同享POS40软件后台管理操作手册

内容提要本手册全面介绍“同享商场POS系统”产品的功能及使用方法，内容包括“同享商场POS系统”的功能及特点、公共界面的基本操作与使用方法、系统初始化、基本信息管理、采购管理、销售管理、库存管理、财务管理、会员管理、生鲜管理、系统管理、经理查询（报表分析）、批发管理、自定义报表管理等。本手册作为“同享商场POS系统”的配套手册，配有大量图解图示，内容详尽、易学易懂，可帮助您轻松越过使用“同享商场POS系统”中遇到的障碍，步入管理成功之列。本手册主要适用于“同享商场POS系统”2004版本及其后续版本的产品。本手册适用的读者是“同享商场POS系统”产品的用户及系统管理员。1997—2004年版权属于同享科技（深圳）有限公司。版权所有，翻印必究。非经同享科技（深圳）有限公司事先书面同意，不得对本手册进行增删、改编、节录、翻印、改作或仿制。同享科技（深圳）有限公司可随时对本手册的全部内容进行更改，此种更改将不另行通知。本手册中包含了一些日常商务处理用到的数据或报表的示例，为了尽可能完整地说明问题，这些示例包含了一些人名、公司名、品牌和产品名。所有这些名称都是虚构的，如与实际商业企业所使用的名称和地址相似，纯属巧合。诚请广大用户提出宝贵的意见和建议，并在此表示深切的谢意。同享（深圳）科技有限公司TONGXIANGTECHNOLOGYCO.，LTD目录TOC\o"1-4"\h\z目录 2前言 111 欢迎使用同享商场POS管理系统 112 关于本使用说明 11第一章系统安装、启动、与退出 121 系统工作原理 122 系统运行环境 122.1 软件环境 122.2 硬件环境 122.3 建议运行环境 123 单机版系统安装步骤和方法 133.1 安装前的准备 133.2 具体安装步骤 134 网络版系统安装步骤和方法 171.1 配置局域网 171.2 服务器和工作站之间的网络连接 181.3 服务器上SQLServer数据库的安装（以7.0为例） 181.4 软件的安装 205 系统启动 205.1 开始启动 205.2 用户登录系统 206 系统退出 21第二章计算机系统相关设置 211 Windows系统的相关设置 211.1 时间、日期格式的设置 211.2 显示器的设置 232 打印机的安装与设置 232.1 安装打印机 232.2 更改打印机设置 242.3 更改打印机的纸张大小和布局 242.4 使用共享网络打印机 252.5 共享打印机 252.6 调制解调器的安装与设置 25第三章界面介绍 261 软件主界面 262 单据操作界面 273 报表查询界面 28第四章使用系统的一般步骤 291 应用计算机管理的基础 292 使用同享商场POS管理系统的步骤 292.1 第一步系统初始化 292.2 第二步系统参数设置 292.3 第三步建立基础资料 292.4 第四步建立初始数据 302.5 第五步录入业务资料 302.6 第六步查询统计结果 31第五章 系统应用基础工作 321 系统初始化 322 建立初始信息 323 购销合同 344 操作员权限设置 354.1 系统维护管理员权限设置 354.2 收银员权限设置 354.3 一般业务人员权限设置 365 设置或改变口令 366 系统参数设置 366.1 公司信息设置 366.2 “常规”选项设置 366.3 “批发”选项设置 376.4 POS设置： 376.5 “其它”选项设置 377 建立商品档案 387.1 商品分类 387.2 商品重要属性解释 397.3 商品资料的管理 408 建立客户档案 419 建立供应商档案 4110 专柜合同管理资料 4111 建立营业员档案 4212 建立业务人员档案 4213 建立会计科目 4314 建立系统期初数据 4314.1 商品期初库存 4314.2 会计科目期初余额 4414.3 期初应收款 4414.4 期初应付款 4415 系统启用 45第六章采购管理 461 商品采购一般流程 461.1 采购业务流程： 461.2 采购业务流程说明： 462 商品询价 463 采购订单（下订单） 474 采购进货 484.1 完全进货与未完全进货 484.2 购销与代销 494.3 采购退货 494.4 采购进货冲销单 494.5 采购操作流程图 504.6 主要步骤 515 自动订货（智能补货） 526 供应商商品维护 537 进货调价单 538 进价调整单 549 采购结算 5410 付款差额登记(余额清帐) 55第七章卖场销售管理 571 促销管理 571.1 按商品方式 571.2 按柜组方式 581.3 按类别方式 581.4 赠品促销方式（捆绑促销） 581.5 会员促销 592 前台销售 591.1 前台销售概述 591.2 建立收银有关信息 601.3 前台POS小票设计 611.4 前台POS其他设置 621.5 前台销售日结 621.6 日结查询 621.7 收银现金流量分析 631.8 前台收银原始数据 633 销售调价（售价调整） 634 条码打印 641.1 选择商品 641.2 设置标签 651.3 设置条码打印机 655 商品价格标签打印 656 向电子称导出商品信息 651.1 新增电子称信息 661.2 电子称设置:请向电子称供应商咨询。 671.3 销售报表查询：主要对前台销售业务发生的报表查询与统计，如对收银员的收银员、营业员销售等的收银查询与统计。 