某市烟草专卖局（公司）财务部门工作手册

****市烟草专卖局（公司）财务科工作手册DDD日期：2009年月日CCC日期：2009年月日BBB日期：2009年月日版本：B修订状态：0发放号：受控状态：受控2009年8月18日发布2009年8月18日实施********目录1岗位设置图----------------------------------------------第1页2财务科职责----------------------------------------------第2页3财务科岗位职责------------------------------------------第3页科长职责---------------- ------------------------------第3页副科长兼内部稽核职责--- -------------------------------第4页副科长兼预算会计职责----------------------------------第4页出纳员岗位职责--------- -------------------------------第5页商品进销存员职责--------------------------------------第6页税金核算和会计档案管理职责----------------------------第8页会计电算化管理员职责----- -----------------------------第9页报表会计职责------------- ----------------------------第10页4、财务科管理制度----------- -----------------------------第11页会计基础工作管理制度---------------------------------第11页会计电算化管理制度------- ----------------------------第21页发票管理制度-----------------------------------------第26页存货管理制度-----------------------------------------第28页固定资产管理制度-------------------------------------第32页低值易耗品管理制度-----------------------------------第35页财产清查管理制度-------------------------------------第36页企业对外担保管理制度---------------------------------第37页企业对外捐赠管理制度----- ----------------------------第39页会计档案管理制度-------------------------------------第40页内部稽核制度------- --------------------------------第44页往来帐户结算管理制度---------------------------------第46页差旅费报销制度---------------------------------------第48页烟叶财务核算管理办法---------------------------------第51页商品核算管理办法-------------------------------------第54页财务支出审批程序及权限的有关规定---------------------第57页自营商店经营管理的有关规定---------------------------第61页网上银行收支业务管理办法-----------------------------第62页财务管理办法-----------------------------------------第65页车辆维修管理规定-------------------------------------第72页5作业指导书----------------------------------------------第73页5.1预算管理作业指导书----------------------------------第73页-第78页第80页第82页第84页1岗位设置图财务财务科长副科长兼主管会计副科长兼资金会计稽核会计核算会计核算会计核算会计核算会计预算会计资金核算兼出纳税务会计2财务科职责（1）、在公司分管领导的具体领导下，负责本公司财务管理的各项工作。