国际贸易有限公司规章制度

二二00八年三月出口业务操作制度和费用审批制度制度第一条遵守法制，严格遵守国家的政策法律、法规和本公司的各项规章制度。第二条热爱公司，维护公司形象，与公司荣辱与共。不断学习，不断提高自身综合业务素质与工作能力，团结协作，多提合理化建议，开拓创新。第三条听从公司领导指挥，服从公司的各项决定，高效优质完成本职工作和领导交办的各项工作任务；积极向公司献计献策，推动公司的各项业务发展。第四条严格遵守公司纪律。不迟到、不早退、工作时间不串岗、不办私事、不打私人电话、不做与工作无关的事。不私拿或损坏公物，不做有损团结的事。第五条注重仪表，注意着装及仪表整洁。第七条尊敬客户1、接待客人时面带微笑，与客人谈话时应站、坐端正、讲究礼貌、不抢话、插话、争辩、讲话声音适度有分寸，语气温和、不大声喧哗。2、遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不管”、“不行”等生硬词语，不得以冷淡态度待客。4、接转电话时，先要说“您好，康意佳公司”，声音要温和。5、会见客人时，应姿势端正，握手时用力适度，不得用左手，左手不得插兜。第八条严守公司机密，不得泄露或传播公司商业机密及相关文件，不向客户或外部人员谈料、报表、总结，都应做到先锁再离人，保证桌上无泄密。第九条保证廉洁，不贪污、不接受回扣、不挪用公款、不以权谋私，树立正气。第十条要厉行节约，消灭长明灯，长流水。节约使用文具、器材，爱惜各种设备和物品。要发扬勤俭节约的好传统，为公司增收节支做贡献。1、本公司员工应认真学习党的方针政策，具有高度的政治思想觉悟和坚定的信念，热社会主义。2、本公司员工应当遵守国家和政府的法律、法规和社会主义公共规则、遵纪守法，具3、本公司员工应当爱公司、爱岗、廉洁、勤奋，具有埋头苦干、任劳任怨的敬业精神认真负责的工作态度。4、本公司员工执行各项业务，在合法原则下，必须以公司利益为核心，严格遵守公司司6、本公司员工必须具有良好的职业道德、忠于职守、不泄露任何商业秘密。7、本公司员工必须时刻维护公司形象，对客户必须诚恳热忱。三、考勤制度3、本公司正常上班时间为上午9：00-12：00，下午1：00-5：004、职工迟到或早退二次以上每一次扣发工资10元5、职工因故缺勤，均需事先办好请假手续(特殊情况例外)。否则作旷工处理(1)(2)(3)职工因故请事假，需填写请假单，并经常务副总经理同意批准职工因病需请假休息或治疗，须出示指定医院的医疗证明(急诊例外)其他假期按国家规定执行，但均须事先办好请假手续。(1)(2)事假超过七天者(含双休日)每一天扣发工资50元在连续病假满30天以上时，按每月基本工资60%发放一、合同管理包括内销合同和外销合同(含销售确认书)形式发票等.二、内外销合同由各业务员根据经营业务的要求负责对外签订,所订合同要求做到：格式规齐全、责任明确。三、合同编号要求全公司统一，由贸管部负责编号。四、所有合同需经法人或法人授权的经理签字生效后方可对外。五、签字后的所有合同应交财务部壹份留档，由财务部负责保管。经营机密者将对其做出相应的处理，情节严重者可对其追究法律责任。用证移交财务部并做好交接签收工作。单的核销联和退税联)由财务部负责签收、保管、核销。四、其他单据由贸管部根据实际发生的业务和信用证对单据的要求负责缮制并送、寄各有关部门(包括客户、船公司、货代公司、商检部门、银行等)。扣发工资外公司将视具体情况对当事人做出相应的处罚。要分门别类、装订成册。合法化、制度化、规范化轨道，特制定本制度，要求各部门严格遵照执行。一、业务操作的规定首先核算好换汇成本，填写好成本预算单，报分管经理审核签字，凭签字后的成本核算单到贸管部领取合同编号，由贸管部统一编制合同号，以便统计、确认和存档，预算单一式三份，一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。2、在分管经理签字同意预算单的前提下，业务员可签订外销合同，合同一式四份，统一由分管经理签字后生效。一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。司为受益人的信用证。4、正本信用证到后，贸管部在一个工作日内完成审证工作并填写好审证记录。