67第八章库存管理 681 仓库库存业务流程 682 库存业务流程说明 683 仓库调库单 684 其它出、入库单 695 仓库盘点 715.1 商品盘点的作用、目的、基本方法 715.2 商品盘点基本操作流程图 715.3 两种盘点方法： 715.4 主要步骤: 716 商品报损单 737 商品拆分/组装单 738 库存报表查询 74第九章批发管理 751 批发销售的业务流程 751.1 批发业务流程图： 751.2 批发业务流程图说明： 752 批发销售报价单 753 批发订单 763.1 示例： 764 批发出货单 774.1 销售操作流程图： 774.2 具体步骤: 774.3 示例： 785 批发收款单 796 收付款差额登记 80第十章 财务管理 811 购销结算付款 811.1 两种付款方式 811.2 采购付款冲销单 812 购销合同 823 扣款单 834 专柜合同 835 财务接口 846 专柜月结 847 专柜结算收、付款 858 财务处理流程 869 会计科目 8610 账务处理 8610.1 费用单 8610.2 其他收入单 8710.3 内部转帐单 8710.4 内部借款/还款单 8810.5 待摊费用单 8810.6 固定资产单 8911 业务转账 9112 记账凭证 92第十一章会员管理 931.会员档案建立 932.发卡管理 943.会员积分换购 954.会员积分操作 965.积分明细查询 976.会员挂失注销 977.储值卡充值 988.储值卡维护 989.储值卡消费汇总表 10010．储值卡对帐明细 10011．储值卡消费明细 10112．报表查询 101第十二章生鲜管理 1031．日配订单 1032．生鲜盘点 1033．时段特价 1044. 生鲜分割加工 1045. 成品加工 1056. 加工关系 1057.生鲜报表查询 106第十三章查询统计 1081 查询统计方法与工具 1081.1 模糊查询 1081.2 组合查询 1081.3 万能查询器的使用 1081.4 实时、多角度排序 1092 商品查询 1102.1 实时商品库存查询 1102.2 前台销售时段分析 1102.3 日销售额对比分析 1112.4 仓库进出明细帐 1122.5 营业员销售报表 1122.6 供应商商品销售报表 1122.7 商品库存异常查询 1132.8 商品销售报表 1132.9 商品采购报表 1162.10 采购进货价格对比报表 1172.11 单品进货调价单查询 1172.12 商品进出库明细查询报表 1183 客户查询 1183.1 客户往来账 1183.2 收款报表 1183.3 客户欠款报表 1193.4 应收账龄分析 1194 供应商查询 1204.1 供应商往来账 1204.2 付款报表 1204.3 供应商欠款报表 1204.4 应付账龄分析 1215 经营概况 1215.1 经营状况 1215.2 日销售额对比分析 1225.3 商品畅滞销分析 1225.4 供应商商品销售分析 1236 财务状况查询 1236.1 现金日记账 1236.2 银行日记帐 124第十四章报表设计与修改 1251 EXCEL报表 1252 AnycellReport报表 127第十五章系统维护功能 1331 系统反启用 1332 数据备份与恢复 1333 清除历史数据 1344 数据整理 1355 成本维护 1356 系统工具 1367 系统注册 1368 系统操作日志 137第十六章附录 1381 同享商场POS系统业务流程图示 1381.1 系统使用步骤示意图： 1381.2 系统业务流程示意图： 1392 系统各类单据和查询报表的功能、作用速查表 1402.1 采购管理 1402.2 批发管理 1402.3 库存管理 1412.4 财务管理 1422.5 资料定义（基础资料管理） 1432.6 综合查询 1432.7 系统管理 1443 主要报表样例 1443.1 销售类报表 1453.2 采购类报表 1483.3 应收应付报表 1513.4 库存类报表 1523.5 综合分析类 155前言欢迎使用同享商场POS管理系统非常感谢您选用同享商场POS管理系统，它是集进货、出货、调拨、库存、生鲜、财务等管理于一体的新一代商业企业管理软件。同享商场POS管理系统适用于一般的大中小型百货超市、仓储超市、连锁超市、便利店、专卖店等，具体适用行业：百货、家电、五金、机电、通讯、电子、装饰材料、家具、服装、化妆品、汽配、医药、食品、化工、书报、音像等。与市面同类软件相比，同享商场POS管理软件更注重实用性、易用性、稳定性、通用性，我们相信，它将会是您企业应用计算机管理的完美解决方案与管理系统。为了您在今后的操作中更顺畅，请您抽出一点宝贵的时间，仔细阅读本书的内容，相信会对您有所帮助。本说明共分十个模块进行解说，分别为：进货管理、出货管理、库存管理、财务管理、生鲜管理、基础资料管理、报表分析管理、系统管理、批发管理。其中所解模块为别对应系统软件中的各种功能模块。安装本软件之前，请仔细核对您的硬件、软件和软件环境是否符合本系统的运行要求，必要时请进行相应的调整。安装过程可以由您自行安装，也可以请有经验的软件技术人员协助进行安装。安装后，首先要进行初始化工作。首次使用本系统的用户，请认真阅读第一章：系统安装、第三章：系统初始化。本操作手册与软件中的联机帮助在内容上基本上一致。您可以放心使用商场管理软件，我们将为您提供安全的保障。关于本使用说明本《使用说明书》是同享好管家POS管理软件的实际操作说明，帮助用户正确的使用本软件进行企业内部的业务和财务管理。主要介绍有关软件的设计概念、功能作用、使用技巧等，软件操作人员应具备一定的计算机基础知识，如：Windows操作系统的使用方法、Excel的使用、鼠标的使用、汉字输入、打印机设置等等。郑重声明：本软件说明书可能与您购买的软件的实际功能不一致，我公司保留修改软件的权利，如果软件实际操作功能与说明书不一致，以实际操作功能为准。同享科技有限公司第一章系统安装、启动、与退出系统工作原理同享商场POS管理系统的工作原理是：系统以单据为主要操作对象，即借助计算机强大的数据字典查询功能和智能化辅助输入功能，按一定的规范高效、准确地将传统的业务单据录入计算机，然后通过对计算机内有业务关联的各种单据进行各种处理，从而实现对企业物流、钱流、客户、供货商的智能化管理。系统运行环境软件环境繁、简体Windows9X或Windows2000，NT,XP；或英文版Windows9X，2000，NT,XP；Excel97或Excel2000.