秘书写作实务27课件

秘书写作实务谭一平王茹曹有根编著外语教学与研究出版社第一章

概述第一节秘书写作概述一、礼仪的含义写作能力对于秘书来说是一项必备的技能。按照领导指示起草和制作各种文件，处理各种文书，是秘书的重要工作。。公文全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的文件。企业公文是企业经常使用的具有一定格式的文书的总称，它是企业发布领导人指示和传达企业内外各种信息的手段，因而是企业管理的一种重要工具。二、从内容上分企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运营性公文和商务性公文四大类。1.行政性公文企业行政性公文主要是由行政部门起草的用于行政管理的公文，常用的文种有决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、计划、总结、简报、讲话稿、启事等。2.社交性公文社交性公文是企业（或上司）与客户交往的应酬性公文，常用的文种有请柬、贺信、邀请信、感谢信和唁函等。3.运营性公文运营性公文主要是由业务部门起草的用于企业运营指挥、协调沟通的公文，常用的文种有计划、报告、方案等。4.商务性公文商务性公文主要是由业务部门起草的用于与客户（如果企业规模比较大，也会用于与其他部门）沟通的公文，大多以电子邮件和传真的形式传送，常用的文种有合同、协议、投标书和函等。当然，这种分类只是相对的，有些公文既可以归类于行政性公文，也可以归类于运营性公文。

第三节企业公文与行政机关公文的区别一、制发程序简捷行政机关发文一般都要经过草拟、审核、签发、复核等多道程序，制发周期长。对于企业来说，一方面，市场竞争瞬息万变，机会稍纵即逝，这就要求企业能快速作出应对；另一方面，企业领导人工作繁忙，需要作各种各样的指示，所以，与行政机关公文相比，企业公文的制发周期大大缩短。第四节 企业公文的基本要求一、内容正确企业公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且有可能导致混乱，甚至引起纠纷。1.准确。使用的材料必须真实可靠、准确无误。2.专业。企业公文的写作涉及企业经营的各个方面，内容上具有很强的专业性。3.运用数据准确无误。企业公文往往大量运用绝对数、倍数、百分数等各种数据，使用数据必须做到准确无误。二、主题明确企业公文要想说明什么问题，主题应当明确，而且要做到严谨，以免引起误解甚至混乱。三、针对性强企业公文一般要就事论事，不能把无关的内容写进去。

四、格式规范虽然企业公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但至少要做到结构完整、格式规范。五、简洁明了企业公文大多是用于商务信息的交流，要求简洁明了。

六、通俗易懂为了让受文者完全明白自己的想法和观点，自然要写得通俗易懂。七、语法正确秘书在学校读书时都多少学过语法知识，但是，无论是在说话还是写文章的过程中，常常出现一些语法错误，影响交流和沟通，所以一定要高度注意。第一节准备阶段一、确定目标当上司把起草公文的任务交代下来之后，秘书首先要确定上司要实现的目标。

二、了解受文者如果秘书了解受文者，知道用什么样的语气和表达方式来沟通，将会大大提高公文沟通的成功率。三、收集材料材料按来源可分为直接材料和间接材料。直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或观察了解得来的。秘书写作中的间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当中收集来的，如事例、概述、数字、经验、成果等。

第二节构思阶段一、立意选材立意就是确立主题，主题是一篇文章的灵魂和统帅。1.主题的确立主题就是公文的中心思想，它是作者对自己所写的客观事物持有的基本观点、态度和评价。公文的主题应该做到正确、集中、针对性强。（1）正确正确是指符合上司的想法或意图；反之，就是不正确。（2）集中集中就是指秘书写作只阐明一个主题，表达一个思想，讲清一个问题，提出一个措施建议，沟通一种情况。（3）针对性强针对性强就是要求公文表达的意思有较强的针对性，最好是开门见山说明某问题。二、材料的剪裁剪裁就是根据主题的需要，对选定的材料确定主次、详略，进行加工处理。总之，剪裁材料要根据主题的需要，该详则详，该略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，相互配合。三、谋篇布局所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说的“搭架子”、安排结构。企业公文结构布局一般要做到以下几点：1.突出主题在开头点明主题，然后通过主体内容集中阐发主题，并把它贯穿始终。2.结构严谨公文都要求结构严谨，层次脉络清晰，过渡与照应恰当。3.完整匀称完整就是指通篇构成一个统一的整体，首尾贯通，前后呼应，浑然一体。4.遵循一般结构（1）标题标题是公文的纲领和眉目，是公文内容的精粹。（2）开头开头就是公文正文的开始。好的开头，就会像磁铁般吸引着受文者。（3）主体主体是公文的主干和核心部分，表达公文的主要内容。第一，紧扣主题。第二，段落分明，层次清楚。第三，过渡和照应。（4）结尾结尾是全文的收束。第三节起草阶段一、起草初稿基本步骤如下：1.先写结论。按照结论、原因和经过、意见与提案的顺序来写。2.内容简洁。每段文字尽量精简，内容复杂时则以条列的方式说明。3.使用浅显易懂的句子，尽可能具体地说明。4.不采用模棱两可的表达方式。5.反复阅读，确认标题与内容是否吻合，内容有无矛盾之处、是否完整，意思是否明确，数字、名称是否有误。二、表达修辞1.表达一般的表达方式主要有五种，即说明、叙述、议论、描写和抒情。以下重点介绍说明、叙述、议论这三种表达方式。（1）说明说明在公文中用得较多。（2）叙述叙述是一种叙说、介绍事物发展过程的表达方式。（3）议论议论是通过逻辑推理来证明观点、辩明是非，借以说服人的表达方式。2.修辞修辞是根据表达和写作的需要对语言加以运用和调整，也就是选择最恰当的语言形式以加强表达效果。（1）选词炼句选词应注意确切和平易这两个问题。（2）修辞格的运用修辞格是在修饰、调整语言，提高语言表达效果中形成的语句结构形式，如比喻、借代、排比等。四、起草应注意的问题1.拟题目题目是公文的眉目，是公文首先给读者印象的部分。从内容上讲，题目要有高度的概括性，或点明主题，或点明要用的主要材料、要写的对象，或同时暗示出所用的体裁。2.恰当利用提纲起草时既要按提纲去写，但又不要拘泥于提纲。第四节修改阶段写作过程就是一个不断修改的过程，修改是写作的重要环节。一、树立精益求精的意识企业公文的时效性很强，但这并不意味着可以应付了事，起草公文一定要有精益求精的意识。二、修改方法修改时首先要着眼于内容，同时也要注意表现形式，讲究达意与精准。修改的方法比较灵活，可在文中直接改，也可以在草稿纸的左边或右边改。

三、正文正文位于受文者名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。四、附件公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标明“附件”，有序号时标明序号，附件的序号和名称前后应一致。五、成文日期成文日期的书写位置，通常有两种情况：1.文尾标注其书写位置一般是在成文日期右空四格，也可以不空格。2.题下标注用于经法定会议通过的公文，如决议、决定以及规定、条例等规章性公文。公文的成文日期一定要用汉字书写，零要写作“○”，年、月、日要写全。六、加盖印章或签名除“会议纪要”等文种外，都要加盖印章或上司签名。加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

