内审员如何开展审核工作

内审员如何开展审核工作第1页/共34页内审员如何有效开展工作第2页/共34页二、如何正确记录审核证据一、如何编制检查表三、如何编制不符合报告第3页/共34页一、如何编制检查表1、收集相关信息2、按照过程方法编制检查内容3、结合重点与难点编制第4页/共34页1、收集哪些相关信息标准要求——ISO9000/ISO14000/OHSAS18000法律法规要求及其他要求体系文件要求——手册、程序文件、作业指引上次审核集中的问题点——所开出的口头与书面的不符合项已知该部门曾经发生过的管理问题第5页/共34页一、如何编制检查表1、收集相关信息2、按照过程方法编制检查内容3、结合重点与难点编制第6页/共34页2、按照过程方法编制检查内容是否根据标准与实际运行情况策划出相应的程序文件或作业指引等是否按照所策划的文件进行实施是否根据实施情况进行相应的监测和记录相应的监测结果是否对监测结果进行评价及处理，处理记录是否保存，处理结果是否满足要求第7页/共34页举例：查人力资源部请按要求编制检查表第8页/共34页一、如何编制检查表1、收集相关信息2、按照过程方法编制检查内容3、结合重点与难点编制第9页/共34页3、结合管理的重点与难点编制针对各部门的工作特点与控制重点编制检查内容针对工作中容易出错的问题编制检查内容针对管理中的盲点编制检查内容第10页/共34页二、如何正确记录审核证据1、收集审核证据的方法2、审核证据的记录内容与方法3、对于不符合要求之处理方法第11页/共34页1、收集审核证据的方法听：聆听、倾听，听你所关心的；看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相；查：学会抽样查看，学会证实；问：不脱离你的主题，询问你所关心的事。记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录第12页/共34页附件1、证据类别b.非客观证据:＊主观推测,推断要发生的事情；＊传闻，陪同人员及无关人员的说话；＊作废文件的规定，擅自改过的记录。第13页/共34页附件1、证据类别a.客观证据:＊存在的客观事实(例如:观察﹑测量﹑实验的结果)﹔＊被访问人员(当事人)的口述﹔＊现存的文件﹑记录等。第14页/共34页二、如何正确记录审核证据1、收集审核证据的方法2、审核证据的记录内容与方法3、对于不符合要求之处理方法第15页/共34页2、审核证据的记录内容与方法按5W2H方法记录你所发现的事实与测试结果对于一些文件的引用或记录，尽量用一些唯一性的标识与记录，如：文件名称与编号、版本、版次，表格的标题与编号，注意摘录重要的检测记录、检验人员、检验方法等第16页/共34页2、审核证据的记录内容与方法包含时间﹑地点﹑人员﹑主题事件﹑主要过程活动实施慨要；观察到的事实主要过程﹑关键过程和主要信息；不合格情节可追溯，必要时有见证人。第17页/共34页举例1：如何记录所发现的信息审核员来到工程部审核，看到工人在进行设备的维修，审核员问该工人，维修中使用的含油纱布如何处置？工人回答，我们有文件规定，使用后该收集到专用的有害废弃物收集筒中，审核员问有害物收集桶在何处，工人指向车间的一头的一个铁桶，审核员走过去发现，铁桶里有含油纱布，也有生活垃圾，审核员问工程部的部长，为何铁桶里有含油棉纱，也有生活垃圾，部长说，这是生活垃圾桶，那个工人可能不知道这是生活垃圾桶。第18页/共34页举例2：如何记录所发现的信息你在稽核调漆室时,发现程序书<OHS-16>规定每一个月需更换操作人员防护面具的滤毒罐一次,稽审核时发现目前在调漆室工作的三名员工,其中有一名员工的滤毒罐已有一个半月尚未更换,但该名员工阿鸟向你说明他所使用的滤毒罐一切良好,配戴时并未闻到溶剂的味道,且并无身体不适的感觉.

第19页/共34页二、如何正确记录审核证据1、收集审核证据的方法2、审核证据的记录内容与方法3、对于不符合要求之处理方法第20页/共34页3、对于不符合要求之处理首先要记录该活动所要求的正确内容，如文件所规定的再记录在现场或测试所发现的不符合之事实，如相关数据，操作方法等你认为不符合要求的证据，可以自己做一下标识，不要在现场轻易表态，待与审核组共同讨论后，再根据组长要求开出不符合报告第21页/共34页三、如何编制不符合报告1、证据与审核准则进行核对2、不符合事实描述3、不符合报告编制第22页/共34页1、证据与审核准则核对明确审核准则有哪些：标准、法律法规、顾客要求及其他要求、体系文件（包括一、二、三级文件）从检查表中列举出可能属于不符合的证据将所列举出不符合证据与相应的审核准则核对，找出不符合条款及不符合理由。第23页/共34页附件1：不符合的分类a.不符合类型

:＊体系性---质量管理体系与有关标准﹑法律﹑法规不符合﹔＊实施性---未按文件/程序实施﹔＊有效性---实施效果未达要求。第24页/共34页附件1：不符合的分类b.不符合性质:＊严重不符合严重不合格通常是指系统性或区域性失效。＊一般不符合个别偶然的后果轻微的对某个区域性或系统有效性影响轻微的。第25页/共34页附件1：不符合的分类b.不符合性质:＊观察项--证据稍不足﹐但存在问题﹐需提醒的事项﹔--已发现问题﹐但尚不能构成不合格﹐如发展

下去就有可能构成为不合格的事项﹔--其它需要提醒注意的事项。第26页/共34页三、如何编制不符合报告1、证据与审核准则进行核对2、不符合事实描述3、不符合报告编制第27页/共34页2、不符合事实描述不要添加任何自己的语言，纯事实描述语言要简洁、意思要清楚，前后不要矛盾阐明不符合标准的理由（不符合标准条款中的具体内容）第28页/共34页三、如何编制不符合报告1、证据与审核准则进行核对2、不符合事实描述3、不符合报告编制第29页/共34页3、不符合报告编制选择不符合报告之模板搞清楚严重不符合、一般性不符合及口头建议项待不符合事实与理由搞清楚后，再填写不符合报告之内容，要求被审核部门确认。第30页/共34页附件1、审核发现的形成不要吹毛求疵，应该懂得持续改进，小事以提醒的方式告之；要抓住体系中的大缺失，以帮助别人能改进后有所提高；对重复性发生的小问题，应该当作系统问题提出，这不能应小而放。第31页/共34页附件1：