硬件环境PII以上CPU；不少于128内存；硬盘可用空间大于10G；微软兼容鼠标；配备繁、简体Windows9X或Windows2000，NT,XP能支持的打印机,如LQ300K,LQ1600K,HP6L等；建议运行环境硬件要求：PII以上处理器，128M内存，10G以上硬盘空间，VGA彩显；打印机：简体Windows9X或Windows2000，NT,XP支持的针式、喷墨、激光打印机；软件环境：繁、简体中文Windows9X或Windows2000，NT,XP；OFFICE97/2000.单机版系统安装步骤和方法单机使用win9x/2000操作系统，并安装MSSQL桌面数据库引擎或个人版，不在网络环境下使用。SQLServer桌面或个人版安装请参见下一节。建议安装MSSQL个人版，否则安装MSSQLMSDE.安装前的准备根据装箱单检查软件装盒材料是否齐全：本软件提供一张光盘、1本《使用说明书》、1份《用户许可协议》、一张用户卡，如有损毁或缺少，请与销售商联系。具体安装步骤将安装光盘放入光驱并打开光盘；安装SQLServerMsde（如已安装MSSQLServer版本之一则略过这一步）；安装数据库和软件狗驱动程序；安装后台管理系统；安装前台收银系统；安装细节：安装MSDE:打开“MSDE”双击“setup.exe”安装；按提示点击“下一步”；直到系统提示完成安装。安装完成重新启动计算机；完成MSDE安装。安装数据库和软件狗：打开“同享商场pos管理系统”――“数据库安装”，双击“server.exe”安装,如图：设置数据库文件放置路径和SQLServer实例名，SQLServer实例名为计算机名，建议全部默认。单击“安装数据库”按钮；状态栏出现“数据库安装成功”提示，完成安装。单击“安装单机狗”，系统安装狗，完成提示“xx狗安装成功”。安装后台管理系统：打开光盘或双击光盘中“autorun.exe”打开如下图同享商场POS安装程序：单击安装同享POS后台管理系统按钮，打开如下图安装选项界面，选取所有的组件选项；再单击下一步按钮，在许可证协议中选取是，如选取否将退出安装。在弹出来的安装路径选项中直接单击下一步，也可更改安装目录；选取典型安装再单击下一步按钮；输入后台服务器名称，单机输入“(Local)”，再单击下一步；下一步，输入后台数据库名称，保持不变；直接单击下一步；显示文件复制过程；单击完成按钮。安装完成。网络版系统安装步骤和方法系统在网络环境下使用，操作系统使用WinNT/2000Server,数据库系统使用MSSQL企业版或标准版。目前，商场管理系列软件的各种版本都是以Windows98/WinNT/Windows2000为工作平台，所以在安装系统前必须先安装Windows操作系统，关于Windows的安装请用户参阅其他相关的手册。本软件软硬件要求如下：1．硬件要求：PⅡ200以上，10G以上硬盘空间，128M以上（建议为254M）内存；VGA（EGA）彩显；2．工作站软件要求：Windows98/Windows2000/WinNTWorkstation操作系统；3．网络环境：使用网络版时，服务器使用WinNT4.0或者Windows2000网络操作系统。配置局域网网络配置的基础网络配置基础分为两点：1、硬件（网卡、网线、集线器…）；2、软件（网卡驱动程序）。网络配置的必要条件要想使一个网络良好的运行，首先这个网络中的所有计算机必须运行稳定，网络的硬件设备（网卡、网线、集线器…）必须保证能够正常的工作，如果这两点不能达到的话，我们不能安装软件，这时要通知技术人员，解决了问题后再进行下面的工作。网络配置的具体步骤安装网卡驱动配置网络参数添加IP地址和子网掩码网络连通测试软件的安装请参考以上的“单机版安装说明”。常见问题导致网络不通的情况一般有以下几点：（1）、网卡、网线、集线器的损坏这三个是网络连通的必要条件，在配置网络之前就要先确定这些硬件是否能正常工作，如果不能工作，就让他们的有关人员更换损坏设备。（2）、操作系统操作系统是否运行稳定。（3）、网卡驱动网卡驱动程序是否安装正确。（4）、IP地址IP地址的设置是否正确，子网掩码是否正确，IP地址是否与其他的计算机重复。经验：1、配置网络时，每配置一台计算机，就记录下来这台机器的名称、IP地址、网卡型号，这样在调试时就会一清二楚。2、计算机名最好起成英文名称。服务器和工作站之间的网络连接测试网络连通测试网络连通的命令行格式：PING（空格）计算机名（空格）–T(注：计算机名也可以是对方计算机的IP地址)。如果网络没有连通，可以按照下列步骤检查：第一步：查看硬件是否连通（请重点检查）第二步：是否正确的配置了网络协议第三步：是否已正确的自定义了IP地址第四步：SQLServer相关设置是否正确（重要）服务器上SQLServer数据库的安装（以7.0为例）单击主界面上的第二项安装sqlserver数据库，弹出SQLSERVER安装界面；单击上图第三项“InstallSQLServer7.0Components”，弹出如下界面；上图第一项“DatabaseServer-Standardedition”用于安装在WINNT和WIN2000，第二项“DatabaseServer-Desktopedition”用于安装在win9X，因此，如果操作系统为win98，应单击第二项“DatabaseServer-Desktopedition”，弹出Selectcomponents对话框；单击Next按钮，弹出如下对话框图：单击Next按钮，弹出如下对话框图：；5）单击Finish按钮，完成数据库的安装；6）安装完成后，初次使用本系统时，必须先打开数据库；7)单击开始—程序—MicrosoftSQLServer7.0—ServiceManager，弹出对话框，如下图所示;8）单击Start/Contin按钮，并选中Auto-startservicewhenOSstarts复选项，使小方框中显示“∨”即表示SQL数据库已经运行。