纳德物管制度汇编行政事务管理手册

浙江纳德物业管理有限公司制度汇编——行政事务PAGE1PAGE29浙江纳德物业管理有限公司制度汇编——行政事务PAGE1目录第一章公司组织管理 3第二章行政工作管理规定 4第三章文件管理 5第四章保密制度 6第五章会议制度 8第六章印章管理制度 10第七章档案管理办法 11第八章对外宣传报道管理规定 13第九章合同管理实施细则 14第十章医疗医药费管理制度 18第十一章内部车辆使用管理规定 20第十二章物资管理规定 21第十三章生活区住房管理办法 25第十四章公司工作服发放管理规定 27第十五章突发事件信息报告制度 28

第一章公司组织管理第一条根据公司章程，公司实行董事会领导下的总经理负责制，实行统一领导，分级管理。做到指挥灵活，信息畅通，协调一致。通过方针目标管理及各种经济责任制考核，调动全体员工的积极性和主动性。本着精干高效的原则，机构设置不搞一刀切，不搞上下对口，不因人设事。贯彻“责权统一”的原则，对部门及各类人员的职责进行明确、合理分工。逐步完善各部门、各员工的工作标准，并严格考核，以提高服务、业主、客户满意度为中心。本公司组织结构图第二章行政工作管理规定第一条为保证公司生产和经营活动的连续性、持续性和高效性，严肃工作纪律，规范日常工作行为，做好协调和服务工作，特制订本行政工作管理规定。第二条公司日常行政工作人员行使计划、组织、指挥、协调和监督五大管理职能，包括总经理、公司办公室及各职能部门、各服务部门经理。第三条行政管理工作恪守面向大局、服务公司、着眼基层、实事求是的工作思想，积极参与解决所辖范围内的各种问题。第四条公司组织机构实行直线职能形式。整个公司日常管理工作由总经理集中统一领导，各部门分级管理，各部门经理应用好用足手中权力，发挥最佳管理效益。凡牵涉到部门与部门之间工作或利益不能协调时，应及时汇报总经理办公室；重大、紧急事件时，可越级向上反映。第五条行政管理工作人员办事精练、高效，戒拖拉、推诿，做到工作一日清，碰到问题沉着、冷静、果断。第六条办公场所做到整洁、卫生，办公人员需暂时离开办公室半小时以上的，须将办公桌上文件资料整齐并统一放置办公室靠墙一侧。办公人员在下午下班后必须清理办公室。办公室人员工作规范：一、工作风纪1、办公室工作时间，员工应积极开展有益工作的沟通交流，但不得妨碍工作，应坚守工作岗位，不得随意串岗闲聊，需要离开时根据情况，或向上级领导请示，或知会同事，应在“人员去向告示牌写明去向”2、保持办公室整洁，上班时间请勿在办公区域进食物，影响他人工作吸烟。3、注意保密。公司所有员工都有保持公司秘密的责任和义务，务请保管好本人持有的公司涉密文件；未经授权或批准，不得对外提供有机密的公司文件或其他未公开的经营状况、财务数据等；对非本人职权范围的公司机密应做到不打听、不猜测、不传播；发现有泄密的情况应立即向有关领导报告；如有泄密实践发生，按上级公司有关保密管理规定及有关法律处理。礼仪仪表1、员工上班期间，应保持良好精神状态，讲究文明礼貌。同事之间应相互尊重、团结友爱、相互帮助。2、员工上班时必须穿工作服（暂时未发工作服的员工应穿与工作服近似的服装）并保持服饰整洁、得体（公司人员周六、周日允许穿便服，但不得穿短裤、无袖衫、超短裙、拖鞋，保安员等工种公司另有统一着装要求的，按其具体规定执行。3、员工上班时需注重个人仪容仪表，保持头发自然干净，男员工不蓄长发胡须，女员工不浓装艳抹。4、员工应提前10分钟上班，做好准备，准时上岗开展工作，倡导奉献精神，积极主动完成当天工作。5、办公室待人接物要注重形象，上班时讲普通话，使用文明用语，不得大声喧哗。接听电话时不宜电话铃响超过三声，接、打电话一般不使用免提健，应控制音量和时间。6、上班时间不准串岗，随便翻阅他人办公文件、抽屉。第八条公司定时召开各种类型会议，参加会议人员务必在会前做好充分准备，在会议召开期间认真做好记录并积极发言，达到召开会议解决问题的目的。第九条公司通过各种渠道、包括报纸、广播、会议、黑板报等宣传有关党的方针、政策、公司发展新貌等，开展政治思想、精神文明建设。第十条公司设党、团、妇等团体机构，有计划地组织各种活动，丰富员工文化生活，加强政治思想教育和精神文明建设。第十一条各部门负责人做好本部门的后勤管理工作，搞好内部绩效考核工作，加强基础管理。第三章文件管理第一条公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。第二条公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。第三条涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。第四条公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。文件行文管理程序和要求：拟稿：根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。核稿与签发：一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。文件的下发：文件必须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。