集中采购管理办法优质资料

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集中采购管理暂行办法集中采购管理办法优质资料(可以直接使用，可编辑优质资料，欢迎下载）第一章总则第一条为加强集中采购管理，完善和规范集中采购运行机制，提高资金使用效益，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》等法规及有关制度规定，结合公司实际情况，制定本暂行办法。第二条本暂行办法适用于公司境内各级公司。第三条本办法所称的集中采购，是指由采购职能部门按规定的程序，以购买、租赁、委托、雇用等方式有偿获取大宗物品、工程和服务（以下简称“商品”）的行为。第四条集中采购应当遵循公开、公平、公正、竞争和效益原则。第五条集中采购范围包括：（一）大宗物品类：动力设备、交通运输设备、医疗设备、电子计算机及外围设备、安全保卫设备、通讯设备、电器设备、办公设备、办公家具及用品、电子设备运转用品、宣传用品、劳防用品、印刷品（含会计凭证）、出纳机具、司服等。（二）工程类：营业办公用房的建造和装修（包括工程勘查、设计、施工、监理、评估、审价及项目管理等）。（三）服务类：网络工程及软件开发、物业管理、设备维修、设备和软件系统维护、业务外包、审计、税务、律师、咨询、资产评估、资产托管、培训、保险、广告、媒体策划、会务服务、医疗体检及理赔查勘代理服务等各类服务项目。集中采购范围内的商品，凡单次采购金额超过10万元（含）的必须实施集中采购，按照本暂行办法执行。第六条集中采购实行采购监督管理与采购操作实施相分离的运行机制。第二章集中采购的组织体系及职责分工第七条集中采购的组织体系包括综合管理部门、实施部门、条线归口管理部门、商品使用部门和合规监督部门。第八条预算财务部，是集中采购综合管理部门。其职责为：（一）拟定集中采购规章制度；（二）拟定集中采购商品目录；（三）监控集中采购制度执行情况;（四）发布集中采购制度、集中采购目录等采购管理信息。第九条集中采购中心（以下简称“采购中心”），是集中采购操作实施部门。其职责为：（一）根据集中采购实施方案，组织实施集中采购活动及采购档案管理；（二）建立、管理评审专家库，按规定确定参加评审成员；（三）组织签订商务合同和采购项目考评，协助商品验收；（四）负责供应商及采购代理机构的管理；（五）发布集中采购项目信息。第十条条线归口管理部门，是采购商品需求统筹管理和提交采购申请的部门。其职责为：（一）审核商品使用部门的采购需求。对采购项目预算金额、质量标准、技术参数、时间要求等按规定权限和流程审核把关；（二）向采购中心提交其归口管理商品的集中采购申请，协助评标工作；（三）组织商品使用部门进行商品验收，并提出付款申请；（四）协助采购中心进行采购项目考评。第十一条商品使用部门，是直接使用商品的部门。其职责为：（一）向条线归口管理部门提交采购需求。需求应包括采购项目预算金额、数量、质量标准、时间要求等具体内容；（二）负责商品验收以及参与采购项目考评。第十二条法律合规、审计和监察部门，是集中采购的合规监督部门。法律合规部，负责集中采购的法律咨询，对招标文件、合同等法律文书进行法律审查。审计、监察部门，承担集中采购的检查、监督职责。第三章集中采购类型第十三条集中采购分为总公司集中采购、总公司选型采购、分公司集中采购三种类型。（一）总公司集中采购：由总公司统一确定商品型号，统一组织采购，统一签订采购合同。（二）总公司选型采购：由总公司通过集中采购确定供应商范围、商品型号、最高限价等，分公司在总公司拟定的框架内组织商务谈判，确定采购商品品牌、型号和实际采购价格，并支付款项。（三）分公司集中采购：由分公司确定商品型号、组织采购并支付款项。第十四条总公司选型采购商品选型有效期最长不超过两年，期满后必须重新论证选型，重新组织采购。选型有效期内，选型采购商品市场价格出现大幅波动的，且低于总公司选型采购价格的，总公司采购中心应重新组织招标采购。第十五条总公司每年发布集中采购目录，明确总公司集中采购、总公司选型采购及省分公司集中采购商品范围。集中采购目录发布后，原则上在当年不予变更，如因特殊原因必须变更目录内容，须经总公司预算财务部组织，报经总经理室审批同意后，予以调整。省分公司可以根据总公司集中采购目录，制定、发布全辖集中采购目录。第十六条符合本暂行办法集中采购范围的商品暂全部采用总公司集中采购类型进行集中采购。第四章集中采购的形式与方式第十七条集中采购按采购结果时效性分为单次采购和年度性采购。（一）单次采购：是指采购条件、结果仅对当次采购有效。（二）年度性采购：是指当次采购条件、结果在年度内后续采购中有效、无需重新实施采购审批、招标流程。