第二节常用企业行政性公文的写作一、决定1.定义及适用范围决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求有关单位或部门贯彻执行的指令性公文。适用于企业对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位、部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。2.写作要点决定由标题、受文者、正文和落款四部分组成。（1）标题决定的标题一般采用完全标题，即由企业、事由和文种三部分组成。（2）受文者受文者名称要用全称或规范的简称。（3）正文正文包括决定缘由、决定事项和结尾。（4）落款落款要署上发文者和成文日期。3.注意事项决定可分为知照性决定和指挥性决定两类，在写作要求上有所不同。（1）知照性决定表彰决定、处分决定、任免决定以及机构设置决定等。写法上要求开门见山，直接陈述，语言简洁。（2）指挥性决定具有规范性、指示性、指导性以及处理重要问题的决定。用语要准确，行文要简练，语气要肯定。4.例文例文1天龙集团公司关于任命李强同志为青岛分公司经理的决定公司各部门，各分公司：经研究决定，任命李强同志为青岛分公司经理。天龙集团公司二○○八年六月十八日例文2

天津武龙股份有限公司关于召开2007年度股东大会的决定各位董事：天津武龙股份有限公司2007年度股东大会将于2008年3月17日召开，望各位作好相关准备。一、会议的基本情况1.会议召集方：天津武龙股份有限公司董事会2.会议时间：2008年3月17日（星期一）上午9时3.会议地点：天津市××路121号公司会议室4.会议表决方式：现场投票表决，选举董事采用累计投票制

二、会议审议事项1.审议《天津武龙股份有限公司2007年度董事会工作报告》；2.审议《天津武龙股份有限公司2007年度监事会工作报告》；3.审议《天津武龙股份有限公司2007年度财务决算报告》；4.审议《天津武龙股份有限公司2007年度利润分配方案（草案）》；5.审议《关于续聘中和正信会计师事务所为公司2008年度会计报表审计机构的决定（草案）》；6.审议《2008年度与日常经营相关的交易合同及协议（草案）》；7.审议《关于募集资金使用情况的专项报告》。三、会议出席人员1.截至2008年3月10日下午收市时在深圳证券登记有限公司登记在册的本公司全体股东。因故不能出席会议的股东，可以书面委托代理人代为出席和表决，该代理人不必是公司股东。2.公司董事、监事和高级管理人员。3.公司聘请的律师。4.其他有关人员。四、会议登记方法1.出席会议的个人股东应持本人身份证、股票账户，受托代理人持本人身份证、授权委托书、委托人股票账户，法人股股东代表持公司营业执照复印件（加盖公章）、股票账户、授权委托书及出席人身份证办理登记手续。异地股东可以用信函或传真方式办理登记手续。2.登记时间：2008年3月16日（星期日）上午8：30—11：30下午2：30—5：303.登记地点：天津市××路121号公司证券部五、联系人：马红张倩电话：022）××××××××传真：022）××××××××邮编：××××××会期半天，与会股东或代理人交通费、食宿费自理。六、备查文件1.经董事会和会议记录人签字确认的董事会决议、会议记录；2.所有提案的具体内容。请各位董事予以审议。

天津武龙股份有限公司董事会二○○八年二月二十六日例文3中湘基金管理有限公司关于员工马华的处理决定近日，我公司收到中国证券监督管理委员会的正式通知，对我公司员工马华个人涉嫌利用内幕信息从事违规投资活动进行了立案调查。我公司在积极配合监管机构调查的同时，对马华的问题作了进一步查证，发现马华涉嫌利用掌握的信息进行违规投资活动，也未按照公司制度

实申报个人及家属的投资行为，欺骗公司，严重违反了公司制度。马华

原任中湘成长先锋股票型证券投资基金基金经理。根据相关法律法规以及公司制度，我公司已于昨日免去马华担任的基金经理及其他一切职

务，并予以辞退，并保留进一步追究其法律责任的权利。从马华目前涉嫌的违规行为来看，其作为属于个人行为，与成长先

锋基金的投资管理没有任何联系。马华无视法规和公司制度，严重违反了基金从业人员应有的行为操守和职业道德，违背了对公司的承诺，严重损害了公司声誉，我公司予以严厉谴责。公司将虚心汲取教训，认真总结经验，进一步加强和完善对从业人员的管理，将继续履行诚实信用、谨慎勤勉之义务，努力为广大投资人利益服务。目前，成长先锋基金由刘军全面负责，并在公司投资团队的支持下保持平稳运作。

特此公告。

中湘基金管理有限公司二○○八年六月二十七日二、公告1.定义及适用范围公告是国家权力机关、行政机关、企事业单位、社会团体向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。适用于向企业内外宣布重要事项或者法定事项。2.写作要点公告由标题、正文、落款三部分构成。（1）标题。公告的标题有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分构成，二是由企业名称和文种两部分构成，三是直接以文种“公告”作为标题。（2）正文。内容较多的可采用条款式结构。结束语应另起一行，通常以惯用语“特此公告”作结。（3）落款。公告落款应写明企业名称和发文时间。3.注意事项公告的庄重性特点被忽视，只注意到广泛性和周知性，以致公告逐渐演变为“公而告之”。4.例文北京宏源科技股份有限公司公告北京宏源科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事会于2008年9月20日收到张涛先生递交的书面辞职申请，请求辞去公司所担任的董事长职务（因个人原因）。根据有关规定，董事会同意张涛先生辞职，辞职报告于送达公司董事会时生效。公司将于2008年10月8日召开董事会选举新任董事长。公司及董事会对张涛先生任职期间勤勉尽责的工作表示肯定。特此公告。北京宏源科技股份有限公司董事会二八年九月二十六日三、通知1.定义及适用范围通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让受文者知道或执行的公文。凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、召开会议、任免人员、交流信息、传达重要指示等等，都可以使用通知。2.通知的种类按其内容和功用的不同，通知可分为：（1）发布性通知。用于发布重要的行政法规和规章。（2）批转性通知。用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文。（3）事务性通知。用于告知某一具体事项。（4）任免性通知。用于任免工作人员。（5）会议性通知。用于通知会议的召开及有关事项。3.写作要点通知由标题、受文者、正文、附件和落款构成。（1）标题通知的标题有两种形式：一是采用完全标题，二是省略企业名称。（2）受文者通知的受文者可以是一个，也可以是多个。如果受文者太多，也可

以用泛称。（3）正文发布性通知的正文一般由发文依据、通知事项和执行要求三部分构成。批转性通知的正文一般由开头和执行要求两部分组成。事务性通知一般由开头、主体和结尾三部分构成。任免性通知的正文一般比较简单，直接写明任免依据、任命谁担任什么职务或者免去谁的什么职务即可。会议性通知的正文一般包括发文缘由和通知事项两部分。（4）附件如有附件，可随正文后。（5）落款写明企业名称和成文时间。4.注意事项在下发通知时，如果内容涉及不相隶属的部门或个人，而需要他们知晓的，可采用抄送的形式，注意不要超越职权范围行文。5.例文

（1）发布性通知

中国工商银行关于下发《中国工商银行财务管理制度》的通知各省、自治区、直辖市分行，计划单列市分行：《中国工商银行财务管理制度》业经财政部批准，现印发各行贯彻执行，并就有关问题通知如下：一、《中国工商银行财务管理制度》是国家财会制度改革后，我行在总结实践的基础上，制定的一部较为系统的经营管理制度，对于贯彻落实朱镕基副总理提出的会计工作“约法三章”、加强全行经营管理、规范财务行为具有重要作用。各级分行要根据本制度的各项规定和要求，坚持以效益为中心，加强财务管理，进一步改善我行经营状况。二、各行要做好本行及所属机构财会人员的培训工作，要求行长、主管行长、有关业务部门了解本制度，各级财会管理人员能熟练掌握本制度。三、有关新旧财务管理制度的衔接问题，总行将逐项明确过渡办法(如资本金的转换)，统一操作。各级分行不得擅自调整会计科目及账户，进行账务处理。为了更好地实行新制度，总行将陆续制定具体管理细则，在总行管理细则未下发之前，各行可根据本制度并结合本行实际制定实施办法，并报总行批准。

