现代办公技能 模块一

任务一

认识计算机模块一

办公自动化基础知识【职业场景】

钟苗今天接到通知：她已经被某公司录取了，身份从学生过渡到职业人，她很兴奋也很忐忑。兴奋的是来到新的环境、结识新的朋友，一切是新的起点，所学的知识有了用武之地。忐忑的是她之前就从老师和同学口中了解到：现在的企业除了要求专业素质过硬之外，还很注重职员的计算机理论知识和计算机动手操作能力。而且她的领导周主任在电话中与钟苗沟通具体工作内容的时候，希望她能够熟练掌握和操作计算机，便于后期工作顺利完成。可是刚刚从大学毕业的她，虽然日常生活中也使用计算机，但是对于计算机的理论知识却是一知半解，特别是得知自己还需要熟练操作计算机的时候就很担心。【任务描述】

计算机基础知识体系庞大，为了掌握扎实的计算机基础知识，钟苗决定先从认识计算机开始。她给自己布置了以下作业：即什么是计算机？计算机的功能有哪些？计算机发展到现在经过了哪些阶段？计算机有哪些用途呢？如果你是钟苗，你知道这些问题的答案吗？【相关知识】一、什么是计算机

电子计算机又称电脑，是一种能够自动、高速、精确地完成各种信息存储、数据处理、数值计算、过程控制和数据传输的电子设备。二、计算机的功能

计算机的基本功能包括：数据处理、数据处理、数据传送、控制。数据处理功能

包括算术运算和逻辑运算

应用于数值计算和非数值计算两个方面。数据存储功能

在计算机进行数据处理时，其指令和数据都必须保存在它的主存储器（内存）中。

另外，计算机还必须有长期保存数据的能力，大量数据以及文件的形式保存在计算机的辅助存储器（外存）中。数据传送功能

一是在计算机系统内部各个部件之间的数据流动，如CPU和主存以及CPU内部存储器与运算器之间的数据流动。

二是计算机与外界之间的数据传送，如输入输出和计算机通信。三、计算机的发展历程阶段时间逻辑原件软件用途第一代1946—1955电子管机器语言科学计算，从事军事和科学方面的工作第二代1957—1964晶体管高级语言数据处理、工业控制第三代1965—1971中小规模集成电路操作系统文字处理、图形处理第四代1971年至今大规模和超大规模集成电路数据库、网络等社会的各个领域第一台电子计算机ENIAC第三代计算机第二代计算机第四代计算机任务二

解析计算机系统组成模块一

办公自动化基础知识【任务描述】

钟苗在认识计算机并了解了计算机的功能、发展历程及应用后，现需要一台计算机来进行现代办公技能的实践操作。因此钟苗和同学张良都决定买一台电脑帮助自己更好地学习计算机，于是他俩相约一起来到了电脑城选购电脑。

钟苗自己打算买一台笔记本电脑，而张良想自己组装一个台式电脑，因为他听其他同学说组装的电脑比较便宜，而且台式机比较结实耐用。看到琳琅满目的电脑和销售员的热情介绍后，钟苗和张良都犯了难：1、到底是买笔记本电脑还是台式电脑呢？2、哪个牌子好呢？哪个性价比高呢？3、哪一款适合自己的需求呢？

而他们俩事先没有了解计算机的基本组成，也不知道如何组装台式机，两个人都无功而返。通过这个任务的学习，你试着帮助钟苗和张良解决这个问题呢。【相关知识】

一个完整的计算机系统应该包括硬件系统和软件系统两大部分。

1、计算机硬件：组成一台计算机的各种物理硬件。计算机硬件如同人的身体的各个器官，可以看得见、摸得着。

2、计算机软件：在硬件设备上运行的各种程序以及有关的文档。计算机软件如同人的思维，是看不见摸不着的。一、计算机工作原理1.冯·诺依曼设计思想冯·诺依曼设计思想可以简要地概括为以下三点：（1）计算机应包括运算器、存储器、控制器、输入和输出设备五大基本部件。（2）计算机内部应采用二进制来表示指令和数据。每条指令一般具有一个操作码和一个地址码。其中，操作码表示运算性质，地址码指出操作数在存储器的位置。（3）将编好的程序和原始数据送入内存储器中，然后启动计算机工作，计算机应在不需操作人员干预的情况下，自动逐条取出指令和执行任务。冯·诺依曼设计思想最重要之处在于他明确地提出了“程序存储”的概念。他的全部设计思想，实际上是对“程序存储”要领的具体化。2.计算机基本结构图3.计算机的工作过程根据冯·诺依曼的设计，计算机应能自动执行程序，而执行程序又归结为逐条执行指令。执行一条指令又可分为以下4个基本操作：（1）取出指令：从存储器某个地址中取出要执行的指令送到CPU内部的指令寄存器暂存。（2）分析指令：把保存在指令寄存器中的指令送到指令译码器，译出该指令对应的微操作。（3）执行指令：根据指令译码，向各个部件发出相应控制信号，完成指令规定的各种操作。（4）为执行下一条指令作好准备，即取出下一条指令地址。二、计算机系统的硬件组成

