采购管理制度

采购管理制度总则为达到经营目标，按时交付顾客所需产品，必须加强采购控制，确保所采购的物品满足生产需要并符合规定要求。为此，结合XX公司的具体情况，特制订本制度。本规定主要用于指导并规范原材料及生产性辅料的采购，另外，零部件、外协件加工及公司其他采供活动也适用于本规定。本规定参考公司质量体系文件“采购控制程序”和“分承包方评定程序”并在内容和精神上与之吻合。部门及职责采购部是负责公司采购管理的主要部门，其采购职责有：按公司的要求组织对供方评价，编制“合格供方名录”，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立并调整供方档案。根据生产部门提供的原材料需求清单和库存情况，编制原材料及辅助材料的采购计划。按照采购计划及采购物资质量标准和技术标准，签订“购货合同”。执行采购合同，并进行跟踪监控，保证合同执行质量，执行采购作业。对验证后的合格采购物资，办理入库手续和财务手续；对于不合格物资，按合同办理退库手续和其他处理手续。生产部门负责按期提交原材料需求清单。品质管理部门和技术部负责编制采购原辅材料技术规范、检验要求及其它有关技术资料。其他物资的采购技术标准分别由相应的专业部门提出。采购业务流程原辅材料、外协件及设备等物资的采购业务流程分别参见《采购管理流程规定》中的相关内容。采购实施采购部根据库存量和生产部门提供的采购需求信息，结合公司的生产经营规律及历史采购情况，编制采购计划。采用招标方法或内部评价方法选择并确定合格供方，具体方法参见《供应商管理规定》。采购合同签订向合格供方采购时，应签订“采购合同”，明确品名、规格、数量、价格、质量要求、技术标准、验收条件、交货期、交付方式、质量问题处理方式、违约责任等，采购部门根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给对方；经济合同内容复杂，涉及因素较多时，应征询公司法律顾问的意见，最终按授权体系由总经理批准合同后实施。采购合同执行过程及采购物资验证质量检验部门对采购物资按质量体系文件“YG/QP1001《检验和试验控制程序》”进行跟踪检验和试验；当企业销售合同有规定时，客户或其代表有权在分承包方处验证采购物资的质量，公司不能把该验证当作对采购物资质量有效控制的依据；客户的验证既不能减轻公司提供合格品的责任，也不能排除客户的拒收。采购物资的运输采购物资一般要求对方送货上门；如果由我方运货,按照《供应商管理规定》选择运输商，签订运输合同并办理必要的保险手续，登记起运时间和路线。采购物资的入库和出库管理，按照《仓库管理制度》进行。统计记录及结算程序采购部负责对各类采购文件和信息进行编号、整理、归档，并妥善保管；按照合同及验收入库合格的数量，对合同执行情况进行小结，采购人员应及时填写“合同单”执行完毕报告，以及“临时采购单”执行完毕报告，并清理合同中遗留问题；向合格方清算、索要发票，发票符合国家规定，并向供方支付货款或余款。采购过程的控制和管理原材料采购计划的形成生产计划部必须按规定日期提交《原材料物资需求清单》，并且该清单须经生产副总审批。采购部必须综合分析《原材料物资需求清单》和库存量，编制《原材料物资申购单》。选择合格供方管理严格依据《供应商管理规定》。采购合同的签订管理采购业务须在合格供方中进行货比三家选择，比质量、比价格、比服务、比信誉。采购业务的合同谈判必须由2人以上业务人员组成，并将业务谈判形成记录报总经理。合同签订后，依据采购计划，由财务进行会签，总经理批准生效。并在合同中注明“廉正纪律要求”，即不准供方行贿和提供任何“好处费”。合同的执行管理财务部按合同条款支付预付款，无预付款条款的不予支付。业务人员按合同约定，进行质量、供货期的跟踪，并记录。货到后由库管人员初步验收，记录到货品种、数量和日期，并通知业务人员。合同的结算管理结算审核依据批准的采购单；批准的合同；检验报告单；入库通知单。进行合同执行记录，提出付款申请。对未完结的合同，进行记录；对已完结的合同，进行合同完结记录。财务部依据各计划、合同，以及检验报告单、入库通知单、合同执行情况报告单，进行授权签批，并报总经理批准后支付。合同遗留问题的处理对不合格材料退货，并进行退货手续完结。对已支付的货款追回或双方确认。对在销售中发现的质量问题，按照合同中相关条款以及质量保证期，行使索赔权力，并进行索赔处理。将供应商评价记录记入供应商档案。采购过程监督采购部门及人员工作纪律不准接受供应厂商的请吃送礼、回扣、好处费、茶水费佣金。不准利用采购职权和企业名义在外为个人或小团体做交易牟取私利。不准将购进的商品、材料物资私自转让或倒卖，牟取私利。不准与供应厂商串通抬高进价或购进伪劣商品或物资材料，或以次充好，以少报多进行贪污。不准向供应厂商索取回扣、佣金和中介费。不准因私人感情采购伪劣、质次价高的商品物资材料。不准内外勾通，以请吃送礼方式，拉拢贿赂或唆使验收、收货人员、质检人员，收进供应厂商质次和劣质商品和物资材料，或以少报多，骗取货款。不准采购部门和人员以采购或预付货款的名义，蒙骗公司领导和财务部门人员将货款汇出，进行侵占挪用，或利用企业资金非法购销，从中牟利。凡违反以上采供管理制度、操作规程和纪律的，按公司考核制度严肃处理和处罚。造成经济损失和严重后果的要追究其经济责任和法律责任。实行内部审计制度每年安排审计计划，对采供过程和工作纪律情况进行专项审计。按照有关审计制度及程序，对审计结果提出审计报告，对发现的问题提出纠正和预防措施。采购相关部门