对于信用证条款，贸管部应立即通知业务员，向客户提出书面修改通知。信用证的修改应该改至可接受为止，由贸管部审定并报分管经理审核做好信用证台帐登记工作，并有责任提请业务员注意信用证的装运期和有效期。5、信用证确认后，由各业务员负责订立内销合同，合同由法人委任授权的经理签字后组织安排生产、收购、商检、入库等。按照外销合同的交货时间，由贸管部负责租船订舱、制好所有单证和报关出运，并保证全部单证的正确性，如因单证错误造成报关或以后结汇受阻由贸管部负责。8、贸管部在收到提单后二个工作日内将全套议付单据制妥后交有关银行议付、托收或押9、贸管部要及时催促海关、外运将报关单(退税联和核销联)、外汇核销单及时退回，交财务部将报关单退税联复印一份留存备案。结汇到帐后，财务部凭银行结汇水单外管核销联、涉外收入报表、外销发票、报关单和核销单负责外管核销和退税申报工作。慎重)需报分管经理签字同意后方可进行，并由当事人承担责任。其他操作同信用证结订外销合同和代理协议，在代理协议上要明确经济责任和代理收益，“四自三不见”的代理业务严格禁止，合同的协议必须有分管经理签字后才能生效，代理业务原则上不准垫付资金，如有特殊情况需垫付资金要报分管经理签字后方可垫付，且委托方须提供有实质性的担保，并由当事人承担经济责任。业务。、规准，并签订好内销合同，合同由法人授权的经理签字后生效，合同一式四份，一份交购4、在内销合同签订的同时，确认国外客户的报价，并添置进口成本预算单，经分管经理签同时按进口合同上的条款，在规定付款期内开证。内，办好纳税清关手续。6、贸管部将提单和进口发票的正本交给财务部，贸管部自留复印件，以便统计与存档。7、对于代理进口业务，应签订合同或代理协议(签订合同或代理协议由分管经理签字)，100%则必须有委托单位提供可靠的实质性以上的信用证和其他重大业务，须经董事长或及时通知委托进口单位带款赎单、提货。进口合同与开证申请书由分管经理签发。8、如发现质量和数量短装问题，应在索赔有效期内，会同商检部门及早办理商检索赔等事9、业务员要配合财务部及时做好代理单位的账户清算工作。1．为加强资产的内部核算和管理，确保资产的安全、完整，维护出资人的合法权益，特制定资产管理制度(下简称本制度)。2．本制度所称的资产主要是指各类实物资产，包括：1)、单项价值在2000元以上(含2000元)的固定资产；2)、单项价值在2000元以下的低值易耗品、办公设施；3)、已计入费用列支的各类办公用品、学习书籍等；4)、库存各类物资及其他等。3．各类资产由财务部归口管理，并建立相应的责任制度。立固定资产明细账，详细记录单项固定资产的名称、购置时间、存放部门、原始价值、规定使用年限、预计残值、年折旧率，并按规定每月计提折旧。办公室和行政事业部应建立固定资产使用台帐。2)、办公室或行政事业部对使用中的低值易耗品主要是办公设施应建立台帐，明准。4．本公司的各类资产实行定期清查盘点制度。1)、固定资产每年年终决算前盘点一次；2)、使用中的低值易耗品及办公设施每半年清查盘点一次；3)、库存物资每季盘点一次。5．各类资产的有偿转让、盘盈(亏)、毁损、报废均应查明原因，写出书面情况，报为了加强财务管理，提高资金的使用效率，降低资金运作的风险，特制定本办法。要向银行借贷(打包、押汇等贷款方式)或通过其他融资渠道统一筹集资金、统一调度业务员提供全套付款单据：供货方开出的已出运(或已收购入库的)的出口产品外销合同、增值税发票、专用缴款书、入库单(已入库未出运的)，填写付款申请单(已出运的按编号分别填写)报送财务部门审核，财务部根据成本预算单、出口货物明细表(已出运的)、入库单(未出运的)、内销合同等资料审核签字，再由书则先行扣业务员根据供货方开出的发票(或收据)、入库单和填写的付款申请单一并报送财务部审核，财务部门根据内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财原则上不预付货款，如果因商品或市场行情特殊性，确需预付部分货款的(最高不超过货款总额的30%)。在信用证结算的情况下，需信用证副本到达本司、经贸管部审核认可后，由业务员填报与付款申请单呈分管经理审核同意后交财务部安排付款；在其他结算方式审核同意后方可交财务部安排付款；在预付款数额较大(或占货款总额百分比比较高)的情和责任。