四、根据本外币业务合并的要求，有关外汇存贷款利息收支也要进行相应归并。从今年7月1日起，各行不得再使用外汇存贷款利息收支

账户，《中国工商银行损益明细表》按新格式报送。有关财务会计报表软件程序维护问题，总行另行通知。中国工商银行总部×年×月×日

附件：中国工商银行财务管理制度》（略）（2）批转性通知北京中商公司关于下发《办公设备维修审批制度》的通知公司各部门：经公司研究决定下发《办公设备维修审批制度》，从即日起实施，请贯彻执行。特此通知。

北京中商公司二○○九年三月十八日

附件：办公设备维修审批制度》（略）（3）事务性通知

众诚基金管理有限公司关于开通交易确认短信的通知尊敬的持有人：您好！感谢您长久以来对众诚基金的关注和支持！为更好地向基金持有人提供优质、专业、及时的理财服务，众诚基金管理有限公司（以下简称本公司）将于2008年8月18日推出交易确认短信服务。现将相关事项说明如下：一、持有人在T日交易时间内递交的交易申请，通常在T+1日晚间20：30后以短信形式发送交易确认结果。二、通常情况下，只要客服系统中留有客户的手机号码，都可以生成交易确认短信。三、交易确认短信分为基金交易确认短信和账户交易确认短信两类：其中，基金交易确认短信主要包括基金认购、基金申购、基金赎回、基金转托管、基金转换、基金定投、修改分红方式等短信；账户交易确认短信指的是基金账户的销户确认短信。

四、补充变更手机号码方式持有人可以通过以下方式来补充或者修改手机号码：1.网上变更在本公司网站“基金持有人”处登录，登录成功后即可变更手机号码。2.电话变更

致电本公司客服中心400××××××，由客服员工为持有人变更。3.留言变更在本公司网站首页点击“客户留言”，在弹出的页面里点击“我要留言”进行网站留言；或者致电本公司客服中心400××××××，按4进行语音留言，留言的内容需包含开户证件号码及手机号码。4.来信变更

发送电子邮件至本公司客服邮箱callcenter@126.com，或直接写信给本公司，或发传真到021—××××××××，提供有效的身份证号码和手机号码，由客服员工为持有人变更。

5.取消方式如果持有人要取消此项短信服务，请及时致电本公司客服中心400××××××或021—××××××××，由客服员工为您取消。如果您还有任何疑问，欢迎致电本公司客服中心400××××××或021—××××××××。特此通知。众诚基金管理有限公司二○○八年八月十八日（4）任免性通知浙江福泉有限责任公司任免通知公司各部门、各分公司：根据公司经营发展的需要，特作出以下任免决定：任命李强为生产副经理（主管级），负责跟单、板房、生产的管理工作。同时，免去刘华生产副经理一职，其工作将另行安排。以上任免从2008年6月28日起生效。特此通知。浙江福泉有限责任公司二○○八年六月二十三日（5）会议性通知浙北万超物流集团有限公司会议通知

公司各部门、各分公司：浙北万超物流集团有限公司决定于1月20日上午9时在集团公司总部大楼第8层的第一会议室召开各部门和分公司负责人会议,研究春节放假安排和明年工作的具体部署。希望各部门和公司互相转达,按时出席会议。浙北万超物流集团有限公司二○○九年一月十五日

四、通报1.定义及适用范围通报是上级机关通告下级机关的文件。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况等。根据用途，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。通报在写法上有叙有议。2.写作要点通报由标题、正文和落款三部分构成。（1）标题通报标题有三种形式：一是采用完全标题，二是省略企业名称，三是省略企业名称和事由，直接以文种“通报”作为标题。（2）正文通报正文一般由基本情况、分析评价、希望号召三部分构成。（3）落款通报落款应写明企业名称和成文时间。3.注意事项（1）通报事项的写法通报事项有两种写法：一种是直述式，另一种是转述式。（2）通报与通知的区别通知与通报均为知照性公文。通知带有一定的指令性，是上级部门下达至下级部门的公文；而通报重在传达重要精神或者情况，以使有关员工知晓，一般不具有指令性。通知重在告知员工执行什么任务或怎样做；通报则是为了提高员工的认识和开阔员工的视野，以便把工作做得更好。4.例文例文1关于表彰西南分公司2009年工作成绩显著的通报集团公司各部门、集团公司各分公司：

2008年西南分公司认真落实经营责任制，强化企业管理，在市场竞争激烈、商业工作难度较大的情况下，团结广大干部职工，鼓足干劲，扎扎实实做好各项工作，取得了显著的成绩。2008年西南分公司商品总购销实绩200万元，比上年增长27.6%，其中总购进50万元，比上年增长111.7%，总销售实绩100万元，比上年增长36.74%，其中纯销售80万元，比上年增长50%，实现利润50万元。鉴于西南分公司成绩显著，集团公司决定予以通报表扬。希望集团公司的各部门和分公司在新的一年中，学习西南分公司的先进经验，开拓经营，把工作提高到一个新的水平，为公司的快速发展作出应有的贡献。××集团公司二○○八年十二月二十九日例文2上海正业集团关于嘉宝物业公司管理服务问题的通报公司各部门、各分公司：为了提高本集团的美誉度进而提升市场竞争力，近期，本集团正在与有关部门联合开展创建文明物业小区环境卫生整治工作。在检查中发现嘉宝物业管理有限公司实施管理服务的第二区小区物业管理工作人员在环境卫生方面存在管理服务不到位问题，并对公司发出的“整改通知书”拒绝签字。鉴于以上情况，经研究，决定对嘉宝物业管理有限公司进行通报批评，并责成其立即整改，加强员工的培训和教育管理，积极做好物业管理区域内的服务工作。希望本集团所属的物业公司从中吸取教训，引以为戒，重视小区物业的管理服务工作，落实工作职责，努力为居民群众创建整洁有序、和谐文明的居住生活环境。特此通报。上海正业集团二○○八年三月十三日例文3华荣公司2009年制度执行抽查情况通报