第四章保密制度第一条、保密原则一、公司全体员工应遵守以下原则：不该说的，绝对不说；不该问的，绝对不问；不该看的，绝对不看；不该听的，绝对不听；不该记录的，绝对不记录。除了履行职务的需要之外，本公司任何员工未经公司总经理或分管领导同意，不得以泄露、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方（包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的公司的其他员工）知悉属于上级公司、公司，虽属于他人但本公司承诺有保密义务的技术秘密或其他商业秘密信息，也不得在履行职务之外使用这些秘密信息。公司员工离职之后仍对其在本公司任职期间接触、知悉的属于本公司或者虽属于第三方但本承诺有保密义务的技术秘密和其他商业秘密信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不擅自使用有关秘密信息的义务，而无论本公司员工因何种原因离职，在离职后仍承担保密义务期限为自离职之日3年内。第二条、保密内容与方法一、文件的保密环节包括其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等。二、保密文件划分为三级，第一级为绝密，第二级为机密，第三级为秘密。1、绝密⑴公司有针对性的竞争策略和计划；⑵招投标方案及招投标人的相关资料；⑶交易商有关资料；⑷人才引进计划方案；⑸尚未公布的工资福利和人事调整方案；⑹公司财务报表；其他绝密内容。2、机密⑴公司发展规划；⑵公司事故调查报告；⑶公司领导的人事档案；⑷尚未公布的公司机构改革方案；⑸员工个人的薪金；⑹其他机密内容。3、秘密⑴没有明确规定可以传达的公司办公会议内容；⑵不宜对外单位公开的内部规章；⑶尚未公布的人事处罚决定；⑷小区产权资料、工程资料和相关技术资料和小区业主的资料等；⑸其他秘密内容。三、保密文件的复制及使用1、绝密、机密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理批准，秘密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理、部门分管经理和管理处主任批准；2、复制保密文件，应派人在复制现场监督；3、保密文件的复制情况应予登记。四、保密文件的发出、传递、签收、保管1、发出保密文件应履行审批手续，审批权限同保密文件的复制使用一致；2、总经理、部门分管经理和管理处主任按工作需要负责绝密文件及其他保密文件的传递工作；3、保密文件的接收人，应在接收记录簿上签收。接收人应对保密文件妥善保管，不得随意在办公桌上堆放，不得携带回家或公共场所；4、批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。离职时，应清理交回公司。5、保密文件、机密文件原件由综合服务部经理核实验收后存放档案室，经批准使用的复印件及其他保密文件由各管理处主任（档案室）和相关职能部门经理保管。五、保密文件的查询和借阅，要严格履行审批制度，权限同保密文件的复制及使用一致；六、保密文件的解密和销毁；1、保密文件的解密有两种形式，一是因正式公布而解；二是经鉴定已丧失秘密特征而解密；2、因公布而解密的，由保管人确认；3、经鉴定解密的，鉴定由保管人提出；4、经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；5、解密与销毁应报总经理批准；6、销毁保密文件，应有两个监销人，并制作销毁记录。第三条、处罚如违反本规定的，公司将据《奖惩条例》，视情节轻重，对责任人予以处罚。第五章会议制度第一部分例会安排一、公司会议1、时间安排：每月2次，分别在10日、25日召开，遇其他重要工作或节假日时，或提前一天召开，或延后一至二天召开；2、参加人员：各部门正副经理、管理处主任（助理）；二、各管理处例会1、时间安排：每周一次，具体时间自定；2、参加人员：参加人员自定，必要时可请综合服务部人员参加；三、保安工作例会1、时间安排：每周三晚上；2、参加人员：各管理处保安队副班长以上人员；四、工程维修部工作例会1、时间安排：每月15日下午；2、参加人员：各管理处维修主管（负责人）；五、综合服务部工作例会1、时间安排：每月30日下午；2、参加人员：部门全体员工；六、公司培训学习例会1、时间安排：原则上每月2次，安排周二晚上，具体以通知为准；2、参加人员：根据培训主题、学习内容另行通知；第二部分会议工作规范一、会议前准备工作1、会议召集部门在会议前应确定会址、会期、与会人员名单，并及时通知参加会议人员，必要时应提前向与会有关部门或人员提供相关会议资料。2、综合服务部或会议召集部门必须根据会议安排提前布置好会场，做到会场布置整洁、干净、舒适。3、会前准备工作基本完成后会议召集部门应在会前告知会议主持人。4、公司工作例会召开前，与会人员需将工作总结与计划表提前24小时交综合服务部；工作总结请对照所报的计划、会议纪要及总经理临时布置的工作填写，计划总结要写明完成时间，未按要求完成工作说明原因；二、会议纪律1、与会人员不得无故缺席，如有要事无法参加会议应于会前向会议主持人请假。2、会议召集部门要做好有关会议的各类资料分发工作，并指定专人负责做好会议记录及会后记录的整理工作。3、会议主持人应按会议议程执行，要求会议开得简明、有效。4、会议期间，与会人员不得吸烟、不得随意离开会场。