文件和资料控制程序参考模板范本

单位名称文件编号文件类别程序文件版次A0文件名称文件和资料控制程序页次Page1of61.目的：确保公司体系和相关标准所要求的文件和资料（以下简称文件）得到有效控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止其非预期使用。2.适用范围：适用于公司策划和运行所需文件的控制。3.定义：3.1受控文件：指按照发放范围计数分发并能保证有效收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本，而且在文件醒目位置一般带有受控标识。4.职责：4.1文件制(修)订、审批和发行废止由各权责人员按《文件编制审批责任分配表》执行；4.2公司各部门文控人员分别负责所辖文件的日常管理，包括相关文件的编号、版次、登记、发行和回收、废止以及正本文件的保管等；4.3各收文单位、人员应妥善保管好所持有的相关文件。5.作业：（简要流程图如下表）文件制订申请、审批文件制订申请、审批编号、登记编制审核日常维护发行OK批准编号、登记编制审核日常维护发行OK批准OKNGOKNGNGNG外来文件识别、评审评审外来文件识别、评审评审修订申请、审批、修订修订申请、审批、修订废止、销毁发行OKOK批准审核废止、销毁发行OKOK批准审核NGNG NGNG单位名称文件编号文件类别程序文件版次A0文件名称文件和资料控制程序页次Page2of6序号作业流程权责部门作业内容记录表单5.1文件制定申请文件制定申请审批审批各相关部门和人员5.1.1相关部门和人员根据公司策划和运行的需要提出相应文件的编制需求，并以书面形式递交文件制定申请。文件制（修）订/废止申请单5.2NGNG各相关权责人员5.2.1文件制（修）订申请的审批具体依《文件编制审批责任分配表》执行。5.2.2研发类技术文件具体依《技术文件设计编制审批责任制》执行。文件制（修）订/废止申请单5.3编号编号文控5.3.1向文控人员获取相应文件编号，并编入相应文件中。5.3.2文控人员依《文件和资料编号标准》的规定和相应“受控文件清单”的内容给予唯一性编号。并将相应信息预登入所属“受控文件清单”。受控文件清单5.4编制编制各相关部门和人员5.4.1由各责任部门人员依《文件编写格式标准》的规定进行起草编制。必要时文件主管部门也可另行委托或提请其它部门/人员协助编制。5.4.2必要时文件制订责任部门可在正式提请审批前组织相关人员对文件进行评审（传阅、会签、演示等方法）。5.5NG审核NG审核各相关权责人员5.5.1文件的审核由相关权责人员依《文件编制审批责任分配表》进行。文件的适用性、关联性和系统性应是审核的重点，并签字确认。5.6NG批准NG批准各相关权责人员5.6.1文件的批准由相关权责人员依《文件编制审批责任分配表》进行。其目的是赋予该文件在一定范围内的强制性、权威性，并签字确认。5.7发行发行各文控单位和人员5.7.1文件发行人依“文件发行控制单”复印好副本并盖发文部门红色“受控”章(附录表单和非受控文件不需盖此章)，并按《文件和资料编号标准》中规定的受文单位代号发放。5.7.1.1文件发行范围由文件制订部门提出，手册、程序的成套文件由管理者代表审核，总经理批准；对单个管理程序，应视作业需要，由需求部门提出补发需求，并由管理者代表批准。WI类文件的发行范围由所属部门主管批准。5.7.2发行登记：5.7.2.1收文人员或部门代表须在“文件发行控制单”上签收备查。同时须将相应旧版文件（文件更新时）完整交回，以保证其所有受控文件均为最新有效版次。5.7.2.2各收文单位/人员须及时将收到的受控文件及其版次详细记录于其“受控文件清单”中，并妥善保管。5.7.2.3盖有红色“受控章”的文件，任何人不得随意涂改或私自复印。否则一经发现，将严肃处理。受控文件正本由各责任文控单位和人员妥善保管。5.7.2.4客户信息、工艺技术标准等涉及企业商业秘密的文件，须严格按公司《商业秘密保护管理规定》执行，并加盖相应秘密等级章。文件发行控制单、文件补发申请表、受控文件清单5.8日常维护日常维护各相关部门和人员、文控人员5.8.1如果受控文件在使用和保管过程中发生破损或遗失时，责任人员应及时告知责任文控员进行确认，如需补发应先进行书面申请、审批通过后方能进行补发。此时“文件发行控制单”上的相应补发记录内容可由责任文控员直接填写，但应将“文件补发申请表”与原“文件发行控制单”存放一处并妥善保存。5.8.2由于人员变动需收回或移交受控文件时，人力资源部应将相关情况书面通知责任文控员，由文控员整理核对异动人的受控文件移交情况后，由交接双方共同签字确认。因故暂无接收人的，暂由责任文控员保管。文件补发申请表、文件发行控制单单位名称文件编号文件类别程序文件版次A0文件名称文件和资料控制程序页次Page3of6序号作业流程权责部门作业内容使用表单5.9文件评审文件评审各相关部门和人员5.9.1评审时机：文件发行时、在进行内外部审核、管理评审时；发现文件不适用时；公司内外部环境、适用QEHS法规标准、相关方要求发生变化时；发现错误须更改时等。5.9.2评审确认：文件在评审及更新后应按相应审批权限要求进行确认。5.10修订申请、审批、修订修订申请、审批、修订各相关部门和人员5.10.1评审发现文件不适用时，相关部门和人员应书面提出修改申请，经相关权责人员审批后，再由原制订部门依《文件编写格式标准》实施修订。若涉及顾客要求的更改，在正式修订前应获得客户认可。5.10.2当手册/程序文件第5次被修改或一次修改条款或内容达30%以上的，该文件应当更换版本。