软件的安装请参考以上单机版的安装。系统启动开始启动通过WINDOWS菜单启动：从“开始”——“程序”——单击“同享商场POS系统”即可；双击桌面快捷方式“同享商场POS系统”启动；用户登录系统“用户登录”：为防范未经授权人员进入系统，系统规定必须凭有效的操作员身份并通过口令验证才能进入；操作步骤：选择操作员，输入口令，然后按“确定”按钮；首次启动只能以“Admin”身份进入，不需口令，为安全起见，进入系统后请即到“系统功能”——“用户及权限管理”设置操作员和口令。系统退出可采用以下方法从运行状态下退出系统：选择“文件”菜单——“退出系统”——“确定”；用鼠标单击画面右上角的“x”图标,然后按“是”按钮；按“Alt+F4”退出。第二章计算机系统相关设置Windows系统的相关设置时间、日期格式的设置用鼠标单击开始—设置—控制面板；单击区域设置；单击时间标签，从时间样式中选择“HH:MM:SS”格式；(见下图)单击日期标签，从短日期样式中选择“YYYY-MM-DD”格式；（见下图）单击确定按钮，结束设置。显示器的设置在桌面上单击鼠标右键，单击属性—设置，调整在屏幕区域，使显示器的分辨率为“800ⅹ600”，在颜色中选择“16k”色或以上，然后单击确定即可。打印机的安装与设置安装打印机依次单击开始—设置—打印机，双击添加打印机；按照屏幕提示操作，如果想打印测试页，要将打印机准备好并打开打印机。注意：如果想使用共享网络打印机，通过在“网上邻居”中浏览，单击该打印机的图标，然后在文件菜单上单击“安装”，可快速安装该打印机。更改打印机设置依次单击开始—设置—打印机；右键单击正在使用的打印机的图标，然后单击属性；所能更改的设置取决于打印机的类型，单击其他选项卡，可以更改能够设置的所有选项注意：更改打印机的属性，将对在该打印机上打印的所有文档更改属性。要更改一个文档的打印设置，请在程序中单击文件菜单，然后单击页面设置或打印设置。更改打印机的纸张大小和布局一般情况下，不需要对打印机的纸张和布局进行改变，除非用户期望获得特别打印效果。1）依次单击开始—设置—打印机；2）用鼠标右键单击正在使用的打印机的图标，然后单击属性，如图；3）单击纸张选项卡；4）请将纸张设定为“自定义”；单击“自定义”后，系统会弹出“自定义大小”的对话框，此时用户无需更改任何选项，直接“确定”即可。使用共享网络打印机双击网上邻居，然后定位到带有所需打印机的计算机；单击“所需打印机的计算机”，然后单击该打印机图标；要安装打印机，请按照屏幕提示操作。注意：安装网络打印机后就可以使用它，就象接在自己的计算机上一样。要查看所需打印机的计算机，请在查看菜单上，单击详细资料，然后在备注栏中查找打印机名或说明。共享打印机依次单击开始—设置—打印机；单击要共享的打印机；在文件菜单上，单击属性；单击共享选项卡，然后单击共享为。注意：如果看不到共享选项卡，则需要启动文件和打印共享服务，也可以共享连接到本计算机上的打印机。调制解调器的安装与设置安装调制解调解器1）启动安装新的调制解调器；2）按照屏幕提示操作。注意：依次单击开始—设置—控制面板，然后双击调制解调器，也可以启动安装新的调制解调器向导。如果第1步打开的是调制解调器属性对话框而不是安装新的调制解调器向导，则单击添加，可以启动安装新的调制解调器向导。第三章界面介绍软件主界面图形功能菜单按钮日常提示菜单图形单据菜单报表查询菜单主界面如下图：图形功能菜单按钮日常提示菜单图形单据菜单报表查询菜单其各部分名称含义及功能表述如下：菜单条：对软件一些功能与设置进行管理。如：设置打印机、打印输出选择、操作员口令更改，窗口管理与切换，帮助，计算器，日历等。包括文件、工具、窗口、任务、帮助五个子菜单。文件：设置打印机、打印输出选择、报表输出定向—保存为EXCEL文件、报表输出定向—打印到MS-EXCEL、报表输出定向--计模板、缺省模板设置、注销用户并以新用户身份登陆系统、退出系统；工具：更改操作员口令、数据整理、程序版本更新、计算器，同享电子年历、电话拔号；窗口：平铺、层叠、图标整理；保存与恢复子窗口布局；任务：窗口切换管理；帮助：使用词典、如何开始、系统注册、关于程序。注：在任何情况下，只要双击快捷按钮栏右边空白处，即可退回系统主界面。图形功能菜单组：将系统十大功能模块以直观方便的图形按钮方式放置，切换按钮可进入不同的功能模块，显示相应的界面。这十大功能组为：系统功能、资料定义、生鲜管理、会员管理、经理查询、财务管理、批发管理、库存管理等、销售管理、采购管理。用户平时主要在此进行基本工作。是否使用Excel报表：在每一窗口下，都可进行报表格式的选择。系统共有三种报表体系，即为：内置报表、EXCEL报表、报表中心报表。系统的一大突破即为报表格式可真正自由定义。EXCEL报表原理是通过与Excel的无隙集成，调用其进行系统各种报表的设计。选取单选框即为使用EXCEL报表，反之则为使用内置报表。浏览、查询及报表输出区：用户查询、统计、分析业务过程及结果的主要区域。对应各功能按钮有50多类子项可供用户从各种业务管理角度或要求进行管理、监督、查询、统计、分析，辅助决策管理。状态条：显示公司信息、操作员、当前时间、操作窗口等内容。单据状态区结果显示区功能操作栏单据选项录入区单据操作界面单据状态区结果显示区功能操作栏单据选项录入区单据是系统提供的供用户录入实际业务信息的一种功能，单据入账或生效后，系统自动完成各项账务处理并生成各种查询报表。它的界面和格式是依据实际业务单据来的，因此，只要对实际业务有基本了解，就可以轻松使用。如图：功能操作栏：操作单据的功能按钮，包括单据新建、修改、删除、保存、移去、增加、（预览）打印、入帐、生效、退出等操作按钮；快捷方式提示栏：提示操作按钮的快捷方式；单据选项录入区：根据实际业务选择输入单据内容；结果区（实际结果区域）：显示选择输入单据内容；单据状态区：显示单据处于何种状态，如未入帐、挂帐、结清等；报表选择使用区：选择是否使用Excel报表或内置其他报表。