运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能

------文章来源网络运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能运用现代科技手段和系统管理理论提升办公室工作效能办公室是各级机关、企事业单位的中心办事机构和综合协调部门，是沟通上下、联系内外、协调左右、维护全局的桥梁和纽带，是确保各项工作顺利开展的“中枢神经”。当前，科学技术迅猛发展，特别是办公自动化和网络技术的发展日新月异，要求办公室进一步解放思想、更新观念，充分运用互联网络、门户网站、办公自动化等现代科技手段以及现代管理系统理论，着力推进宣传、信息采集、办公方式和内部管理工作创新，全面提升办公室工作效能，促进各项工作登台阶、上水平。一、运用单位门户网站，强化公开、宣传和沟通功能。政企事务公开、舆论宣传和联络沟通是办公室工作的一项重要职能，而单位门户网站越来越成为单位对外事务公开、宣传服务的重要窗口以及与社会大众沟通的重要渠道。当前，单位门户网站的建设与维护一般由办公室承担，这就需要把这两项工作有机结合，职能有机整合，科学合理设置门户网站的功能，认真制定并实施各项维护管理制度，使门户网站成为单位对外公开有关事务、宣传展示单位形象以及与各方面沟通联络的有效载体。一是合理设置事务公开和舆论宣传的栏目和窗口。门户网站的定位一般以服务为主，主要提供单位相关职能、机构设置、人员组成以及主要工作和服务内容等方面索引的组织和查询，以及相关信息的综合引用和链接等服务。同时，办公室要注重强化新闻宣传意识，在门户网站设置宣传本单位政策、领导讲话、重要会议、重大活动等方面的文字栏目、图片窗口和视频栏目。二是建立畅通的网上互动渠道。现在网络传播速度很快网民的力量不容忽视。办公室要注重网上沟通联络，主动建立网上专题论坛、领导信箱及投诉信箱、网上民意调查、网上视频对话等栏目，提供一个网民参与意见收集的渠道，主动收集、及时处置民情民意，增加与网民及其他方面沟通和交流的渠道和机会，推动党政机关依法施政、科学决策和企事业单位有序发展。三是及时做好更新维护工作。事务公开、舆论宣传和网上沟通等功能设计要以网民为中心，以方便实用为原则，不搞花架子。要做到这一点，必须建立高效、有序的运行和维护制度与机制，门户网站应有专人负责日常维护和更新，宣传内容有专人负责采编、上传，网上专题论坛、领导及投诉信箱、网上民意调查有专人负责处理和反馈，网上视频对话有专人组织和落实，同时建立考核奖惩机制，确保有序运行。在加强监督和管理、保证信息安全和服务质量的前提下，也可积极探索资源外包的模式，把非关键性和非决策性业务流程和环节规范化后外包，实现服务的社会化，以提高效率、降低成本。二、运用互联网络，搭建信息采集的平台。信息采集、汇总、上报是办公室服务领导的重要工作，除了利用内部工作网络、平面媒体和信访等传统渠道外，还必须充分运用互联网络，搭建快捷平台，全方位、快速收集各类相关信息，为领导决策服务。一是精心收集筛选网上信息。办公室要充分利用网络新闻报道快、搜索引擎功能强、信息容量大、内容保存时间长等优势在第一时间收集整理网上中央、省、市党委、政府及相关部门的重大政策、决策部署，收集各地同行业的先进经验和做法，收集网上与本部门、本行业相关的热点反映，为领导决策提供参考。二是实施网上快捷传输。时效性是影响信息质量的关键因素之一。要通过网络快速高效的信息传输手段，在门户网站或其他网站申请“Email”，建立办公室系统信息工作人员“QQ”群，或通过MSN聊天软件，远程互动，互通互助，提高信息报送和传播的时效性。三是建立快捷的报送载体。一方面，办公室可以沿用纸质的方式，每日编辑网上要闻快讯，报送领导参阅；另一方面，可以积极运用网络技术，如“Email”、“QQ”、MSN快捷报送，还可以结合办公自动化系统传输和报送。三、运用办公自动化技术，构建工作运行快速系统。办公自动化（OfficeAutomation，简称0A）是将现代化办公设备和计算机网络功能结合起来，用于文字处理、文件传递、图像传递、资料查询和经济社会模拟等的一门技术。办公室工作头绪繁多，面对繁杂的工作，必须主动引入和使用办公自动化技术。一是综合运用现代办公手段。对大量文件的处理，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件的日常管理和存储等，都可采用这一现代办公手段；此外，还可采用各种先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。二是搭建内部信息交换平台。通过办公自动化系统，建立起单位及办公室内部的邮件系统，使内部的通信和信息交流快捷通畅。同时，在内网建立电子公告、电子论坛、电子刊物等有效的信息发布和交流平台，使内部规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等在机关和企事业单位内部员工间得到广泛传播，方便大家及时了解单位的发展动态。三是建立一体化、自动化的工作流程。整合相关职能，协同多岗位、多部门工作，实现办公流程再造。办公室可牵头对单位的公文处理、项目审批等流程化工作，通过办公自动化系统，实现工作流程和文档管理的自动化、电子化。在此基础上，实时监控、跟踪，解决问题，建立电子文件柜，使各类文档能够按权限保存、共享查找和使用，从而规范各项工作，提高单位工作的组织化程度和协同效果。四是建立辅助办公系统。对会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等日常事务性工作，通过系统生成和信息集成，实现自动化辅助办公，这样相关人员就能有效地获得整体的信息，提高整体反应速度和决策能力。此外，还可采用支持多分支机构、跨地域的办公模式，实现分布式办公、移动办公和跨地域办公。四、运用系统管理理论和方法，推进办公室内部管理工作创新。系统管理理论是卡斯特(F.E.Kast)、詹姆斯.E-罗森茨韦克James.E.Rosenzw