物资采购管理手册

物资采购管理手册业务目标确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要；确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离；保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率；业务风险采购过程不合法或违反有关的规定，可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失；采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要，影响工程进度安排及企业发展目标；采购环节未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失；采购资料不完整或数据记录不准确，影响成本核算，可能影响企业的经济效益；采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加，影响企业的生产经营效率；业务范围该子流程主要描述了××××股份有限公司（以下简称“××股份”）关于物资采购管理的相关流程，主要包括采购原则、物资需求计划和采购计划的编制与审批、采购价格的确定与控制、采购合同的管理、采购验收管理等内容。在执行采购业务过程中，应确保不相容职责相分离以及采购人员定期轮岗。业务流程描述采购原则按需采购：公司所有采购活动都要根据生产和经营的实际需求来进行，包括采购价格、采购品种、采购数量、采购标准、采购周期等都要与实际需要相符。最优化采购：公司采购部门要全面掌握材料行情动态，充分发掘市场信息，做到采购价格低于市场平均水平，同时材料规格、批量、指标等完全适用，使材料综合成本最经济，采购整体工作水平达到最优。原产地采购：供应部门应直接购买一手材料，消除或减少中间环节，努力实现材料的原产地采购，有效降低采购成本。物资需求计划和采购计划的编制与审批常规物资采购生产部根据订货合同和民品销售情况制定制定生产计划，通过计算机系统上传到公司内部内部局域网，供应部门内勤人员按照生产计划及车间产品图纸要求要求，结合材料库存水平提出材料《采购计划表》，材料采购计划主要内容包括材料的名称、规格、材质、单价、库存量及计划采购量等，报供应部部长审核，供应部长依据生产计划和库存标准审批后执行。非常规产品订货（指大宗或特殊订货及出口业务的订货）由业务主管经理召开订货专题会，组织业务部门、生产部、成本管理部、设计室、供应部门、相关分厂参加，专题会根据合同价位、客户要求、产品工艺特性等条件确定材料采购的具体要求，生产分厂并提交《非常规材料采购申请表》到物资供应部，物资供应部据《非常规材料采购申请表》在市场上询价后，报分厂厂长审核，审核通过后，采购人员组织制定采购计划，并将《非常规材料采购申请表》报供应部长审批通过后执行采购，同时将《非常规材料采购申请表》分别报材料管理库及财务资金部。对于分厂外购的半成品时，需分厂上报《分厂外购产品申请表》到生产部，经生产部长审批后提交到供应部，采购人员根据《分厂外购产品申请表》制定《采购计划单》，经供应部长审批后执行采购。采购大型设备时，需使用分厂设备员填写《设备购置单》，经分厂厂长签字后，提交到技术管理部，采购人员上报《设备购置单》经技术管理部长、财务部长、财务总监审批签字后实施采购。对于预算外的需经总经理审批后，方可实施采购。采购价格的确定与控制常规物资的采购采取在合格供应商中进行公开招标或邀标招标方式进行，由招标小组根据开标情况组织商务谈判，确定采购价格。对于非常规的物资采购采取即时询价方式，采购员在《合格供方/委外加工供方名单》选取供货商进行市场询价，经分厂厂长审核后，由供应部长审批后确定。当供应商因市场变化而提价时，采购人员应及时通知供应部长，向供应部长详细分析情况并提出建议，由供应部长批准。如主要材料市场提价幅度较大，供应部长应进行市场考察并提出价格变动意见，提交《常规材料价格变更审批表》报总经理批准。供应部门应时刻关注市场行情，当市场价格下降时，供应部门应立即与供应商协商降价。当同类物资采购数量或频率明显增加时，供应部门应要求供应商适当降低单价。供应部门应将全部材料的采购价格报成本管理部备案，每月更新价格信息，重要材料价格发生变动时应及时上报《材料价格变动表》通知成本管理部。生产分厂及有关部室如发现购进材料价格与市场行情不符的，可提出质询，采购部门要予以解释并解决相关问题。采购合同及订单管理常规合同业务员需经公司授权方有权对外签订合同，合同应符合国家合同法和公司关于合同的有关要求，填写《合同审批单》和《用印审批单》。合同正式签订前需经物资供应部长审核批准。重大的采购合同供应部长审核后，需上报主管经理审核，最终由总经理审批签订。物资订货合同应当条款齐备，包括标的、数量、质量、包装、价款、履行期限地点和方式、违约责任、合同附则等内容。合同应充分保护公司的利益，要特别注意明确因材料质量、交货期问题而造成公司实际损失的，应由供应商承担全部赔偿责任。采购合同修订：当《采购合同》涉及的价格、数量、服务性内容等重要条款的要求发生变化时，应对合同进行修订，按4.1—4.5的规定重新签署。采购部门采购人员根据采购合同约定的内容通知供应商下送货。供应部采购人员要按照采购合同中确定的交货时间及时掌握供方材料物流信息，保证材料供给能满足生产进度要求。如遇材料不能按时供应，影响生产进度的，供应部门应要求供方立即采取补救措施，同时将相关信息及时反馈给生产部，由生产部通知业务部门与甲方洽商相关事宜。供应部采购人员负责登记合同台账，跟踪并监督合同执行情况，合同执行完毕及时核销。采购的入库与验收常规物资采购送达后，库管员应根据供货单位提供的送货单的明细对入库的物资进行质量、数量及环保状况的检验。对于非常规物资验收，需要库管验收人员根据供应部提供的《非常规材料采购申请表》的相关信息验收。对于采购入库的物资需要技术检测的，库管验收人员应对物资取样送质管部进行检测，有质管部出具检测合格的物资《检测报告》后，方可验收入库。需进行性能试验判定质量环保的材料，库房应按规定时间送检并在收到合格通知后再行发料。物资经检验合格后，应办理《入库材料检验单》，由送货方和检验人员双方确认签字后，根据《入库材料检验单》输机制作入库单。化学危险品的验收应严格按国家法规及《化学危险品管理办法》进行。对于不合格的物资，根据质量管理部出具不合格品报告物资供应部填写《质量信息反馈单》传真至供应商，供应商及时来公司核实情况并且提出处理办法，情况属实一律做退货处理并且填写《退货记录》。采购业务评估生产分厂要对采购材料的实际使用效果进行评价，提出存在问题，改进建议以及替代；公司各部门均可就材料价格、质量、环保、服务等情况提出意见。物资供应部针对各部门提出的反馈和评价意见，认真研究落实并及时回复，不断改进和优化采购工作，降低综合采购成本。采购领导小组负责收集上述反馈信息，对改进采购工作提出指导性意见，对采购部门的工作作出综合评价。相关制度目录《物资采购管理办法》六、