科技档案开放利用内在需求和原则的特殊性,档案管理论文

科技档案开放利用内在需求和原则的特殊性,档案管理论文科技档案是原始的科技信息和科技成果的重要载体,但我们不应以此为由而拒绝或反对科技档案的开放利用,科技档案同样应该实行开放利用,单从文件纵向运动而言,为知足广大社会公众知情权的需求,我们便能得出这一结论.这是由于:文件生命周期理论告诉我们,文件沿纵向运动进入非现行期而成为非现行文件后,能够呈现出科学的历史研究价值,这是一种面向广大社会公众而言的第二价值,所以,从知足公民知情权或信息权的视角,此时的文件应该向广大社会公众开放,正因如此,当下世界绝大多数国家都做出了档案开放的规定,且多数规定档案自构成之日起满30年开放.科技文件运动虽较为特殊,但它首先同样具有文件生命周期理论所揭示和描绘叙述的文件纵向运动.同其他一般文件一样,当科技文件纵向运动进入非现行期时便同样能呈现出科学的历史研究价值,这种科学的历史研究价值同样是面向广大社会公众的,且内含科学技术早已老化,通常不存在发明权和专利权等知识产权保卫的保密性问题,因而,为知足广大社会公众获取科技知识的知情权或信息权的需要,已进入非现行期的需永久保存的科技档案自然也应向广大社会公众开放,实行开放利用.从文件纵向运动的视角来讲,出于知足广大社会公众知情权的需要,这是科技档案开放利用最基本的需求因素,也是与一般档案开放利用一样的需求因素.但不同于一般档案的开放利用,科技档案开放利用具有相当的特殊性,详细主要有:1科技档案开放利用内在需求的特殊性从非现行文件所能呈现的科学历史研究价值而言,出于知足广大社会公众知情权的需求,这是档案开放最基本的需求因素,甚至也是一般档案开放利用唯一的需求因素,科技档案开放利用同样具有这一需求因素,但由于科技档案本身的特殊性,科技档案开放利用,除除此之外,还有若干其他特殊的需求因素.1.1科技档案的通用性特点以及其开放利用需求我们知道,科技档案除一般档案所具有的历史价值外,大多数还能再次成为现实科技活动开展的根据,呈现出现行价值,且这种现行价值还具有通用性特点,即科技档案现行价值的发挥没有单位、部门和活动的界限,也没有地区甚至国家的界线,凡在一切需要使用的地方,理论上它都能发挥作用,我们常言的科学技术无国界指的就是这一意思,而且总体上科技档案构成时间越近,其现行价值发挥的频度越高,这是由于科技档案现行价值的衰减性特点所决定的,所以,科技文件(广义)或科技档案构成后所呈现的价值规律并非是一般档案所呈现的价值规律那样简单,即第一价值第二价值,而是构成之初便具有很强的第二价值,科技文件或科技档案的第一价值与第二价值是并列同时的,并无明显的先后关系,或者讲科技文件或科技档案的第二价值能够贯穿其生命期的始终,这种科技档案构成之初便具有很强通用性或第二价值的特点决定了科技档案应该而且必须实行开放利用,由于假如不实行开放利用,则必然导致其很强的通用性根本无法实现或展示,最终科技成果或科学技术的推广应用也便无法实现.其实,从文件运动视角而言,科技档案的通用性及其开放利用需求本质上是科技文件的横向运动所导致的.1.2科技档案的情报功能及其开放利用需求科技档案的情报功能是指科技档案的内容信息在科技活动中所具有的科技参考作用和科技沟通作用.科技档案不仅仅是科技研究工作和开发设计工作的根据条件,而且也是进行科学技术沟通的工具.在人类历史的科技发展中,科技沟通起着不可小视的作用,由于科技发展既是创新发展的,又是前后继承的,谁都不可能是全新创新和一蹴而就,所以,科技信息沟通是促进科学技术发展的一种重要手段和基础,科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入科技市场,企业事业单位之间的技术转让和技术沟通,一般就是通过科技档案(复制件或编研成果)实现的[1].