对采购频繁、采购数量大的商品，可实施年度性采购。需实施年度性采购的商品，应由商品使用部门提出需求，经条线归口管理部门、采购中心、预算财务部审核，并经总经理室批准后实施。年度性采购必须以招标方式实施。第十八条集中采购按采购实施者分为委托采购和本公司自行采购两种形式。（一）委托采购：是指委托有资质的采购代理机构组织招标的采购形式。由委托公司提供采购项目的可行性报告、规格要求、技术参数等，并与采购代理机构签订委托合同。（二）本公司自行采购：是指由本公司集中采购中心自行实施采购活动的采购形式。第十九条本公司自行采购分有招标、竞争性谈判、询价、单一来源等方式，其中招标又分为公开招标和邀请招标。（一）公开招标采购，是指通过招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。（二）邀请招标采购，是指通过投标邀请书邀请二家以上（含二家）达到规定资质的供应商投标的采购方式。（三）竞争性谈判采购，是指邀请二家以上（含二家）达到规定资质的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。（四）询价采购，是指对二家以上（含二家）达到规定资质的供应商提供的报价及服务进行比较以确保价格及服务具有竞争性的采购方式。（五）单一来源采购，是指与单一供应商进行谈判的采购方式。第二十条单次采购大宗物品20万元（含）以上、工程类项目30万元（含）以上、网络工程和软件开发类项目20万元（含）以上，服务类项目20万元以上的商品采购，采用招标（公开招标和邀请招标）或竞争性谈判方式。单次采购大宗物品200万元（含）以上、网络工程及软件开发200万元（含）以上，服务类项目100万元（含）以上的商品采购，必须采用招标（公开招标和邀请招标）方式。对电脑、办公设备和家具等型号标准便于统一及市场竞争充分的商品，单次采购金额100万元（含）以上必须公开招标。所有总公司选型采购，均须采用公开招标方式。第二十一条投资在50万元（含）以上的基建工程，必须委托采购，并根据当地基建工程招标规定实施招标。分公司对于CI标识、灯箱、消防及机房工程等有特殊要求的项目，可以与主题工程分离分项招标。第二十二条各类工程项目，包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等采购，达到下列标准之一的，必须进行公开招标：（一）施工单项合同估算在200万元（含）以上的；（二）重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元（含）以上的；（三）勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元（含）以上的；（四）单项合同估算价低于第（一）、（二）、（三）项规定的标准，但项目总投资额在3000万元（含）以上的。第二十三条对于应采用招标方式而拟采用竞争性谈判方式采购的，必须符合下列条件之一，由采购中心申请，经总经理室批准后方可实施：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格投标人或者重新招标未能成立的；（二）商品技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；（三）招标时间不能满足紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。第二十四条对于应采用招标或竞争性谈判而拟采用询价方式采购的，必须是采购金额较小、货物规格和标准统一、市场竞争充分、价格变化幅度小的商品，由采购中心提出申请，经总经理室批准后方可实施。第二十五条对于应采用非单一来源方式而拟采用单一来源方式采购的，必须符合下列条件之一，由采购中心提出申请，经总经理室批准后方可实施：（一）拟采购商品的质量、种类具有市场唯一性，没有其他供应商的；（二）为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；（三）因自然灾害等不可抗力需要紧急采购的；（四）涉及国家秘密、重要商密的；（五）根据监管部门规定，在上年（次）招标有效期内的；（六）其他必要条件。第二十六条采购中心应尽可能直接向源头供应商采购，以减少中间环节、降低成本。对办公用品、小型电器等单价较低、无特殊技术要求的一般商品，在全省或全国连锁的大型超市内购置，视同按总公司的要求进行集中采购。第五章集中采购程序第二十七条总公司集中采购商品，由总公司条线归口管理部门确定投资预算、规格要求及技术参数。