房地产公司合同管理制度

合同管理制度PAGEPAGE17合同管理制度总则为加强XX房地地产开发有限限公司的合同同管理，规范范经营行为、降降低风险，维维护公司的合合法权益，根根据《民法通通则》、《中中华人民共和和国合同法》等等有关法律法法规规定，结结合本公司实实际情况，制制定本制度。本制度所称的合合同是指公司司所属各部门门公司名义与与公司外各类类法人、自然然人、其他各各类经济组织织所进行的各各类经济活动动和非经济活活动所签订的的各种合同、协协议、章程等等。本制度不不包括职工与与公司签订的的劳动合同。合同管理是指合合同的预案审审查、合同的的执行、合同同的监督、合合同的管理。包包括从资信调调查、合同签签订、履行、变变更与解除、纠纠纷处理、合合同终结归档档等全过程的的管理。公司合同管理实实行"统一管理、分分级负责、授授权签订"的原则，实实行合同承办办部门负责制制。贯彻以预预防为主的原原则，维护公公司的合法权权益。合同管理部门公司综合部为合合同事务主管管部门，设立立法律事务专专员负责公司司合同的具体体管理工作。综合部合同管理理职能：公款部条起对及的进避律同签合变终进与大及理总类阅常管法律事务专员在在合同管理方方面的主要职职责是：熟练掌握并宣传传经济合同法法律法规及其其他法规。协助进行重大合合同的可行性性分析，并提提出书面分析析报告。参加加公司重大合合同的谈判及及文件起草工工作；对公司各类合同同的签订及履履行情况进行行监督、检查查；参与合同纠纷的的处理；负责合同纠纷引引起的法律诉诉讼的处理；；对公司签订的各各类合同统一一登记、编号号并分类保管管，并造册记记录已签订合合同的履行情情况；对已履履行的合同装装订成册，分分别整理归档档；及时向公司领导导如实汇报合合同管理、签签订、履行中中的问题，遇遇有紧急情况况时应采取措措施防止问题题扩大。合同承办部门的的主要职责：：根据授权依法组组织合同的签签订、变更、解解除等事宜；；负责初审合同承承办人草拟的的合同的可行行性、对方经经营范围、资资信及履约能能力；依法履行合同，及及时向司法办办通报履行中中发生的重大大问题及解决决方案；参加对合同纠纷纷的协商、调调解、仲裁、诉诉讼；负责本部门合同同文本管理及及归档移交工工作。合同承办人的主主要职责：根据授权办理签签订、变更、解解除合同事宜宜；草拟合同，提供供草拟合同的的可行性论证证及对方经营营范围、资信信情况及履约约能力的调查查材料，并对对其真实性和和合法性负责责；按合同签订的权权限，提前向向合同承办部部门提交合同同草本及前款款规定的材料料，提请有关关部门审查；；认真履行已生效效的合同，随随时检查合同同履行情况；；及时向主管领导导及办公室汇汇报在履行中中发生的问题题，并按时将将合同有关文文件交合同管管理员归档；；依法参加合同纠纠纷的协商、调调解、仲裁、诉诉讼。合同管理员的主主要职责：贯彻实施合同管管理办法；协助合同承办人人依法签订或或变更合同，必必要时参与本本部门重大合合同谈判与签签订；协助合同承办人人草拟合同并并对合同进行行初审，保证证合同的完整整性、合法性性、可行性，防防止不完善或或不合法的合合同出现；检查合同履行情情况，协助合合同承办人解解决合同履行行中出现的问问题；对签订、履行合合同中出现的的重大问题，及及时向司法办办和部门领导导报告；参加处理本部门门合同纠纷；；负责编制合同付付款、收款计计划，征得部部门领导同意意后报财务部部备案。负责合同台账、档档案的建立及及合同文本（包包括协议书、有有关文件、信信函、图表）的的管理；每季度向司法办办汇报合同管管理工作，送送交合同登记记总台账及合合同管理情况况统计表。授权下列人员有权代代表公司签订订经济合同：：公司法定代表人人；公司法定代表人人书面授权的的法人委托人人。各法人委托人的的具体代理权权限由法定代代表人在签发发《法人委托托书》时注明明。法人委托托人必须严格格按授权范围围行使签约权权，禁止超越越代理权限对对外签约。法人委托人的主主要职责在授权范围内负负责谈判、签签订合同，既既不能违章越越权，也不能能消极推诿；；对所签订合同的的合法性、完完整性和可行行性负责；对须报请上级领领导审批的合合同，办理申申报手续，提提出本人意见见并对本人意意见负责；对所签订合同的的履行负责，履履行中发现问问题应立即上上报，同时积积极想办法解解决；对发生生的合同纠纷纷负责处理或或协助有关部部门处理；负责保管好本人人所签合同的的一切资料，合合同履行完毕毕后应立即将将资料上交归归档。