（2）、宣传、贯彻执行国家有关财政、税务、财务制度，当好领导参谋；参与企业经营决策；编制本公司的经济计划、业务计划、财务计划，制定全面预算方案，并在执行中分析和考核。（3）、认真搞好公司内部日常财务会计管理和会计核算工作，开展财务分析，实行财务检查，如实反映本公司的财务状况和经营成果。（4）、实行财务监督。依据国家财经法规和公司内部管理制度，对经济事项的全过程实行管理和监督。定期考核分析经营成果，依法按时计缴各项税金。（5）、合理筹集使用资金，提高资金使用效率，不断加强资产管理，保证国有资产保值增值，努力提高企业经济效益。（6）、协调各职能部门、基层部门与财务部门的关系。定期或不定期组织财会人员进行业务学习，培训各基层部门的财务人员，组织、指导基层部门的财务会计工作。3、财务科岗位职责3.1科长职责1、在公司分管领导的指导下，负责开展本企业的财务管理和会计核算工作。2、严格遵守国家有关政策、法规、财经纪律和财务会计制度，负责组织督促本企业财务会计人员按照《会计法》和上级主管部门的规定进行财务管理、处理会计业务。3、根据国家和上级主管部门的规定，建立健全本企业财务管理制度和会计核算体系，并督促贯彻执行。4、参与企业经营决策，参与企业经济计划、业务计划、会同有关部门组织编制财务预算、财务计划，并定期进行分析和考核，及时向企业领导反馈情况。5、根据企业经营需要，负责资金的筹集和资金的预算管理工作。加强资金的管理，提高资金使用效率。6、组织财会人员按照国家会计制度规定，结合本企业实际需要，设置会计科目、凭证和有关账表；组织财会人员认真做好记账、算账、报账工作，真实、准确、及时反映本企业的财务状况和经营成果。7、负责定期进行财务分析和各种专项分析，对企业经营管理、资金使用效果做好事前预测、事中监督和事后分析，揭露经营管理中存在的问题，及时向单位领导报告财务状况，并提出改善经营管理的建议。8、负责督促并按时、足额完成各项税收以及其他应上缴任务，负责协调好相关部门的关系。9、根据企业需要合理设置会计人员工作岗位，明确职责，不断提高财会人员的政策水平和业务素质。财务管理科正副科长原则上应具有会计中级职称，会计人员必须具备会计从业资格，持证上岗。10、组织开展本企业财务电算化工作。11、负责完成企业经理（局长）交办的其他工作。3.2内部稽核职责1、认真执行财务会计制度，严格遵守财经纪律。根据《会计法》要求和发票管理制度，负责审核报账原始单据的正确性、合法性，严格审核每张发票是否符合财务法规和规定的要求，对违反财经纪律和财务法规的报账，有权拒绝办理。2、根据国家和本企业有关规定的费用开支范围和开支标准，严格按照会计制度办理款项的收付业务，审核现金收付和报账。定期分析费用的开支使用情况，挖掘降低费用开支的潜力，及时向领导提出建议。3、审核记账凭证的经济内容是否与所附原始发票内容相符，金额是否一致，会计科目、二级科目及明细科目运用是否正确，摘要是否清楚，凭证所列印章是否齐全。4、定期检查账簿记录，发现问题及时纠正。复核审查会计报表，并签字以示负责。5、负责银行存款的帐面余额与银行对帐单的逐笔核对，并编制“银行存款余额调节表”，对未达帐项及时查询、处理。3.3预算会计职责(副科长兼)1、负责资金预算的编制、执行事项。2、负责成本费用预算的调查、编制及执行事项。3、负责资本性支出预算的调查，编制及执行事项。4、负责购进，销售预算的编制及执行事项。5、负责编制全系统预算报表及检查考核执行情况。6、其他与预算有关的事项。7、负责集团财务信息管理系统的日常维护工作8、协助领导做好卷烟、烟叶核算等财务基础规范管理工作。9、协助科室同事搞好日常帐务处理、报表分析工作。3.4出纳员岗位职责1、认真执行现金管理制度和银行结算制度的有关规定，办理现金收支和银行结算业务，并接受银行监督。2、负责管理库存现金和有价证券，并保证其安全完整。库存现金不得超过规定限额，不准坐支，不准套取现金，不准以白条抵库。3、应严格遵守结算纪律，不准出租、出借账户，不准涂改和伪造结算凭证，不准签发空白及远期支票，现金支票必须写明用途。4、办理收付款项，必须根据稽核人员审核签章的收付款凭证，进行复核后支付。须经分管财务的领导审批的经济事项必须先审批后支付，出纳人员应严格把关。5、对违反现金管理和银行结算制度的收付业务、不符合要求的会计凭证或书写不清、印章不全的原始发票，有权拒绝办理。6、负责登记管理现金帐，应根据记账凭证逐笔序时登记。当日业务完毕时结出余额，并与库存现金核对，保持现金与账面余额一致。现金日记账必须采用订本式账簿，严禁使用活页账或账外有账。