报表查询界面条件选择区报表查询是供用户查询统计业务信息，系统提供组合查询方式。如下图：条件选择区状态栏查询结果区状态栏查询结果区查询操作按钮：包括刷新、更多条件、本条明细、全部明细、预览、打印等；刷新：按此按钮即显示一定条件下的查询结果，任何查询条件的改变都会使该按钮可用；更多条件：打击此按钮打开万能查询器；本条明细/全部明细：单击该按钮即显示所选条目明细情况；组合条件选择区：组合条件选择区使用复合查询，各条件即可独立又相互组合；查询结果：显示当前条件的查询结果；状态栏：显示查询结果总体情况；报表选择：选择打印使用报表的样式类型，系统提供EXCEL或Acreportg两种报表模式。第四章使用系统的一般步骤应用计算机管理的基础应用计算机进行管理应该掌握一些基础知识：计算机的开机和关机步骤；Windows系统的操作，包括：使用鼠标、启动应用程序等；汉字输入方法；打印机的使用方法，包括：更换打印纸和切换工作模式。使用同享商场POS管理系统的步骤第一步系统初始化建立操作人员资料：输入允许进入系统的人员名字；设置操作员权限、口令：规定各操作员权限范围、防止未经授权人员进入；录入公司基本信息，包括：公司名称、地址、电话等；建立仓库资料：输入所有仓库的名称；设置并建立其他资料：包括销售价号、非采购/销售进/出货类型、公司部门、往来单位、结算方式、收付差额原因、客户类别、销售类型及商品扩展属性如条码、功能说明等。第二步系统参数设置根据实际业务需求设定所需管理功能。设置缺省值：包括出货仓库、销售部门、销售价号；设置系统日期取值；设置商品编码产生方式和长度；设置批发管理可见项目：开单人员是否可见成本价和进价，可否临时调售价等；设置库存管理方式：包括采购、销售、汇总结转、是否允许负库存等；设置单据何时才可打印、POS是否自动登帐、是否起用客户信用管理等；会员卡设置：设置会员卡档案编号生成的方式与结构位数等。设置POS机：键盘设置。其他开关设置。第三步建立基础资料建立供应商和客户资料：把供应商和客户资料录入计算机；建立商品分类：根据商品特性和管理要求为商品分类；建立商品资料：把经营的商品录入计算机；建立人员资料：把人员资料录入计算机；建立会计科目：录入会计核算科目。建立货架：建立系统使用初期的仓库与货架关系。第四步建立初始数据输入商品期初库存；输入客户期初应收款；输入供应商期初应付款；输入科目期初余额；系统启用。第五步录入业务资料采购业务采购订单：录入商品采购规定货单；采购进货单：录入商品进货单；付款单：录入商品进货结款金额；前台POS销售业务销售日结：汇总当日前台销售数据；售价调整：调整商品零售价和会员价；促销单：录入商品促销时间和数量；库存业务调库单：商品在内部仓库间的调拨；报损单：输入商品报损数量；盘点单\手工单：输入商品盘点数量；组装\拆分单：输入商品的内部组装\拆分数量；财务帐务帐务处理：录入财务处理单。批发销售业务批发销售订单：录入商品销售订货单；批发销售出货单：录入商品出货单；批发收款单：录入商品出货结款金额；会员处理业务会员建立：建立会员或储值卡的基础资料。会员发放：对会员与储值卡用户进行发放生效管理。会员消费：对会员或储值卡用户的消费查询。生鲜业务管理：生鲜加工：对生鲜加工关系的建立。生鲜盘点：生鲜分类盘点进行库存实时管理。生鲜价格：生鲜价格变更与促销管理。第六步查询统计结果采购业务查询采购订单执行情况：查询订单的到货与付款情况；采购进货报表：查询某段时间商品的数量、金额、价格等；付款报表：查询某段时间支付商品进货情况；供应商供应报表：查询某段时间某供应商供应商品的数量、金额、单价等；应付款分析：查询分析应付款明细及帐龄长短等。前台销售业务查询销售原始数据实时查询：前台销售数据明细及汇总查询；日销售对比报表：查询某段时间商品销售的数量、金额、价格等；促销商品查询：促销商品情况查询；类别销售汇总明细报表：查询某段时间销售的数量、金额、单价等；批发业务查询批发销售订单执行情况：查询销售订单的到货与付款情况；批发销售进货报表：查询某段时间商品销售的数量、金额、价格等；批发收款报表：查询某段时间销售商品收款情况；批发客户购货明细报表：查询某段时间某客户购货的数量、金额、单价等；批发应收款分析：查询分析应收款明细及帐龄长短等。库存业务查询商品库存报表：查询商品库存数量、金额、成本；商品库存异常报表：查询商品库存积压与短缺情况；商品调库报表：查询商品在不同仓库间的调拨情况；POS结转报表：查询每个会计区间商品的收入、发出、结存情况；POS汇总报表：实时查询某段时间仓库每个商品的入库和出库、期初和期末情况。财务帐务查询现金/银行日记帐：查询现金和银行存款的收支明细及当前余额；分类明细/汇总帐：查询各个会计科目借贷明细/汇总情况；会员查询会员消费累计：查询会员消费累计情况；会员消费情况查询：查询会员消费情况；经理查询（报表分析）时段销售查询：查询指定时段现金流量；供应商商品销售报表：查询指定时段供应商商品销售情况；经营状况查询：统计整体经营状况；滞销商品分析报表销售额对比分析营业员（专柜）销售报表生鲜查询分割加工单据查询；生鲜盘点表查询；价格变更与促销查询；系统应用基础工作系统初始化系统初始化的主要功能和目的是清除所有历史数据，以迎接新系统的工作。选择“系统功能”——“清除数据”--“系统初始化”，进入如右图的画面：这一功能一般只在两种情况下才使用：一是系统最初启用，需要清除原始内置数据；二是在一个已经使用的系统里，因多种原因导致原有数据已无价值，需重新启用另一新数据。这一操作非常危险，破坏性极大，一旦误操作将造成不可挽回的损失，故对此功能应严格限制。一般只许系统管理员拥有此权限。选择“保留基础数据”，系统将只清除业务数据，而保留商品、供应商、客户、库存等基础数据。建立初始信息录入公司基本信息，包括：公司名称、地址、电话等；操作步骤：系统功能——系统选项——输入相关信息——确认，退出。如下图：建立仓库资料：输入所有仓库的名称；操作步骤：基本资料——仓库定义——新建——输入相关信息——确认，退出。