工程技术档案管理规定

1/1工程技术档案管理规定工程档案管理制度

1．总则

为了加强工程技术档案的管理工作，做好工程建设过程中形成的各种文件、资料、图纸、原始记录等各种管理和技术资料的收集、整理、装订、保管、编目、归档及移交，保证工程技术档案的真实性、可靠性、完整性。

2．适用范围

适用于本公司工程档案资料的收集、存档、维护等保管。

3职责

3.1工程部负责工程技术档案的归档、保管工作。

3.2工程部负责竣工资料、竣工图的收集、整理、装订、移交工作。

4工作程序

4．1工程部应建立工程资料的管理制度，对工程资料的管理进行策划，并按规定加以实施。

4．2工程资料不能在工程完工后再编制、补充、整理，其形成应与工程进度同步。。

4．3应按规定及时向有关方移交相应资料，归档的工程资料应符合档案管理的规定。按照用途的不同，工程资料一般可分为向发包方移交的竣工资料、送交档案管理部门归档的竣工技术资料，以及公司管理制度所规定的各项记录。

4．4向发包方移交的资料应该符合合同约定的要求以及我国相关制度的规定，公司内部用的工程资料可以根据企业管理的需要进行整理和归档。

4．5与质量管理直接相关的工程资料包括施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程质量验收资料等。

4．5．1施工技术管理资料包括

1）图纸会审记录；

2）工程开工相关资料(开工报告、开工报审表等)；

3）技术交底资料；

4）施工组织设计文件；

5）施工日志；

6）设计变更相关资料；

7）工程沟通相关资料；

8）工程测量记录资料(工程定位测量记录文件、

9）施工测量放线报验表、基槽及各层测量放线记录文件、沉降观测记录文件等)；10）施工记录文件；

11）工程质量事故相关资料(包括工程质量事故报告、工程质量事故处理i己录等)；12）工程竣工文件等。

3．5．2工程质量控制资料包括：

1）原材料、构配件、半成品、成品和设备的出厂合格证及进场检验和试验报告；

2）施工试验记录和见证检测报告；施工现场质量管理检查记录；交接检查记录等。3）工程质量验收资料包括检验批、分项工程、分部(子分部)工程、单位(子单位)工程质量验收记录；隐蔽工程验收资料等。

4）竣工图。

4．6可以参照我国相关制度的规定，结合的实际情况规定工程资料的内容和格式以及收集、整理、存贮和传递的方法。

4．7特殊项目工程资料归档要求

4．7．1对于特殊的项目，应制定专门的工程资料管理办法。这些特殊项目包括：

1）技术含量高，技术资料有极大应用价值的项目；

2）建设单位对工程资料有特殊要求的工程项目以及其他相关部门对工程资料有特殊要求的项目等。

4．8工程资料的收集和存储可以采用书面和电子方式进行，通过有效地利用信息技术实现工程资料的管理。

4.9工程竣工归档文件详见附件一。

4.10竣工档案归档要求

竣工档案必须按统一要求和标准进行编制，内容真实，资料齐全，签证手续完备。

4.10.1文字材料的具体要求：

1）文字材料幅面一律采用A4纸（297×210mm）或16开纸尺寸，小于标准的应用以上尺寸的白纸裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。被贴时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，签证意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。大于标准的应折成16开或A4纸大小。

2）文字材料必须书写工整，字迹清晰，并一律用碳素墨水书写，或电脑打印，严禁使用圆珠笔、铅笔或复写纸书写、签批。

3）文字材料必须装订，在未组成卷之前，可先用白线绳装订成册，并装入指定的档案盒内（采用市档案局的标准的科技档案）。每卷内容排列顺序为：案卷封面——卷内目录——文件材料——备考表——封底。a．装订前应逐份检查并去除原用于装订的各种金属物、塑料、硬纸板等，然后用白线绳进行装订；

b．每张有文字的文件材料都须编页码。一律用号码机逐次编号，正面编在右下角，背面编在左下角，空白页不编号，页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白纸上；目录下不打号，顺序均从“l”开始，一页一号，一卷一个顺序号，采用黑色或蓝色油墨；

c．档案资料的组卷按照《供电企业档案分类表（试行）》执行。即先按“问题（内容）——分部（分项）工程”分类，然后按档案材料的保管期限（永久、长期、短期）分别组卷；

d．案卷封面的填写：

①案卷封面、案卷盒的式样要求：采用市档案局的标准科技档案盒

及封面；

②案卷题名：由建设项目名称、单位工程名称、案卷类别、卷内主要内容组成，要求能简明、准确揭示卷内文件材料的内容；

③编制单位：填写工程承包单位（即与工程部签订合同的乙方单位）的全称，不填分包单位名称；

④编制日期：填案卷内文件材料或图纸形成的起、止日期；

⑤保管期限：按实际情况填写；

⑥密级：不用填；

⑦档号：待定（由公司档案室填写）。

e．卷内目录的填写：

①每卷卷内目录的序号均用阿拉伯数字从“l”开始依次填写；

②“文件编号”栏，除图纸必须填写设计图纸编号的全称外，凡有编号的文件资料也须填上编号；

③“责任者”栏，填写文件材料和图纸的制作单位或责任者的名称。竣工图的责任者应填写竣工图章上的施工单位；

④“文件材料题名”栏，填写文件材料和图纸的全称，不得填写简称；

⑤“日期”栏，填写编制文件材料或设计图纸的形成时间，填写时间可省略“年”、“月”、“日”三个字，而在年月日的数字之间下方用间隔符“.”分开；

⑥“负数”栏，只填写每份文件材料首页上的页号；但最后一份材料除填写首页上的页号外，还要加填该材料尾页的页号；

⑦文件材料中（如会议纪要、各种业务联系单和设计变更单），同类的可按时间顺序排列后组合在一起，但每份资料要分开填写，并要写明标题及编号，如文件上只有笼统的标题如“会议纪要”，则须加填该文件的中心内容。