（一）分公司根据年度预算和业务发展需要向总公司条线归口管理部门提交采购需求报告。（二）根据分公司采购需求，总公司条线归口管理部门提出立项报告，说明项目实施的必要性，提供项目预算、技术参数、时间要求及采购清单等，按规定流程审批。如由总公司安排预算，但未纳入年度预算内的项目，必须先经总公司预算财务部审核。（三）总公司采购中心根据批准的立项报告和条线归口管理部门提交的集中采购申请实施集中采购，采购商品不得超过立项报告的预算范围和规格。（四）按照合同管理规定对合同实施审查后，由采购中心组织签订采购合同。（五）总公司集中采购商品的付款清算方式分为总公司统一付款和分公司自行付款。总公司统一付款，是指供应商履约后将发票、分公司确认的收货清单，提交总公司条线归口管理部门。经总公司条线归口管理部门对发票、收货清单、合同及相关附件审核确认后，填制付款申请单，一并报送总公司预算财务部。总公司预算财务部负责审核、付款，并向分公司寄送发票、收货清单，与分公司进行资金清算。分公司自行付款，是指供应商履约后将发票、相关部门确认的收货清单，提交分公司条线归口管理部门。分公司条线归口管理部门对发票、收货清单、合同及相关附件审核确认后，填制集中采购商品验收单、付款申请单，一并报送分公司预算财务部，由分公司预算财务部负责审核、付款。第六章招标与评标第二十八条公开招标采购，应当通过指定的报刊、网络或者其他媒介发布采购信息。招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。第二十九条邀请招标采购，应当向二家（含二家）以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。投标邀请书应当载明招标单位的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间等事项。第三十条采购中心或委托代理机构负责组织相关业务部门编制招标文件。招标文件应包括招标项目的所有实质性要求和条件（招标项目介绍和技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求、开标时间和地点、评标标准和方法等）以及签订立合同的主要条款，并确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。第三十一条对已发出招标文件需要进行必要的澄清或者修改的，由采购中心或委托代理机构在规定时间内，以书面形式通知所有招标文件收受人。第三十二条投标人须具备以下条件：中国境内、外的法人或其他组织，具备独立民事责任能力，有良好的履约能力和记录，资金财务状况良好。第三十三条采购中心或委托代理机构统一收取投标书，核对投标人投标文件内容是否密封，核对无误后，与投标人办理签收手续，并妥善保管。未按招标公告及相关要求密封的投标文件、迟报的投标文件均视为无效投标。第三十四条开标由采购中心或委托代理机构人员主持并组织实施。投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由主持人当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。第三十五条评标由采购中心或委托代理机构人员主持并组织实施。评标小组为五人以上的奇数，由采购中心确定;同一部门在每次评标小组中的成员不得超过三分之一;评标小组中技术方面的专家不得少于成员总数的三分之二;涉及下级分公司使用的项目，评标小组成员还应包括下级分公司有关技术方面的专家。监管部门对特殊采购项目聘请评标专家有具体要求的，按相关规定执行。评标小组不得早于评标前3天组成，评标小组成员不得与投标人接触。第三十六条评标应在严格保密的情况下进行，评标过程不得中断，由监察部门人员进行监督。第三十七条评标小组应当按照公平、公正、择优的原则进行评标，依据评标标准对投标人进行评分，按照得分高低次序排出名次。评标小组完成评标后，应当向采购中心提供书面评标报告，明确评标结果。第三十八条采购中心根据评标小组提出的书面评标报告确定中标人。中标人确定后，采购中心应当向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。第三十九条参加采购活动人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招投标的其他信息。招标文件设有标底的，标底必须保密。与采购项目有利益关系的评标小组成员和采购工作人员，必须主动申明并回避。第七章商品验收与资金结算第四十条合同签订及执行。