浅析高校学生档案数字化建设

浅析高校学生档案数字化建设浅析高校学生档案数字化建设

1高校学生档案数字化建设工作的背景

当前高校学生档案数字化建设工作开始于2022年教育部、国家档案局联合公布了可普通高等学校档案管理方法，作为当今档案数字化管理工作的指导性文件，在该管理方法下，突出了高效学生档案管理工作的重点。一是提升档案管理效劳质量，二是提高档案管理效率。其中结合计算机网络化管理是高校学生档案管理的出路，作为高校学生档案数字化建设的指南，在理念上实现了更新，特别是把握当前计算机互联网开展的大环境下，充沛抓住开展机遇，大大提高了高校学生档案管理的效率。

2信息数字化对高校学生档案工作的重要性

2.1推动了档案形式的革新

数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的播送信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的遍及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件〔digitalrecords〕大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保留大量的文件，转换成数字化档案。从比方“古代的石刻档案、甲骨档案〞都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。

2.2档案工作人员观念的更新

现代科学技术开展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案馆将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。

我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的发展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的开展趋势。因为观念上的落后，势必上会妨碍档案数字化管理工作的发展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作发展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。

2.3实现了信息组织的规范化

数字化档案的产生使得档案管理的机制和组织更具规范化，刨去了许多人为方面的要素，改使得档案管理呈现了直接的、网状的方式。方便管理者和用户的检索，数字化管理的组织非常规范化、有序，而不是过去过于依赖人工的资源管理，以避免档案管理的杂乱无章，同时信息组织的规范化也在不断改良过程中，比方对“数据仓库技术、数据挖掘技术、数据推进技术，数据打包技术〞等的改良，都为信息组织的规范化打下了坚实的根底。

3当前高校学生档案数字化工作的发展现状

我国在全球档案数字化、网络一体化浪潮的《_击下，自1996年就参加了档案管理信息化、数字化的进程，国家档案局把电子文件研究工程列入科技方案，直到1999年上海市档案馆与电脑科技公司，共同致力于档案信息数据系统的开发。2000年5月，经国家档案局批准，深圳构建了我国第一个高校学生数字档案馆，这也象征了我国开启了高校学生数字化档案的进程。纵观二十年来我国高校学生档案数字化的开展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及本钱较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符辨认扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速开展的今天，高校学生档案管理的网络化建设依然不足统一的技术规范，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国高校学生档案数字化工作依然还有很长的路要走。

2022年由中国档案学会、北京市档案学会和清华大学档案馆在清华大学联合主办了“国际档案数字化研究与开展〞学术报告会，议题是探讨档案数字化工作的规范化问题，对当前档案数字化工作最为迫切的问题进行了探讨，比方对高校学生档案数字化建设的原那么问题、档案数字化与数字档案馆的关系问题的研究，对于近五年档案数字化工作的发展打下了坚实的根底。总的来看，目前档案工作管理人员对于档案工作的数字化进程的认识依然不够，没有充沛认识数字化对高校学生档案工作的现实价值。

4高效学生档案数字化工作开展的对策

4.1统一认识，确定范围

目前许多高校学生档案管理部门都没有充沛认识到数字化媒介对于高校学生档案管理的重要性。这就需要统一认识，特别是要认真贯彻落实教育部和国家档案局第27号令，把高校学生档案管理数字化工作纳入到年度工作日程中来，领导在体制上和管理上对高校学生档案数字化工作严格把关，顺应时代要求，扩大学生档案的归档范围。特别是丰盛高校学生档案管理的功能，覆盖数字化档案管理的使用范围，对于档案的“收集、鉴定、归档〞的每一个步骤实行程序化、规范化的管理操作。

4.2调整工作节奏，参与必要培训

如今高校学生档案管理数字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和节奏上会有所改变，这就要求管理人员能够充沛适应高校学生档案管理的工作时序。比方要按照归档的关键时间点及时安顿上传。如考试成绩在期末结束后一周内录入，过期即锁定，严禁改动。同时校园网也可以作为一个窗口接受群众的监督。同时高校学生档案管理工作的推进是一个动态过程，需要管理人员能够接受相关的培训，不断实现数字化档案管理升级和优化工作。4.3设置权限，爱护隐私

数字档案系统一大隐患就是隐私问题，因为平安问题隐患造成的数据信息泄露的后果是非常严重的，因为档案数字化管理的有点在于区域范围内的数据共享，其缺点也是如果不注意权限的加密或是设置网络防火墙、数据加密传输等措施，容易造成个人数据的泄露〔比方学生的身份证号码、家庭住址、生理缺陷〕。所以设置权限，爱护学生和学校的隐私变得尤为必要。

4.4拓展功能，完善效劳

上述提到了高校《底只《档案管理是一个持续开展的动态过程，需要在功能、管理和效劳商不断加以完善，比方目前许多高校都在改善远程拓展功能，方便对毕业生的档案状态，如档案的去向、转出和接收时间等，应能通过学生档案管理系统进行远程在线查询。数字化档案管理对于高效学生档案管理而言，无疑是一次深远的变革。

5总结

综上所述，互联网技术革命对于高校学生档案工作的升级和更新无异于是以此绝佳的契机，给档案工作带来了深远、革命性的变化，高校学生档案数字化毫无疑