如下图：仓库是管理所有库存商品和POS记录的关键，应根据实际慎重设置。设置原则：1）根据实际核算要求设置2）根据方便性原则3）根据存放商品类别或现实中库房分布设置注意：实际操作中，仓库往往不是根据存放商品类别或现实中库房分布来设置，而是根据实际核算要求和方便性原则来设置。如，为了核算的方便，设置退货仓、坏品仓等。建立操作人员资料：输入允许进入系统的人员名字；操作步骤：系统功能——用户权限设置——输入相关信息——确认，退出。如下图：{左边为操作员和组别窗口，右边为权限选择。}设置操作员组别：可根据实际情况设置若干操作员组，如“财务组”“业务员组”“采购组”等；然后在组里添加操作员；权限设置：选择操作员，单击菜单“拷贝组权限”，可将该组所有权限赋予操作员；然后可根据实际需要，单独对其进行其他方面的权限设置；人员组别区域权限选项区域人员组别区域权限选项区域权限说明：后台菜单权限：是指对后台管理系统各图形菜单的操作权限，细分为功能操作、报表查询等；单据权限：对各单据的新建、修改、浏览、单据生效、提货的操作限制；前台权限：设置收银员前台销售、管理等各权限；保存窗口布局权限：选择它之后有权对窗口进行布局和保存改变；默认为无权保存；特殊操作审批权：指对某些需要审批的特殊操作是否有审批权，默认为无权；数据权限：指对商品进价、基本资料的修改、商品大类的查看权限等；4）去除口令：这是系统管理员的权限。当在某些特殊情况如操作员遗失密码、操作员离职等情况下，管理员可以为该操作员清除口令并重新设置新密码。注：系统第一次使用本系统会自动产生一个编号以“000”位代码，名称为“Admin”，密码为空的用户。系统默认其拥有全部权限，而且这一操作员身份不能被删除和改名。设置操作员权限、口令：规定各操作员权限范围、防止未经授权人员进入；设置并建立其他资料：包括销售价号、非采购/销售进/出货类型、公司部门、往来单位、结算方式、收付差额原因、客户类别、销售类型及商品扩展属性如条码、功能说明等。非采购进货类型：有商品调拨，借入，代销等。非销售出货类型：有内部调拨，自用，借出等类型。销售价号定义：如前所述，价号完全由用户根据实际情况进行设定，可以灵活增加。设置时应以价号使用频率为顺序，可减少工作量。商品项目名称定义：可根据商品特征或对其加以描述，如厂家条码，颜色，大小等进行定义，方便货品管理、查询。客户类别：对客户进行分类管理。如根据它的信用、规模、业务类型、经营水平与公司业务状况等划分为A、B、C三类。收付差额原因：实际中经常有开票数据与实收不符合的情况，可对这种差额原因进行定义，如呆坏帐，零数等。设定科目、费用；其他收入、支出代码：应根据会计原则结合实际情况灵活设置。收付结算方式：一般有现结、支票、汇款、银行转账等。往来单位：指仅在业务上联系的内部往来单位，如分公司等。POS机：定义POS资料；促销名称：定义促销名称；营业员：定义专柜营业员姓名等。购销合同对供应商与用户之间的合同规范管理，如下图；从中可以对供应商进行系统自动化合同管理，对合同中的相关规划自动到期生成与管理，从而为管理实现系统功能自动化，合同可在开张处理前建立，也可在以后的应用中建立与更改。操作员权限设置在开始使用本系统之前，还应对本系统的使用者进行归类，按工作职能划分角色，如采购员、销售员、仓管员、系统管理员等等。对不同的角色赋予相应的功能权限，如将“采购订单”的“打开”及“编辑”权限授予“采购员”，“生效”权限授予“经理”。设置用户权限时，应先定义用户角色，然后给角色授权，最后增加各角色下的操作员。新增操作员时须指明所属的角色。此步骤可以简化或省略。为了使您的系统能安全地运行，建议您在进行权限设置时将业务功能与系统维护功能分开管理。权限设置的原则是：安全第一，注意责权相符、管理便利。为保证数据安全以及责权相符，系统管理员应根据实际情况作出权限安排。系统维护管理员权限设置这里指的系统维护管理员一般指“管理电脑及保证数据安全的人员”。本系统中管理员一般归于“公共组”，对于最高管理员应给予所有权限。以下为一些应慎重斟酌的权限（涉及系统运行参数设置、运行方式、表现状态）：系统选项所有功能基本信息所有功能报表分析中“Excel模板”、“报表中心”、“POS小票设计”库存管理中“进销存月结”收银员权限设置收银员权限设置图如下：一般而言，收银员不可登陆后台，前台键盘设置及POS周边设备在初始化后不予改变，其他视具体情况而定。一般业务人员权限设置注意权责相符，不给予多余或超出责任范围的权限。具体设置视用户情况而定。设置或改变口令操作步骤：“工具”——“更改口令”——输入原口令，新口令——确认退出。系统参数设置进入步骤：“系统功能”——“系统选项”，如下面所示的系统选项图。公司信息设置分公司代码：指代表分店或分公司的符号，用以区别公司总部和各分部业务数据，以分别统计、查询、跟踪业绩。分公司代码可以是数字或英文字母；销售出货仓：在此选择的出货仓将作为销售、调拨等业务单据的默认出货仓，应选择最经常使用的货仓，这样可减少许多操作；缺省销售部门：意义与设置原则同上。“常规”选项设置业务日期标准：指各个工作站时间取值标准。选择“取服务器日期”，各个工作站将以服务器日期为开单、结算日期，选择“取本机日期”，则以各工作站机日期为开单、结算日期；商品编码：用户按实际情况选择自定义编码或自动编码，编码长度一般在3至6位数之间。系统选项图POS结转结束日期：指定POS数据汇总结转结束时间。选择前两项系统结转将自动截止到指定日期，第三项为临时指定；系统选项图前台单库存管理方式：系统提供自动、手工和使用出库三种库存管理方式；库存为0或负数允许出库操作：钩选表示当库存为0或负数时允许执行出库操作，反之不允许出现负库存并不允许出库操作；单据生效后允许打印：如果选取表示系统所有的单据都需进行入帐生效后才能进行打印操作。