高效会议管理(2016-05)

欠缺目标目标不清晰欠缺议题与会人选不当（与会者太多或与会人太少）会议时间不当（周一早上或者周六下午）会会通知时间不当（太早通知开会或者太晚开会通知内容欠周详。想一想讨论三分钟会议为什么没有实效?第一页，共61页。会议地点不当

会议场地设备欠佳。与会者无准备而来。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。会议不能准时开始。会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。

第二页，共61页。从事交谊活动；

外界干扰；与会者发言离题；主席出难题；让没有必要留在会场的人员留在会场；犹豫不决；资料不充足，却贸然决策；少数人垄断会议；第三页，共61页。与会者与主持人发生冲突；与会者之间争论；视听器材发生故障；与会者欠缺热心；会议超出预定的时间；主持人未能总结会议成果；与会者之间交头接耳；与会者不表明真正感受或意见；第四页，共61页。欠缺会议记录；不能对决议事项进行追踪。不能对会议成败得失进行检讨。不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。与会者对会议感到不满。

最终到底就是没有会议制度及流程第五页，共61页。练习题：

5月5日,客户将50个样品速递到道丰公司后,要求道丰公司尽快按照样品的形状生产50万双鞋底,并于5月20日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:

在短短的15天内做不出50万双产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,计划,生产,质量,研发,采购等部门全力配合,完成生产任务和准时交货。请问:假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?第六页，共61页。课程纲要会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结第七页，共61页。会议的类型和目的制定决策

解决问题交流汇报第八页，共61页。会议是有必要的吗？会议成本时间成本会议直接成本机会成本第九页，共61页。会议的十大致命伤没有议程

跑题，偏离讨论主题

主持人不能拍板决定

少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通

一言堂，与者迎合附会领导的想法

第十页，共61页。会议的十大致命伤打断别人，争辩议而不决，没有行动计划

与会人不对，与会议主题相关性不大；会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情，；与会者没有充分准备第十一页，共61页。“必要”的会议

会议目的单纯化会议资料有准备会前先行沟通

书面解决无法当场决定的事项报告内容有纪要有负责会后考核工作的部门第十二页，共61页。前轮后轮会前准备一个中心会议议程会后跟踪一个中心两个基本点第十三页，共61页。准备会议相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员什么人参加？第十四页，共61页。会议规范流程开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度议程一：分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动小结议程二议程三结束会议总结

安排下次会议跟进会议纪要跟进计划第十五页，共61页。准备会议议程的要求会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。由重要到不重要由不尖锐到尖锐由容易到困难练习：会议议程内容和格式第十六页，共61页。会议准备工具：思维导图第十七页，共61页。会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知第十八页，共61页。筹备工作的方方面面会议主题时间地点负责人预算邀请通知嘉宾参会者报到接送第十九页，共61页。筹备工作的方方面面会场会议资料用餐宴会住宿演出展台参观旅游第二十页，共61页。会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结第二十一页，共61页。如何开场会议期待议程会议目的

介绍背景第二十二页，共61页。主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度第二十三页，共61页。与会者的守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结第二十四页，共61页。会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结第二十五页，共61页。换位思考职场沟通3Ａ模型

AskingQuestions问问题Activelistening积极倾听Advocacy陈述意见第二十六页，共61页。积极倾听的技巧什么是倾听？倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍听的速度＞说的速度听力测试1：商店打烊时第二十七页，共61页。学会听要学会听，首先要学会沉默把所有个人见解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作。)不加筛选地收集所有的观点。第二十八页，共61页。采用合适的反馈方式倾听能力测试2第二十九页，共61页。你是哪种反馈方式？倾听了解演绎支持决定判断复述第三十页，共61页。积极倾听复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话把对方的原意保持完整第三十一页，共61页。积极倾听就是告诉对方你对他的信息的理解！复述在这两种情况下尤其有用当你不确定对方的意思时当对方给予的是重要的