在各地区和各单位之间以科技档案作为科技沟通的工具,使对方在相关科技活动开展中能因而获得有关科技信息和科技成果,进而避免重复劳动,提高经济效益.如某省地震部门为搞好地震预报工作,需要进行地域范围内的地形测量,某市测量部门为他们提供了相关地区的数十个水准点的测量档案,这就使该地震部门省去了在这些地区内的地形测量工作,仅此一项就节约人力、物力和财力很多.近年来的沿海各省的水产业、海洋化工和交通运输业的发展中相关单位构成的科技档案的沟通作用都得到了充分发挥.相反,近年来也时常暴出反面案例,有不少单位由于没有充分利用科技档案的这种科技沟通工具作用,盲目科研,结果在花去了相当的人力、物力和财力后,把获得的所谓科技成果拿去注册申请时,却发现是重复劳动,相关成果其他单位早已有了注册.所以,科技档案作为科技沟通的工具作用是特别突出和明显的.这种科技档案的情报功能客观要求科技档案实行开放利用.1.3科技档案的公共物品属性及其开放利用需求2001年11月,我们国家开场对气象科学数据进行分享示范建设;2002年科技部又将气象、地震、水文、地质等科学数据分享服务列入科技部科技基础性工作,开创建立国家科技信息资源分享平台.国家明确规定,全国水文行业的观测档案应统一汇交到水利部统一汇总,水利工程设计的基础数据,凡不涉密的都要向社会公开,实行信息分享.假如讲,现行文件公开、历史档案开放,更多地具体表现出了对公民知情权利的尊重,反映的是公民权利问题,那么,水利、地质、气象、地震等方面的专业科技档案和科技资料信息的分享,打破行业和单位的壁垒,则更多地具体表现出了对提高社会公共资源使用效率的重视,反映的是社会效率问题.可见,科技档案作为一种原生性的科技信息与载体的统一体,其信息的分享性特别显着,它在客观上能够为很多消费者消费,现实中很多不同消费者也确有消费同一科技档案的客观需求,所以,科技档案完全知足公共物品的属性,能够作为公共物品看待.为了提高科技档案的使用效率,在广度和深度上充分发挥科技档案的价值,也为提高社会效率,公共物品多消费者消费的特性客观要求科技档案实行开放利用.2科技档案开放利用原则的特殊性科技档案的特殊性不仅影响着科技档案开放利用的内在需求,而且也会影响着科技档案开放利用的详细开展,所以,与一般档案开放利用原则相比,科技档案开放利用原则也有较大的特殊性.2.1及时原则一般档案通常自构成之日起满30年开放利用,而科技档案开放利用则不同,(中国档案法施行办法〕第二十条第三款明确规定:经济、科学、技术、文化等类档案,能够随时向社会开放,这是科技档案开放利用与一般档案开放利用的一个显着不同,其主要原因是,一般档案开放利用主要是受文件所能呈现的科学历史研究价值所决定,而文件的科学历史研究价值并不是文件构成后不久就能呈现的,必须等待相当的时间(通常为30年),到文件进入非现行期时才行.假如仅从科学历史研究价值的实现视角,科技档案开放利用似乎也应如此,但科技档案开放利用还有其他若干影响因素,如多数科技档案在构成之初便能呈现出第二价值,又由于科学技术会随着时间不断老化,因而为最大限度地充分发挥科技档案的这种价值,我们应该而且必须及时开放科技档案.2.2区别原则科技档案的开放利用能够简单地理解为对科技档案信息的开放存取.开放存取,通俗地讲,即将信息以免费等无障碍方式提供应读者阅读、采用、下载、复制、打印、传播、检索,使用中不存在资金、法律等问题.开放存取是在网络环境下发展起来的一种新的信息沟通和利用形式,是国际学术界、出版界、图书情报界为打破商业出版者对学术信息的垄断和暴利经营,而采取的推动科研成果通过Internet免费或低价的,自由利用的运动.它使得学术信息能够免费向公众开放,进而避免了价格阻碍;同时,这种学术信息的开放性又打破了使用权限的障碍,到达高度的分享.