《秘书工作沟通问题研究4500字（论文）》

秘书工作中的沟通协调艺术摘要秘书工作是围绕领导各项活动开展的一系列辅助工作。做好秘书工作的沟通协调，对领导工作有很大的帮助。没有有效的沟通，秘书处无法管理各种日常事务，因此，秘书工作中的沟通与协调艺术尤为重要。首先，秘书应该理解什么是有效的沟通和协调，其次应该认识到有效沟通和协调的重要性，然后需要掌握有效沟通协调的原则和技巧。这不仅有利于秘书工作的开展，而且是秘书与领导达成共识的有效途径。本文首先阐述了秘书工作中沟通协调艺术的重要性与作用，然后在案例分析的基础上，将理论与实践相结合，分析在实际情况中秘书工作的常见问题，然后针对这些问题提出改进措施，总结出有效的沟通协调技巧，为秘书如何进行有效的沟通协调研究提供参考。关键词：秘书工作；有效沟通；协调艺术引言秘书工作中沟通协调艺术是非常重要的，从组织发展的角度看，秘书工作的协调和顺利运作有利于组织的健康发展；从领导的角度看，秘书做好与领导的沟通协调，可以更好地协助领导，提高工作效率；良好的沟通协调艺术也会促进秘书的个人发展，提高秘书工作的效率。本文希望从秘书工作的特点出发，并以个案分析为基石，以更全面、更深入的方式探讨秘书间有效沟通的实际应用，进而指导实践工作。一、秘书工作中的沟通协调艺术概述（一）秘书沟通协调工作的重要性目前，信息的传递是非常重要的，关键信息的掌握决定了竞争的成败。因此，秘书和领导，以及与同事的沟通，必须及时进行。只有及时表达领导的意愿和决策，才能保证组织的正常运行。并且只有把员工的意见和建议及时反馈给领导，才能为员工的决策提供依据，才能使公司得到良好的发展。一方面要准确传达老板的决定和计划，另一方面要将员工的意见和要求告知老板，秘书处的沟通范围广泛，在工作中发挥着重要作用。秘书处在各部门、公司和外国公司中起着联系作用。因此，秘书应正确把握自己在工作中的地位，重视各种工作，协调各种关系，秘书的工作将十分有效。（二）秘书沟通协调工作艺术的作用1.有效沟通协调，辅助领导工作由于秘书的工作主要是针对领导，所以在沟通协调过程中应遵循服从领导的原则。在处理问题时，不应该按照自己的意图和指示行事，但是，秘书工作中可以发挥主观能动性，与上级沟通协调好的建议和意见，以便领导考虑采纳。当你觉得领导的决定不正确时，可以用建议或意见来提醒你的主管做出谨慎的决定。这样，可以使领导的工作得心应手，这样的秘书才算是合格的秘书工作者。2.有利于提升个人价值，提高工作效率秘书可以说是公司的形象代言人，在公司各部门发挥着重要的作用，为了有效地沟通协调，秘书们需要在领导和同事之间找到共同的话题、共同的语言和共同的情感，这将提高成功沟通协调的可能性。如果与同事关系协调好，会使沟通工作会更顺畅，这种沟通会使工作关系更加和谐，使个人形象不断提升，有利于工作的开始和有效完成。三、秘书沟通协调工作问题及常见障碍分析（一）未掌握好领导意图造成沟通障碍例一：小张原来是机关的一般职员，但是他酷爱写作，对机关各种材料写作也非常用心去研究，并经常在机关刊物中发表一些感想、心得之类的文章，处长爱才，把他调到处长办公室当秘书锻炼。马上处长就要他写一份报告，向上级单位汇报一下本单位一年来是如何加强思想政治工作的，有何成绩、存在的问题和今后的打算。根据小张以前研究机关公文的丰富经验，小张笔走龙蛇，妙笔生花，把单位一年来的工作成绩部分浓墨重彩、缺点方面避重就轻，很快写出了一篇洋洋洒洒、文采并茂的思想汇报文章，很得意地交给了处长。谁知处长看了之后连连摇头，认为小张文风轻浮，不够踏实，之后小张很长一段时间都被冷藏了。后来小张多方打听了解，才知道原来这个处长作风踏实，崇尚简洁，最痛恨官样文章。因此，在工作之前，必须明确领导的意图，把领导的意图理解的越具体、越彻底越好。但是不能与领导直接的谈论他们具体、彻底的意图，领导意图的理解取决于秘书平时注意观察关注，对最近领导关注问题的掌握程度，这些需要秘书完全发挥主观的理解能力。（二）口头沟通协调不当例二：一名秘书在需要同事的会计统计资料时对同事沟通语气不当，在口头沟通时说，“我正在为我的领导写年终总结，现在急着要这张表。你快点拿过来吧”会计同事听到这样的沟通很不高兴就说：“我们很忙。你可以自己过来。”案例中这位秘书因为语气不当，可能令其他人不悦，如果那位秘书换一种口气，请求对方给予支持帮助，情况会好很多。秘书作为领导与下属沟通的桥梁，与领导接触比普通人更具有自然优势，更容易滋生出一种恃宠而骄和傲慢的作风。把自己误认为是领导者，在分析和思考问题的时候，秘书容易改变自己的位置，把自己看成是领导者，站在领导者的高度，认为自己优于他人，这无疑会留下傲慢和无礼的深刻印象，也为秘书的沟通协调工作设下了障碍。