任何部门及工作作人员未经法法定代表人授授权委托，不不得以公司名名义对外签订订合同或改变变合同内容，不不得变更、解解除合同及放放弃合同规定定的权利。公司内部的职能能机构不得以以自己的名义义对外签订合合同。授权委托分为期期间授权委托托和单位时间间授权委托。单位时间授权委委托仅在单位位时间内授权权委托有效。被授权的部门行行政负责人原原则上不再向向其他有关人人员办理继续续授权委托，如如情况必需，办办理之前须征征得授权人的的书面同意。期间授权委托制制，即一事一一委托，期间间可以为合同同签订全过程程也可以为合合同签订的某某一阶段。具具体程序为：：经办部门负负责人提出书书面申请，附附合同拟稿和和可行性报告告及其它材料料送办公室审审查，经总经经理批准和授授权后，对外外签立合同。合同审批权限公司董事长或其其授权人各项项合同签订的的最终审批人人。合同标的的在100万元以下的的，授权总经经理审批。合同主办部门或或提报部门提提请合同时，必必须在办公室室的组织和监监督下，获得得相应的审批批同意，并将将相应的审批批意见连同所所要提请的合合同一起并入入合同签订审审批流程。合同审查合同应由承办部部门、相关职职能部门及公公司领导进行行审查。合同审查的具体体程序为：首先由合同承办办部门的合同同承办人和合合同管理员对对所提报合同同以及与合同同相关的所有有事宜进行自自查和初审，并并在此基础上上完成合同草草稿和必要的的情况说明书书；然后将合同文件件移交办公室室，由办公室室和合同承办办部门会同相相关职能部门门（如财务部部）逐条审查查合同条款及及其他相关事事项。最后由办公室将将合同文件提提交公司工程程建设分管副副总、财务分分管副总、总总经理逐级审审批。需重点审查的内内容包括：对方主体资格：：具有经年检检合格的企业业法人营业执执照或非法人人营业执照，其其核载的内容容必须与实际际相符。经营范围：合同同标的应符合合对方经营范范围，涉及专专营许可的，应应具有相应的的许可、等级级、资质证书书；代理权限：由代代理人代签合合同的，应出出具真实有效效的法定代表表人（负责人人）身份证明明、授权委托托书、代理人人身份证明；；履约能力：具有有支付、生产产、技术能力力。必要时应应要求出具资资产负债表、资资金证明、注注册会计师签签署的验资报报告等相关文文件。需提供供担保的合同同，应查明担担保人的担保保资格和担保保能力；履约信用：重合合同、守信用用，无违约事事实，现时未未涉及重大经经济纠纷或重重大犯罪案件件。合同内容合同内容是否符符合国家法律律、政策和本本《制度》中中相关规定；；合同应具备的条条款是否齐全全、合理、严严密；双方当事人的意意思表达是否否真实、一致致，双方的权权利、义务是是否明确、平平等；合同条款中有无无潜在对公司司不利或可能能损害公司利利益的条款；；是否存在无效条条款。签约双方的用章章是否为合同同专用章。合同文字合同用语是否规规范；文字表达是否确确切无误。合同的经济效益益预计取得的经济济效益和可能能承担的风险险；合同非正常履行行时可能受到到的经济损失失。在合同审查时，根根据公司的实实际，应注意意的事项：对于标的额较大大的涉外合同同、货物交付付或工程竣工工之日起一年年后才能付清清款项的合同同。销售、加工承揽揽、工程承揽揽合同中质保保期的约定应应不超过一年年，质保金的的约定原则不不超过合同总总标的额的5%,且必须在质质保期满之日日一次性付清清，以上内容容国家、行业业有规定的依依规定。销售、加工承揽揽合同中付款款期限的约定定一般应为付付款提货、货货到付款，按按比例付款时时所有款项的的付清期限最最长不能超过过自货到之日日起三个月。工程承揽合同中中付款方式的的约定一般应应为按工程进进度付款，且且付款时间和和付款数量的的约定必须明明确，所有工工程款的付清清期限最长不不能超过自工工程竣工之日日起三个月。为了有利于可能能由于合同履履行而引起的的法律诉讼，应应在合同条款款中作如下规规定：我方为需方时必必须约定我方方所在地人民民法院管辖；；我方为供方，在在尽力争取我我方所在地人人民法院管辖辖成为不可能能时，可约定定“发生纠纷应应协商解决，协协商不成，任任何一方均可可向起诉方住住所地人民法法院提起诉讼讼”；我方为供方，如如约定需方到到供方所在地地提货时，我我方为合同履履行地，在争争取我方所在在地人民法院院管辖成为不不可能时，可可约定“发生纠纷应应协商解决，协协商不成，依依法律规定通通过诉讼方式式解决”；在合同签订时，估估计我方违约约的可能性大大，且又争取取我方所在地地人民法院管管辖成为不可可能时，可约约定“依法律规定定，通过诉讼讼方式解决”。