硬件是指计算机的物理设备，包括主机及其外部设备。具体地说，硬件系统由运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备五大部件组成。存储器

存储器是计算机用来存放程序和原始数据及运算的中间结果和最后结果的记忆部件。运算器

运算器对二进制数码进行算术或逻辑运算。控制器

控制器是计算机的“神经中枢”。它指挥计算机各部件按照指令功能的要求自动协调地进行所需的各种操作。输入/输出设备（简称I/O设备）

计算机和外界进行联系业务要通过输入输出设备才能实现。输入设备用来接受用户输入的原始数据和程序，并将它们转换成计算机所能识别的形式（二进制）存放到内存中。输出设备的主要功能是把计算机处理的结果转变为人们能接受的形式，如数字、字母、符号或图形。1.中央理器CPU中央处理器，又称为中央处理单元，即CPU。它由控制器和运算器组成，通常集成在一块芯片上。计算机中的输入/输出设备与存储器之间的数据传输和处理都通过CPU来控制执行。微型计算机的中央处理器又称为微处理器。它与内部存储器和输入/输出设备合称为电子计算机三大核心部件。2.存储器

存储器具有记忆功能，用来保存信息，如数据、指令和运算结果等。使用时可以取出原记录内容而不破坏其信息，这种取数操作称为存储器的“读”。也可以把原来保存的内容抹去，重新记录新的内容，这种存数操作称为存储器的“写”。

根据作用上的不同，存储器分为两大类：内存储器和外存储器。（1）内存储器

内存储器也称主存储器（简称主存），用来存放当前正在使用的或者随时要使用的程序或数据。它直接与CPU相连，存储容量小，但存取速度快。因此为了提高计算机的运算速度，要求内存能进行快速的存数和取数操作。主存分为随机存储器（RAM）和只读存储器（ROM）两种。（2）外存储器

由于价格和技术方面的原因，内存的存储容量受到限制。为了满足存储大量的信息，就需要采用价格便宜的辅助存储器，又称外存。外存储器又称辅助存储器（简称辅存），它是内存的扩充，用来存放“暂时不用”的程序或数据。主要包括：

①软磁盘②硬磁盘③光盘存储器三、计算机软件系统

计算机软件是指为了充分发挥计算机硬件的效能和方便用户使用计算机而设计的各种程序和数据的综合。

微机中的软件系统分系统软件和应用软件两大部分。

1.系统软件

系统软件是计算机最靠近硬件的一层软件，它与具体的应用无关，是为其他软件服务的。它为用户开发应用系统提供一个平台，用户可以使用它，一般不随意修改它。

一般常用的系统软件如下：（1）操作系统OS（OperatingSystem）（2）语言处理程序(languageprocessor)（3）数据库管理系统（databasemanagementsystem）2.应用软件

应用软件是指计算机用户利用计算机的软、硬件资源为某一专门应用目的而开发的软件。例如：科学计算、工程设计、数据处理、事务管理等方面的程序。

主要有以下几种:（1）文字处理程序表格处理软件辅助设计软件（2）表格处理软件（3）辅助设计软件四、微型计算机性能指标

衡量微型计算机性能的好坏，通常有下列几项主要技术指标。

1.字长

字长是指微机能直接处理的二进制信息的位数。字长越长，微机的运算速度就越快，运算精度就越高，内存容量就越大，微机的功能就越强(因支持的指令多)。2.内存容量

内存容量是指微机内存储器的容量，它表示内存储器所能容纳信息的字节数。内存容量越大，它所能存储的数据和运行的程序就越多，程序运行的速度就越高，微机的信息处理能力就越强，所以内存容量是微机的一个重要性能指标。3.存取周期

存取周期是指对存储器进行一次完整的存取(即读／写)操作所需的时间，即存储器进行连续存取操作所允许的最短时间间隔。存取周期越短，则存取速度越快。存取周期的大小影响微机运算速度的快慢。4.主频

