游和票证服务(TourandTicketService)（四）领取会议文件(DocumentsPick-Up)（五）会议专业服务(ScientificInformation)（六）会议管理组第11页/共22页第12页/共22页【实例７-１】第9届国际小儿神经大会注册台布置第13页/共22页三、注册时间与工作人员安排

开始时间与工作人员人数会议期间时间与工作人员人数结束时间第14页/共22页

开始时间与工作人员人数

会议人数提前时间需要人员X≥10001.5——2天所有人员500≤X＜10001——1.5天所有人员X＜500人0.5——1天所有人员第15页/共22页

会议期间时间与工作人员安排

上班时间下班时间需要人员会前0.5小时会后0.5小时部分人员第16页/共22页

结束时间

闭幕式开始之时第17页/共22页四、注册数据的处理

会议各项活动的组织和管理都是以现场注册时获得的各种数据为依据进行的，应该随时将这些数据提供给会议的各个职能机构，用于修改会前预定的数据。第18页/共22页（一）会议程序

通常会议代表注册的随意性很大，即使会议的开幕式已经结束，也仍然会有一些会议代表没有到现场注册，这些代表中既包括口头演讲的论文作者、也有会议的主持人，甚至有时还会有大会的特邀演讲人。注册组要随时向程序委员会提供代表现场注册的最新数据，特别是那些还未注册的代表信息。程序委员会要根据这些注册数据，对会议的程序随时进行调整，保证会议顺利进行。第19页/共22页（二）会议会务

代表现场注册的数据也要随时提供给会务组。会议的许多活动都是与注册人数密切相关的，特别是欢迎招待会和宴会，一般都是预定人数多，实际参加的人数少；当然出现这种现象还有其他各种原因，但是所有活动的人数修正的基础首先是基于原始的现场注册数据。第20页/共22页（三）旅游

许多会议通常都允许代表和陪同人员临时参加或者取消他们的旅游活动，因此每天注册结束后，旅游组都要将次日参加每条旅游路线的人数提交给旅游社，他们根据变化的人数及时调整