5、与会人员在会议进行中都必须关闭身边的通讯工具或保持震动状态，原则上不得在会议进行中接听电话。6、与会人员在会中必须讲普通话，汇报工作应有条理，要有针对性地提出本部门内部存在问题及解决问题的想法和建议，对未完成工作要有弥补措施和善后意见。7、与会人员必须严格遵守会议时间，准时参加会议。三、会后事项处理1、原则上会后三天内必须形成有关会议纪要（备忘）送达与会部门或人员。2、会议结束后，有关部门要对会议形成的决议或纪要内容进行承办、落实。综合服务部应对会议中布置的有关工作内容安排专人负责跟踪催办。3、对公司内重大会议及有外来人员参加的会议，有关人员要负责将各类文件原稿、材料、会议照片、录音录像带等及时收集整理，并报综合部，综合服务部要对这些材料及时进行专门的分类归档。第三部分会议安排程序一、公司各部门、各管理处所召开的会议由部门、各管理处负责人自行安排。二、公司召开的会议，会议召集部门应提前一天通知有关部门以保证会议的正常举行。三、公司常设性会议综合服务部应订出具体的时间、地点，如有特殊原因，取消或延迟召开常设性会议，应及时通知与会部门或人员。四、在会议过程中，主持人应保证会议的顺利进行，对突发事件进行及时有效地处理。五、会议纪要的起草、发送要及时准确。部门内部会议纪要应于次日发到部门内所有员工手上，并报送公司综合服务部备案。公司工作例会、临时性会议纪要应于会后三天内发送到各相关部门，并抄送集团、主营公司有关部门。六、公司各部门对有关会议下发的重要文件、材料，必须及时组织部门员工传阅学习，贯彻落实会议精神。七、公司各类会议原则上应按规范及安排的程序进行，遇特殊情况可酌情处理。八、对会议管理工作列入考核，对违反上述规范及程序的，会议主持部门应追究责任，对有关当事人处以警告、罚款10-200元等处罚。第六章印章管理制度第一条为了加强对公司印章的管理，维护公司对内对外行使权利的严肃性，防止在印章使用过程中出现失误及违法违纪事件，特制订本规定。第二条本规定所指印章指公司章、部门公章、各管理处公章、合同专用章、财务专用章、票据专用章和独立法人、部门负责人印章等集体用印章。第三条印章刻制必须遵循合法性的原则，符合集团规定的规格，式样、字体等，根据用途刻制成的钢印、原子印、牛角印、塑料印。第四条印章的刻制，应由公司综合部指定专人办理，合格后应立即进行登记，建好登记台帐，留好图样以备查考。第五条公司印章由专职文书人员保管，未经领导批准，不得擅自委托他人代管，各部门公章一般由各部门负责人自已保管，合同专用章由合同管理人员保管。用印须经各级有权审批负责人签字批准使用，且都要进行登记，用印登记台帐必须按年度归档。印章被指定使用人在盖印前应对所盖的内容、手续、格式等进行把关检查，必须确保用印审批件与用印件完全一致，尤其是特殊情况用印，更要细心，发现问题，及时请示有关领导妥善解决。对于重要用印要复留。不得在空介绍信或信低纸上盖印，以防发生弊端。印章统一为红色或蓝色，根据实际情况选用，一般情况下用红色。印章保管必须安全可靠，所有印章都应加锁，一旦发现印章有异常，要迅速报告相关部门。第十一条印章不得擅自拿出办公室，更不得随身携带。任何人不得私盖公章，包括印章管理人员和领导人。第十二条印章保管人员变更要及时做好印章的移交工作，并重新落实印章保管责任。第十三条由于机构的变动、印章损坏等原因需要停止使用时，停用单位应及时做好封存，并上交公司综合部统一注销。印章停用、封存要进行登记，填好登记表，以备日后查验。在印章制作、使用、保管、审查、停用过程中有不符合规定的、违纪行为的，处以当事人50-500元的罚款。第十六条违反印章管理规定，给企业造成重大损失的，视情给予赔偿损失、开除及追究法律责任等处罚。第十七条本规定解释权属公司综合部。第七章档案管理办法第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，完整地保存和科学地管理公司档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据国家有关档案法律法规，结合公司实际情况，特制定此办法。第二条公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和，按保存时间分为永久保存（五十年以上）、长期保存（十六年至五十年）、和短期保存（十五年以下）。第三条公司档案管理遵循统一领导，集中管理的原则，由综合部加强对公司档案管理的领导，负责建立健全档案工作制度，以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。第二章档案管理工作机构和管理员职责第四条公司档案管理由综合部统一领导，由业务素质过硬，热爱公司的专职人员担任，同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。第五条档案管理人员基本职责：一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度；二、忠于职守，严格执行档案管理制度，维护档案的完整与安全。三、负责统一管理公司全部档案（除公司另有管理规定的特殊资料外）。四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。