主频是指微机CPU的时钟频率。主频的单位是MHz(兆赫兹)。主频的大小在很大程度上决定了微机运算速度的快慢，主频越高，微机的运算速度就越快。5.运算速度

运算速度是指微机每秒钟能执行多少条指令。运算速度的单位用MIPS(百万条指令／秒)。

除了上述５个主要技术指标外，还有其他一些因素，也对微机的性能也起重要作用，它们有：可靠性、可维护性、可用性、兼容性、性能价格比等。任务三

掌握正确的打字姿势和方法模块一

办公自动化基础知识【任务描述】

钟苗最近很苦恼，因为她的打字姿势和方法不正确（俗称几个手指打字），导致她的打字速度只有30/min。不正确的打字方法、不能盲打等因素严重影响了钟苗的工作效率，钟苗听同事说正常的打字速度一般不低于60/min，那么怎么样能够快速有效地提高打字速度呢？通过这个任务的学习，首先了解下键盘的相关知识。其次透过键盘来了解一下错误的正确打字姿势和手法有哪些？最后掌握正确的正确打字姿势和手法，达到提高自己打字速度的目的？【相关知识】一、认识键盘

目前，市场上键盘的种类和外形繁多，根据键盘按键的总数来分，常用的键盘有101键盘、103键盘、104键盘和107键盘，但这几类键盘之间的差异并不大。

以常用的107键盘为例，所有按键分为如下几个区：输入键区、功能键区、特定功能键区、方向键区、数字键区和键盘指示灯区。二、正确的打字姿势和指法

初学打字时，首先应注意正确的击键姿势。良好的姿势可以提高打字速度，减少疲劳程度。如果打字姿势不正确，不但会影响文字的录入速度，还容易产生疲劳感，一旦养成了不良的习惯，就难以纠正，甚至造成视力下降或脊椎方面的疾病。

课堂活动：

比一比谁的打字速度更快？1.正确的打字姿势

上臂和肘应靠近身体，下臂和腕略向上倾斜，与键盘保持相同的斜度。手指微曲，轻轻放在与各手指相关的基准键位上，座位的高低应便于手指操作。双脚踏地，切勿悬空。为使身体得以平衡，坐时应使身体躯干挺直而微前倾，全身自然放松。2.正确的打字指法

正确的打字方法是“触觉打字法”，又称“盲打法”。所谓“触觉”是指打字时敲击按键靠手指的感觉而不是靠用眼看的“视觉”。采用触觉打字法，就能做到眼睛看稿件，手指管打字，各司其职，通力合作，从而大大提高打字的速度。（1）基准键位

通常情况下，打字前应如下图将手指放在键盘上，即将左右手除大拇指外的八个手指放在基准键位“A”、“S”、“D”、“F”、“J”、“K”、“L”、“；”上，拇指放在空格键上，十指分工，分工明确。所谓基准键，就是击键之前，双手要摆放在键盘的固定位置，击键后，手指要快速回到该位置。（2）指法分区

每个手指出了指定的基本键位以外，还有其他的字键，成为它的范围键。从键盘图我们可以看到，键盘并没有按字母顺序分布排列，英文字母和符号都是按它们的使用频率来分布的（3）击键方法和技巧

打字时，手指微曲成弧形，轻放在与各手指相关的基准键位上，手腕悬起不要压在键盘上。

击键时是通过手指关节活动的力量叩向键位，而不是用肘和腕的力量。

数字键采用跳跃式击键方式。

任务四

认识Windows操作系统模块一

办公自动化基础知识【任务描述】

今天钟苗的领导周主任交给她一个任务：原来办公电脑上的旧系统功能不够完善并且经常死机，周主任要求钟苗结合公司业务需求和具体的使用环境，选择一个可用性高、操作性能好的新系统，这可让钟苗犯了难，她也不是计算机专业，到底选哪个系统适合呢？通过这个任务的学习，帮助钟苗选一个合适的系统。【相关知识】一、操作系统概述

操作系统（OperatingSystem，简称OS）是管理和控制计算机硬件与软件资源的计算机程序，是直接运行在“裸机”上的最基本的系统软件，任何其他软件都必须在操作系统的支持下才能运行。