科技档案的开放利用与科技档案的开发利用也是有本质区别的,过去我们谈得较多的是科技档案的开发利用,它主要是指科技档案的利用不能仅限于原生态的低层次的一次文献的利用,需要我们档案工作者树立以用户为中心的理念,围绕用户需求,对原生态的科技档案信息进行适度的加工处理,构成科技档案信息的二次甚至三次文献,以知足用户的利用需求,而科技档案的开放利用则是指科技档案信息的开放存取,它描绘叙述的是获取科技档案信息的无障碍问题.那么,(中国档案法施行办法〕所规定的科技档案能够随时向社会开放能否意味着我们获取任何科技档案信息都应是无条件的、无障碍的呢?答案:能否定的.我们论证和推崇科技档案的开放利用,尤其是科技档案的及时开放,并不意味着所有科技档案在构成之初都是无条件、无障碍开放.总体上,科技档案应开放利用,并应遵守及时原则,但对不同的科技档案,其开放的途径、方式和程度还会有所区别.对处于非现行期的科技档案,则不仅其目录、内容摘要能够开放,而且其全文内容信息可以完全开放;对仅处于半现行期的科技档案,假如并非涉密,出于沟通或分享的需要,可以开创建立一个科技信息资源分享平台施行开放,不仅其目录、内容摘要能够开放,而且其全文内容信息可以完全开放;而对处于半现行期的科技档案,假如涉密,即其内含的科技知识、科技成果处于知识产权保卫期内,则只能选择其目录开放,其全文内容信息只能根据市场规律和法律规则实行有偿使用,即这样的科技档案全文当下还不能实行免费的开放利用.这是由于,由于科技档案是科技活动真实的历史记录,很多科技档案载录了科技活动开展所用的科学技术内容和获得的科技成果等,它们是科技工作者付出宏大辛勤劳动的结晶,我们既要考虑社会的需求,更要尊重科技工作者的辛勤劳动,实行知识产权保卫,而且对于各种侵犯知识产权的行为应实行严厉打击,唯此才会鼓励科研工作者的科研热情,不断产生创造,推动科技发展,但知识产权保卫只是手段,不是我们的目的,科技成果的广泛使用才是我们的目的,这就是科学技术和科技成果的合理使用问题,所以,科技档案应该而且必须及时开放利用,但多数科技档案在构成之初只能是目录开放,不宜全文开放.2.3法律原则作为科技活动中构成的科技档案,很多含有科技知识内容,甚至会是具有创新特性的科技成果、专利与发明等,它们是其他组织、其他地区甚至其他国家所急需的,这些科技档案的开放利用与科技档案的市场化必须实行知识产权保卫,为此国家和国际上都制订有若干知识产权保卫的法律、法规,在科技档案开放利用中,我们必须遵守这些相关的法律法规,同时要根据市场经济的要求,制定相关的管理规则,设立相应的仲裁机构,依法处理违法案例,确保科技档案开放利用与市场化的健康发展.2.4效益原则利用科技档案能够节约劳动和促进内含扩大再生产,所以,利用科技档案不仅能够产生较好的社会效益,而且可以以产生宏大的经济效益,科技档案开放利用本质就是为构成单位和社会最大化地创造社会效益和经济效益,同时效益也是衡量一个企业、事业单位科技档案部门科技档案信息利用水平的重要标准.运用经济学成本-收益原理,来衡量、评价科技档案开放利用的经济效益,努力提高科技档案通过开放利用创造的净收益,即科技档案机构的信息成果被利用者利用后带来的货币价值与开放利用这些信息成果所付出的经济消耗(资源、费用和人力等)之差.当然在追求经济效益时,我们也不能忽视社会效益.由于信息资源价值的特殊性,使其不能仅仅从经济效益上考量,尤其是科技档案信息的开放利用,若片面追求经济效益,势必会偏离价值实现的正确方向,甚至可能会产生损害科技成果创造者利益的现象,我们应该强调经济效益与社会效益的兼顾与统一.其实,一般档案的开放利用也会有效益问题,不注重效益的开放利用是无意义的,但无疑科技档案的开放利用效益问题更为突出.2.5产业原则科技档案开放利用不能单纯地为开放而开放,不能只讲形式,不注重实效,要同国家现行经济技术的产业政策、科研动态和产品构造的调整相吻合,注意分析、把握各类科技档案信息产品用户的工作性质、任务及对科技档案信息的现实需求,开放并提供切实有用的科