（一）采购中心负责组织合同签订工作，并会同条线归口管理部门、商品使用部门等监督合同执行。（二）在公平、平等的前提下，合同条款必须符合公司集中采购管理规定。（三）公司有标准合同文本的，必须使用公司标准合同文本，没有标准合同文本的，依照公司合同管理规定执行。招标文件中明确作为正式合同条款的内容，必须纳入正式合同之中。（四）合同签订必须遵循先审后签的原则，合同文本审查按公司合同管理规定执行。（五）所签订合同涉及下级分公司采购项目的，应将合同抄送下级分公司。第四十一条商品验收。条线归口管理部门组织商品使用部门进行商品验收，采购中心可协助验收。验收时，应与采购合同规定的品种、数量、交货时间、技术参数等要素一一核对。验收完毕，商品使用部门在供应商出具的收货清单上签章确认。条线归口管理部门根据收货清单填制集中采购商品验收单。第八章采购项目考评第四十二条每年至少一次，由采购中心组织商品使用部门、条线归口管理部门分批对采购项目进行考评，考评结果作为供应商替换的依据之一。考评主要包括对商品和供应商考核两方面内容：（一）商品使用情况，包括商品价格、质量以及对本公司业务的适应性等；（二）供应商情况，包括供应商参与的态度和诚信、合同履约情况、服务响应速度以及商品使用部门满意度等。第四十三条采购项目考评的主要流程：（一）总公司集中采购商品，由总公司采购中心会同总公司条线归口管理部门设置考评指标和考评标准，组织省直分公司及总公司相关部门参加考评。（二）采购中心根据考评结果，结合日常服务情况认真审核评定供应商，出具评估报告，并将评估报告送预算财务部、条线归口管理部门和商品使用部门。第四十四条供应商有下列情况之一的，经条线归口管理部门、采购中心、预算财务部审核确认，并经总经理室批准后，立即停止向其采购，该供应商3年内不得参与公司内投标：（一）当年采购项目考评不合格的；（二）履约过程中出现责任事故的；（三）履约过程中因质量问题或违约造成公司损失的；（四）后续服务难以满足公司业务需要的；（五）其他。第九章采购信息与档案管理第四十五条全公司招标供应商信息统一由总公司采购中心发布，其他部门不得通过任何形式发布招标供应商信息。第四十六条总公司采购中心应在采购合同签订后5个工作日内，将采购项目的商品（含基建工程）的名称、品牌、型号、采购价格、服务承诺和供应商基本情况等具体采购信息公布在公司网站上。第四十七条集中采购档案管理，由总公司采购中心负责制定管理办法。第十章检查与监督第四十八条商品使用单位对总行集中采购的商品有异议，应及时向条线归口管理部门、采购中心、预算财务部、审计部和监察室反映。第四十九条合规监督部门应当加强对集中采购法规、制度执行情况的监督检查。总公司将不定期组织对全公司集中采购情况进行检查。对全公司重大采购事项，总公司审计部应定期检查。第五十条对集中采购行为违规的单位，将按相关规定进行处理，责令限期整改，并追究相关人员责任。第五十一条对参与采购活动的工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的，依照法律、法规和公司相关规定处理。第十一章附则第五十二条本暂行办法由总公司预算财务部负责解释。第五十三条本办法自印发之日起施行。附件：1.总公司集中采购流程图2.单次集中采购申请表3.年度集中采购申请表4.集中采购方式变更审批表5.集中采购商品验收单附件1：总公司集中采购流程图是否预算内是否是否预算内是否批准？总公司预算财务部审核、付款、并组织与分公司进行资金清算报总公司预算财务部审核不予立项供应商履约后，将发票、收货清单交分公司条线归口管理部门分公司条线归口管理部门填制付款申请单，同其他报销凭证一并报送分公司预算财务部分公司预算财务部审核、付款分公司提交采购需求总公司条线归口管理部门审核总公司条线归口管理部门提起立项报告，按规定流程审批总公司条线归口管理部门提出采购申请采购中心实施采购，组织签订采购合同供应商履约后，将发票及分公司确定的收货清单交总公司条线归口管理部门总公司条线归口管理部门填制付款申请单，同其他报销凭证一并报送总公司预算财务部否通过否决否是是分公司自行付款总公司统一付款单次集中采购申请表单位：万元项目名称及立项文号固定资产预算费用预算采购申请部门联系人及项目需求部门负责人签章：年月日集中采购中心意见：部门负责人签章：年月日预算财务部意见：部门负责人签章：年月日公司领导（或授权人）意见：签章：年月日附件3：年度性集中采购申请表单位：万元项目名称及立项文号采购申请部门联系人及项目年度预算总额当次申请额度当年累计使用额度固定资产费用年度采购性质（请打“√”）年度内初次采购○年度内后续采购○项目需求部门负责人签章：年月日集中采购中心意见：部门负责人签章：年月日预算财务部意见：部门负责人签章：年月日公司领导（或授权人）意见：签章：年月日注：年度内后续采购无需再报预算财务部、公司领导审批。