关于基层档案志愿服务可持续发展的思考

关于基层档案志愿服务可持续发展的思考关于基层档案志愿效劳可持续开展的思考

上世纪90年代我国档案志愿效劳悄然拉开序幕，据记载最早的档案志愿效劳为1994年的“学雷锋日〞江苏省南通市档案局与团市委联合举办的一次志愿效劳活动。在三十多年的开展历程中，档案志愿效劳为基层档案事业作出了一定的奉献，然而目前我国基层档案志愿效劳在可持续性方面仍存在着缺乏之处，笔者从基层档案志愿效劳可持续开展的价值和如何使档案志愿效劳可持续开展两方面对档案志愿效劳可持续开展进行了深入思考，以期档案志愿效劳可持续开展能够给基层档案工作带来新的生机，使档案志愿效劳成为基层档案事业开展的重要基石。

1基层档案志愿效劳可持续开展的价值

1.1弥补基层档案部门的缺乏之处，提高档案效劳质量。基层档案部门一直存在着资金不足、人员缺乏、工作压力大、工作功效不明显等问题。面对这一现状，局部基层档案部门选择以临时工或是效劳外包的方式来缓解。然而，与志愿效劳相比，这两种方式都存在明显的缺陷：第一，聘请临时工或效劳外包是需要资金支持的，基层档案部门本身资金来源缺乏，再加上这些开销，无疑是雪上加霜；其次，就工作功效而言，临时工和外包的结果都只是完成与酬劳一致的工作量，未能从基本上解决基层档案部门的实际问题，也未能使基层档案工作有任何改良。档案志愿效劳，是志愿者的自愿行为，他们不计报酬，积极为基层档案事业奉献力量，使档案事业能更好更快开展。就这两点而言，发展档案志愿效劳对档案事业的开展是有帮忙的。档案志愿效劳可持续开展，使得志愿效劳常态化，志愿者成为基层档案部门人力资源的一局部，他们的参加不仅为基层档案部门增加人力，节约开支，还缓解了工作量大的问题，大大提高了基层档案工作的效劳质量，为档案部门工作人员对档案进行深入研究提供了便利条件，有助于基层档案部门改变现实面貌，使基层档案事业形成质的飞跃。

1.2满足志愿者的不同需求，使志愿效劳与个人开展相统一。志愿效劳的前提是自愿，从事志愿效劳的人主要是为了满足自身需求。马斯洛的需要层次论中将人的需要分成生理需要、平安需要、爱和归属感、尊重和自我实现五类。不同行业的志愿者因为不同的需求参与档案工作，他们通过档案志愿效劳来满足需求，同时为社会贡献能量，回馈社会，实现自我价值。档案志愿者多为在校大学生、对档案工作感兴趣人士和各行各业退休人员。他们中有的不足工作经验，想通过档案志愿效劳为其增加经验积累，将所学进行灵活运用；有的对档案感兴趣，平时无法接触到档案，想通过志愿效劳来增加对档案的了解；有的离开坚守多年的工作岗位，一时无法适应清闲的生活，渴望继续发挥余热，实现自己的社会价值，同时通过工作打消孤独感。总之，无论出于何种需求，志愿者们都本着“贡献、友爱、互助、进步〞的宗旨参与档案志愿效劳，使志愿效劳与个人开展需求得到统一，促进了社会和谐，生动体现了社会主义核心价值观。

1.3增加社会对档案的了解，提升档案的社会利用价值。当前社会对档案的利用率不高，归根结底缘于社会公众对档案的知晓度不高。志愿效劳可持续开展有助于提高社会对档案的了解，促进档案利用。志愿效劳的对象来自社会不同行业，志愿效劳的可持续开展使得公众有更多的时机参与档案工作，了解档案，且随着了解的深入，利用程度也不断加深。另外，档案志愿者对档案工作的关注度会潜移默化地影响身边人，档案部门没有刻意宣传档案，志愿者的档案效劳行为却在无形中宣传了档案，越来越多的人对档案有了更直观的认识，并主动利用，这就产生了蝴蝶效应。这种效应周而复始产生连环效果，吸引了更多人参与档案志愿效劳，使得档案的利用率不断提高，充沛实现了档案存在的社会价值。

2如何使基层档案志愿效劳可持续开展

随着社会需求的多元化，志愿效劳已成为公众参与公共生活的重要途径，成为人们日常生活的重要组成局部。促进基层档案志愿效劳可持续开展，建立和健全志愿效劳的长效机制，是我国档案志愿效劳事业健康开展的必然趋势。档案事业作为传统的社会效劳行业之一，要体现“爱国主义教育基地、档案平安保管基地、档案利用效劳中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心〞五位一体的功能，必须使档案志愿效劳可持续开展，从而借助志愿效劳来实现这一目标。因此如何做好档案志愿效劳使其能够可持续开展是值得思考的问题。笔者对最早发展档案志愿效劳的城市――南通下辖的各县市区综合档案馆发展志愿效劳的情况简单进行了解，在此根底上谈谈如何使档案志愿效劳可持续开展。