会计人员每月终了要会同出纳员盘点现金库存一次，保证钞账相符。7、由于出纳员个人原因致使企业的支票、现金丢失等造成的经济损失，由出纳员承担并追究责任，视情节给予必要的处理和处分。8、负责保管的空白支票和空白收据，应严加管理，以防差错。对保险柜密码要保密，保险柜钥匙随身携带以防丢失。9、负责编制企业工资发放表，送相关部门根据审核后，组织工资发放。10、银行账户印鉴的使用实行分管并用制。即：财务专用章由出纳保管，其印鉴章由财务人员保管，不准由一人统一保管使用。印鉴保管人临时出差时由其委托他人代管。所有空白支票及作废支票均应存放保险柜内。严禁空白支票在使用前先盖上印章。11、负责员工公积金的调整、缴款和办理员工支付手续，及时与市住房公积金管理中心对帐。12、负责办理、查询、监控本级及下属各分公司网上收入与拨付资金情况，及时处理、核对与传递网银回单，及时入帐。3.5商品进销存岗位职责1、负责本企业商品进销存、农用物资等存货性质的核算管理。会同有关部门建立健全存货流动管理制度，实行存货的分级归口管理。2、认真审核商品进销存和物资等业务有关的原始凭证，严格按照增值税实施条例，及时审核取得的增值税发票，保证取得、使用增值税发票的正确性、合规性，严格审核业务单位纳税资格证，对符合要求的单位及时开具增值税发票。3、严格按照货币资金管理办法的规定，加强企业销售货款管理，监督各销售部门的货款回笼情况。严禁赊销商品，一经发现，及时向领导报告。4、检查商品价格，农用物资定额执行情况，发现商品价格不正常、物资定额严重超标等情况，有权加以制止，并向领导报告。5、负责计算、汇总、分析本企业商品销售收入、销售成本、物资领用。真实、准确地计算销售收入、销售税金、销售成本、物资领用情况。6、根据发生的存货购销、领用、调存等业务有关原始凭证，负责填制有关商品采购、商品销售、结转成本、农用物资等方面的会计凭证。7、负责登记与存货购、销、调、存相关的明细账，每月根据登帐情况编制量本利购进报表，负责登记应收、应付及预付账款，并定期与各往来单位进行对账，发现问题，及时向领导报告。8、协助有关部门定期对库存商品、农用物资进行清查盘点，做到账、卡、物三相符。年终要全面清查，发现盘盈、盘亏、毁损，要查明原因和责任。按照批准权限和审批程序，办理报批手续，进行财务处理。9、负责省外卷烟发票及款项托收与分公司门的衔接及签收。10、负责营销系统在线代扣的货款资金查询核对，按月编制“银行余额调节表”，及时与银行核对未达帐项11、负责营销中心财务凭证的清理，装订，及时办理归档手续。3.6税金核算和会计档案管理职责1、严格按照税法规定，及时审验各类增值税进项税发票，正确及时计算增值税、销售税金、个人所得税、营业税、地税和其他有关各项税金，编报纳税申报表，同时负责按期足额上缴各种税金。2、根据掌握的财政税务政策，负责本企业的税法执行情况审查，规范企业纳税行为，为领导决策提供参考。3、负责普通销货发票、增值税发票的购买、领用和保管的登记，严格按照发票管理办法，监督各部门发票使用情况，发现问题，及时向领导报告。5、按月编写企业税源分析，做好与税务机关相关资料上报工作。6、负责管理会计档案，按规定的要求对报表、账簿、凭证分别整理立卷、排列编号、编制目录、妥善保管，防止丢失损坏。7、为了保证会计档案的安全，又能为本企业各级提供利用，负责建立并及时登记“会计档案调阅登记簿”，以加强对会计档案的管理。8、按规定会计部门已保管期满的会计档案，应编制案卷目录，连同会计档案，及时、全部移交本企业档案管理部门。9、会计档案保管期满需要销毁的，应会同档案部门共同签定，严格审查，编造“会计档案销毁清册”，报请销毁时与财务科长共同参与监销。10、对各种经济合同以及涉外文件等重要原始凭证另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上同时说明日期和编号，以便查考。11、不需要销毁的档案中有未了结的债权债务的原始凭证，单独抽出，另行立卷，交由档案部门保管到结清债权债务为止。12、会计档案必须按月整理装订成册，妥善保管，不得丢失。采用电子计算机记账的，机器储存和输出的会计记录视同会计账簿，妥善保管。负责按月度、年度及时清理、装订、整理、保管会计凭证、会计帐表等各种会计档案。3.7会计电算化管理职责1、每天根据审核无误的合法原始凭证在电算系统中填制记账凭证，编制记账凭证应符合财务制度要求，做到内容真实，数据正确，代码、记账方向准确，摘要简明规范。2、凭证编制完后即打印机制记账凭证。