四、秘书提高沟通协调工作艺术的技巧和对策（一）一般意义上的沟通协调技巧1.注意倾听为了实现良好的沟通，在沟通的时候，必须集中精力在你的沟通对象身上，互相注视对方的眼睛，让对方感受到你的真诚，自然地让对方感到亲切。当对方谈到或将要完成的要点时，给予同意，表示同意对方的陈述，让对方觉得你在认真听他说话，让对方明白你理解他的意思。当别人说话时，尤其是当领导发出指令时，不要插嘴，让他们把话说完。即使心里有疑虑，也要先写在纸上或心里，对方发言完毕后，应当提问，表示对他的尊重。2.适时静默有时候不需要说太多，更不用说急着说话，让对方说完话，也要留出适当的时间让对方理清思路，表达自己的想法后想当然，这就是适时的静默，这将使人们有一种以他为主体、重视他的感觉，这种感觉应该在交流中被发现和应用。3.知情解意所谓知情解意就是情感交流，即秘书运用真挚的情感，加强与各种关系的情感和思想交流，从而形成和谐的人际氛围。人是情绪化的动物，他们都有自己的个性、爱好、风格和习惯，情感交流是其他交流的润滑剂。因此，秘书应以理解、引导和调节人的情感为主要环节，加强沟通，要使用得体的语言，要温柔、耐心、体贴，要经常微笑。4.剖言释义具有深入的沟通主题，在交际中，如果能准确把握说话人的意思，及时剖析其含义，就可以顺利地引导说话人完整、彻底地表达意思，使交际更加顺畅。因此，要掌握好这种沟通技巧，做到事半功倍。（二）针对具体对象的沟通协调技巧1.与同事的沟通严于律己，宽以待人。秘书与同事之间的关系保持和谐需要非常注意，首先要了解同事，关心同事，了解同事是与同事相处的最低条件，只有真诚地关心同事，我们才能在同事之间获得相互理解和信任。要有合作意识，要得到他人的帮助，首先要主动帮助他人，比如对待新同事，主动分享快乐，因为情感是可以传染的；专注于大局，求同存异；在冲突发生时宽容平和，学会道歉等等。与领导的沟通（1）适时沟通的时机对沟通的有效性有着直接而重要的影响。当领导心烦意乱、焦虑不安时，即使动机好、理由充分，秘书也往往很难让领导仔细倾听。因为从心理学的角度来看，当人们情绪低落、情绪激动时，非理性情绪往往会更强，理性分析和自我控制的能力也会减弱或受到抑制。此外，在领导下属、吃饭、开会、阅读文件、听取他人报告时，应注意不要交流思想。因为此时，领导往往不能集中精力，可能会听半句话，这样会影响沟通质量。如果有更好的谈话机会，秘书也应掌握好谈话的时间限制，主题紧凑，不要没完没了地说话，占用太多时间，这样领导就厌倦了倾听意见。（2）适地沟通空间的选择也与沟通的实施效果有关，适当的会话场合需要根据会话内容而定。在办公室里可以选择一个更正式和严肃的交流场所，这样双方就可以作为角色进行交流。然而，秘书在非正式场合应更多地利用其非职务地位与领导交谈，以缩短心理距离，使沟通气氛更为轻松，减轻所承受的心理负担。此时，沟通效果可能会更好，特别要指出的是，要避免在公共场合或陌生人面前向领导提出秘书的建议，这会使领导感到尴尬，甚至使领导以保持面子而固执己见，不听取不同意见。（3）适人秘书在与领导沟通时，应根据领导的不同情况，采取不同的方式和方法。具有高度文化修养、心胸开阔、能够容纳不同意见的领导者在选择交流机会和场合上有更大的自由度。对于气量小、易怒的领导，应采取更加谨慎的沟通方式。（4）适言一个人的决定不仅包含他的知识和智慧，还包含他的尊严和自信。一般来说，报告工作或提问时不必咬文嚼字，但向领导提出建议时，应注意时机、地点、时间和语言的选择。说话要真诚，自然，语调要平衡。决不应该直截了当、傲慢自大、胆大妄为，因为一旦一个领导者觉得他的自尊受到伤害，就很难平静地倾听。3.与来访者的沟通热情、礼貌、耐心和真诚。秘书除了要与领导和同事沟通，有时还需要接待一些访客，秘书代表企业的形象，与来访者进行有效沟通，萌芽状态下解决矛盾，否则会加剧矛盾，造成不良影响。做到：积极接待，文明用语，因地制宜表达。总结对于秘书来说，良好的沟通协调能力是一种合格的秘书必须掌握的能力。在工作中，我们需要以合理的方式进行沟通，不断提高与他人的沟通技巧，让未来的工作更加方便。秘书与领导沟通的有效性在很大程度上决定着秘书工作能否顺利开展，秘书与领导的良好沟通，不仅有助于秘书更好地协助领导，提高效率，充分发挥参谋助理的作用，而且有助于促进秘书的个人发展，提高工作效率。本文将理论与实践相结合，以案例分析为基石，总结出秘书工作的一般规律，以充分发挥秘书的辅助作用，指导实际工作。参考文献张传禄.谈谈秘书工作中的协调[J].秘书工作,2007(1):7-10.段柄仁.浅谈秘书工作中的沟通艺术[J].秘书工作,2007(2):11-12.惠新宇.高校秘书工作人员综合协调艺术之我见[J].秘书工作,2009(1):60-61.刘琰.浅谈秘