例：A02版本的手册需再次修订时，再次修订的版本应变更为B0版。5.10.3记录格式只需按实际修订次数区分版本。文件制（修）订/废止申请单5.11外来文件管理外来文件管理行政部5.11.1对顾客和外部供方提供的外来文件，由行政人负责登记在“外来文件清单”中，并组织相关部门和人员对文件的适用性、有效性进行评审，必要时（如涉及顾客和外部供方财产管控时）应进行转换，并将其正本妥善保管。同时按其主管所确定的发行范围分发至相关部门和人员。5.11.2综合部和相关单位应对公司适用的国家、行业、地方QEHS法规、标准等进行收集和适用性、合规性的评价。对评价适用、合规的文件进行动态管理，每年至少进行一次现行适用性、合规性的评审，形成评审记录。并按管代确定的发行范围及时分发到相关部门和人员。外来文件清单5.12废止审批、销毁废止审批、销毁文控人员、各相关部门和人员5.12.1受控文件作废由责任文控人员依该文件的审批权限进行审批并保留记录。5.12.2作废的受控文件统一如数收回，文件权责部门如需保存参考，必须做明显作废标识（如盖红色“作废”章并单独存放）以防止误用。5.12.3文件的销毁：对已作废和失效的受控文件，当无保留价值需销毁时，由文控人员进行有效销毁并保留相关记录。文件制（修）订/废止申请单、文件销毁登记表5.13记录保存记录保存结束各文控单位和人员5.13.1记录的归档和保存具体依《记录控制程序》执行。非受控文件管理非受控文件管理各相关部门1．非受控文件由各单位自行编制、批准和发行，可不进行文件编号。2．非受控文件的发行范围可直接在该文件正文后面进行说明，发行时直接由接收单位书面签收即可。3．非受控文件发放前可由发行单位在文件上加盖文件发行“单位章”或直接由单位主管签字以示批准。单位名称文件编号文件类别程序文件版次A0文件名称文件和资料控制程序页次Page4of66.支持性文件：6.附录《文件和资料编号标准》7.相关文件：《记录控制程序》8.相关记录：8.1《文件制（修）订/废止申请单》8.2《受控文件清单》8.3《文件发行控制单》8.4《文件补发申请表》8.5《外来文件清单》8.6《文件销毁登记表》9.本程序结束。单位名称文件编号文件类别程序文件版次A0文件名称文件和资料控制程序页次Page5of6附录一：文件编写格式标准1.受控文件条款格式要求:1.1手册、程序、管理类作业文件的结构和书写格式通常应采用下述格式：1.1.1目的：描述编制该文件管理意义；1.1.2适用范围：规定该文件管辖的内容和领域；1.1.3定义/引用：对文件中涉及到的名词术语内涵和外延的描述；1.1.4职责：为实施该文件各单位的责任和权力；1.1.5内容（作业）：作业流程、对应作业内容及记录表单的描述；1.1.6支持性文件：为完成该文件规定内容所必须应用的文件；1.1.7相关文件：为完成该文件规定内容所必须参考的文件；1.1.8相关记录：描述实施该文件后对实际发生结果所应有的证据性记录；1.1.9本章/程序/文件结束。1.2技术文件、图纸等支持性文件和其它文件的结构和书写格式依实际需要撰写。1.3外来文件通常保持原文的结构和书写格式。1.4记录表单的格式由使用单位依实际记载需要编制。2.受控文件的条文编号：2.1条款号码采用阿拉伯数字序列号,中间以圆点分开。例：2.；2.1；2.1.1……2.2当条文编号达到5～6位或需列举事项时，需使用细目编号，规定如下:例：a）、b）、c）……。3.受控文件的版本和版次：3.1文件的版本均以英文大写字母为准，按英文字母排序为原则。例:A、B、C……3.2文件的版次以英文大写字母和两位阿拉伯数字流水号为基准。例：A00、A01……。其中第一位英文大写字母代表文件的版本，后两位阿拉伯数字代表该版本文件的修改次数。例：A01为第A版本第1次修订；B03为第B版本第3次修订。3.3当手册、程序文件第3次被修改（其它文件第5次修改）或一次修改条款或内容达30%以上的，该文件应当更换版本。例：A04版本的作业文件需再次修订时，再次修订的版本应变更为B00版。3.4记录表单只有版本号，即在记录表单编码后加英文大写字母顺序号。例A、B、C……其中A代表记录表单的第一版，C代表记录表单的第三版。3.5外来文件接收时已有版次的，直接采用其版次。接收时没有版次的，按《文件和资料编号标准》执行。3.6国家或政府另有明确版次规定的文件如企业标准，需按国家的相关规定执行。4.非受控文件的书写方式、条文等均可参照受控文件执行，也可由各文件发行部门自行确定，并且无文件版次控制之要求。5.本文件结束。单位名称文件编号文件类别程序文件版次A0文件名称文件和资料控制程序页次Page6of6附录四：文件和资料编号标准1.文件属性号：由大写英文字母组成1.1QES一体化管理手册；1.2QES/P一体化控制程序；1.3WI质量&环境&职业健康安全等相关管理/技术类作业指导文件；1.3.1技术类包括：法规标准、技术标准、质量&环境&职业健康安全标准、生产作业文件、检验作业文件等；1.3.2管理类包括：法规规范、员工手册、管理办法、规定等。1.4QR质量&环境&职业健康安全等相关记录表单；1.5EF质量&环境&职业健康安全等相关外来文件。2.单位属性号：由两位大写英文字母组成，通常取文件制订单位名称中的关键两字汉语拼音的前一个字母。分发号代号单位名称分发号代号单位名称分发号代号单位名称01ZC总经理05CW财务部02GD管理者代表06JS技术部03SW商务部07SC市场部04YY营业部083.文件编号规则：3.1