3、操作员对所管理的明细会计科目负责，负责建立科目账簿及辅助账簿，编辑常用快速凭证，定义通用转账凭证。4、负责对经过复核员复核过的记账凭证于每月5日前进行记账和结账。5、负责打印所管科目的明细账。一般账簿每月15日打印完；发生业务少的账，平时可满页打印。每年3月1日前须将上年全部账簿数据打印成书面形式，并装订成册，整理归档。6、负责按月对其他应收、应付往来帐进行核对，做好清理催收工作。7、负责固定资产的增加、减少、报废、清理和内部调入、调出的日常核算，编制有关固定资产的记帐凭证，按规定计提折旧。8、正确计提有关税费，月终结转费用、利润等科目。9、负责科内公文收集、整理、下发工作。10、负责编制烟叶核算、资金拨付凭证、负责登记烟叶帐务，核算收入成本利润费用及监控往来货款收付工作，审核国家专项应付烟叶基础设施资金原始凭证，做到专款专用。11、加强资金预算管理工作，在保证企业经营的情况下，平衡资金调度。加强其他应收、应付等资金的使用管理监督和资金预算管理执行情况的监督。12、会同有关部门做好在建工程、对外投资项目帐目核算登记工作，及时办理工程款项结算事宜。3.8报表会计职责1、负责登记与工作有关的明细账，月份终了负责编制总账科目余额表、试算平衡表，并按月与有关明细账核对，发现明细分类账与总账不平时，应通知有关人员查对，保证账账相符。2、根据总账和有关明细账的记录，以及有关资料，负责及时准确编制财务快报、会计报表，编写财务情况说明书，参与财务制度的制定和执行情况的监督、检查。3、负责省局上传下达等日常事项，做好财务信息分析整理上报工作。4、负责国有资产产权登记、年检。5、年终决算后，应将全年的会计资料收集齐全，整理清楚，负责管理，以便查阅，需要归档的会计资料，应按规定及时归档。4、财务科管理制度一、目的加强****市烟草系统会计基础工作，保证会计信息真实、完整，完善内部会计管理和控制制度，进一步推动会计基础工作规范化的广泛开展，不断提高会计工作水平。二、管理职责各单位分管财务的负责人是本单位会计基础工作的第一责任人，对本单位的会计工作和会计资料的真实性和完整性负责。财务科长应当依据业务分工，具体管理本系统的会计基础规范化工作，并按规定对本系统会计基础规范化工作进行考核。三、要求（一）原始凭证的基本要求1、原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据，是在经济业务发生时取得的书面证明，发生的每一项经济业务，都必须取得或填制合法的原始凭证。原始凭证分为外来和自制两种，其基本内容一般包括：凭证的名称；填制凭证日期；填制单位名称或填制人姓名；经办人员的签名或盖章；接受凭证的单位名称和经济业务的内容；实物名称、数量、单价和金额。2、原始凭证反映的业务内容必须真实完整，不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重新填开或更正，更正处应当加盖开出单位的公章，金额错误的必须重开。凡填有大小写金额的原始凭证，大小写金额必须一致。3、接受外来的原始凭证，必须符合国家有关票据管理规定。财务人员在审核凭证时应当严格把关，对不合法原始凭证要退回更正、补充。（1）除国家允许用票单位自行确定式样印制的票据（如铁路、航空等部门的票据）外，发票（或收据）必须带套印有县级以上税务（财政）部门监制章，并盖有出具单位发票专用章或财务专用章。从个人取得的原始凭证有填制人的签名或盖章。（2）票据所有项目填制齐全、合规。一式几联的发票和收据，应当注明各联的用途，只能有一联作为报销凭证，必须用双面复写纸套写（带复写功能的除外），且只能用报销联报销。（3）属于购买需验收入库实物的原始凭证，必须附有验收入库单，不需入库而直接领用的，必须由经领人签注用途和姓名。同类物品品种多、单价低，发票上可以只填实物类名，但必须附品种清单。（4）从外单位取得的原始凭证如有遗失、被盗等情况，应当取得盖有原单位公章的证明（或原始凭证的复印件加盖原单位公章），并注明原凭证号码、签发日期、业务内容及金额等内容，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等，由当事人写出详细情况，出具证明，经单位领导或会计主管签字批准后，代作原始凭证。（5）单位的某项开支如遇与其他单位共用一张原始凭证时，可将支付款项单位开出的“原始凭证分割单”作为有效原始凭证(同时应取得共用原始凭证复印件)，凭以核算。4、自制原始凭证的规格由市局（公司）根据会计软件中记账凭证的规格统一规范。