存货管理制度

★存货管理制度目的为规范公司的存货管理行为，防范存货业务中的差错和舞弊，保证存货的安全、完整，提高存货运营效率。适用范围本制度适用于本公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的、或在外部寄托且灭失风险属于本公司的代管料或寄存物资等存货管理。岗位分工与授权批准（一）存货管理岗位分工原则要求建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。（二）不相容岗位分离1、物资入库和出库经办者与审批者相分离；2、实物的验收保管与采购相分离；3、领料及审批人员与存货保管员相分离；4、存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行；5、若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的职务重叠。（三）职责分工和授权批准1、设置专门的存货仓储管理部门和人员，并根据本制度要求做到不相容人员的分离。2、建立健全请购、审批、招标、采购、验收、保管、付款、盘点、对帐等方面的规章制度。3、分管负责人组织、协调公司的存货管理控制工作，做到制度执行严格、资料保存完整、不缺货、不长期存货、不形成积压存货，并定期盘点、对帐、编制存货盘点表，保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符。4、财务部门设置存货核算岗位，对存货收发业务进行会计核算，并每月监督、检查仓库保管人员账簿登记是否正确，发现问题及时解决。5、存货验收入库的必须严格对照经审批的采购申请，并按规定严格审查入库资料，禁止办理无实物入库的验收入库手续，否则要追究批准人和验收人的责任。6、日常生产用和消耗用物资的领用，可由各部门负责人授权相关责任人签字批准领用；非生产和消耗用库存物资的领用，必须由公司负责人或获得授权的分管负责人签字批准。仓库主管人员在发出存货时，要严格审核领用手续，对不符合领用手续的，可拒绝发货；否则，将追究相关人员责任。7、库存物资的盘盈、盘亏、变质老化、毁损、跌价的处理由生产部、仓库与财务部提出处理意见，经公司总经理签字批准实施。损失金额超过十万元以上的应报经亨通光电财务总监复核，并报送审计部门备案。经批准后，生产部与财务部共同协商，根据相关法规制度的规定做出处理并进行会计核算。（四）授权审批1、授权方式（1）存货业务除有重大战略性采购或有条例特别规定的审批程序外，由公司总经理审批；（2）公司总经理对各级人员的存货业务授权，以文件的方式明确。2、审批权限项目审批人审批权限1、采购政策总经理制定与修订2、月度采购计划、月度生产计划总经理或授权责任人总经理或授权责任人审批3、采购作业计划公司授权审批人按授权范围审批4、采购合同公司授权审批人按授权范围审批5、存货发出公司授权审批人按授权范围审批6、存货报废与处置总经理审批或授权审批7、战略性采购和生产总经理审核，上报条线及上市公司批准（1）重大金额审批（2）授权总经理审批8、接受投资或债务重组等方式取得存货总经理审核，上报条线及上市公司批准审批或授权审批3、批准和越权批准处理（1）审批人根据存货业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；（2）经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务；（3）对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。存货取得、验收与入库控制（一）采购入库流程图（见附件流程图1）（二）关键控制点1、根据生产、销售、仓储、资金周转状况以及库存定额等情况，对存货实行预算管理，合理确定原辅材料、在产品、产成品等存货的库存。2、所有物资只能根据有效的订单及收料通知才能验收及入库，并要求对方开具发票。