大型报告会流程

第第#页第第13页会议类视频短片音乐PPT抽奖箱道具其它类促单表签到笔入场登记表n份产品N套运输车N辆收据（购物表）POS机五）会场布置安排：1，条幅悬挂：条幅悬挂于醒目的地方如;门口、会场上方，位置居中。2，销售的产品、展架确定位置：位置摆放在醒目位置如会议室问口侧面，但不能影响会议的正常进行。产品的摆放位置不能距离收款台距离太近。以免因为人多影响销售3，合作商展位摆放位置：确定在会场外面，保证不会影响会议正常进行也不能让合作商动静过大。4.为会议特别制作的宣传画、座位矿泉水，会议纸笔，提前整理放到每个座位上。5.笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区一台）。6讲台区布置：主持台LOGO、鲜花、主持台的麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台。7.礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。8.声光电调试，桌签核对与粘贴、排列。9.预留座椅,贵宾室布置。10.技术演示区：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。11.会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表领取礼品或软件，保证收全调查表，发送礼品。12.签到处：会前装好会议资料按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。（六）设备调试细则1，音响设备调试：将音响设备全部连接，播放歌曲，测试耳麦。效果达到声音清晰稳定并检查会议使用音乐。2，视频设备调试：连接投影播放视频，图像在屏幕居中并检查测试会议使用视频图片等文件。3，幻灯片，音频，视频拷贝到特定文件夹，并做好分类顺序安排4，笔记本桌面文件剪切至一个文件夹。并将桌面换成与会议有关的图片5，取消屏保与休眠等影响会议的模式。会中人员安排及会议流程一、会场人员安排及注意事项1、场内人员安排：引位组、安保组、销售组、音响设备组、舞台服务组、摄影组各小组职位概述，操作方式，注意事项见下表小组名称引位组小组人员小组负责人负责人联系

填写日期核准人职位概述：负责引导参会人员从会场门口进入会场并有序入座。操作方式：职业用语：您好！欢迎参加本次****会议，为了方便您的入座，请出示您的座位号（检查座位号）。谢谢您的配合，您这边请。（入座后）请您稍作休息，会议*点准时开始。注意事项：：♦必须穿着会议统一着装，如工装等♦服装必须保持整洁，裤袋不能突起，不能背包♦心态平与，保持微笑♦统一佩戴会议制定工作证件小组名称安保组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概述：安保组主要负责会议当天会场的秩序维持，会中突发事件的处理。操作方式：会议开始后，所有安保人员按“会议人员安排方案”就位，主要

负责：制止参会人员在会中随意走动、摄影、拍照、接打手机；对会中离场人员给予制止及正确引导。注意事项：♦在会场走动时应蹲下慢走，不得影响观众听会♦会议进行时如经过多次劝告，仍违反会场纪律的应及时带出会场小组名称销售组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概述：在会议过程中完成销售环节操作方式：在主持人宣布进入产品销售环节时，销售人员带齐宣传单页，收据等物料，对听会人员进行产品讲解及促单，完成销售注意事项：♦销售环节时间紧迫，销售人员应熟悉销售话术，具备快速成交能力小组名称音响组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人

职位概述：负责音响调试，会场音乐切换，PPT切换，视频放映等操作方式：在会议彩排时调试音响设备，确保设备可以正常使用。熟悉音乐，视频切换点，在会议进行时配合讲师进行PPT切换。注意事项：♦如果需要接插线板，布线时应把线沿墙角顺至指定位置♦如果手机信号会对音响放声造成影响，音响师应将手机关机，或将手机远离音响设备交由他人看管小组名称舞台服务组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概述：配合讲师、主持与观众进行互动，会场灯光开关操作方式：如果讲师或主持人需要观众回答问题，舞台服务组应快速移动到指定观众身旁，将话筒双手递上。如果需要观众上台进行游戏互动，舞台服务组应引导观众上台。熟悉会场灯光控制按键，讲师使用PPT演讲时应关闭舞台灯光。播放视频是灯光全部关闭。其他时间灯光全亮。注意事项：

♦在会场移动时应用蹲跑动作，手一直背在身后，话筒双手递出，递出后手继续被回身后♦如观众拒绝上台，……♦传递话筒时应确保话筒可以正常使用小组名称摄影组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概述：负责会场摄像，拍照。保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、操作方式：在会场指定位置架立摄像机，调试摄像机镜头，确保正常拍摄。拍照时拍到大会各个环节的内容情况嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。注意事项：♦如需延长电线，插线板应沿墙顺线，避免走动时有人踢断电源♦拍照时应避免站在观众面前拍摄，影响观众听会2、场外人员安排：检票组、迎宾组、外围安全组、车位引导组各小组职位概述，操作方式，注意事项见下表小组名称检票组小组人员