审查时如对对方方当事人履行行能力及资信信情况存在疑疑义时，应要要求其提供相相应担保并要要求在合同中中注明。办公室和财务部部必须在合同同文本送达三三日之内出具具审核意见书书，不得拖延延，在审核或或审查过程中中，发现重大大错误、遗漏漏或不妥时，提提出修改意见见书，并与合合同对方当事事人取得联系系，直到修改改意见达到统统一为止。负责审查合同的的部门和员工工，因工作失失职或循私舞舞弊而疏忽、放放任审查，致致使不该签订订的合同得到到签订而造成成经济损失的的，应按后果果及其责任的的大小，承担担相应的行政政责任、经济济赔偿责任直直至法律责任任。审查完毕后，负负责审查人员员应出具审查查意见书，审审查意见书应应附有审查人人员签名。合同的签订签订合同必须内内容合法、具具体、条款齐齐全、责权明明确，用语确确切，手续完完备，程序合合法。合同承办人签订订合同，必须须先办理授权权委托书，明明确授权范围围和权限。未未经授权委托托或超出授权权范围签订的的合同为无效效合同，由承承办人承担责责任。法人授授权委托书由由办公室负责责办理。合同承办人凡签签订不能即时时清结的合同同，都必须采采取书面形式式；凡标的额额在10万元以上虽虽能即时结清清的重大合同同，也必须采采取书面形式式。当事人协协商一致同意意的有关修改改合同的文书书、电子邮件件、图表等均均是合同的有有效组成部分分。凡国家或行业有有示范文本的的，应当优先先使用，但在在选用时，对对涉及权利义义务关系的条条款经办人和和办公室要重重点审查，必必要时可以进进行修改。无无范本的合同同采用公司办办公室提供的的示范文本。合合同承办人不不能自拟合同同文本。公司合同的签订订审批的常规规流程如下：：合同承办部门确确定的合同承承办人会同本本部门的合同同管理员负责责起草合同（草草案）并填写写“合同审批表”；合同承办部门负负责人负责对对合同的业务务内容进行审审查，并签署署意见；办公室负责对合合同的法律条条款进行审查查，并签署意意见；财务部负责对合合同的财务条条款进行审查查，并签署意意见；如该合同牵扯其其他业务部门门，由办公室室分送该业务务部门经理进进行审查，并并签署意见；；分管副总对合同同进行审查，并并签署意见；；在完成以上审查查修改后，由由办公室将合合同报送公司司总经理审批批；合同标的在1000万元以上的的，须经董事事长审批。办公室在相关负负责人或授权权代表在“合同签约审审批表”上签字批准准后，加盖公公司合同专用用章。合同生效后，各各有关部门应应妥善保存合合同履行过程程中的各种凭凭证，包括结结算单、结算算证明、支付付凭证、银行行进账单、收收料单、入库库单、过磅单单、发票等。合同的履行合同依法成立后后，即具有法法律约束力。一一切与合同有有关的部门和和人员，应严严格履行合同同规定的义务务，确保合同同履行。合同执行部门负负责人应随时时了解、掌握握本单位的合合同执行情况况，并督促本本部门合同管管理员按月统统计合同执行行情况。合同执行部门应应同时负责记记录和监督对对方合同单位位的履约情况况，保留好有有关的单据、信信函等文字资资料；并由合合同管理员按按月填写“对方合同执执行情况监控控说明”，其中必须须列明和验证证对方各项履履约行为和承承诺（如质量量、进度等），以以此作为付款款的基本依据据。每月的“对方合同执执行情况监控控说明”必须由合同同执行部门经经理审核签字字，分别报办办公室、财务务部备案。合同结算条款规规定对方有付付款义务的，合合同执行部门门应按付款条条款中的规定定及时向对方方收取，由财财务部统一出出具发票。合同结算条款规规定本公司有有付款义务的的：执行合同的各部部门应依照财财务部门有关关规定和合同同具体约定，在在合同签订以以后向财务部部报送项目整整体用款计划划备案。执行合同的各部部门应填写《合同资金支付申请表》，本表一式三份，由办公室、财务部、执行部门分别留存。款项拨付的基本本依据是由合合同执行部门门提交的“对方合同执执行情况监控控说明”，款项拨付付必须在分管管副总、财务务分管副总及及总经理逐级级审批同意后后方可进行。具具体程序参见见相关的财务务管理办法。如果合同履行中中出现违约责责任中所规定定的行为，业业务部门应及及时以书面形形式反馈给办办公室，并书书面报送分管管副总及总经经理。