2.1调查根本情况及结论。南通市下辖各县市区综合档案馆共有8家，其中县市级6家，区级2家。八家档案馆中，国家一级档案馆一家，国家二级档案馆六家，一家暂未评定国家级别。近年来各级档案馆纷纷响应国家和政府号召积极发展志愿效劳，这八家档案馆也不例外。本次调查主要从档案馆发展志愿效劳的时间、内容、方式和组成人员及志愿效劳管理、效劳称心度等方面进行。

2.1.1南通各基层综合档案馆发展志愿效劳情况〔见表1〕。

2.2.2对调查指标的相关分析。

〔1〕发展志愿效劳的时间相对集中未形成常态。从表1可以看出八家档案馆均已发展志愿效劳，但发展志愿效劳的时间安顿各有不同，长年不间断发展档案志愿效劳的占比37.5%，在特定时间如学雷锋日、国际档案日、国际志愿者日发展志愿效劳的占比37.5%，不定期发展志愿效劳的占比25%，利用休息日发展志愿效劳的占比0。从发展志愿效劳的时间来看，显然志愿效劳工作尚未成为常态。

〔2〕发展志愿效劳的内容不够宽泛。笔者根据基层档案馆的工作内容，将档案志愿效劳活动内容大致分为四类，即日常档案整理、引导讲解、技术支持和社会宣传。调查中发现各档案馆发展的活动各有特点，四项效劳内容中占比最多的是社会宣传，为75%，其次为引导讲解62.5%，占比最少的是日常整理和技术协助，仅为37.5%。由此可以看出多数档案馆未将档案整理和技术支持这两项工作列入效劳范围，效劳内容的波及面不够广。〔3〕发展志愿效劳的方式相对传统。欧美一些国家，档案志愿效劳已发展多年，且收效明显，其效劳方式除了传统的发展咨询和宣传工作外，还可在家进行档案整理编研〔在不违背档案工作相关法规的前提下〕或是不受时空限制在线进行志愿效劳。与之相比，我国的档案志愿效劳方式相对简单，表1中在馆内发展效劳的占比最多为75%，走上街头进行咨询宣传的次之为62.5%，利用网络在线进行编目、着录的为25%，进行史料收集、档案编研的为0。这说明志愿效劳仍停留在传统的效劳方式，未能利用互联网灵活发展档案志愿效劳。

〔4〕发展档案志愿效劳的人员结构较为单一。发展志愿效劳的主体是志愿者，志愿者的选择是档案志愿效劳成功发展的根底。表1列出的四个选项中，利用在职档案人员发展志愿效劳的最多，为62.5%，利用在校大学生和社会对档案工作感兴趣人士的为37.5%，退休人士的利用率为0。这说明大多数档案志愿活动都是由档案馆自身的工作人员完成，虽然一些档案馆利用了在校大学生和社会对档案感兴趣人士发展效劳，但整体看来社会力量参与度不够明显，未能体现

“支持社会力量参与档案事务〞的局面。

〔5〕志愿效劳管理不够标准。档案志愿效劳发展成功与否，与志愿效劳的管理是否标准科学紧密相关。调查显示，各档案馆在志愿效劳管理方面仍需改良。首先，志愿效劳相关制度作为标准志愿效劳管理的依据，已制定的档案馆只有62.5%，仍有37.5%的档案馆未制定相关制度；其次，在对志愿者进行业务技能等培训方面仅到达75%，八家档案馆并未全部做到岗前有培训；第三，在志愿者的鼓励措施方面，仅有37.5%的档案馆采取了相关鼓励措施；第四，在志愿效劳协议签订方面，所有档案馆均未与志愿者签订效劳协议。由此可见，在志愿效劳管理方面，各档案馆在相关制度的制定、业务培训、鼓励措施、签订协议等方面的执行力参差不齐，大局部档案馆在志愿效劳管理方面存在明显的漏洞，管理现状亟待完善。

〔6〕对志愿效劳情况的称心度不一。效劳称心度是档案馆对志愿者发展志愿效劳质量的总评价。表1中，各档案馆对志愿效劳发展情况非常称心的为25%，表示称心的为50%，表示一般的为25%，无不称心。总的来说，各档案馆对志愿效劳的功效是肯定的，但是肯定的程度不一。这固然与志愿者的效劳水平和质量有着必然联系，但不难发现档案馆对志愿效劳的管理标准程度在一定程度上决定了志愿效劳的质量。

2.1.3结论。

〔1〕发展效劳时间的集中性和随意性导致效劳未形成常态化。综观各档案馆发展志愿效劳的情况，从时间上看，有的较为集中，只在特定的日子发展效劳；有的较为随意，有需要的时候才发展效劳。这说明一些档案馆未能使档案志愿效劳成为一种常态，在时间上限制了档案志愿效劳的可持续开展。