第三章档案的形成第六条归档文件要求书写工整，图样清晰，材料完整，能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。第七条档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。第八条档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。第九条各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。第十条各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档，公司档案管理员要督促各部门执行。第四章档案管理第十一条公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类：一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号，并要求保持一定的稳定性，不得随意改动。二、分类和编号要遵循材料的形成规律，要求为档案的保管和利用提供方便。三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件，要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。第十二条公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行档案著录工作，便于查找利用。第十三条档案保管要求：一、对底图保管必须采取平放或卷放，不允许折叠保管。二、声像档案要统一分类编号，单独存放。三、实物档案要统一编号集中保管。第十四条经鉴定需要销毁的档案，要编制销毁清册，经批准后指派专人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字。第五章移交和利用第十五条公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。第十六条公司档案应简化借阅程序，做到科学而不繁琐，利于公司员工查阅档案。第十七条公司档案原则上不借出，若特殊情况，须由档案主管领导签字，并进行登记，但不得超出三天。第十八条公司档案原则上不外借，仅供内部参阅。若情况特殊，经主管领导签字同意，可借出复印件，原件概不外借。第六章附则第十九条本办法自下发之日起执行，解释权归综合部。第八章对外宣传报道管理规定第一条为加强对外宣传工作，充分挖掘公司发展中的新闻点和闪光点，积极、客观、准确地宣传公司管理业绩及经营发展的成就，更好地推动并提升公司形象，特制定本规定。第二条对外宣传报道主要包括向集团报刊（万向报）、顺发内刊（人境）和外部公众媒体上发表稿件。第三条公司鼓励全体员工努力向集团报刊、顺发内刊及各级新闻媒体投稿，并向集团报刊、顺发内刊提出意见建议等。第四条公司综合部牵头成立通讯员队伍以强化此项工作,通讯员从各部门员工中挑选，业余高创作，并要求各管理处鼓励业主参与、加入该队伍，其享有一定的优先发稿、培训等其他权利,也相应承担在一定期限内发表一定数量稿件的义务。第五条宣传内容可以包括公司、部门内管理、服务、经营、发展过程中的方方面面，如公司管理工作中的新举措、新方法，经营项目的拓展，业务的突破，以及平时发生的好人好事、人物志等等，还可以是工作中的心得等。第六条除了自己积极动手写，积极投稿以外，各位通讯员也可以把自己的所见所闻，认为有报道价值的新闻线索及时向综合部反映，综合部根据反映的实际情况再予决定是否报道。第七条对于完成的通讯报道，在投稿以前作者必须将文章首先交综合部核稿，由综合部统一发集团报刊、顺发内刊或其他媒体，否则对于擅自外发的，文责自负，言责自负，尤其是涉及到公司机密或是影响公司形象的，将根据情节轻重，追究当事人责任。其中，对于散文随笔类的文章，与万向、公司内容无关的，则不受此限制。第八条为确保宣传内容的可塑性，加强稿件的质与量，在宣传报道之前，报道内容最好事先向综合部征询，以保证报道的价值。第九条凡稿件一经集团报刊、顺发内刊或其他媒体录用，公司将按照对方所付稿酬的同等额度给予奖励。并且如一个月中累计超过2篇文稿(不包括万向报第4版)被录用的，公司除给予上述奖励外，还将以10—15元/篇再给以额外奖励。另外，凡涉及宣传公司的新闻稿件在其他媒体上被录用的，公司将按照对方所付稿酬的两倍额度给予奖励，同时还可报集团申请奖励。（注：以上文稿如图片报道则以三张图片抵一篇文稿）第十条对宣传工作突出的个人,公司将在年终根据成绩贡献大小评出最佳通讯员3-4名，并给予公司先进奖同等奖励。第十一条本规定适用于浙江纳德物业管理有限公司。第十二条本规定由综合部负责解释。第九章合同管理实施细则总则为加强合同管理，维护企业合法权益，实现公司对合同的规范化、程序化管理，根据《合同法》、《集团合同管理制度》，结合本公司的实际，特制定本细则。对合同的管理要符合国家相关法律、法规，同时接受集团合同主管部门的监督、检查。第三条对合同的管理实行统一管理原则。在本公司范围内，凡涉及到提供服务项目、计价收费、设备和物质采购、工程外包等经营活动的均要求签订书面合同（协议）后方可实施；各部门、管理处不得擅自签订合同（协议），所有合同（协议）需上报公司，按ISO9001：2000的有关程序及有关制度要求进行评审，经公司有关职能部门审核后，报请总经理批准。