会员特价率设置：对前台会员的销售价格进行特价销售时的价率百分比，其运算公式如：（零售价-进货价）*会员特价率+进货价；{注：其中零售价取系统中的售价二为准}“批发”选项设置销售开单是否显示成本价和进价：钩选后开销售单时操作员可看到商品成本价和进价，反之将不会显示；销售开单人员可否临时调整售价：钩选后销售时操作员可临时调整售价；业务员提成：按实际情况填好，系统将据此计算业务员提成额、公司月毛利、纯利等数据；销售价：有四种选择，代表四种销售取价方式。主要用于销售开单、付款结算等单据时系统默认销售价格的选择。提示：“价号”指的是用户自己定义的价格称号，如“批发价”“销售价2”等，价号的自定义在“资料定义”中的“销售价号”进行。建议将最常用的价格列为第一，这样可减少工作量。）POS设置：1.前台收款零头处理方式，可选取相应的处理方式，有角以下四舍五入、角以下金额去掉、实款实收等。2.pos机键盘设置可设置前台收银系统中的快捷键，与前台设置相同。“其它”选项设置其它选项图汇率设置：设置最新汇率比价，为前台销售提供支持；无订单是否可收:“n”为必须通过订单方可收货入库，“y”则提供对订单进货和临时进货支持；无订单是否可销售：“n”为必须通过订单方可销售，“y”则提供对订单销售和临时销售支持；订单入帐时付款提示：“n”为订单入帐时无提示，“y”则提供提示；收货单入帐时付款提示：“n”为入帐时无提示“y”则提供提示；金额小数位数：一般默认为2位；单价小数位数：一般默认为2位；数量小数位数：一般默认为2位；积分折算金额：设置商品销售时的积分金额，就是多少金额积一分；积分换购金额：设置前台会员进行积分购物时的换算金额，就是一积分可换多少金额进行结算。销售单是否根据仓库分开打印：如选取便可对销售单据按商品存放的仓库进行单据打印。单据颜色设置：设置单据字体颜色；程序更新位置：配合“download.exe”使用，自动更新应用程序；建立商品档案商品分类商品的分类和编码是系统使用好坏的重要因素，科学地分类和编码有助于管理和协调。一般而言，分类应简洁明了，尽量用数字编号；大类尽量不要太多，以便于统计和查询。下面以“某商场有限公司”经营的食品为例（它经营纸品、食品、服装等，食品有烟、酒），其食品类别结构关系如下：一级编码：二级编码：具体商品：商品重要属性解释以下商品属性较为重要：条码：系统支持双条码，一般使用条码一，生鲜商品的条码默认为条码二；订货价：订购商品价格，采购订单使用此价格；保质天数：商品（特别指食品）的保质天数；单位换算：基本单位与包装单位的比例关系，如一条烟有10包；主供货商：指该商品的主要供应商，设置该项不影响从其他供应商处进货；库区/柜组：指该商品在商场的具体库区；商品标志：对商品起一个监督进货标志，可设为新品、暂购品、滞销品等，如是暂购品系统将自动控制其进货的操作。前台限制：包括前台是不允许议价与是否允许数量小数。零售价：销售商品使用的价格；会员价：一般会员使用的结算价格；金卡价：金卡会员使用的结算价格；助记码：顾名思义即为帮助记忆的编码。不同商品助记码最好不要重复，可省略不填；库存上下限、最佳：这关系到库存异常报警设置，须按实际填写；最低售价：如不填此项目，实际销售时最低价审批控制将不起作用；是否为暂滞品：暂滞品为查看库存时不显示的商品。它有库存但实际进出很少。钩选为查看时不显示，反之则显示；出入库忽略库存增减：指忽略某些特殊商品出入库存情况，如劳力商品、返利、柜台承包商品等；是否为特价商品：指定则不参与商品价格打折，对促销商品无效，常用于某些特殊商品如“本”就为亏本销售的商品；电子称商品：某些秤重量的商品，如西瓜、肉类等。{注：系统自动默认称重商品为生鲜商品}安全库存天数：即为库存可支持销售的安全天数，如某商品保存3天销售量的库存为安全库存；采购在途天数：指供应商送货到商品入库的时间，该指标对自动订货产生影响；自动拷贝上条数据：增加商品时自动继承上条商品数据，减少工作量。商品资料的管理商品编码即为在商品大、中、小类下挂上具体商品。单击“商品编码”，打开如下图的窗口：新建：增加商品品种；系统弹出新建商品子窗口；修改：对原有商品信息进行修改；查找：按编号、名称查找某一商品，可实现精确查找和模糊查找；打印：可打印某类商品或全部商品；折叠：将树形分类图折叠；过滤刷新：在“过滤”里可填入不完整编号及名称等条件，单击“刷新”即可察看某类商品；在右边商品窗口单击右键，出现“栅格栏目设置”，可对商品显示栏目进行设定，我们选择不显示“总库存”并固定三列显示。（应该指出，这时的栏目设置对打印该文档有效，换句话说即为用户可自定义打印内容。）如果用户想保存这种商品显示方式，可单击菜单栏“窗口”并选择“保存子窗口布局设置”即可，当然，首先你必须有这一权限。过程和结果如下两图所示：填写商品项目：按顺序填写编码、名称等。如我们要在“酒”类里添加商品，则首先选择该类商品，然后单击“新建”，在弹出的窗口中输入商品的各类信息。此时我们可以看到前面我们定义的基础资料如“价号定义”的内容已经在这里出现。单击“添加”，将资料保存，同时打开新单进行下一商品的输入。建立客户档案输入客户资料方法与其他基本一样，可参考以上操作方法。需要指出的是，填写客户信息时有“可否挂帐”这一选择，钩选表明该客户可挂帐，其挂帐信用额为右边的资信额度的值，否则必须现款付清。这三个子项右边窗口分别为人员、客户、供应商列表，均可单击右键进行“栅格栏目设置”、保存窗口布局、自定义的打印，具体操作参考“商品分类与编码”。建立供应商档案供应商基本信息用于建立和维护供应商基本资料，基本信息的内容包括供应商编码、名称、类型、结算方式、联系人、联系电话、地址、帐务、税务等信息。系统按供应商性质分为三类：经销供应商、代销供应商、专柜，如下图：供应商的结算方式用户自定义，如“月结”、“10天结”等，具体设置在“基本信息”――“其他设置”――－“收付结算方式”中。专柜合同管理资料合同管理为专柜出租人和承租人提供了合同的签定和管理。在“专柜合同管理”中可录入各项有关费用的信息及其他条项，是费用结算时的基本依据。专柜合同管理资料是供应商基本信息的组成部分，专用于登记专柜合同号、生效失效日期、保底金额、固定费用及其他条款。系统根据所登记条款进行结算，具体结算参见“财务管理”――“专柜月结”。