为进一步完善制度建设，强化ISO9001质量管理体系在日常管理工作中的扎实推进，增强制度执行的效力，确保各项管理制度能够得到有效的落实，提高公司管理、运营的规范化水平，在各部门贯彻新版制度、进行自查的基础上，12月20日上午，公司领导分三组，深入基层，对各部门的制度执行情况进行了抽查。本次检查选取了7个部室、1个采购部和4个卖场共12个单位，分别针对12项涉及公司多个管理范围的制度，通过查阅制度文本、实地听取责任人汇报、询问执行情况查看相关记录、与员工座谈等方式，了解公司的制度体系和专业流程在基层的执行情况，并进行了综合评价。本次检查反映出目前公司的管理制度和业务流程总体上较为完善，各单位在实际工作中能够遵照执行，但也存在一些不足和问题。副总经理刘××强调：各部门要以此次制度抽查工作为契机，进一步细化环节，完善相关工作机制，强化制度培训和落实，加强日常执行和检查。各单位亦应在制度的执行过程中自我审视环节、流程的可操作性、合理性，通过不断完善制度内容，健全管理环节，促进公司管理的制度化、规范化和程序化。最后，董事长黄××要求：各主管领导要做好此次制度抽查工作的讲评，针对检查中发现的问题，督促有关部门尽快予以完善；有关责任部门要展开分析，健全管理机制，完善操作流程。今后公司要加大制度抽查频率，切实落实公提出的“制度管人，程序办事”的管理目标。华荣公司二○○九年十二月三十日五、报告1.定义及适用范围报告是下级部门向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门询问的一种上行公文。所有的报告按其内容含量，均可划分为综合性报告和专题性报告两种类型。综合性报告内容全面、系统，专题性报告内容集中、单一。2.写作要点报告一般由标题、受文者、正文和落款四部分构成。（1）标题报告一般采用完全标题，即由企业名称、事由和文种三部分构成。（2）受文者报告的受文者应只有一个，即直接上级部门。（3）正文报告的正文由发文缘由、报告事项和结尾三部分构成。（4）落款在报告正文的右下方写明企业名称和成文时间。3.注意事项（1）报告要及时（2）情况要真实报告内容要真实可靠，准确具体，有忧报忧，有喜报喜。（3）重点要突出报告的内容要主次分明，要围绕主题组织材料，抓主要矛盾，突出主题。4.例文正通集团公司二厂关于厂房受毁的情况报告集团公司总裁办公室：今年6月23日凌晨3时45分，因暴雨我厂三车间厂房被洪水冲垮，厂房内的几十台设备全部进水，一些产品及配件因进水受损，酿成了事故，所幸无人员伤亡。事发后，我厂全体干部立即赶赴现场开展事故处理工作，力争把损失程度降到最低。特先报告，详情容后续报。

正通集团公司二厂二○○八年六月二十四日六、请示1.定义及适用范围请示是一种呈请性的上行公文。适用于下级部门向上级部门请求指示、批准。以下情况，均应使用请示：经营决策等方面的重大问题、工作中遇到新情况、新问题而无章可循、部门对有关重大问题意见分歧、超出本部门职权范围的重大事宜、遇到因情况特殊需要变通处理的问题、遇到上级规定的必须请示的有关问题。2.写作要点请示的结构包括标题、受文者、正文、附件、成文时间五部分。（1）标题请示采用完全标题，即由企业名称、事由和文种三部分组成。（2）受文者请示的受文者只能有一个，即直接上级部门，不能多头主送。（3）正文请示的正文包括请示缘由、请示事项和结尾三部分。（4）附件请示可以带附件，以便呈现相关的具体问题。（5）成文时间因请示的标题中已写明企业名称，落款时不必再写，但要在正文的右下方标明成文时间。3.注意事项（1）请示要坚持“一文一事”的原则。（2）要逐级请示。（3）注意报告与请示的区别行文目的和性质不同。写作结构不同。内容要求不同。结束语不同。处理方式不同。发文时机不同。报送制度不同。4.例文南风集团湖北分公司关于筹建中外合资××箱包有限公司的请示南风集团总公司：

我公司与新加坡××工业(私人)股份有限公司经友好商谈，双方本着平等互利、共同发展的原则，决定筹建中外合资××箱包有限公司，生产各式箱包。该项目总投资为200万美元，建成后年产值2300万元，利润350万元，三年内可收回投资，经济效益较好。现将项目建议书上报，请予审批。二○○八年七月八日附件：项目建议书（略）七、批复1.定义及适用范围批复是上级部门针对下级部门的请示事项给予肯定或否定答复的公文。适用于上级部门答复下级部门的请示事项。2.写作要点批复的结构包括标题、受文者、正文和落款四部分。（1）标题批复的标题主要有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分组成；二是由企业名称、请示标题和文种三部分组成；三是由企业名称、表态性意见、请示部门名称和文种四部分组成。（2）受文者批复的受文者应只有一个，就是提出请示的部门。（3）正文批复的正文包括批复依据、批复意见和结尾三部分。（4）落款在批复正文的右下方注明发文机关和成文时间。4.例文关于北京红星化工厂投资损失、坏账损失处理的批复北京红星化工厂：你厂《关于投资损失、坏账损失处理意见的请示》收悉，经了解，所述情况属实，同意你公司的处理意见。1.长期投资××万元作投资损失处理；2.价值××万元的油料作报废处理；3.原材料、包装物××万元作报废处理；4.应收××公司账款××万元作坏账损失处理，从2006年起，分三年摊销。请你公司按有关规定作好账务处理。此复北京东化集团公司二○○七年二月六日八、会议纪要1.定义及适用范围会议纪要属记录性公文，是根据会议的指导思想、目的和会议记录，对会议的重要内容、决定事项、主要观点和结论进行整理、综合、提高而形成的文种。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.写作要点会议纪要一般由标题、成文时间、正文和落款四部分构成。（1）标题会议纪要的标题主要有两种形式：一是采用完全标题，二是由会议名称和文种两部分构成。（2）成文时间会议纪要的成文时间加圆括号标写在标题的正下方。（3）正文会议纪要的正文由开头、主体和结尾三部分构成。（4）落款会议纪要的落款应写明会议名称或企业主管部门名称。3.注意事项（1）要根据会议的指导思想和目的，突出会议的重点，分清主次。（2）要实事求是，忠实于会议的实际内容。（3）要认真做好准备工作，特别是要做好会议记录的整理工作。（4）注意会议纪要与会议记录的区别。（5）注意会议纪要与会谈纪要的区别。（6）注意会议纪要与决议的区别。4.例文华方公司管道劳务输出领导小组第一次会议纪要（二○○一年一月十八日）

会议时间：2010年1月12日

会议地点：公司8楼会议室主持人：韩××参加人员：全体领导小组成员列席人员：市输油管理处处长李×、副处长张××为加强对西部原油、成品油管道输出劳务项目的管理，华方公司召开管道劳务输出领导小组第一次会议。会议听取了徐××同志关于西部原油、成品油管道劳务输出项目目前进展情况的汇报，会议认为该项目的实施将对公司未来的可持续发展起到极其重要的促进作用。同时，对下一步的工作进行了研究，会议议定：1.西部原油、成品油管道劳务输出项目是关系公司发展的重大项目，要作为目前公司的头等大事来抓。全公司都要动员起来为西部原油、成品油管道劳务输出做好准备工作，并以此为契机创造品牌效应。2.原则上同意技术安全部提出的关于西部原油、成品油管道劳务输出项目的劳务费、管理费投标方案。3.根据西部原油、成品油管道劳务招标方案和公司的具体情况，公司将参加B、C、D三个标段的投标。4.在项目前期甲方劳务费用结算政策不明朗的前提下，公司派出劳务人员在原单位的工资、奖金照发，上线工作期间增加收入不低于2500元/月。5.公司人事劳资部要尽快下发通知，开展派出劳务人员的动员和摸底报名工作，同时制定公司管道劳务输出管理办法和管道劳务输出人员薪酬方案。6.公司燃气办公室要履行公司输油（气）项目部的职能，尽快制定西部原油、成品油管道输油管理办法和应急预案。管道劳务输出领导小组九、计划1.定义及适用范围计划是企业对未来一段时间内的工作进行安排的一种事务性文书。几乎所有的企业活动均可使用计划进行安排。2.写作要点计划的结构大致有三种形式：一是文章式，二是表格式，三是文字表格结合式。计划由标题、正文和落款三部分组成。（1）标题（2）正文正文一般由前言、主体和结尾构成。（3）落款落款包括成文单位和日期两项。