凡以公司法人名义签订的合同（协议）一律需请律师审核同意后，方可签订。合同管理组织第四条合同管理由公司办归口管理，并落实专人负责。第五条合同管理员的主要职责：1、审查公司各类合同是否合法、明确、完整、规范，并监督、检查合同履行情况。2、为公司其它人员签订合同提供法律咨询、业务指导，必要时参加合同的签订工作；3、负责建立公司的合同统计台帐和合同评审台帐。4、提出有关合同管理的培训方案并实施，宣传有关合同及合同法知识。5、不断完善合同管理实施细则，并督促各部门落实、执行好。6、根据需要依法参加对公司重大合同纠纷的协商、调整、仲裁、诉讼；合同评审管理的内容第六条合同类型包括：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，增与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，纠纷合同，居间合同等涉及企业和生产经营过程中各类合同及协议。合同主要条款包括：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或报酬；履行期限、地点或方式；违约责任；解决争议的方法；法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人要求在合同中必须约定的条款；签订合同前，经办人必须做好合同涉及事项的详细调查工作，如对对方当事人的经济状况、商业信誉及履约能力进行认真的审查，不可盲目草率。对方是法人的，要看是否依法取得营业执照，参加签订合同的人是否是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人。前者出示法人代表证明书等身份证明，后者除授权委托书外，应出示本人身份证明，注重审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其他经济组织，要看是否有工商机关核准登记的证明材料。要审查签约对方的注册资金、生产经济能力，以保证公司合同的履行率。在签订前，还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉与合同有关的事项。合同由公司法定代表人或其授权的人员签订，签订时必须严格执行本细则，并对公司负责；有关经办人员未经授权不得擅自以委托人名义与其它单位签订合同，否则应当对因此造成的损失负责。合同经办人应对签订合同所要达到的目标有明确有认识，合同的主要、必要条款不能遗留，语义要具体、明确、完整，条款要讲求逻辑性和严密性。在审查由对方草拟的合同时，要从合同共同必备条款是否符合国家有关法律、法规和企业有关制度等方面审查，并可提出本方认为须增加的条款以使本方权益受到最大限度的保护。另外，要特别注意分析制约性条款，避免因失误造成不必要的损失。签订合同或协议，必须经合同管理员审议，并经办公室、财务部审核后，呈总经理审批，有必要据相关制度报董事长核准。四、合同的台帐、归档合同管理员必须建立合同评审台账，以便于及时收回盖章后的文本。合同或协议签章人员必须严格执行印鉴保管使用方面的管理制度，未经审查、审批和未经合法程序签订的合同，一律不得盖章；并严格登记备案。合同文本要合法化，即使用统一文本和经工商部门监制的规范文本，也可使用经批准在一定范围内使用的标准文本。合同、协议签订后合同管理员分类设立台帐，要求台帐内容完备，数据正确，能确切反映合同的签订、履行、变更、解除等情况。台帐设立应包括合同编号、类别、标的、价款、签约单位和人员、履行期限、签约时间及地点、履行情况、备注等内容。合同管理员应对合同正本统一管理并归档，合同履行过程中往来的信函、电报、传真、电话记录等能反映合同签订、履行等状态的有效凭证，须经登记编号后作为合同的附件一并归档。合同履行完毕后，合同管理员应认真整理合同文本及所有有效凭证按规定归档。第十五条合同管理人员应严格履行其职责，监督、检查合同执行情况，如果合同履行出现异常现象，应依照有关程序提出法律建议或上报合同主管部门。如果合同履行中出现异常现象是由于签订或审查合同时相关人员的疏忽造成的则要追究相应人员的责任。五、合同的执行、变更、解除及纠纷处理第十六条重大合同签订后生效前，签约人可召集经办、审议人员对合同条款审查的基础上，预测合同执行中可能出现的问题，整理后作为合同的附件下发，以便具体执行合同部门找出最佳对策。如有失误，上述人员应负相应责任。第十七条合同生效后，由经办部门或经办人负责，根据合同要求，把具体条款分解落实到当月计划，开始工作以确保合同的履行。第十八条经办人在合同未履行或履行过程中，应及时掌握履行情况，以便发现隐患并尽早想办法排除；重大问题应及时向合同管理归口部门或集团法务办汇报并提出相应处理意见，以求与另一方协商解决。第十九条在不损害国家、社会、企业利益的前提下，经双方当事人协商同意，可以变更或解除合同；由于不可抗力或过错责任，造成合同不完全履行，为避免造成更大损失，应及早与对方当事人协商变更或解除合同，但须权责分明，并采取书面形式；对于对方当事人转让合同规定的全部或部分权责关系的行为，一经发现应及时加以识别或纠正，从而对生产经营作相应调整，相应的合同变更或解除须告知合同管理员。合同纠纷处理1、合同纠纷处理一般按：“协商、调解、仲裁、诉讼“的程序进行。