感情上的信息时第三十二页，共61页。积极倾听的八个方面赞赏性的点头和恰当的表情复述避免分心的手势共情不要多说提问避免中途打断目光接触第三十三页，共61页。问题类型封闭式问题

你是哪里人？你多大啦？结婚了吗？

……开放式问题

这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容第三十四页，共61页。引发讨论的三种提问35以事实为中心的问题以团队为中心的问题以个人为中心的问题关键词关键词关键词第三十五页，共61页。诱导性问题Leadingquestions多个问题Multiplequestions批评性问题CriticizingQuestions妨碍讨论的提问“您难道不认为我们应该参与该业务吗？”问题的定义是什么？最可能的原因有哪些？应该采取什么措施?“为什么我们需要这么长时间才能完成这个项目？”“小张，保证进度真的这么困难吗？妨碍讨论的三种提问第三十六页，共61页。提问题时常见的问题问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问——是最封闭的问题提批判型问题找不到提问的内容第三十七页，共61页。通过问问题进行深入探讨Probe提出概括性的开放式问题使被提问者能够用不同方式回答。示例:“我们现在这个项目进展怎样？”提出具体的开放式的问题集中在关键点以获得具体信息。示例:“这个新设计有哪些优点？”提出封闭式问题确认您的理解的准确性。示例:”八层板是否能使横梁的支撑力提高一倍？”（如果不能，重新开始该流程。）第三十八页，共61页。深入探讨问题举例问：会议进行得怎么样？(概括性和开放式问题)答：会议时间太长！问：今后我们可能采取什么措施改进会议？(具体和开放式的问题)答：我们可以使用会议议程。问：哪种议程最有用？您有什么看法？(具体和开放式的问题)答：我认为应当一起讨论会议议程并制定合理时间限制。问：您是否认为下次会议开始时用10分钟来制订一个合理议程会有帮助？(封闭式问题)答：是的。但您必须确保大家能够在时间限制内发言完。第三十九页，共61页。40清晰，完整表达自己的感受：Advocacy陈述意见___________________

5个口信___________________看见/听见(seeing/hearing)当我看/听的时候感受(feeling)我感觉因为我(becauseI)因为我想要/需要,我认为现在我希望(nowIwant)现在/然后,我要/希望

以便(sothat)以便练习：你已发现小张提交的数据分析报告有多处错误，而且

这已经是第三次出现类似的错误，你准备和他聊一下第四十页，共61页。如何提供反馈——反馈步骤以具体语言描述行为说明此行为的后果征求对方或团队的确认帮助制定计划以继续或停止该行为使用正面反馈表扬有效行为第四十一页，共61页。42有效反馈技巧Descriptive描述Well-Timed及时Solution建议Verifiable证实Owned-"I-Message“我给出反馈Specific具体“赏不逾时，欲民速得为善之利也．罚不迁列，欲民速睹为不善之害也第四十二页，共61页。干预的方法M.E.T.H.O.D.M —Mirror

说明E —Evaluate

评价T —Transfer

转移H —Help

帮助O —Outline

总结D —Decide 决策第四十三页，共61页。会议进程会前会议目的、时间、地点和与会人会中会后感谢，会议纪要，会后跟踪开场争论达成总结第四十四页，共61页。理性决策模型识别决策问题确认决策标准开发备选方案选择备选方案实施备选方案评估决策结果第四十五页，共61页。决策方式一致通过法多数票通过法领导决定法决定阿罗悖论第四十六页，共61页。影响群体决策的因素心理定势自尊、自信从众行为合理化动机权威效应责任扩散、风险转移第四十七页，共61页。会议成功的小窍门采用头脑风暴法（Brainstorming）窍门一视频案例：头脑风暴第四十八页，共61页。学员演练德尔菲法(DelphiMethod)第四十九页，共61页。决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开窍门二奥美广告─大人闭嘴请吃棒棒糖第五十页，共61页。让每个人都有发言的机会窍门三第五十一页，共61页。会议室放置一个活页板/白报纸架/白板窍门四郭三条麦肯锡思维导图第五十二页，共61页。