4、代理出口业务的付款必须是代理出口货款收妥入账后，由代理业务员凭委托方开具的增值税发票和专用缴据代理出口协议和结汇水单及代垫费用等资料和对无误后签字，再由分管经理审核同意后送付款。5、付款原则:原则上只能按增值税发票抬头付款，个别工厂确因收购原料、辅料、包装物等原因，需代其将货款付至供货方时,必须在办妥委托付款手续后方能申报付款,且委托付款的手续必须是加盖公章或财务专用章的正本(在特殊情况下可用传真件代替)为了使财务部能够有计划筹集资金，既能保证各类货款的及时支付而不耽误货款的收购，三、直接费用的审批根据出口成本预算单、保险合同和经分管经理签字的代理船公司的运费、商检费等费用的后提交分管经理审核同意后方可付款。由业务员提供佣金协议，外销合同副本、填好付佣申请单报财务部审核签字后再由分管经理审批签字后交财务部安排付款。款。一、本公司财务部负责本公司计算机及相关设备的管理。准后统一购置。公司的计算机及相关设备由财务部逐一编号，并建立台帐。三、各部门的台式计算机及相关设备定点放置和使用，未经同意不得随意搬动。录单，由其安排检修或送修。未经同意各部门不得擅自拆装计算机。五、未经专门训练者不得上机操作，不准利用计算机玩游戏或做其他与工作无关的事。六、计算机使用人员应经常做好本人使用的计算机的清洁保养工作。七、未经许可严禁在计算机上运行与工作无关的软盘和光盘，在必须运行软盘时，应先对该软盘进行病毒检查，确保没有病毒时方可运行色带、墨盒和硒鼓等)由财务部根据需要进行采购。并建立备件和耗材的领用台帐。1、本公司的印章分为公章、财务专用章法人代表章和其他业务性印章司除业务性印章外均由财务部保管3、财务专用章、法人代表章(不含法人代表签字章)由财务部专人保管4、印章不得随意带出，如遇特殊情况需带离本公司需经有关负责人同意5、公章使用时，必须做好登记，注明盖章日期、部门、事由、经办人等内容，经审批6、加盖印章的份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不予盖章。给予盖章。9、印章必须定期擦洗，以保持使用时清晰，盖章必须端正、清晰，对好方位。1、档案管理范围：业务档案、文书档案，人事档案、会计档案。(1)、凡本公司在进出口业务活动中的各种单证(信用证文本复印件、制单资料等)等(2)、凡上级来文，或以本所名义拟定的上行文、下行文、总结、计划、工作汇报及内部管理的文件均为文书档案。(3)、凡本公司员工的履历表、奖惩材料、任免晋升材料、劳动合同等均为人事档案。(4)、凡本公司财务部门的会计凭证、账册和报表均为会计档案。(1)、本公司各类经济活动的合同文本，相关经办人在合同签订生效后2个工作日内送交财务部(2)、本公司交易活动中的各种单证、获得的客户资料在此项交易结束后5个工作日内，由相关人员整理好全部资料送交财务部(3)、文书档案按文档要求整理装订成册于次年二季度移交档案室。(4)、财务部门的会计凭证应在每月终了后，依时序先后分类编号，装订成册，装订时4、查档和阅档、(1)、各部门因工作需要，须查阅业务档案和文书档案，由经办人到档案室办理有关手续后方可查阅。(2)、会计档案须经所领导批准后方可查阅。(3)、人事档案应按查档的规定办理手续方可查阅，本人不得查阅本人档案。工作的各项规章制度办事，遵守保密制度，向无关人员提供档案或向他人泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。1、下班时要及时切断办公室内的电器设备(包括空调、微机、复印机、电脑打印机等)电源，中午午休时间，办公室内空调、日光灯应关闭。3、本公司员工的私人现金、存折及贵重物品，要妥善保管，不要放在办公室内过夜，。，加强值班防范。5、员工上、下班要确保交通安全，本所不承担因员工本人责任(或主要责任)造成的6、各办公室内应保持环境卫生，做到每日一小扫，每周一大扫，月末彻底扫。椅、桌面、沙发净，公用茶具、电器净；三无：地面无痰迹、废纸、烟头，室内无件堆放整齐，橱、柜、桌、椅安放整齐。8、成立所安全卫生检查小组，由安全卫生检查小组不定期对各办公室内的安全卫生情况进行检查，检查情况纳入考核。一、加强工作责任性，每位驻厂员要牢记把质量作为自己的生命来对待，明确自己的责任，上班必须按所在单位的作息时间进行。