2、协商、调解由经办人出面，如达不成一致意见，由经办人所在部门或公司出面再行协商。3、合同纠纷自行协商、调解不成，确定使用仲裁或起诉方式解决纠纷的，须由经办人所在部门报办公室审核，总经理核准。同时报集团备案。第二十一条本细则自下发之日起执行，原细则与此有冲突之处，以本细则为准，本细则解释权归公司办公室.第十章医疗医药费管理制度第一条为合理控制公司的医疗费用，使员工有切实、长期的医疗保障，根据《万向集团人事管理总则》的有关规定，特制订本制度。第二条本制度的实施对象为公司在册的固定工、合同工；第三条医疗费管理原则：一、采取医疗补贴制，实行“统筹管理，补贴内实报实销，节余部分下年度续用，超支部分则按一定比例报销”的原则；二、一般病症凭病历卡到企业指定的医务室就诊;重病或疑难病症需住院或到外就诊者，需经医务室出具指定医院（市级公立医院）介绍证明后，方可作为报销依据；急诊或因公外出者，可在就近正规医院就诊，报销时需带急诊证明。一张介绍证明或一张急诊证明原则上只看一次病；三、四、若该员工属集团范围内正常调动的，则该员工节余部分医疗补贴须由调出企业出具证明，方可转入调入企业续用；若该员工属除名、开除、辞退、辞职、终止合同或死亡的，则节余部分医疗补贴自动取消。第四条医疗补贴的实施办法：医疗补贴以年为计算单位，根据员工的用工性质、工龄来确定，工龄越长则医疗补贴也越高，具体按下表规定执行：工龄补贴用工性质5年以下5-10年10-20年20年以上固定工270元270+10×工龄270+15×工龄270+20×工龄合同工210元210+8×工龄210+10×工龄试合工150元150+4×工龄第五条当员工的医疗费用超过员工本人全年的医疗补贴时，则按一定的报销比例报销。报销比例是根据员工的用工性质和工龄来确定的，工龄越长，报销比例越高，具体按下表规定执行：工龄补贴用工性质5年以下5-10年10-20年20年以上固定工50%55%60%70%合同工40%50%60%试合工30%40%第六条原协议中有规定的科技人员的报销比例仍按固定工20年以上计算，退休人员的医疗补贴和报销比例均按退休时的实际工龄比照计算。第七条员工因生大病、重病致使一次性医疗费用在一万元以上的，则超过一万元部分的报销比例在原有报销比例的基础上再增加20%。第八条工龄的计算方法：员工在六月三十日以前进集团的按一年计算，六月三十日以后进集团的按半年计。每年的一月份核定补贴额度。第九条年度医疗费统计时间为每年公历元月1日至12月31日，本年度的医疗费报销时间最迟不超过次年的1月10日，超过该日期则不予报销。第十条办公室于次年一月底前对每位员工上一年度的医疗费报销情况进行统计并公布。第十一条凡工(公)伤经公司归口部门核实后，报经警中队核准后医疗费单独全额报销。第十二条医疗费报销按员工实际使用医疗费为准，为控制不必要的浪费，员工无病乱开药、报销弄虚作假，将依据《人事管理制度》之奖惩条例视情节轻重予以处罚。第十三条下列情况之一的,医疗费一律不得报销(相应的工<公>伤除外)：一、服务项目类：挂号费、专家门诊费、院外会诊费、病历工本费、点名手术附加费、优质优价费、自请特别护士等特需医疗服务等。二、非疾病治疗项目类：镶牙、洁齿、植牙、矫形等牙科费用；各种美容、健美项目以及非功能性整容、矫形手术等；各种减肥、增胖、增高项目；各种健康体检；各种预防、保健性的诊疗项目；各种医疗咨询、医疗鉴定等。三、诊疗设备及医用材料类：应用正电子发射断层扫描装置（PET）、电子束CT、眼科准分子激光治疗仪等大型医疗设备进行检查、治疗项目；眼镜、义齿、义眼、义肢、助听器等康复性器具；各种自用的保健、按摩、检查和治疗器械；各省物价部门规定不可单独收费的一次性医用材料等。四、治疗项目类：各类器官或组织移植的器官源或组织源；除肾脏、心脏瓣膜、角膜、皮肤、血管、骨、骨髓移植外的其它器官或组织移植；近视眼矫形术；气功疗法、音乐疗法、保健性的营养疗法、磁疗等辅助性治疗项目。五、其它类：各种不育（孕）症、性功能障碍、婚检等的诊疗项目；各种科研性、临床验证性的诊疗项目；就（转）诊交通费、急救车费；空调费、电视费、电话费、婴儿保温箱费、食品保温箱费、电炉费、电冰箱费及损坏公物赔偿费；接生费、陪护费、护工费、洗理费、门诊煎药费；膳食费；进行违法活动引起的医药费；打架斗殴、酗酒、自杀、医疗事故等造成伤、残所发生的一切费用；各种名贵药品、滋补品费；文娱活动费及其它特需生活服务费等。第十四条本制度的解释、修改权属公司综合部；本制度自下发之日日起实施。第十一章内部车辆使用管理规定第一条为规范公司的车辆使用管理规定，保证公司各项工作的正常、有序开展，特制订本规定。第二条小区巴士归口管理责任部门为所在管理处，工具车由综合部归口管理，并由综合部统一调度。第三条公司车辆主要用于：外出采购物品或装运花木；员工外出办公事用车；公司来客接送用车；员工因私用车：如结婚、重病、孕（产）妇去医院等用车；其它特殊情况用车。使用车辆的申请审批程序：各部门因事需使用车辆时，必须填写《小车使用申请单》，写明用车事由、办事地点、出发时间和返回时间，必要时写明车号；二、租赁车辆须事先提出租赁申请，经综合部审核并由总经理同意后，写明车主及车牌号（特殊情况可事后补），并据《小车使用申请单》结算运费；三、员工因私用车，申请人填好申请审批单后，须经部门负责人、综合部审核经总经理同意，方可有车；四、除规定驾驶员外，其它员工一律不得私自驾驶公司车辆；星期天、节假日、中夜班等非上班时间原则上不安排用车，确有特殊情况，则由申请部门填写好申请审批单后报总经理审批；突发事件应急用车，事前可以无申请审批单，但事后必须补上；调度员须根据审批有效的申请审批单调度车辆。