3.注意事项（1）注意深入领会公司的总体发展战略，将它们作为制订计划的指导思想。（2）从实际出发，不把任务指标定得过高或过低。（3）语言简洁明了，在计划中不要夹杂过多的议论。4.例文××房地产公司2010年工作计划今年以来，公司在董事会的领导下，经过全体员工的努力，各项工作全面铺开，“××”品牌得到了社会的初步认同。总体上说，成绩较为喜人。为使公司各项工作上一个新台阶，在新的年度里，公司将抓好“一个中心”，搞好“两个建立”，做到“三个调整”，进行“四个充实”，着力“五个推行”。其工作计划如下：一、以××项目建设为中心，切实完成营销任务。（以下略）二、以品牌打造为长远目标，逐步完成“两个建立”。“××”品牌的打造是公司的战略目标之一。（以下略）三、以××发展为历史契机，加快内部“三个调整”。这也是市场的要求。

（以下略）四、以能动开发员工潜能为前提，充实基础工作，充实各类人才，充实企业文化，充实综合素质。（以下略）五、以强化企业管理的手段，全面推行公司各项制度。（以下略）

二○○一年一月十、总结1.定义及适用范围总结是企业、各部门及个人对过去一阶段工作进行回顾的事务性文书，用来总结经验教训，指导今后的工作。总结的适用范围很广，几乎所有的企业活动均可使用总结进行工作的回顾与分析研究。2.写作要点总结是由标题、正文和落款三部分组成的。（1）标题总结的标题一般由单位名称、时间、事由和文种组成。（2）正文正文由前言、主体和结尾组成。（3）落款落款包括成文单位、成文日期两项内容。3.注意事项（1）坚持实事求是。（2）总结出规律性的东西。（3）语言简明。4.例文京唐电力有限公司2009年工作总结

2009年是京唐电力有限公司不平凡的一年。一年来，在集团公司党委的领导下，坚持以安全生产为前提，以经济效益为中心，不断建立健全各项规章制度，注重安全教育和培训，加强设备管理，坚持以人为本，科学管理，在安全生产上下工夫，在经营管理上做文章，扎实开展各项工作，克服煤价上涨、资金紧张等诸多不利因素，取得了一定的成绩。一、主要经济指标完成情况（以下略）二、主要经验和做法……三、存在的问题与原因（以下略）四、下一步的措施（以下略）五、2010年工作展望与目标（以下略）二○○九年十二月二十七日十一、简报1.定义及适用范围简报是为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态编发的内部事务文书，它也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。简报适用于迅速简明地传递工作信息。简报有以下几个特点：（1）简，即简明扼要，表现为内容集中、用途明确、篇幅简短、文字凝练。（2）快，即报道迅速快捷，讲究时效性。（3）新，即内容新。（4）实，即真实准确。2.写作要点简报是由报头、报核和报尾组成的。（1）报头。设在第一页的上方，约占全页三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头有如下内容：简报名称、期号、编印部门、印发日期。（2）报核。报核即简报的正文部分，它是由如下几部分组成的：按语、标题、主体、结尾。（3）报尾。在简报最后一页的下部，用间隔横线与报核隔开。3.注意事项（1）文字凝练，篇幅简短。简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字。（2）内容真实、准确、典型。（3）针对性和指导性都要强。（4）一事一报，切忌面面俱到。如果反映的内容太多，最好把简报分成几期，连续编发。4.例文后勤工作简报第36期××公司后勤服务公司办公室2006年5月16日

后勤服务公司召开饮食卫生安全月动员大会后勤服务公司在5月13日下午1：15召开了饮食卫生安全月动员大会。餐饮中心的全体员工、专职和兼职的质监人员、卫生所所长等参加了会议。会上，刘军总经理对如何开展这项活动作了总体部署，他要求全体员工思想上要高度重视，落实到人，建立责任负责制，各食堂相互之间进行检查评比，尤其要争取在饮食卫生检查和饮食卫生安全知识考试中取得优秀成绩。本次饮食卫生安全知识统一考试时间是2006年5月28日（星期五）下午1：30；考试方式为闭卷，题型有填空、判断、选择，参考人员为主管饮食工作的副总经理、饮食中心干部（含二线人员）、一线工作的全体员工（含外聘工）。最后，公司党总支书记李刚同志作了动员。他说：“后勤有一种很好的精神，这就是团结拼搏、积极向上的精神，我们一定要保持和发扬这种精神……建立一支吃得起苦、能打硬仗的后勤队伍。”

报：×××、×××送：×××、×××（共印×份）十二、讲话稿1.定义及适用范围讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表的带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。2.写作要点讲话稿的写法比较灵活，一般包括开头、主体和结尾。（1）开头。针对不同的听众要有不同的称呼。（2）主体。主题要鲜明，层次要清晰，语言要生动。（3）结尾。提出希望、号召等。3.注意事项（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情。因此，文字上要注意声韵谐和。（2）讲话稿的内容要有针对性，应该对听众有一定的了解，做到有的放矢。（3）观点鲜明，主题明确。4.例文××集团公司总裁2009年中秋晚会讲话稿各位员工：月朗星疏，秋风送爽，今天晚上，我们怀着喜悦的心情，欢聚一堂，共同欢度2009年中秋佳节！首先让我代表集团领导，向日夜奋战在第一线、战胜了重重困难、取得了优异业绩的全集团干部、员工致以节日的祝福和亲切的问候！大家辛苦了，谢谢大家！各位员工，今年以来，我们面对的是一个十分严峻的企业经营外部环境：工资成本大幅上升、能源材料大幅涨价、销售价格大幅压缩、人民币汇率首次调升等，竞争进一步白热化。电子行业面临新一轮严酷的竞争，我公司当然也不可能置身事外。2009年，我公司仅因工资成本上升及汇率变动影响两项，增支减收便高达近亿元。沧海横流，方显英雄本色。面对这样严重的困难，我公司全体干部、员工不畏惧、不气馁，沉着应战，埋头苦干，终于又闯过了难关。1月—7月，全集团销售额仍大幅增长17%，达54亿元，预计全年销售额将首次突破百亿元大关。在消化了近亿元的增支减收因素后，全集团利润仍略有增长。展望下半年，预计全年我公司将会有更好的业绩。……海上生明月，天涯共此时。我希望大家今晚吃得舒心、玩得开心、抽奖顺心，共同度过一个欢乐的节日之夜！十三、启事1.定义及适用范围启事是企业因事需向公众说明或请求公众帮助和参与的实用性文书。最常见的有招聘启事、遗失启事、迁址启事、征稿启事等等。2.写作要点启事一般由标题、正文和落款构成。（1）标题最常见的启事标题是“事由＋启事”。（2）正文一般来说应包含两个方面：一是启事的缘由，二是启事的事项，这是启事的核心部分。（3）落款落款包括发布者和发布日期两部分。3.注意事项应该交代全面，措辞准确。4.例文浙江万马集团招聘启事浙江万马集团是国内汽配行业的佼佼者，年营业额超过200亿元。为了向世界500强企业进军，诚邀各方英才到本公司施展才华，成就事业，实现抱负。