〔2〕效劳人员组成、内容和方式的单一性导致效劳质量不高。从志愿者的组成结构来看，各档案馆大多是利用馆内工作人员发展志愿效劳，利用在校大学生和社会对档案感兴趣人士的比拟少。由于基层档案部门长期存在人员缺乏、工作量大的问题，而志愿者来源相对单一且成员有限，并未能给基层档案工作带来实质性的改变。另外，效劳的内容和方式方面，多为馆内效劳、引导讲解和外出宣传，档案编研、史料收集和技术效劳类较少。在这个网络化的时代，志愿效劳却未能通过互联网发展，效劳方式显得相对滞后。因此组成人员、内容和效劳方式的单一性导致了档案志愿效劳的质量不高，从效劳质量上限制了档案志愿效劳的发展。

〔3〕志愿效劳管理的标准程度导致效劳收效不佳。笔者在调查时，从志愿效劳相关制度的制定、人员培训情况、鼓励措施和协议签订四方面简单了解了基层档案馆对志愿效劳的管理情况，未进一步细化，但只从表层也能明显发现各档案馆在志愿效劳管理方面存在的问题，这一系列问题的产生最终导致效劳效果不佳。

2.2基层档案志愿效劳可持续开展的途径。鉴于基层档案志愿效劳存在的缺乏，基层档案志愿效劳要可持续开展，必须做到标准化、制度化、系统化，着力提升志愿效劳的管理能力，使档案志愿效劳在档案工作中发挥最大效能。

2.2.1借鉴国外档案志愿效劳先进经验，促进基层档案志愿效劳可持续开展。欧美一些兴旺国家的档案志愿效劳历史悠久，他们有着先进的经验和做法，可以借鉴他国的经验结合国内实际，形成具有中国特色的档案志愿效劳模式，为我国基层档案志愿效劳开辟一条捷径。在英国，档案部门在志愿效劳方面处于当先地位。志愿效劳过程中重视法规建设，不少与档案相关的组织自觉参与到志愿活动中，利用各种方式支持档案部门发展志愿效劳，如英国国家档案馆之友。另外，英国志愿效劳的发展以完成志愿效劳工程为主，档案部门根据预先设定的工程选择志愿者，不同的效劳工程效劳方式也不一样，从传统的纸质文件的着录到数字时代的互联网效劳，内容丰盛，形式多变。在美国，档案志愿效劳机构有着灵活的岗位设置和当先的在线工程。岗位设置大致分为三类：日常管理类、技术助理类、导游讲解类，每一大类岗位都可以进行细分，这就给更多的优秀志愿者提供了效劳的便利条件。其在线工程较为知名的为“公民档案工作者〞工程。英美两国档案志愿效劳成功的共同点在于两国档案部门均非常重视挖掘大众的力量，对公众极其尊重，他们使用工程化方式发展效劳，充沛利用新媒体，在档案志愿效劳方面功效明显。

2.2.2不断完善志愿效劳模式，推动基层档案志愿效劳可持续开展。

〔1〕志愿者的选择和效劳内容确实定是基层志愿效劳可持续开展的前提。首先，档案志愿者与一般志愿者有着本质区别。由于档案工作的特殊性，对档案志愿者的要求比一般志愿者要高，只有具备与档案工作相关的能力和资质的志愿者才可以参与到档案效劳中。其次，效劳内容确实定决定了志愿者的选择。不同的效劳内容需要志愿者懂得相应的知识，具备相应技能才能胜任。因此，基层档案部门在设置效劳内容时，应综合考虑档案工作的需要，做到按需设岗。〔2〕建立健全档案志愿效劳机制是基层档案志愿效劳可持续开展的保障。完善的志愿效劳机制是基层档案志愿效劳顺利发展的根底，是档案志愿效劳可持续开展的有效保障。基层档案部门应以志愿效劳条例为依据，结合档案工作特点，为志愿者量身定制一套行之有效的效劳管理机制，从志愿者的招募、效劳岗位确实定、协议的签订、相关考核制度等方面明确要求。将档案法和档案工作相关规章制度相结合，制定档案志愿者效劳手册，让志愿者明确自身工作职责和工作标准、应享权利和应尽义务。让基层档案部门做到“有法可依，有章可循〞，为志愿者发展效劳增加信心。

〔3〕加强档案志愿效劳培训指导是基层档案志愿效劳可持续开展的重点。标准性和专业性是档案工作的根本原那么，为保证志愿效劳质量，基层档案部门必须对志愿者进行业务培训和道德培训。档案部门可以进行能力考核，促进志愿者更好地掌握相关知识和技能，以便志愿者能够更快地胜任工作。同时，基层档案部门必须对志愿者加强有效监管，对志愿者在效劳过程中遇到的问题及时加以解决，对效劳成果进行审查和鉴定，既能保证效劳水平又能维护档案部门的形象。因此，加强培训指导是提高志愿效劳质量的关键，更是档案志愿效劳可持续开展的重点。

〔4〕强化