附件4：集中采购方式变更审批表单位：万元项目名称项目编号预算金额联系人及应实施的采购方式实际采购拟实施的采购方式变更采购方式原因及依据集中采购中心意见：部门负责人签章：年月日预算财务部意见：部门负责人签章：年月日公司领导（或授权人）意见：部门负责人签章：年月日附件5：集中采购商品验收单合同号商品情况设备类工程类软件及其他类名称型号项目名称项目名称数量建筑面积使用期限单价合同金额合同金额总价结算金额年维护费供应商名称联系人联系采购单位名称联系方式验收情况验收日期验收结论条线归口管理部门意见采购中心意见预算财务部意见备注分公司集采审批流程说明：主材指:钢材、木枋、模板、临建电线电缆和配电箱，水泥、商品砼、活动板房及安装的电线电缆、配电箱、母线、桥架。其它材料指:型材、砌体、砂石、架扣、设备租赁、脚手架板、安全防护用品等及安装主材以外的材料。1、供方初评流程分公司采购员分公司采购员挂电子版考察表物资部经理物资部经理法律事务部副部长（法律事务部副部长（***）法律事务部部长（法律事务部部长（***）2、采购任务流程分公司采购员主材其它材料分公司采购员分公司采购员分公司采购员物资部经理物资部经理物资部经理物资部经理分公司总经济师分公司总经济师分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（法律事务部副部长（***）法律事务部部长（法律事务部部长（***）总经济师（总经济师（***）局合约法务采购管理（局合约法务采购管理（***）局合约法务部经理（局合约法务部经理（***）3、资格预审流程分公司采购员主材其它材料分公司采购员分公司采购员分公司采购员物资部经理物资部经理物资部经理物资部经理分公司总经济师分公司总经济师分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（法律事务部副部长（***）法律事务部部长（法律事务部部长（***）总经济师（总经济师（***）局合约法务采购管理（局合约法务采购管理（***）局合约法务部经理（局合约法务部经理（***）4、招标文件评审流程分公司采购员主材其它材料分公司采购员分公司采购员分公司采购员物资部经理商务部经理物资部经理商务部经理技术部经理物资部经理商务部经理分公司生产副总分公司生产副总分公司总经济师分公司生产副总分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（法律事务部副部长（***）法律事务部部长（法律事务部部长（***）商务合约部部长（***）公司总经济师（公司总经济师（***）局合约法务采购管理（局合约法务采购管理（***）局合约法务部经理（局合约法务部经理（***）5、定标评审流程主材其它材料分公司采购员分公司采购员分公司采购员分公司采购员物资部经理物资部经理物资部经理物资部经理分公司总经济师分公司总经济师分公司总经济师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（***法律事务部副部长（***）法律事务部副部长（***）法律事务部部长（***法律事务部部长（***）法律事务部部长（***）公司总经济师（***公司总经济师（***）公司总经济师（***）局合约法务采购管理（局合约法务采购管理（***）(设备和机电材料在分公司和公司部门节点增加部门负责人分公司副总节点增加生产或机局合约法务部经理（***局合约法务部经理（***）6、合同评审流程分公司采购员分公司采购员主材其它材料分公司采购员分公司采购员物资部经理物资部经理商务部经理财务部经理物资部经理物资部经理商务部经理财务部经理分公司总会计师分公司总经济师分公司总会计师分公司总经济师分公司生产副总分公司总会计师分公司总经济师分公司总经理分公司总经理分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（***法律事务部副部长（***）法律事务部副部长（***）法律事务部部长（法律事务部部长（***）商务合约部部长（***）法律事务部部长（法律事务部部长（***）商务合约部部长（***）公司总经济师（公司总经济师（***）公司总经济师（公司总经济师（***）局合约法务采购管理（局合约法务采购管理（***）局合约法务部经理（局合约法务部经理（***）分公司采购员设备机电材料分公司采购员分公司采购员分公司采购员物资部经理物资部经理商务部经理财务部经理机电部经理物资部经理物资部经理商务部经理财务部