1.招聘对象：具有本科以上学历的应届毕业生。2.招聘岗位：主要涉及金属材料、化学工程、企业管理、机电一体化等专业的18个岗位，详见附件《万马集团招聘人才需求表》。

3.待遇：面谈。4.联系方式：有意向者请于2009年6月18日前将个人简历发电子邮件至zhaopin@126.com中，邮件标题请按毕业院校、姓名、学历、所学专业、拟应聘岗位的格式标明。联系人：周敏联系电话：0571—××××××××传真：0571—××××××××E-mail：zhaopin@126.com

浙江万马集团人力资源部二○○九年六月五日附件：万马集团招聘人才需求表（略）案例1会议通知琳达是北国食品（哈尔滨）公司总经理办公室的秘书。这天下午，总经理从北京出差回来后，指示琳达：通知市里二十多个门市的店长明天上午到公司总部开会，研究销售问题。”于是琳达马上在公司内部网上挂出了如下通知：

通知公司各门市店长：经公司领导研究决定，明天上午在公司总部召开销售会议，请务必准时参加会议，不得缺席。公司总经理办公室二○○九年十月十八日请分析上述通知中不规范的地方。案例分析案例2表彰通报琳达是尼斯电信（中国）有限责任公司总经理办公室的秘书。以麦克·李为首的销售团队创造了本公司销售业绩的新纪录，公司产在中国地区的市场占有率从第4名跃居第1名，公司因此受到公司总

部和亚太地区总部的双重嘉奖。为了表彰麦克·李及其团队，总经理让琳达起草通报予以公开表彰。于是，琳达起草了下面这份通报：关于表彰麦克·李创造本公司销售业绩新纪录的通报本公司全体员工：以麦克·李为首的销售团队在2009年共实现销售收入1.52亿元，创造了本公司历史上的最新销售业绩的纪录。为此，公司总部和亚太地区总部专程发来贺电予以嘉奖……以麦克·李为首的销售团队之所以能创造如此骄人的业绩，是因为他们做到了以下几点：第一，团队紧密协作配合。（以下略）第二，以客户为中心深入了解客户需求。（以下略）第三，抓住时机果断开展系列有影响力的销售活动。（以下略）希望全体员工以此为励，创造更好的成绩！尼斯电信（中国）有限责任公司总经理办公室二○○一年二月二十日

请分析上述通报中的不规范的地方。

案例3“请示报告”琳达是费玛仪器（北京）公司研发部经理刘建中的秘书。公司正在研发一种新型建筑工程测试仪。由于新对手的加入，市场竞争越来越激烈。为了加快这种测试仪的开发进度，琳达的上司希望增派几个年轻的工程师赴德国培训，于是他让琳达给公司总经理起草一份正式的书面请示。下面就是琳达起草的请示：关于派员工赴德国培训的请示报告公司总经理：

为了加快我公司HK–I型建筑测试仪的研发进度，满足客户的需求，我部需要加强相应的研发力量。因此，我部希望派李平等四人赴德国奥根公司进修三个月（详情见附件）。妥否，请批示。

研发部刘建中（签名）二○○一年三月二十二日附件：进修计划（略）请分析上述请示中的错误之处。案例4给公司的报告琳达是列泰电子（上海）公司总经理办公室的秘书。列泰（中国）公司要求各地子公司于12月15日前上报2010年的工作计划。上司让琳达起草一份报送工作计划的报告。以下是琳达起草的报告：关于列泰电子（上海）公司2010年度工作计划的报告列泰电子（中国）公司：

我们已于12月10日召开了2009年工作总结大会（基本情况略），并在这个会上对2010年的工作计划进行了专题讨论。现将2010年工作计划随文上报。本报告妥否，请批示。列泰电子（上海）公司二八年十二月十六日

附件：列泰电子（上海）公司2010年工作计划（略）

请分析上述报告中不规范的地方。项目任务任务1起草计划1.任务目标通过本任务掌握起草计划的要点。2.任务引入琳达是北京中商集团公司总经理办公室的秘书。元旦就要到了，过完元旦公司就要开董事会。这天一上班，上司就指示琳达起草公司明年的工作计划，以便董事们在会上讨论。琳达很快完成了工作计划的起草工作。3.任务要求a.对琳达的工作计划从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草工作计划的要点，上司对工作计划进行评价，并指明工作计划是否符合自己的要求。c.其他同学分别对工作计划进行评价。4.任务实施根据实际情况练习起草计划。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价任务2起草总结1.任务目标通过本任务掌握起草总结的要点。2.任务引入琳达是北京中商集团公司总经理办公室的秘书。年底到了，过完元旦公司就要开董事会。这天一上班，上司就指示琳达起草公司今年的工作总结，以便董事们在会上讨论。琳达很快完成了工作总结的起草工作。3.任务要求a.对琳达的工作总结从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草工作总结的要点，上司对工作总结进行评价，并指明工作总结是否符合自己的要求。c.其他同学分别对工作总结进行评价。4.任务实施根据实际情况练习起草总结。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价任务3起草讲话稿1.任务目标通过本任务掌握起草讲话稿的要点。2.任务引入琳达是北京中商集团公司总经理办公室的秘书。元旦马上就要到了，按惯例公司每年要在元旦前举行一次全体员工的迎新大会。这天一上班，上司就指示琳达为自己起草在迎新大会上的讲话稿。琳达很快完成了讲话稿的起草工作。3.任务要求a.对琳达的讲话稿从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草讲话稿的要点，上司对讲话稿进行评价，并指明讲话稿是否符合自己的要求。c.其他同学分别对讲话稿进行评价。4.任务实施根据实际情况练习起草讲话稿。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价任务4起草启事1.任务目标通过本任务掌握起草启事的要点。2.任务引入琳达是长沙万龙集团公司总经理办公室的秘书。公司接到电信部门的通知，长沙地区的电话号码在下个月统一升至8位，原7位号码不变，只是在前面加“8”。这天一上班，上司就指示琳达起草一份启事挂在公司网站上“广而告之”。琳达很快就把启事的草稿写好了。3.任务要求a.对琳达的启事从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草启事的要点，上司对启事进行评价，并指明启事是否符合自己的要求。c.其他同学分别对启事进行评价。

4.任务实施根据实际情况练习起草启事。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价第四章

企业社交性公文的写作第一节企业社交性公文的一般格式一、标题企业社交性公文的标题都比较简单，一般直接写明文种，如“请柬”“感谢信”等。二、受文者社交性公文的受文者可以是单位也可以是个人。三、正文正文即公文的主要内容。篇幅不宜太长，不仅要求简练，而且最好有一定的文学色彩。四、结束语正文之后，要用“此致敬礼”或“此致商祺”等祝福语结束全文。五、成文日期即公文的成文日期。日期一般用“×年×月×日”汉字数字的形式表示。六、加盖印章或签名如果社交性公文以企业（或部门）的名义发出，就需要盖单位公章。有些社交性公文以上司个人名义发出，那就需要签名（当然也可以盖私人印章）。