f．卷内备考表的填写：填写卷内总页数、文件件数、文字材料页数、图纸张数。

4.10.2竣工图的编制要求：

1）施工图没有变动的，在原施工图上加盖竣工图章后作竣工图；2）凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，在原施工图上进行修改、补充并加盖变更修改章和竣工图章作为竣工图。由监理审核、签名。

3）施工图的结构、平面等有重大改变，图面变更面积超过105%的，应当根据设计变更文件重新绘制竣工图，而且应保留原设计图图标的内容并增加“竣工阶段”、“编制人”、“施工单位技术负责人”、“驻地监理”等栏目。少量重绘图按原图编号；全部重绘者，重新编号并附与设计图号对照表。

4）竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容（含被修改部分的相关图纸）都必须修改到位。竣工图的修改、注记方法规定如下：

a．土建、线路施工单位采用杆改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置填写变更后的内容，并注明修改依据，补齐手续；

b．电气施工单位采用叉改法，即用“×”将修改部分划去，在其附近的适当位置画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据，补齐手续；

c．设计单位绘制修改图的，应圈出原施工图修改范围，并注明修改依据，备齐手续；

d．修改依据的注记：

①技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据应注记编号或产生日期；

②在修改依据中，第一条款需注记被修改的图号；

③设计变更通知单须单独组卷，而且必须以正件（盖有红印），而不允许以复印件存档。

e．凡施工单位自行绘制的施工图，必须送请建设单位和设计单位签证认可，方可编入竣工图卷。

5）绘制、修改竣工图须符合制图规范，做到图形清晰，字迹工整。竣工图必须使用图面整洁的新蓝图，不能使用旧图或白的复印图纸。绘图、注记要用黑色碳素墨水。

6）施工图取消，包括设计变更取消或现场未施工的，不需编竣工图。

7）竣工图图纸目录应作为竣工图的组成部分，放在竣工图首页一起组卷。如竣工图实际数与目录张数有所出入，应在卷内目录的备注栏注明依据。

8）图样按GB10609.3—89《技术制图复制图的折叠方法》4．10．10统一折叠成A4纸（1097mm×1010mm）幅面，图标外露。拆叠好后的图纸在图标右上角空处加盖档号章，填写好案卷封面、卷内目录和备考表散装于档案盒内。

9）竣工图章的式样和规格尺寸为70mm×50mm。竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角图标上方或尽量靠近图标不压盖图形文字的地方。编制单位填写编制单位全称，编制人、审核人和技术负责人必须本人签名，其中技术负责人必须在审核后再签证。

10）档号章式样和规格尺寸统一为50mm×15mm，要求使用不褪色的红色印泥加盖，施工单位只需填件号。

11）设计变更修改章尺寸105mm×13mm，要求使用不褪色的蓝色印泥加盖。

12）所移交的档案要填写“工程档案移交书”、“工程档案移交清册”，各项签字手续齐全，在时间要求内由业务部归档。

13）移交的档案一式二份，经双方签字后，送公司档案室存一份。14）凡是归档的文字材料都应做到纸质优良、字迹工整、图样清晰、图幅线条符合国家标准、签署完备，禁止使用铅笔、普通圆珠笔或复写纸书写，要用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

15）资料员将移交来的工程档案按《供电企业档案分类表》编写档号，填写“工程竣工档案总目录”（附录C）。

4.10.3归档份数

一般归档一份，重要的使用频繁的归档二份。

4.10.4归档时间

新建、扩建、改造工程的竣工资料，在工程竣工交接验收后三个月内归档。

4.10.5工程档案的排列方法

l）案卷的排列要求：考虑到保管和调阅方便。

2）案卷的排列方法：按年度分大卷，即年度——项目——案卷依次排列。

4.10.6档案的保管

l）档案的保管要符合档案保护技术要求，配备专门的档案库房及档案装具、空气调节措施，做好防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防有害微生物和防污等安全措施。档案库房应保持温度

14℃~104℃，相对湿度45~60％；

2）资料员要定期检查档案的保管状况，发现破损或字迹模糊的应在三个工作日内完成修补和复制工作。

4.10.7档案的借阅

l）资料员要编制检索工具，方便查找利用；

2）公司职工借出档案应填写“工程档案借阅登记表”，办理借阅手续。外单位人员须经公司领导批准方可借阅，并限于在档案室内阅看；3）借阅或归还档案要当面点清，办好手续。借出的档案要妥善保管，不准拆卷、涂改、划线、作标记、损坏和丢失。

4）借阅者应遵守借阅时间规定，工程档案一般不超