小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概要：检阅参会人员的参会证件，对丢失证件，证件不足者给予合理安排；发放会议相关资料。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。会中，及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。操作方式：会议开场前半小时检票组于门口就位，检查参会资料是否齐全，对进入会场的参会人员的参会证件给予检阅并发放会议相关资料。注意事项：♦态度要端正，说话要亲切与蔼♦认真检阅，防止假冒证件及混杂人等进入小组名称迎宾组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概要：会议开场前半小时迎兵人员于会场门口就位，身挂彩带迎接参会

人员的进场。操作方式：站立在门口对每一位参会人员表示欢迎，职业用语“欢迎光临本次会议”注意事项：♦穿着整洁，站姿幽美♦话术柔与，贴近人心小组名称外围安全组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概要：负责会场外围安全，阻止同行业务人员在外围发单及销售，对扰乱会场秩序着给予制止，严重者拨打110报警热线。操作方式：会议开始前及会议结束后，在规定地点站位，事件发生时，即时处理。注意事项：♦态度要柔与，尽量避免冲突♦时刻要注意自身形象，不得因小失大，诋毁公司形象♦与同行业务人员多交流

3、后勤组小组名称车位引导组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概要：在会场外负责参会人员车辆的正确引导，把持车辆停车位置。操作方式：在入口处确认参会车辆，正确引导车辆停放，欢迎参会人员的到来。注意事项：♦明确场外车位的布置及可利用车位的位置♦对非参加本次会议的人员车辆给予制止，并做好解释工作小组名称后勤组小组人员小组负责人负责人联系填写日期核准人职位概述：明确物料种类，确保物料齐全及正常使用，运送物料。（如外地做会，应清点装车，交有当地物料负责人）操作方式：确定会场所需物料，将物料按规定时间运输到会议现场，配合其他小组人员做好会场布置，会议结束后，清点物料，并回收。注意事项：：♦确保物料正常使用♦随时清点，防止丢失♦物料的摆放位置确保不影响会议正常进行♦保证物料及时到场，以免影响会议正常开始二、会场流程细则会议开始前主要进行迎宾引导、外围安全、检票三项工作，各小组人员会议半小时前到达指定工作岗位，会议结束后撤离，其间可依据会场需要调动位置。迎宾引导主要负责参会人员车辆的正确引导，把持车辆停车位置。外围安全主要负责会场外围安全，阻止同行业务人员在外围发单及销售，对扰乱会场秩序着给予制止检票组主要负责检阅参会人员的参会证件，对丢失证件，证件不足者给予合理安排；发放会议相关资料控制台：控制会场的声、光、电，与音响师、主持人做好配合，保证达到会议效果。会前、会中、会后的音乐控制。礼仪小姐：颁奖、抽奖等工作的礼仪工作，与议程吻合，总协调提前做好礼仪培训工作。会议进行中首先播放暖场音乐主持人在幕后宣布会场纪律、播放会议相关视频（在此期间场内人员负责整个会场的灯光。在播放视频时将会场的灯关掉）。随后主持人开场，进行会议说明及讲师塑造，之后讲师进行会议主题演讲，在演讲过后主持人讲述产品。并促单，同时进入销售环节，销售人员进行快速成交，最后进入抽奖环节，结束本次会议，工作人员安排观众离场。会议结束后引导没有当场结单的观众到咨询台进行咨询，并为下次跟踪销售做铺垫，观众完全退出会场后，工作人员整理会场，收拾物料。三、销售环节细则1、课程进行一半后，所有销售人员在后台集合，由负责人分派每人的负责的区域。2、每人根据情况领取产品购买表。3、讲师课程结束后，主持人上场，音响师播放促单的音乐配合主持人宣读本次大会产品的优惠政策，及需要交纳的订金金额。4、当主持人示意之后所有的销售人员快速到达指定区域，优先的发放有意向的客户。并询问其是否购买产品。（先生你是刷卡还是现金呢？）如果是设有产品的摆放区域，所有销售人员去产品摆放区提单。注意切勿因大量聚集挡住产品展示区。产品介绍人员详细介绍产品的功能与好处。5、如有客户成交，购买销售人员大声宣布营造购买氛围。6、客户有意向成交后，带其去财务付订金或全款。并开发收据。促单表会后事项一、清场将X展架，喷绘，条幅等公司物品收回。所有设备、产品剩余的宣传资料等由后勤组清点完毕运输回公司。二、回访会议结束后，两天内对有意向的客户进行回访，主要针对在会议销售中没有当场完成成交的顾客进行回访方式为主的再次沟通，在沟通过程中应重点阐明会议优惠政策，了解顾客没有成交的原因，并根据顾客的疑问进行解答