第二节常用社交性公文的写作一、请柬1.定义及适用范围“柬”即信件、名片、帖子之意。请柬是企业或个人为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪公文。请柬在企业活动中被广泛应用，庆典、大型会议等活动均需制发请柬。2.写作要点请柬分印制和手写两种，分为封面和封里两部分，在格式上有横式和竖式两种。（1）标题在封面上部居中，手写请柬一般用大字书写“请柬”二字，有些请柬的标题还加上事由。（2）受文者首行顶格写上受文者即被邀请者的姓名或单位名称，人名之后要加上职务、职称等称谓，或用“同志”“女士”“先生”等，在称谓后边加冒号。（3）正文称谓下一行空两格书写正文，应写明活动的内容（名称）、时间、地点。（4）结束语结束语一般要写“敬请光临”“恭候莅临”“敬请出席”“敬请光临指导”等请语。（5）盖章（或签名）写上单位名称（加盖单位公章）或署个人姓名。（6）日期写明制发请柬的日期。3.注意事项（1）制作请柬一般用红纸或较为鲜艳的彩色纸，封面可用花边、图案等装饰，以表示喜庆和对被邀请者的尊敬。（2）请柬虽属信函类，但比一般的信函更具庄重性，所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬。（3）请柬有时也用作入场和报到的凭证。4.例文请柬××先生/女士：兹定于2010年1月25日晚7：00—9：00在长城国际大酒店举行春节团拜会。届时敬请光临。正通集团公司总裁办公室二○○一年一月二十日二、贺信1.定义及适用范围贺信是表示祝贺、赞颂的信，一般适用于企业或个人向取得巨大成绩、作出卓越贡献的集体或个人表示祝贺。2.写作要点贺信由标题、受文者、正文、结束语、盖章（或签名）和日期组成。（1）标题标题可以只写“贺信”二字，也可以写明贺信发出单位。（2）受文者首行顶格写上受文者即被祝贺者或单位的名称。（3）正文贺信正文开头一般用简练的语言写出祝贺理由，表示祝贺。（4）结束语方式灵活多样，也可不写。（5）盖章（或署名）写上单位名称（加盖单位公章）或署个人姓名。（6）日期标明写贺信的日期。3.注意事项（1）要表现出强烈的感情色彩。（2）实事求是。贺信要热情赞扬对方所取得的成绩，但对成绩的评价一定要实事求是，切忌讲过头话，否则会使对方感到难堪。（3）贺信的篇幅一般比较简短，文字明快。

4.例文贺信深广国际招标公司：值贵公司成立十周年之际，谨表示热烈的祝贺。十年来，贵公司在我公司利用世界银行及亚洲开发银行贷款项目的招标采购工作中，给予了大力支持与协助。特别在签约及执行合同过程中，坚持信守合同，维护我方用户利益，使项目得以很快产生了效益。借此机会，我们再次对贵公司表示衷心的感谢。回顾十年历程，我们的合作是真诚友好的。愿我们的合作留下长久的记忆，并期待能够进一步地深入下去。

北京正通集团公司二○○六年十月十八日三、邀请信1.定义及适用范围邀请信是企业举办重要活动，召开重要会议，邀请上级部门、上下游客户及有关人士参加的专用信函。邀请信一般适用于正式的实质性企业活动。2.写作要点邀请信由标题、受文者、正文、结束语、盖章（或签名）和日期组成。（1）标题标题一般由事由加文种组成，有时也只写“邀请信”。（2）受文者首行顶格写上受文者即被邀请人或单位的名称。

（3）正文邀请信正文由信首问候语和主体组成。开头部分首先写问候语“您好”等，在称谓之下空两格书写。（4）结束语正文结束后，在正文左下方另行低二格写上问候语，也可以不写。（5）盖章（或签名）写上邀请单位名称（加盖单位公章）或署邀请人姓名。（6）日期标明写邀请信的日期。3.注意事项邀请信与请柬有相似之处，都是邀请某人、某单位前来参加某项活动，它们的区别在于邀请信是邀请对方前来参加某项实质性活动，而不是例行的礼仪性活动，它有具体的内容和事项。4.例文邀请信

××小姐/先生：仰首是春，俯首成秋，××集团公司迎来了第20个新年。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持，我们取得的成绩中有您的辛勤工作。久久联合，岁岁相长，我们愿与您一起分享事业成功的喜悦与期盼。故在此邀请您参加我们举办的新年展销定货会，与您共叙发展。如蒙应允，不胜欣喜。地点：××路××号××大厦5层时间：2009年12月20日××集团公司总裁办公室二九年十二月十五日

四、感谢信1.定义及适用范围感谢信是企业或上司对帮助、支持本单位或自己工作的集体或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本人或受助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助，表达自己的感激和谢意。2.写作要点感谢信由标题、受文者、正文、结束语、盖章（或签名）和日期组成（1）标题感谢信的标题比较灵活。（2）受文者首行顶格写上受文者即被感谢人或单位的名称。（3）正文正文内容通常是简要回顾对方帮助自己的事迹，说明其意义和作用，向对方表示赞美，表达自己的感谢之情。（4）结束语即致敬语，表示祝愿、敬意，方式灵活多样。（5）盖章（或签名）写上单位名称（加盖单位公章）或署感谢人姓名。（6）日期标明写感谢信的日期。

3.注意事项（1）叙述事情要真实而又具体，不能任意夸大，涉及的时间、地点、单位名称、个人姓名都应准确无误。（2）叙述事实要简练精当，无须对事情的经过作太多的描述。（3）情真意切。在感谢信中，表达感激之情是主要内容，因此语言表达要情真意切。

4.例文感谢信

××部队全体官兵：我公司五分公司在今年八月上旬由于遭受暴雨洪水袭击，公司厂房一度面临被冲垮的危险。在这种情况下，你部三百多名官兵发扬拥政爱民的光荣传统，积极为地方排忧解难，参与抗洪抢险。在一个星期的时间里，官兵们不怕苦，不怕累，顶着酷暑烈日，日夜奋战在抢险第一线，终于保住了公司厂房和设备。为此，我们代表全公司五千多员工特向你们表示衷心的感谢。此致

敬礼！北京正通集团公司二○○九年八月二十日五、唁函1.定义及适用范围唁函是企业或上司个人对相关单位负责人（或负责人亲属）逝世表示哀悼的信函。适用于关系相对较密切的企业之间或个人之间。2.写作要点唁函由标题、受文者、正文、结束语、盖章（或签名）和日期组成。（1）标题多用“唁函”两字作为标题。（2）受文者首行顶格写上受文者的名称。（3）正文正文内容要简洁。（4）结束语向对方表示慰问和哀悼之意。（5）盖章（或签名）写上单位名称（加盖单位公章）或署个人姓名。（6）日期标明写唁函的时间。3.注意事项唁函语言要简练精当，无须对逝者的生平事迹作太多的描述。4.例文

北京昌吉公司负责人××敬启：惊闻贵公司总经理李荣先生突然仙逝，本公司同仁深表哀悼。李荣先生爱岗敬业，为贵公司发展作出了重要贡献，并在业界联系中发挥了重要作用，其精神和意志值得我们学习。请代本公司和我个人向李荣先生家人慰问。北京正通集团总裁胡明 二○○八年七月九日

