公司档案管理制度及公司文件合同管理规定

公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定第一部分公司档案管理制度一、目的为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。

2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。三、归档制度1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。四、档案保管制度1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。五、档案管理员的职责1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。六、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“月度归档”和“年度归档”制度，即：每月30日和每年二月份为公司档案资料归档期。2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4、实施细则：各生产场区开每月生产会时将需要归档的原件上交到总经办王如，其它各部门包括采购部、后勤部、营销部、财务部、孵化部、项目部、人事部、技术部、总经办、集团办等公司行政后勤部门按照归档期，需直接将归档资料提交到集团办档案管理人员韩慧敏处。七、档案查阅和借阅要求1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅复印登记表》。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。3、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第二部分公司文件管理制度一．定义公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、决定决议、通知、交流信息的重要工具。二．发文的范围凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议、编写的会议纪要等，均属发文范围。公司的公文主要分为以下类：管理制度适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。工作通知适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项。人事通知适用于公布公司体制机构变动，干部任免，人员录用、晋升、调动、降职等事项。

（四）会议纪要适用于全公司性会议进行的记录的文件。凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

（五）对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。通报表彰先进，批评错误，传达重要信息。其它其它有关公司的重大事项三．发文程序公司行政文件由集团办公室或总经办起草，主管副总审核，总经理或董事长审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，主管副总审批，签发。对全公司影响较大，涉及两个以上部门分管范围文件，须由总经理审批签发。

文件审批签发后，由起草部门再次校对、打印、盖章、下发、流转。四．文件控制程序（一）文号管理公司所有发文，一定要由集团办公室统一编号，各部门在起草文件时，先向集团办公室索要文号，并统一排版。统一编号格式为冀华裕字〔2014〕1号、冀华裕字〔2014〕2号……按顺序编号。（二）文件处理遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行。1.公司所有发文，发文部门应有存档，经批准领导签字文件原稿连同电子版由集团办公室分别分类归档，保存备查。集团办公室对公司发文存档后，将电子版分类编入公司文件汇编，并转发给各部门传阅。凡传阅原件的部门或个人需按照《档案查阅和借阅要求》进行传阅手续登记，集团办公室做好传阅台账。2.属于保密的文件，起草部门确定报送范围。保密文件由起草文件部门专人印制、报送，保密文件由起草部门收回归档，集团办公室对保密文件电子版亦不编入公司文件汇编。第三部分公司文件格式规范标准一.眉首（一）发文标识由公司全称“华裕农业科技有限公司”后面加“文件”组成。37号宋体字，加粗，居中，用红色标识。（二）发文字号由公司简称字、年份和序号组成，字体三号仿宋。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。例：冀华裕字〔2013〕1号代表公司文件。注意：用直角中括号“冀华裕字[2004]10号”，用小括号“冀华裕××（2004）10号”都是不规范的。发文字号之下印一条与版心等宽的红色反线，粗细2磅。（三）批准人批准人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，批准人后标全角冒号，冒号后居右空4字。二.主体（一）公文标题红色反线下用二号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题段前空1行。（二）主送部门标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。（三）公文正文主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。正文内容用四号宋体字，行间距1.5倍。（四）附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称为四号仿宋字体。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（五）落款文件底部落款签名和日期使用宋体四号字，标注公司全称华裕农业科技有限公司XX部门。时间标法：201X年11月01日，日期位于公司名称下相对于公司名称居中。三.文件签收表文件涉及部门负责人对文件进行签收，并由档案管理人员存档。表格内容小四号楷体，表格内容水平、垂直对齐方式为居中。例：文件签收表：部门财务部人事部种鸡一部种鸡二部种鸡三部种鸡四部祖代部签收人签收日期部门集团办签收人存档签收日期文件签收表下空一行是版记。四．版记（一）主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号宋体字；词目之间空1字。（二）抄送抄送指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他人或部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关内容为三号宋体回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（三）版记中的反线版记中各要素之下均加一条红色反线，宽度同版心159mm，粗细1磅。（四）版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。五.页面设置（一）页边距页边距上下均为2.5，左2.6，右2.6左侧装订，装订距纸张左面8mm。（二）页码用五号TimesNewRoman字体居中标页码数字。第四部分合同编号管理办法一、目的为规范合同管理，便于合同登记、归档和查阅，同时适应公司档案管理制度，现对合同编号做出如下规定，请各部门遵照执行。二、合同编号规则的说明合同编号：HY－承办部门编号/签订年月－序号三、承办部门编号的说明以各部门名称首字母大写作为部门编号，如下：1、集团办公室－JTB2、营销部－YX3、人事部－RS4、孵化部－FH5、财务部－CW6、种鸡部-ZJ7、后勤部-HQ8、技术部-JS9、采购部-CG10、生产办公室-SCB11、江西华裕-JXHY四、签订年月－序号的说明采取格式：201401－0001序号：各部门按照顺序，自行编号。五、举例如：2014年一月采购部签订的第一份采购合同编号HY－CG/201401－0001单位编号编号承办部门编号签订年月部门合同顺序号HY-CG/201401-0001六、合同归档遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行，统一将合同原件报送集团办公室归档。同时各相关部门负责人指派相应人员对合同进行编号、整理、部门归档。集团办公室档案处接收到各部门提交合同原件后，按照部门、年份分类归档。七、合同控制实行合同统一编号管理后，各部门需支付合同方款项时，应提交一份合同原件或复印件至财务部，财务部接到到正确的合同编号，才予以付款。八、本规定自公布之日起执行。在此之前5年内签定的合同也收录在档案中。附件：1.公司文件标准格式范例2.公司会议纪要标准格式范例3.档案借阅/复印登记表华裕农业科技有限公司2014年12月2日附件2：公司会议纪要标准格式范例华裕农业科技有限公司会议纪要冀华裕字〔2014〕X号会议时间：2014年11月14日15:30-16:00会议地点：公司总经理办公室会议主持：XXXX参会人员：XXX、XXX、……XXX。会议记录：XXX