经理工程部经理分公司总会计师分公司总经济师分公司总会计师分公司总经济师分公司机电副总分公司总会计师分公司总经济师分公司生产副总分公司总经理分公司总经理分公司总经理分公司总经理法律事务部副部长（***法律事务部副部长（***）法律事务部副部长（***）法律事务部部长（***法律事务部部长（***）商务合约部部长（***）生管理部部长（***）法律事务部部长（***）商务合约部部长（***）机电部部长（***）公司总经济师（***公司总经济师（***）公司总经济师（***）备品备件采购管理办法一、目的与适用范围1、为了加强备品备件采购管理，降低采购成本，有序地推进采购工作，特制定本管理办法。2、本公司采购的备品备件都属于该采购管理的范围；其它办公用品和劳保用品等辅助材料等可参照本办法实施采购。3、采购坚持“公开、公正、公平”的原则。采购是在保证产品质量的前提下，为了达到降低采购成本、增强供应链竞争能力，通过比价实现优价优量的采购方式。4、除仅有唯一供货单位及有特殊要求的备品备件采购外（应审批），其它备件的采购都应选择比价采购方式。5、对于大宗物资、大型设备及常年循环使用的易损件应采用定点采购方式。6、对于单笔采购金额500元以下(含500元)由机动科专人负责采购，现金垫付后，凭申请报告和发票到财务报销。7、对于单笔采购金额500元以上的备品备件采购，要执行严格的采购计划制度，每月月底由各工序设备人员提出下月的采购计划，报请部门领导、公司经理及设备动力部审核批准。附录采购计划表。8、采购流程：设备专责工程师提出明确的技术要求及数量，同时推荐出供货厂家，由备件员汇同技术人员进行初步询价，询价数量以三家为基准（特殊的非标设备件除外），设备专责工程师同时落实相关技术指标和参数。询价完成后，由备件员汇同设备专责工程师，就产品价格和产品质量进行进一步沟通，筛选出目标供应商（符合比较采购的原则上不少于3家），同时收集相关供应商的资质和资料。报请主管科长和主管经理审核后，确认招标、议标或定向采购方式，备件员在明确采购方式后和目标供应商后，发出明确的书面函件，并针对回函及技术确认后，召开专题定标会议，定标原则：1）同类使用业绩；2）满足技术要求及供货周期；3）价格优势；4）服务优势；5）付款优势。定标完成后由备件员发出正式的书面通知中标单位，同时组织设备专责工程师编写技术协议，落实商务合同，最终完成正式合同的签订。正式合同由财务科、综合办公室及机动科各自存档备用。9、到货后的验收，由设备专责工程师联合备件员和仓库保管员完成，技术验收以专责工程师为主，形成书面验收单，验收单是质保金支付的主要凭证，备件员在申请支付质保金时必须附有设备专责工程师出具的验收使用合格单。10、紧急采购在设备人员直接沟通各相关部门后，可特事特办。二、定点采购单位的选择1、同时满足以下三个条件的供货商才可作为侯选定点采购单位：1.1提供的物资符合本公司质量保证体系规定的质量要求。对于本公司不具备检测条件的物资，能够出具国家认定或本公司认可的检测机构的质量检验报告；1.2提供的物资能够满足本公司的时间要求；1.3产品价格合理。2、对于采购金额较大的备件、设备等，具备招标采购条件的，尽量实行招标采购，通过招标方式选择侯选定点采购单位。2.1主要生产用原材料等金额较大的物资采购，由采购部门和物资使用部门共同确定侯选定点采购单位。侯选定点采购单位应为所需材料的大型生产厂家，必须为增值税一般纳税人，必须开具增值税专用发票；2.2非生产用主要材料侯选定点采购单位原则上必须为生产厂家，还可根据生产经营的需要选择在本市有信誉的代理商。如果经比较，生产厂家和代理商供货质量、价格及相关费用之和相差无几，为提高购货效率，也可选择三家在本市有信誉的代理商作为侯选定点采购单位。定点采购单位的评审在正式确定定点采购单位前，应履行严格的评审程序，评审内容包括企业状况、价格水平、质量保证、企业信誉、生产部门使用情况等，评审工作本着质量第一，价格最优的原则，同样产品价格比质量，同样质量比价格，同样质量、价格比信誉。评审工作组织流程为：1、成立定点审核小组，审核小组作为公司采购工作的专职审核监督部门，评审工作由审核小组负责组织。2、评审程序为：2.1由机动科根据市场调查情况提供侯选定点采购单位详细清单，填写《定点采购单位评审表》，连同收集的有关信息资料，交由审核小组进行评审。收集的有关侯选定点采购单位的信息资料至少应包括：营业执照、税务登记证、物资采购比价表、付款方式及供货保障情况等；2.2审核小组会同机动科、财务科、办公室等部门集体研究决定定点采购单位，并在《定点采购单位评审表》上签字确认；2.3经审批的定点采购单位及采购价格发机动部门执行，并报财务科备案；