二、每天必须了解所在单位原料收购的数量和价格，以便公司对市场做出合适的定位。验报告，如实填写好检验报告，由工厂负责人签字确认并传真公司。温水-4℃冰水)→去头、拨壳、去黄→分级→漂洗(最少2次)→沥水(检查虾仁是否有天然香味)→称重(控制好让水率)→装袋→真空封口→速冻→装箱(剔除漏气)包装→冷藏。每隔两小时检验一次，发现问题及时解决。了解生产的进度，并传真到上海分公司。六、要以公司利益为核心，严守公司机密，树立公司形象，与所在单位的管理人员协调好工用工作之便牟取私利，否则将追究相应的责任。七、驻厂员所监管的产品，如符合出口要求，顺利潼关，年终公司将对其进行一次性奖励。以上职责希每位驻厂员认真执行。为了加强企业内部管理制度，做到职责明确，奖罚分明，特制定采购员职责。每一项业务，随时掌握好市场消息，并及时反馈给领导。益司损失，相关人员须承担相应的责任准，对每一个客户的具体内容做到心中有数，按公司计划完成出口任务司全年创收努力工作六、有目的选择加工厂，做到货比三家，所进产品物美价廉相应责任以上职责希望每位采购员认真执行。1、仓库保管员必须凭公司有关部门开出的发货通知书才能发出商品，严禁私自发出商品。2、商品入库要认真检查商品的质量和数量，并在送货单上签上实收商品的名称、规格、质量和数量，以便送货方凭送货回单到财务上结账。二、及时做好商品的挂牌和台帐记录1、做好入库商品的吊牌工作，表明商品的名称、工厂产地、规格和数量。2、做好商品出入库的台帐记录，每次库存有变动后报送库存商品报表至总经理室及财务部，月末及时与财务部核对库存帐。三、做好各方面的衔接工作求进行。六、辐照出库时数量要清点清楚，到辐照现场交代清楚所要辐照的要求，如翻箱要贴标签，漏照、漏贴标签等造成公司利益受损，须承担责任。一，参与起草、拟订本公司的财务管理制度，做好财务预测，编制财务计划，参与财务决策，实行财务监督，严守财经纪律。三，协助总经理做好资金的筹集、调拨、和运用工作，做到积极筹集、统筹安排，合理提高经济效益。四，严格按照现金管理的要求负责货币资金的完整与安全，根据公司的规定做好工资、奖金的发放和费用报销等与现金有关的工作。五，负责与银行联系，做好与本公司经营有关的进口付汇、出口收汇、国内贸易结算、借、贷款等各种货币资金收支环节的转账工作。六，根据经总经理审核签字的成本预算单，负责审核每一笔进口、出口、内销业务的实人为因素的逾期核销。九，负责根据业务部门和仓库提供的出库单上所列商品的名称、数量及收货单位等内销资料，开具增值税专用发票，普通发票和其他收入的发票。十，负责编制本公司的全部财务报告，年度写好财务分析，提出合理建议，并及时上报董事长、总经理和各有关部门。十一，，负责本公司的纳税申报、规费上交、退税申报等工作，及时足额地上交国家税查明库存商品的损耗原因，及时调整账务，做到账实相符。签发空白支票，如遇特殊情况需开空白支票时，需经总经理同意并签上限额。商品入库各环节的信息，为正确、及时的财务核算打下基础。建册归档，保证财会资料的安全和完整。件和清册，办理好交接手续。十八，完成领导交办的其他工作。为了规范本公司有关费用的开支范围和标准，做到既有利于工作又降低不必要的费用支出，手机费类别交通三星级宾舱轮船三等★出租车舱轮船四等★出租车舱馆0-150元工具轮船二等业务经理火车软卧火车硬卧火车硬卧0-100元住宿费业务员伙食费经理室分别定全报=============标准的范围内按实报销，超出标准部分一律自理，如发生票据遗失均不得报销。2，工作人员外出尽量减少乘坐出租车费用。有★类别人员无特殊情况、未经公司领导同意的不能乘坐出租车，有特殊情况乘坐出租车报销时应注明原因、起讫地、时间后方可报人员分类及司机报销制度见附表。集中就餐，另外补贴每人每天10元早餐费，三，在上海工作的外地人员回家探亲的交通费由公司同意后实报实销。工作人员上下班车票一律不得报销(包括出租车票)。四，工作人员实际工作中遇到特殊情况超出标准以上的费用应请示分管领导后视实际需要五，每月的手机补贴除核定全部报销者外，均有公司统一购买冲值卡按月发给每一位应该有务科给予补充冲值，无特殊情况自购的话费冲值发票不再给予报销。六，为了提高员工的福利待遇，现对在公司工作年限满五年的外地职工(在上海交社保的员补贴视同奖金，在公司微利或亏损的年分不发