3、物资入库必须清点、测量或过磅，并且在磅秤处安装监控设备。4、存货验收入库原则上必须经质量部门或相关专业人员检验，对检验不合格的要及时办理退货和索赔，对自制存货的不合格处理要制订处理流程。如确需未检先用的，必须报经生产部负责人书面同意批准，仓库管理员审核发料，并办理出入库手续，待检测后做相应处理。5、供应商提供的存货送货单上必须标识存货的毛重和净重，车载存货入库前都必须整车称重（毛重与净重），并记录整车总件数，对抽检的存货加强入库的抽查力度，抽查比例不低于10%，根据抽样包装中的最小重量乘以总数量为本次入库最终数量，存货入库不允许产生负偏差，如产生负偏差从总重量中扣除，特殊材料允许负偏差的另行规定执行。6、当检验人员发出检验合格单据后，仓库管理员应该把原材料放在适当的仓库及位置之内；同时仓库保管人员要认真核对实物与物资请购单或入库申请单（自制存货）上注明的品名、规格、数量等，如发生短缺、破损等情形，应尽快查明原因上报部门负责人，做出相应的处理。经验收正确无误的，应按物资的类别、数量、单价、金额、入库时间、自制存货的生产班次等，开具入库单经仓库主管人员签字批准后办理入库手续。如收到的物资类别与订单或收料通知单不符，仓库管理员应上报仓库主管，除经分管负责人及采购主管签字同意外仓库主管原则上应拒收。7、对实物已到、结算发票未到的外购、外协加工存货，每月月底仓库人员与财务核算人员应根据经办人员提供的资料，及时办理暂估入库手续并在下月初及时冲回。8、严禁办理无实物入库手续，否则要追究相关人员的责任。外部退库流程（一）外部退库流程图（见附件流程图2-1,2-2）（二）关键控制点1、建立退货审批机制,仓库对经审批的退货单的完备性、合规性进行审核，确保实际退回货物与退货单相符；2、仓库退回货物存放暂存区，登记退货暂存台账；3、退货入账应做到及时、准确，对于有质量问题的物资，应区别单独存放，由仓库联合财务、质量、生产等部门共同讨论是否报废，建立建全存货报废流程，财务部门根据相关经审批单据，及时、准确地进行账务处理。存货保管期间的控制（一）存货保管期间的控制表（见附件控制图3）（二）关键控制点1、根据各种存货的特点、管理要求、人员设置等情况，制定相应的安保、防火、卫生等制度，实施有效管理。2、存货的存放和管理由专人负责，所有存货原则上储存在规定的库房内，严禁未经批准或授权的人员进入库房或接触存货。入库储存确有困难的，也应采取有效措施，加强护理监管，以确保物资的安全、完整、有效。3、存货按重要程度采取ABC分类法管理，存货分门别类、摆放整齐、标识清楚、帐卡物相符，并定期对库内存货进行库龄分析、检查，及时整理，防止库房贮存管理混乱，杜绝材料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生。4、每班下班前必须完成当班存货出入库明细账的记账工作，并定期清点存货数量，达到帐、物相符。财务存货核算人员负责财务存货明细帐的登记、核算工作。财务部门对仓库部门负有监管职责，每季度至少一次对仓库部门工作进行监督、检查，发现问题要及时提出整改措施并形成监督、检查记录。领用和发出环节的控制（一）领用和发出环节的控制（见附件流程图4）（二）关键控制点1、建立严格的存货领用和发出制度，明确对领用材料的授权，特别是对大批存货、贵重存货、危险品以及非生产性存货的发出授权应明确。2、领料单（或出库单）是仓库发出存货的原始凭证，仓库部门要坚持凭领料单（或出库单）发放存货。领料单上应准确地记录存货的种类、品名、数量、批准人、经办人姓名，经仓管人员审核领料单的内容是否详实、批准权限是否恰当等，审查正确无误后，由仓库保管员发放存货并在领料单（或出库单）上签名。领料单（或出库单）存在填写内容不详实或越权批准行为的，仓库部门有权拒绝发货或要求补办有关手续，仓库部门明知领料单（或出库单）填写内容不详实或有越权批准的行为而予以审核签字、发货的，以失职论处，造成损失的，要追究有关人员的责任。