案例1春节团拜会请柬琳达是朗坤机械（长沙）公司经理的秘书。由于春节即将来临，上司让琳达准备一批请柬用于邀请重要客户。于是，琳达很快购买了请柬，并按上司提供的名单写好内容，下面的请柬是其中的一份：请柬刘康总经理：兹定于2009年1月26日晚7：00—9：00，在南山国际大酒店举行春节团拜会，届时敬请光临。此致敬礼！朗坤机械（长沙）公司总裁办二○○九年一月二十日请分析上述请柬中不规范的地方。案例分析案例2客户招待会请柬琳达是海滨生物公司行政部经理的秘书。元旦将至，上司让琳达准备一批请柬用于邀请重要客户参加客户招待会。于是，琳达很快按上司提供的名单购买了请柬，并写好内容，下面的请柬是其中的一份：请柬尊敬的程军总经理：兹定于2010年1月27日晚7：00—9：00，在海滨国际大酒店举行客户招待会。此致敬礼！海滨生物公司二○○一年一月二十日请分析上述请柬中错漏和不规范的地方。案例3救灾感谢信琳达是春风食品（郑州）公司总裁办的秘书。由于五月份阴雨连绵，病虫害多发，差点让公司上千亩小麦颗粒无收。多亏金农生物技术公司技术人员鼎力相助，采用新生物技术灭虫除害，避免了重大损失。因此，上司让琳达起草一封感谢信，以表示公司全体员工的感激之情。于是，琳达很快按上司的意见起草好了感谢信：感谢信金农生物技术公司：在今年五月我公司小麦试验田发生严重病虫害的紧急时刻，贵公司派出全部农业技术人员来我公司根治病虫害，避免了上千亩小麦绝收。目前小麦长势良好，丰收在望。在此，谨向你们表示衷心的感谢！我们决心努力生产，以实际行动答谢你们的帮助和关怀。此致敬礼！春风食品（郑州）公司二○○九年六月八日请分析上述感谢信中不规范的地方。案例4公司庆典邀请信琳达是北奥煤气（青岛）公司总经理办公室的秘书。这天上司让琳达给上海光明煤气公司的总经理刘明发封邀请信，请他在公司庆典时过来就双方合作开发“TL”技术进行洽谈。根据上司的意思，琳达很快完成了邀请信的起草：邀请信尊敬的刘明总经理：您好！在这秋高气爽之际，北奥煤气（青岛）公司在9月19日将迎来15周年庆典。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持，故在此邀请您参加我们举办的公司庆典。届时

敬请光临。此致敬礼！北奥煤气（青岛）公司二九年九月二日请分析上述邀请信存在的问题。项目任务任务1拟写请柬1.任务目标通过本任务掌握拟写请柬的要点。2.任务引入琳达是广州龙凤食品有限责任公司总经理办公室的秘书。春节将至，按惯例公司每年在春节前夕都要举办一个规模不大但规格不低的新年团拜会，邀请当地的十几家关键客户在一起畅叙友情。这天一上班，上司就指示琳达写请柬。根据上司提供的名单，琳达很快写了十几份精致的请柬。3.任务要求a.对琳达的请柬从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草请柬的要点，上司对请柬进行评价，并指明请柬是否符合自己的要求。c.其他同学分别对请柬进行评价。4.任务实施根据实际情况练习写请柬。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价任务2起草邀请信1.任务目标通过本任务掌握起草邀请信的要点。2.任务引入琳达是杭州万达软件公司总经理办公室的秘书。经过近两年的努力，公司终于开发出一套污水排放24小时在线监控软件。这套软件的问世，引起了许多环保管理部门的兴趣。为了迅速占领市场，公司决定在月底召开新产品发布会，广邀各地环保管理部门的人士参加。这天一上班，上司就指示琳达起草参加新产品发布会的邀请信。琳达很快完成了起草邀请信的工作。3.任务要求a.对琳达的邀请信从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草邀请信的要点，上司对邀请信进行评价，并指明邀请信是否符合自己的要求。c.其他同学分别对邀请信进行评价。

4.任务实施根据实际情况练习起草邀请信。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价任务3起草贺信1.任务目标通过本任务掌握起草讲贺信的要点。2.任务引入琳达是深圳完美服饰公司总经理办公室的秘书。下个星期三是北京大地超市集团成立十周年的纪念日。这天一上班，上司就指示琳达起草给大地超市集团的贺信。琳达很快就完成了贺信的起草工作。3.任务要求a.对琳达的贺信从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草贺信的要点，上司对贺信进行评价，并指明贺信是否符合自己的要求。c.其他同学分别对贺信进行评价。4.任务实施根据实际情况练习起草讲话稿。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价任务4起草感谢信1.任务目标通过本任务掌握起草感谢信的要点。2.任务引入琳达是北京中商物流公司总经理办公室的秘书。前天，公司的几辆货车途经张家口某地时遭遇山洪，幸亏当地几位村民大力帮助，才避免了车毁人亡悲剧的发生。这天一上班，上司就指示琳达给那几位村民写感谢信。琳达很快就完成了感谢信的起草工作。3.任务要求a.对琳达的感谢信从内容、结构、语言表达等方面进行评价。b.琳达在实训课上讲述起草感谢信的要点，上司对感谢信进行评价，并指明感谢信是否符合自己的要求。c.其他同学分别对感谢信进行评价。

4.任务实施根据实际情况练习起草感谢信。5.任务评价自我评价、学生互评、教师评价第五章

企业运营性公文的写作第一节企业运营性公文的写作要点一、运营性公文的构成企业运营性公文多是以“报告”的形式出现。这里的“报告”，是指诸如“工作计划”市场调查报告”之类有一定篇幅的专题公文。一份优秀的报告通常有两个特点：一是主题明确、目的性强；二是有事实根据，往往从正反两面论述必要性，并经常使用数据和图表来支持论点。一份标准的报告一般包括以下几个部分：封面、目录、简介、主体、结论、执行概要、落款。1.封面封面一般由报告的标题、报告的起草者和起草日期三部分组成。2.目录如果报告内容超过了一万字，就一定要编目录。3.简介简介就是简单介绍本报告的主题、写作背景和目的。4.主体在这部分要把调查研究的结果告诉受文者。5.结论结论大多很短，分量最重，因为它总结了报告主体部分中的要点，评价了所述内容的意义。6.执行概要在结论中提出行动方案或建议后，最后还要写一个执行概要（也叫摘要），置于报告的开头部分。7.落款写上单位名称（个人姓名）和成文日期，如标题中已写明，这里也可不写。二、起草运营性公文的注意事项撰写一份好的报告，除了要花费工夫之外，还要注意以下问题：1.有言简意赅的标题；2.不要给受文者太多的技术性图表；3.有执行概要；4.标注出引用材料的出处，以便让受文者自己（特别是企业领导人）确定报告的权威性；5.仔细修改和检查报告，以避免受文者因为几个错别字或语法错误而否定整个报告内容。第二节常用企业运营性公文的例文一、销售计划××公司销售部2009年销售计划根据公司2008年四川地区的市场开拓总结，在现有市场状况下，为确保市场开拓的顺利进行，完成网络渠道的建设工作，2009年拟从以下方面着手调整渠道策略：一、重点目标建立起以18个地级总经销商、100个县级经销商组成的经销网络，大力作小区推广，宣传直接面向终端，协助经销商完善分销网络和树立公司形象，实现品牌效应。二、市场现状分析四川PPR市场规模庞大，在市场不断拓展的过程中，品牌竞争已经出现。就家庭装修客户而言，在对产品质量没有客观认知的情况下，首选名牌、免检产品，其次比价格。国内的金德、日丰、金牛，（以下略）三、销售策略（以下略）二○○八年十二月十日二、广告计划××电信公司关于移动梦网的广告计划一、背景资料