出车单开出后，申请人应及时交给司机，以便司机做好出车准备；车辆（包括班车、巴士）用后必须停放在公司规定的地点，夜间严禁在公司外擅自停放。车辆在指定修理厂进行维修，车辆维修前驾驶员须填写送修单，由所在车辆管理部门负责人审核，综合部审批后方可进行修理。第八条为尊重员工，确保安全，应遵守以下规定：一、车辆在上班前15分钟、下班后15分钟内一律避让员工先行，严禁进出大门。二、员工自行车、助动车、摩托车一律推行进出大门。第九条驾驶员、调度员及员工未遵照规定执行的，视情处以100-500元的罚款。第十条本规定由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。第十二章物资管理规定第一章总则第一条为加强公司对财产物资的管理与监督，保障公司财产物资的安全与完整，健全物资在采购、仓储、使用与处置等环节的责任体系，并加速资金的周转与提高资金的使用效益，特制定本规定。第二条本规定所称的物资，是指公司在正常生产经营活动中，为达到某种目的或满足某种需要而置存的各种存货。包括：各种原材料、燃料、低值易耗品等。上述所称的存货，不包括：（一）、为建造固定资产等的基建工程而储备的各种材料。（二）、各类书籍（工具书）等资料。（三）、个人使用的通讯工具、个人使用的办公用品（如计算器、箱、包等）（四）、小车装饰品、装饰材料。（五）、销售抵回物资。上述物资的管理规定另行制定。第三条本规定所称的物资管理，是指对公司在采购、仓储、使用等环节中的行为进行规范。第二章采购程序第四条本规定所称的采购，是指企业为开展正常生产经营活动或为他人提供服务的需要，按确定的、规范的方式和程序，购买存货的行为。不包括：（一）、书籍（工具书）。（二）、个人使用的通讯工具、办公用品及低值易耗品。（三）、小车装饰品、装饰材料。第五条物资采购应遵循公正、公平、公开及保证采购效率与坚持价、质优先的原则。第六条公司须设立采购组，并设立采购负责人。采购组履行以下职责：（一）、根据各部门上报的经综合部综合平衡后、报总经理批准后的材料采购计划，按时间顺序进行采购。（二）、签订采购合同或协议。（三）、采购。（四）、其他相关事务。第七条计划外急需（无库存或库存不足）的物资，则必须由需用部门提出书面的申请，填写《临时采购申请表》，报预算（或计划）部门平衡，经总经理批准后交采购组采购。确实急需的可先采购，但事后必须补好相关手续。第八条在进行物资采购时，必须坚持：（一）、随时把握及根据库存情况，按计划采购，少进勤进。（二）、按规定的质量标准优中选优。第九条对于需求量大，又易于出现缺口的物资，采用招标、长期的定点与定量供应等方式。第十条关于供方的确定原则1、竞争原则：即经多方选择（至少比较三家单位），择优采购；2、多因素原则：既要全面考虑质量、价格、交货期、服务和采购距离等方面因素，做到优质优价；3、相对稳定原则：即供方一旦确定，要立足于长期、稳定，并对其质保能力进行不断开发；第十一条关于招投标原则和程序㈠原则：“三公开、三必须”：品种、数量、质量指标公开，参与竞争的客户和价格竞争程序公开，竞标完成后的结果公开；在确保质量的前提下，必须按竞标最低价采购，必须按规定程序采购，必须按要求签订合同（协议）采购。㈡程序：1、采购部门应会同质量、使用部门在对潜在供方进行实地调查了解并形成报告经总经理审核后，按定点原则由三家以上供方参加竞标；2、有必要的情况下，初步确定的供方须交纳保证金后，才允许参加招投标；3、采购部门应在招投标会前5天向有竞标资格的单位发出招标书，并告知招标会时间、地点；4、采购部门根据各竞标单位递交的竞标书组织招标会，质量、使用部门参与，当场揭标；5、招投标过程采用循环制，下一轮报价必须低于上一轮最低价。在保证质量的情况下，经招标会当场二次报价后的最低价单位作为中标单位。6、采购部门与中标单位签订协议，由供方按确定价格质量供货。第十二条关于采购的监控㈠价格监控1、参加竞标的各供方应提供产品价格构成明细，由采购部门负责价格核实及付款方式的评审把关。2、结合市场行情价格动态，必须定期竞价一次（16个月），具体由采购部门确定。㈡合同、协议监控1、合同、协议的评审由采购部门（临时经办人）经办。2、合同的格式、条款由合同管理员把关、修改完善。3、综合评审价格及付款方式条款、质量保证条款，总经理确认后，经办人交综合部存档一份。第三章采购物资的验收及价款支付第十三条对于采购物资的验收入库，必须达到以下要求：（一）、材料的入库必须有质检员检验后，仓管员凭质检单才能入库，并且保证数量、质量的正确无误。（二）、质检员在验收中，发现物资缺损、规格不符、质量不合格等情况，应及时报有关责任部门研究处理。（三）、验收合格后，按相关程序进行支付。第四章 物资管理第十一条物资在验收入库后，必须符合下列标准：（一）、各种物资的存放力求按类分区，尤其是食物与日用品的存放要分开。（二）、仓库要有必要的消防器材，仓管员发现有不安全因素时，应及时向有关主管部门汇报，及时采取必要措施，以杜绝隐患。（三）、实行日清月结，半年或年终进行清仓盘点。发现损坏、变质、积压等情况应查清原因，由财务部负责，其它部门配合。（四）、坚持定期盘点的制度，保持帐物一致。