总经理理应按合同规规定进行违约约处罚，并通通知财务部在在结算时执行行。合同履行过程中中出现的问题题，业务部门门应及时督促促解决。如无无法履约，应应向分管副总总和总经理汇汇报。合同履行过程中中如发现对方方当事人履约约能力及资信信程度下降应应及时通知办办公室并向分分管副总和总总经理上报，及及时向对方出出具不安抗辩辩书，维护公公司合法权益益。合同的变更与废废除合同一经签订即即依法成立，任任何人不得擅擅自变更或解解除。但合同同在履行过程程中，如遇到到法律规定或或合同约定允允许变更、解解除合同的条条件时，可以以变更或解除除合同。合同的变更或解解除必须符合合《经济合同同法》的规定定，并应在法法律规定或合合理期限内由由合同的当事事方共同商议议。变更、解除合同同的审批权限限和程序与原原合同订立的的审批权限和和程序相同。合同承办人在收收到对方要求求变更或解除除合同的正式式文件、电子子邮件、电话话后，必须及及时请示领导导，立即处理理，紧急事宜宜不得超过一一天，一般事事宜不得超过过三天，并在在有效期限内内正式答复对对方。超过期期限再作答复复，造成严重重后果的，承承办人应承担担相应的责任任。涉及经济济纠纷的复电电、复文，须须经合同管理理机构审阅后后方能发出。变更解除合同必必须采取书面面形式（包括括双方的信函函、文件、传传真等），由由双方签订确确认书。合同的变更、解解除应注意以以下事项：主体变更应征得得合同各方同同意；有担保条款的合合同变更，应应征得原担保保单位的同意意并在变更协协议上加盖担担保单位的印印章；经上级主管机关关批准的合同同或协议变更更、解除，应应报原批准机机关批准；经公证、鉴证的的合同，所达达成的变更、解解除协议，应应报原公证、鉴鉴证机关备案案；联营、承包经营营、租赁经营营、涉外等合合同的变更或或解除，法律律有特别规定定的，应依特特别规定办理理；变更、解除合同同的协议在尚尚未达成或批批准以前，原原合同继续有有效，仍应履履行。如因变更（解除除）合同可能能使当事人受受到损失，双双方应在变更更（解除）合合同的协议中中明确规定各各自应承担的的责任。合同纠纷的处理理与诉讼管理理提请合同纠纷的的程序：已经签订的合同同在履行过程程中产生纠纷纷的，合同履履行部门应根根据合同中有有关纠纷处理理的条款与合合同订立方协协商进行解决决。协商不成时，必必须在一个工工作日向办公公室汇报，并并在三个工作作日内提供有有关资料，任任何部门或个个人不得延误误诉讼时效或或擅自放弃实实体权利，更更不得隐瞒实实情。办公室应在接到到报告三个工工作日内提出出处理意见。根根据合同纠纷纷的不同情况况，向公司有有关领导汇报报。经协商无无法解决的纠纠纷，经总经经理批准后，可可向仲裁委员员会申请仲裁裁或直接向人人民法院起诉诉。如纠纷需进入法法律诉讼程序序解决，应按按《中华人民民共和国合同同法》、《中中华人民共和和国民事诉讼讼法》等有关关法律、法规规和本办法处处理。集团公司各单位位与对方当事事人协商处理理纠纷的时间间，应在法律律规定的时效效内进行，并并考虑留有申申请仲裁或起起诉的足够时时间。发生合同纠纷时时，承办人除除应将纠纷情情况及时报告告部门负责人人和办公室以以外，还应同同时应迅速收收集下列有关关证据：合同文本，包括括附件、变更更或解除协议议、信函、图图表、视听资资料、广告、授授权委托书、介介绍信及其他他有关资料等等；开工、验收、提提货、发票等等有关单位票票据；货款的承付、托托收凭证、有有关的财务账账目；产品的技术规范范、质量标准准；证人证言；其它与处理纠纷纷有关的材料料。处理合同纠纷，应应特别注意以以下问题：在证据可能丢失失或以后难以以取得的情况况下，及时采采取证据保全全措施；发现对方当事人人或利害关系系人有可能隐隐匿、转移财财产将使我方方权利难以实实现时，适时时依法申请采采取财产保全全措施；对于债权债务关关系明确、合合法且双方对对债务无异议议的，依法及及时向人民法法院申请支付付令或提起诉诉讼；做好每起合同纠纠纷实况记录录、存案备查查；凡属我方责任的的合同纠纷，应应逐笔查明原原因，分清责责任，要求责责任人员承担担责任，并责责成其提出补补救措施。合同纠纷经协商商达成一致处处理意见的，应应订立书面的的协议，双方方代表签字并并加盖单位公公章。双方已签署解决决纠纷的协议议书、仲裁机机关的调解书书、仲裁决定定书及法院的的裁定书、调调解书、判决决书，在正式式生效后，应应复印若干份份，交给有关关部门收执、备