3、存货发出必须采取实际成本核算，计价方法原则上采取月末一次加权平均法（原材料电解铜采用先进先出法外），如采用其他计价方法的要经公司财务部批准并报亨通光电财务总监同意。计价方法一经确定，未经公司财务部批准，不得随意变更。低值易耗品原则上采用一次摊销法摊销，对金额较大的低值易耗品，经批准可采用“五五”摊销法摊销；不可回收的包装物采用一次摊销法，可循环使用、回收的包装物采用“五五”摊销法；跌价准备计提按期末存货的成本与可变现净值孰低计价计提。严禁人为调节存货的发出价格，否则追究相关人员的责任。4、仓库部门应于每月财务结帐日将各部门领用的材料进行汇总，连同领料单（财务核销联）上报财务部门存货核算人员、成本费用核算人员进行当期财务核算。对于发出的自制存货（如产成品）应于每月财务结帐日与销售部门的销售数量、财务部门的开发票数量进行核对，确定其开票数量、销售在途数量、客户暂存数量等，经调整后，达到仓库的发货数量、销售部门的销售数量、财务的开票数量一致。发现问题要及时汇报处理，发现重大问题可直接汇报公司总经理。5、公司所有存货的出门必须开具出门证，出门证统一由经办部门申请，财务部门签发审核。同时公司应建立机制杜绝或减少晚班的存货出门，确有需要晚班出门的物资由相应值班人员负责签发。周末需存货出门，可由值班人员签发。制造环节的控制（一）制造环节的控制（见附件流程图5）（二）关键控制点生产部门应当加强对生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理和控制，根据生产特点、工艺流程等，生产班组应对转入、转出存货的品种、数量等以及生产过程中废弃的存货进行登记。盘点的控制（一）盘点安排（见附件流程图6）（二）自盘1、仓库保管员每月应不得低于三次对自己经管的物资进行盘点，并形成盘点记录，数量较大的物资可采取抽盘的方式。2、自盘时，发现呆滞物品、变质物品、盘盈盘亏，填写盘点报告单，由财务部门核实并提出处理意见后报公司总经理批准处理。（三）全盘1、月末由财务部门组织存货的全面盘点，形成盘点计划，相关部门应组织人员配合盘点；2、月末盘点应有书面的盘点记录，除半成品以外其他存货必须实行“以账盘实物”的方式，盘点前必须从ERP或明细账中取得盘点存货的账存情况，盘点中发现的账实不符必须进行现场核实，重大问题直接现场通报给相关部门负责人到场核实，核实后如存在重大问题的，应立即通报到总经理。3、月度盘点时，发现呆滞物品、变质物品、盘盈盘亏，填写盘点报告单，由财务部门核实并提出处理意见后报公司总经理批准处理。（四）抽盘1、可根据实际情况组织抽盘，可对特定物资进行抽盘，也可组织全面抽盘，全面抽盘比例不低于30%，价值比例应在50%以上；2、抽点时，由仓库保管员配合，将未办妥手续、及代管货物分开存放，并加以标识；3、抽点后，由抽点人填写抽点表，抽点人和仓库保管员签字认可，发现盈亏，填写盘点报告单，由财务部门核实并提出处理意见后报公司总经理批准。（五）盘盈（亏）处理1、盘盈（亏）金额由公司总经理审批；2、财务部门根据审批结果进行账务处理，仓库保管员根据审批结果调整库存数量和金额；3、对在盘点中发现的存货的盘盈、盘亏、变质老化、毁损等问题，要及时查明原因，经公司总经理批准后处理，属人为因素造成的要追究有关责任人的责任。其他（一）本管理制度自制定之日起开始执行，其他存货管理规定如跟本管理制度冲突的，以本制度规定为准。（二）本管理制度由财务部负责解释和修订。附件：1、流程图1--《存货内控流程原材料采购入库的控制》2、流程图2-1——《存货内控流程外部退库的控制1》3、流程图2-2——《存货内控流程外部退库的控制2》4、流程图3——《存货内控流程-存货保管的控制》5、流程图4——《存货内控流程-领用和发出控制》6、流程图5——《流程图5——存货内控流程-制造环节材料的控制（包括材料、备件）》7、流程图6——《存货内控流程-盘点流程的控制》主题词：存货管理制度江苏亨通精工金属材料有限公司2016年4月21日印印发：公司各条线、部门，存档。附件1流程图