物业服务费收费管理规程

XX物业服务有限公司编号：X版本：生效日期：2017年1月物业服务费收费管理规程编制日期审核日期批准日期修订记录修改日期申请单号修改人审核人批准人物业服务费收费管理规程编号：版本：页码：第页共页1.目的根据《物业系统收费管理规程》要求制定本办法，为物业公司物业服务收费业务提供指引，确保资金安全、防范收费风险。2.适用范围本制度适用于物业公司及所有分公司（以下称公司）。3.职责部门/岗位职责内容公司管理层确保公司年度收缴率达成集团既定目标计划财务部负责对公司所有物业服务中心达成应收账款收缴率的控制和监督及时反馈各物业服务中心月度拖欠款情况并重点提示超过6个月以上的拖欠款配合各服务中心对拖欠款的核对职能部门对物业服务中心催缴物业服务费提供法务支持物业服务中心确保本部门年度收缴率达成公司预算目标及时对服务中心拖欠款制定催缴方案并落实对半年以上的拖欠款保留催缴记录，并确保诉讼时效不过期4.过程控制4.1物业收费系统4.1.1各物业服务中心必须使用公司规定的物业收费系统，新项目必须自入伙一个月内即启用物业收费系统进行收费，有条件的项目要尽可能从入伙之日起即使用物业收费系统进行收费，以避免事后补单造成的重复工作量。4.1.2物业收费系统需根据不同的使用人，限定操作浏览权限。操作人员登陆时必须用自己真实姓名和密码，并注意密码的安全性。系统反月结权限必须收归计划财务部，不得授权项目收费员，禁止随意反月结，反月结必须经财务负责人审批，并留下审批痕迹。4.1.3物业服务中心必须对物业收费系统中的档案库进行维护。服务中心客服人员在物业收费系统中对所接管的物业建立房产管理及客户管理信息，其中包含楼盘号、房型、面积、业主姓名、联系电话、地址、银行托收账号等信息，其中房产面积必须与开发商移交服务中心的测绘报告内的测绘面积核对一致。如因开发商前期交付基础数据为预售合同数据的，必须及时更新为测绘报告面积并调整相关系统数据。计划财务部负责核实物业收费系统中物业服务合同约定的收费标准、业主产权面积信息，并核实系统中生成的每月应收物业服务费单价的准确完整。计划财务部负责对各收费人员使用收费系统予以授权。收费人员根据物业收费系统中相关信息进行收费。服务中心收费员负责物业基本资料库的更新。如对已办理产证过户变更和银行账号更改的业主，要及时更新系统的基础资料，保证系统中的资料为最新信息。服务中心必须指定专人对客户资料变更进行复核。4.2物业收费要求各物业服务中心应根据物业服务合同约定的计费期间，在物业收费系统中生成应收账款数据，向业主发放收费通知单，及时收取相关费用，定期与拖欠户进行对账。如有其他长期代收费项目（如代市政部门收取的水费、电费等），应根据住户及其他物业使用人的实际用量、收费标准与物业服务费同时收取。对于其他长期代收费项目，各公司应根据实际情况，及时办理过户手续移交相关收费部门，减少代收费用项目。4.3物业收费流程4.4物业服务费的收缴统计及核对各服务中心必须准确计算应收取业主的物业服务费及其他代收费用，根据各种收费的原始凭证进行收缴费用的录入工作，并经核对无误后，进行各项费用的收缴，每月及时与公司办理结算。4.4.1月末结算各服务中心收费员月度结账前在物业收费系统中生成《日收费明细表》。并与当月收取的款项核对一致后与公司计划财务部办理结算。同时上报的附件表有：《月收费汇总表》、《预收款抵扣明细表》。4.4.2收缴率的统计各服务中心收费员必须在月度结算后统计物业服务中心上月拖欠的户数及金额，并计算出上月物业服务费收缴率。计划财务部按照公司每年下达给各服务中心的收缴率指标，定期对服务中心收缴率完成情况进行评价。4.4.3月末核对计划财务部会计核算人员和服务中心收费员必须每月对拖欠款及预收款的账面余额和系统余额进行核对，并保证一致。如余额不符时，必须及时找出原因并进行调整。4.5拖欠款的催缴4.5.1各服务中心应合理设置拖欠款催缴流程，直接收款人员及系统数据管理人员不能参与拖欠款数据的核对工作。4.5.2各服务中心应制定拖欠款催缴计划并分解落实到具体责任人。4.5.3拖欠款的催缴可根据不同的情况，采取以下不同的催缴方式：A.由于银行托收不成功而造成的当月（季）拖欠款，服务中心应采取向拖欠住户发放《催费通知单》、电话知会的方式。B.拖欠款一个月（季）以上、半年以内的住户，采取上门催缴、电话跟踪的方式进行催缴，并按物业服务合同的比率计算违约金，同时做好催缴工作相关的文字记录。C.对于半年以上的拖欠款，可以发放律师函进行催缴，并保留催缴记录，确保诉讼时效不过期。除以上方式外，按照国务院颁布的《物业管理条例》的规定，物业服务中心可采取联合小区业委会上门进行催缴，以充分发挥业委会的作用。4.6收款减免各服务中心必须严格按照相关收费标准收取费用和拖欠户的违约金，任何部门及人员均无权减免物业服务费，其他收费项目的减免，必须报公司审批。5.收费监督5.1服务中心值班经理负责非工作时间各收费岗位收费的监控管理，保障夜间、周末及节假日的资金安全；保证非工作时间的收款及时存入银行或投入监控中心的投币式保险柜。5.2服务中心监控中心保证存放于监控中心的投币式保险柜的安全。5.3服务中心收费员每周至少一次对收款员进行检查并保留有记录。5.4服务中心负责人每月不少于2次监督收费员进行库存现金的盘点（月末定期盘点一次，月中至少随机盘点一次），并形成盘点记录，相关人员签字后将盘点与核对记录存档保存。5.5计划财务部应定期和不定期地组织检查，并保留好检查记录。检查频次必须每半年覆盖一次。各公司计划财务部应对代收费用收支情况进行定期分析和监督，保证代收费用收支合理性，避免产生损失。6.关联文件6.1X《物业系统收费管理规程》6.2《出