它是用户和计算机的接口，同时也是计算机硬件和其他软件的接口。

操作系统的种类相当多，按应用领域划分主要有三种：桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。

微型计算机常用的操作系统有DOS、Windows、Unix、Linux。二、中文Windows7系统1.Windows简介微软开发的WINDOWS系列视窗化操作系统。它问世于1985年，起初仅是MS-DOS之下的桌面环境，而后其后续版本逐渐发展成为个人电脑和服务器用户设计的操作系统，并最终获得了世界个人电脑操作系统软件的垄断地位。2.Windows7的特色（1）易用（2）简单（3）效率（4）小工具（5）高效搜索框（6）迄今为止最节能的Windows3.Windows7安装的最低配置微软官方给出的最低配置：处理器：1GHz32位或者64位处理器内存：1GB及以上显卡：支持DirectX9128M及以上（开启AERO效果）硬盘空间：16G以上（主分区，NTFS格式）三、Windows7系统的启动和退出1.启动Windows7（1）首先按下电脑的显示器，然后按下电脑主机箱上的开关按钮，电脑会自动地启动。若是笔记本电脑只需按下电源键。（2）系统首先开始开机自检，并显示电脑主板、内存、显卡显存等信息。（3）成功自检后会进入欢迎界面，系统会显示脑的用户名和登录密码。

（4）单击需要登录的用户名，然后在该系统下载用户名下的文本框中输入登录密码，按【Enter】键确认。（5）如果密码正确，经过几秒钟后，系统会成功进入Windows7系统桌面。2.退出Windows7当完成所有的操作后，退出Windows7时，可以选择不同的退出方式，主要有：（1）关机：电脑正常使用的情况下，点击关机后，电脑自动关闭所有的应用程序，自动完成关机操作。（2）注销：所谓注销电脑，是将当前正在使用的所有程序关闭，但不会关闭电脑。（3）切换用户：指在电脑用户账户中同时存在两个及以上的用户时，通过点击开始菜单的切换用户，可以回到欢迎界面，保留原用户的操作，进入到其他用户中去的方式。（4）睡眠：是退出Windows7操作系统的另外一种方法在使用睡眠功能后，Windows7会将选项当前的数据同时保存在物理内存及硬盘中，然后关闭除内存外的绝大部分硬件设备的供电，进入低功耗状态。（5）休眠：休眠时在睡眠功能的进一步扩展，选择休眠功能后，系统将睡眠前所有数据保存到硬盘中，彻底摆脱对电量的消耗，从休眠中恢复后，系统将返回你在睡眠之前的桌面及运行程序。任务五设置Windows7桌面模块一

办公自动化基础知识【任务描述】

在熟悉和掌握Windows7系统优越性能的基础上，钟苗选择并安装了Win7操作系统。最近钟苗遇到了很尴尬的事情，原来新系统的进入界面和操作方法与原来的旧系统有不小的区别，周主任和其他同事在使用新系统的时候都感到有点不适应，于是很多同事遇到问题都来请教这位大学生，而钟苗对此也是一知半解。通过这个任务的学习，和钟苗一起熟悉一下Windows7系统，掌握它的使用方法。【相关知识】一、Windows7的桌面

启动并进入Windows7操作系统后，就会看到Windows7的桌面。Windows7桌面的组成元素主要包括桌面背景、桌面图标、【开始】按钮、任务栏。二、Windows7的窗口1.窗口

窗口是用户界面中最重要的部分。它是屏幕上与一个应用程序相对应的矩形区域，是用户与产生该窗口的应用程序之间的可视界面。在操作系统中，多个窗口至多只有一个窗口处于激活状态。2.窗口的基本组成：工作区标题栏菜单栏工具栏边框滚动条窗口控制按钮活动窗口3.窗口的常用操作：（1）打开窗口（2）移动窗口（3）改变窗口大小

按住鼠标左键拖动窗口的4条边框能改变窗口的长和宽。（4）关闭窗口

关闭窗口的方法很多，主要有：直接点击窗口右上角的关闭按钮;按“Alt+F4”组合键;

（5）切换窗口

当我们打开多个窗口时，我们就需要通过切换操作来找到想要的窗口。窗口基本操作主要方法有两种：直接点击桌面任务栏里的应用程序；

按组合键“Alt+Tab”来实现程序间的切换。（6）窗口排列

在对多个窗口进行操作时，如果需要将多个窗口全部显示在桌面上，我们可以对窗口进行层叠、横向平铺、纵向平铺等操作。三、Windows7的对话框

在Windows7中，除了经常用到窗口外，对话框也是使用频率较高的组件之一。利用对话框，我们一般可以对电脑的各个属性、选项进行设置。对话框是一种特殊的窗口，不能更改对话框的大小。任务六操作文件和文件夹模块一