（五）、登记好物资进、出明细帐。第(四)、第(五)条由材料会计督促做好。第十二条对于物资的使用，必须按下列标准进行：（一）、物资领用前，使用部门必需提供内容完整、准确、手续规范齐全的领用凭证，仓管员方可发货，其中单价物资在100元以下（含100元）由本部门经理签名即可，单价在100元以上的物资领用须总经理签名方可发货，办公用品还需由综合部经理签名后方可发货。（二）、仓管员应严格审核上述领用凭证，并严格按照领用凭证及时发放，不得随意少发、多发和随意调换。同时，灯泡、灯管、水笼头、球阀、门锁等物资的领用，必须按照“以旧换新”的原则，特殊情况需书面说明；（三）、领发时，双方应当认真核对清楚物资的品名、数量、规格等内容，且办理好相关手续，以明确责任。第十三条不允许出现出借物资情况的发生。第五章 奖惩第十四条对于在物资采购、处置过程中有舞弊行为，对相关责任人处以1000-10000元的罚款，情节严重的，追究法律责任。第十五条对于库存物资的资金占用，按《万向集团占用资金项目考核办法》有关条款执行。第十六条因管理不善等人为因素的原因，导致物资毁损或失窃等不合理现象的产生，对仓管员处以物资毁损或失窃价值60%的赔偿，主管的部门经理处以40%的赔偿。第六章附则第十七条本制度解释权属本司综合部。第三十条本规定自下发日起执行，相关制度同时废止。第十三章生活区住房管理办法第一章总则第一条为对生活区住房管理有效实行市场化运作，明确生活区住房的管理原则，特制定本条例。第二条生活区住房的性质：生活区住房由业主委托物业公司管理，其目的是为了解决员工过渡性住房。第三条生活区住房目前有三种类型，包括100m2公寓房、60m2公寓房和集体宿舍。第二章入住条件第四条100m2公寓房入住条件及要求：1、具有硕士学位以上的员工；2、具有高级职称的员工；3、重大项目的负责人、学术带头人或享受国家特殊津贴的专家；4、不符合以上条件但企业提出要求并总经理或授权人批准同意的员工。第五条60m2公寓房入住条件及要求：1、具有大专以上学历的科技人员；2、具有中级或以上职称的员工；3、不符合以上条件但企业提出要求并总经理或授权人批准同意的员工。第六条集体宿舍入住条件及要求：1、具有高中以上学历的员工；2、企业有特殊约定或要求入住的员工；3、集体宿舍规定居住人数最多为4人，不安排家庭入住。第三章申请手续第七条住房申请程序：员工根据不同的入住条件向所在单位申请相应的住房（在申请表后附学历或职称证书复印件等相关证明材料），所在单位同意后，由物业公司根据安排原则及实际情况安排住房。第八条住房安排的原则：安排入住的员工要符合入住条件，先批复先安排，后批复后安排；应根据实际情况在具体运作时考虑一定的空房率，确保需安排住房的新进员工随时入住。第四章收费第九条住宿费包括房租费、水电费、物管费等。房租费由房屋折旧、外围附属配套设施折旧、维修基金、投资回报等组成。水电费是指所用水电的实际成本价格，由市场价、生活区使用公摊费等组成。物管费由管理人员工资及附加、维修材料、管道疏通、垃圾清运费用等组成。第十条房租费由物业公司结合业主对于房租费的相关要求及市场行情进行确定。第十一条根据集团“随着入住员工工作年限的增长，个人承担房租费逐渐提高”的原则，具体在补贴标准中体现，由各企业拟订制度明确。第十二条除房租费外，生活区住房的其它费用原则上由物业公司根据市场状况和公司实际情况自主决定和收取。第十三条物业公司于每月10日前将各单位住户上月房租费列出清单，按补贴制度等规定结算相关费用，连同其他费用也可商请由各单位代收代付。第五章维修基金第十四条物业公司按房租费收入总额的5%单独建立房产维修基金，房租费盈余部分每月按比例交业主。第十五条物业公司对于维修基金的使用实行专款专用，独立建帐，随时接受业主的检查和监督。第六章物业公司的权利和义务第十六条物业公司的权利：1、根据有关法规和规章，结合实际情况，制定和修改生活区物业管理办法和各项管理制度。2、住户入住时，公司有权要求住户签订入住协议，明确收费标准、双方权利与义务、管理办法、约定条款等内容。3、有权制止违反管理制度的行为，其方式有：批评教育、责令停止违章行为、责令恢复原状、要求赔偿、取消住宿资格、报请相关部门进行处罚等。4、依照本条例和有关规定向住户收取物业管理费、水电费、公共能耗费、有偿服务费及其它各项必须缴纳的费用。5、有权清除占用或堵塞公共场所的堆积物及张贴的广告告示等。6、因安全和维修等方面的原因，必要时有权关闭或暂停使用某一公共场所或公共设施，待问题或故障消除后再给予重新开放和运行。第十七条物业公司的义务和职责1、履行与业主签订的物业管理委托合同和租费协议等，依法经营。2、努力做好生活区房屋维修、公共设施设备维护、交通秩序、清洁卫生、公共绿化等物业管理工作，引导、规范住户的观念和行为，创建生活区良好的文明形象和秩序规范。3、文明工作、规范服务，应体现万向文化，接受全体业主、住户及有关行政主管部门的监督。4、负责生活区的治安保卫、消防、常住人口管理工作，接受该项工作主管部门经警中队的指导和监督。第七章住户的权利和义务第十八条住户的权利1、享有对生活区内公共设施及公共场所的合理使用权。2、享有按规定手续办好的前提下的居住权，但无权进行转让、转租等。3、享有对房屋内部进行适当装修的权利，但须向物业公司提出书面申请，经同意后实施，同时须严格遵守《物业公司住房装修规定》。4、享有对生活区各项物业管