如下图示：注意事项同一专柜在同一时间内只能签定一份合同，同一专柜在一个月内只能出租一次。“销售提成率”中“销售额超过”一项要按递增的规律填写。选中“合同是否生效”一项保存后，即合同生效后，不能再修改合同的内容。建立营业员档案这里的“营业员”特指专柜或某个库区的销售人员，出于监督、提成等管理要求而需要记录他们的销售记录或业绩。建立营业员档案就是归档营业员编号、姓名、所属部门（即库区），方法同上。如何记录营业员销售业绩请参见“前台销售使用手册”。建立业务人员档案具体操作请参考上一小节。建立会计科目系统会计科目分为：银行存款、现金、费用、其他收入、其他应收款、其他应付款、固定资产、待摊费用等七个一级科目，一级科目不能新增；科目编码由系统自动产生，用户不能修改和输入。如下图：为简化工作，软件已经根据商业流通企业的需要，设置了二级会计科目，只需进行简单的修改即可完成会计科目的设置工作。可在一级科目下设置多级科目。操作步骤：选择“资料定义”——会计科目——选择科目类型——单击“新增”按钮（“修改”：对原有科目名称进行修改；“删除”：删除所选科目）——填入科目名称——保存退出{注：科目已经使用则不能被删除。}建立系统期初数据顾名思义，期初建帐就是系统使用初期，将初始信息输入系统，例如商品库存多少、与供应商、客户的期初应收、应付款等。（如果必要，在期初建帐的同时也可以进行进出货业务操作。）单击“快捷菜单栏”“期初建帐”即可进行期初建帐工作。商品期初库存系统已将所有仓库及商品列出。首先选择仓库，然后在库存数量栏填入实际数量。成本栏可以只在第一个仓库输入，系统将自动把成本价赋予其他仓库，也可选择不填。如下图示。注意：实际经营当中有要经常加入新商品的现象，但此时系统已经启用，因此只要在“商品编码”中把该商品登记就行，它的数量反映在进货单据上。当商品品种很多，同时又要输入某一商品数量时，可用“查找”进行定位迅速输入。会计科目期初余额期初余额是指在期初建帐时科目的余额，它是系统进行财务管理的基础。建立期初余额的方法和步骤是：单击快捷栏“期初建帐”——期初科目余额——输入余额。如下图示：注意：建立科目以后，应尽快输入各科目的余额，以便进行帐务处理。期初应收款应收款主要指客户欠款，若欠款为负数则表示为客户的“预付款”，系统同样以红色显示。如下图示；期初应付款应付款主要针对供应商而言，若为负数则表示为我之“预付款”，系统将以红色显示，用以提醒用户。如下图所示：系统启用系统启用表明期初建帐工作已经完成，系统将进入标准管理模式。它将清除所有POS结转记录，并汇总当前所有的各种进货数据作为新的期初数据写回系统，同时，自动校正期初库存。系统启用后将屏蔽所有期初输入入口，即不能再输入期初库存，期初应收应付数据。选择“系统功能”，单击“系统启用”，再按“确定”执行系统启用。如上图：第六章采购管理商品采购一般流程采购业务流程：典型的采购业务流程如下：采购流程图采购业务流程说明：采购业务流程图描述的是系统采购业务的标准模式，可处理一般企业最常见的“现款采购”和“欠款采购”的进货模式；有订单的采购模式：先录入进货订单，到货后再通过自动关联把订单的数据转入采购进货单，系统自动跟踪订单的执行情况与商品的入库和付款情况；现款采购模式：录入进货单后，在入帐时结算全部货款，系统自动生成付款单，冲销供应商应付款。欠款采购模式：录入进货单后，在入帐时输入实际结算金额，它与采购金额合计之间的差额，系统会自动挂帐供应商应付款。商品询价在计划采购商品时，通常会预先向供应商询价。您可根据自己的需要选用，询价的一般步骤如下：填制一份采购订单，保存但不审核。选择一份“单价”、“数量”为空的报表打印出来，送交有业务关系的供应商，对方会针对单上的所有商品进行报价。将供应商的报价补充到先前保存的采购订单中，审核存档，供实际采购时参考。采购订单（下订单）在采购之前，通常要制订采购计划。采购订单不但可作为采购计划，还可作为进货入库的原始凭证。在“进销存系统”中的“采购管理”的菜单下选择“采购订单”，则进入“采购订单”窗口，如图所示：交货期限：指相对于单据“日期”供应商货品必须到达的天数，如3天，即2002-11-24必须到货。批量增加：按商品类别或其他条件批量增加订购商品；已完成收货：当订单货品实际入库数量等于订单订购数量时，单据标记为“已完成收货”，该标记用户不可干预；只显示数量不为零的条目：增加商品时，系统根据库存上下限及最佳库存等指标自动给出建议采购量，此功能帮助剔除数量为零的条目；收货数量：指由该订单转出的实际入库量；收货率：定单数量与实际入库量之间的比率，计算公式为：实际入库量/定单数量*100％；当前库存：指当前订单未生效进货的商品库存；采购订单图主要步骤:按新建,,填写客户名称、地址信息、电话等；表明开始新单；按“增加”添加商品、“移去”减去商品；单击“浏览”，可查看已做计划采购订单；单击“保存”，保存单据；单击“删除”，将本单据删除；“预览”、“打印”，将计划单据输出。（可选择内置报表与EXCEL报表）“生效”，确定单据可以执行，等同“审批”。示例如下：单击“新建”,开始新单,系统自动生成一张单号为200105250001订货单;从“供应商”下拉按钮选择好供应商后电话,地址自动出现,选择“经手人”;单击工具栏“增加”按钮,选择商品,如图.在商品众多的情况下,可对商品过滤,方法是填入商品编码或名称,也可选择“只从该供应商最近进货情况选取”,这样只列出该供应商最近进货商品.选取后按“确定”.(注:选择时按“ctrl”键可连续选取)发现某商品不用进货可按“移去”;如发现本单不用可按“删除”;单击“浏览”可查看所有定单.结算窗口图确认无误,单击“生效”,系统弹出结算窗口,如图.我们输入预付款62000,并采取现结方式(实际中用户可选择其他方式).单击“确定”,采购订单生效。注：如在“系统选项”中设置“无订单是否可收货”为“N”,则不会出现上述付款界面，具体付款在“财务管理”中进行。采购进货当预订的商品到货后，可根据采购订单来制作进货入库单，