办公自动化基础知识【任务描述】

周主任的一个装有重要资料的U盘好像感染病毒了，里面的好多文件莫名其妙的失踪了，但是查看U盘属性发现文件占用的磁盘空间并没有少，他请教钟苗这是怎么回事？并希望钟苗能够帮他把这些文件找回来。通过这个任务的学习，掌握文件和文件夹的操作相关知识后，尝试解决这个问题。【相关知识】一、认识文件、文件夹、资源管理器1．认识文件

文件是记录在存储介质（如磁盘、光盘、U盘）上的一组相关信息的集合，文件是Windows系统中最基本的存储单位。

文件按其内容可分为数据文件、程序文件、系统文件等等。操作系统对文件的访问都是通过文件名进行的。文件名的结构：主文件名.扩展名。

主文件名：通常为英文字符、汉字、数字以及一些符号。文件名的最大长度为255字符（包括空格）。但是文件名中不包括“\”、“/”、“:”、“<”、“>”、“?”、“*”、“|”。扩展名用于区分文件的类型，也决定了可以使用什么程序来打开。下表是一些常用的扩展名：扩展名含义扩展名含义扩展名含义.zip压缩文件.pdf图文多媒体文件.dll动态链接文件.html网页.rm视频压缩文件.docWord文档文件.avi多媒体文件.swf动画文件.fon字体文件.exe可执行文件.txt文本文件.dwgCAD图形文件.MP3音频文件.bmp位图文件.BAT批处理文件2．认识文件夹

如果把电脑存储空间比喻成一个房子，把文件比作一件件生活用品，那么如何在这间房子中排放物品才能使得空间利用率更高呢？

其实文件夹就是电脑中的“收纳盒”，它就是用来组织和管理磁盘文件的一种数据结构。3.认识资源管理器

资源管理器是windows系统提供的资源管理工具，用户可以用它查看本台计算机的所有资源。

在windows7中启动资源管理器有三中常用方法：

（1）双击桌面上的计算机图标，打开的计算机对话框实际上就是资源管理器。

（2）单击开始菜单，一次展开所有程序|附件|windows资源管理器命令，也可以打开资源管理器对话框。

（3）使用win+E可以直接启动资源管理器。二、文件和文件夹的操作

常用的操作如下：1.创建文件夹

为了系统有效地管理和使用系统文件和磁盘数据，用户可根据需要自己创建一个或多个文件夹，然后将不同类型或用途的文件分别放在不同的文件夹中，以使自己的文件系统更加有条理。2.选择文件和文件夹

用shift选择文件和文件夹

用ctrl选择文件和文件夹3.查找文件和文件夹

如果用户知道要查找的文件或文件夹的大致存放口，然后再输入关键字进行搜索，以缩小搜索范围，提高搜索效率。如果不知道文件或文件夹的全名，可只输入部分文件名；还可以使用通配符。注：通配符有“？”和“*”两种，其中“？”代表任意一个字符，“*”代表多个任意字符。4.隐藏文件和文件夹Windows7为文件或文件夹提供了2种属性，即只读和隐藏，它们的含义如下：

只读：用户只能对文件或文件夹的内容进行查看而不能修改，如下图1-38所示。

隐藏：在默认设置下，设置为隐藏的文件或文件夹将不可见，从而在一定程度上保护了文件资源的安全。

5.查看隐藏的文件和文件夹

文件或文件夹被隐藏后，如果想再次访问它们，则可以在Windows7中开启查看隐藏文件功能。三、使用回收站

回收站用于临时保存从磁盘中删除的文件或文件夹，当用户对文件或文件夹进行删除操作后，默认情况下，它们并没有从电脑中直接删除，而是保存在回收站中，对于误删除的文件，可以随时将其从回收站恢复。

只有在回收站里删除它或清空回收站才能使文件真正地删除，为电脑获得更多的磁盘空间。

这种更直接的方式就是使用shift+delete组合键，按下该组合键后，系统会自动弹出下图的对话框，点击“是”后，选中的文件就会被永久性删除，无法恢复。任务七

设置个性化Windows7模块一

办公自动化基础知识【任务描述】

钟苗之前就了解到Windows7系统有一个绚丽多彩的桌面，Win7支持动态桌面壁纸功能，通过Windows7桌面我们不仅能够随时更换心情，也能展示丰富的别样生活。虽说Windows7主题桌面设置简单易操作，但很多时候简单的更换几张壁纸并