5、自制原始凭证必须做到内容真实完整，手续完备，有经办人、单位负责人或授权人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的发票专用章或财务专用章。6、有编号的自制原始凭证必须按顺序使用，不得跳号，以便查考。填写错误作废的凭证应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。7、职工因公出差借款凭据必须附在记账凭证之后。出差报销后凭其报销金额冲抵原借款，报销金额小于原借金额由报销人归还差额时，应当另开收据，除当日归还所借款项外不得退还原借据。8、增值税专用发票和普通发票的填制与取得要严格按国家税务总局的有关规定办理。9、经过上级批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档，应当在记账凭证“摘要”栏注明批准机关名称、日期和文件字号，并附批准文件的复印件。10、收入款项必须按规定开具收款票据；支付款项的原始凭证必须有收款单位或收款人的收款证明或领款人的领据。对于已收讫、付讫或转账的各种原始凭证要分别加盖“现金收讫”、“现金付讫”或“转账收讫”、“转账付讫”或“已转账”等戳记注销。（二）记账凭证的基本要求（1）记账凭证必须具备下列基本内容：填制凭证日期，凭证的编号，经济业务内容摘要，会计科目，金额，所附原始凭证张数，填制凭证人员、审核人员、记账人员、会计机构负责人（或会计主管人员）的签名或盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或盖章。（2）记账凭证的规格按照会计软件设计的规格统一规范。会计凭证封皮规格统一规定为两种：一种是与增值税专用发票长、宽相适应，厚度25-30mm；另一种是与会计软件设计规格的记账凭证长、宽相适应，厚度25-30mm。用纸标准均为不小于120g/m的牛皮纸。会计凭证档案盒规格与会计凭证封皮规格相适应。（3）记账凭证类别，可采用一种记账凭证或收、付、转三种；也可在收、付、转三种凭证的基础上，按经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记账凭证的输入和保存。（4）会计科目代码、科目名称（一级科目）严格按照现行有关会计制度编制，通用的二级科目在新会计软件实施时全市统一，三级以下明细科目由各单位根据自身需要确定。（5）记账凭证内容必须填写齐全，不得将不同类别的原始凭证汇总处理填制在一张记账凭证上，以防出现“大凭证”及“多借多贷”现象。直接以现金支票付款的事项必须通过“现金”科目。（6）记账凭证的填制必须做到内容完整、连续编号、数字准确、会计科目使用正确、审核无误。“摘要”栏应当简明扼要地填写经济业务的主要内容。（7）除结账和更正错误外，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。附件张数要与记账凭证标明的张数一致。（8）如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。（9）对某些记账凭证所附的原始凭证数量过多确实不能与记账凭证一起装订的，也可以单独装订保管，但应当在有关的记账凭证“摘要”栏注明“附件另存**处”字样，以便查考。单独装订保管的原始凭证在封面上还要注明从属的记账凭证的种类、日期和编号。（10）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册并加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。（11）附件粘贴使用统一的附件粘贴单，总体原则是：便于阅读、便于装订、便于保管。粘贴方法是自上而下、自右至左、均匀分布、分类排列。粘贴使用水溶性不强的胶水，不使用容易引起纸张变形的浆糊或液体胶水。（12）会计软件使用者必须以用户名代码加密码登录，严格分工和使用权限。记账凭证编制录入人员不得兼管记账凭证的审核、记账。会计电算化后，记账由计算机自动完成，为确保记账凭证的准确性，记账凭证的审核及记账必须对照记账凭证附件进行，打印出来的记账凭证要加盖审核人员、记账人员及会计机构负责人或会计主管人员的印章或签名，不能以计算机打印代替签章。（三）会计账簿的基本要求（1）各单位应当按规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助账簿。会计账簿的规格按会计软件设计全省系统统一规范。总账、日记账、往来账等不涉及数量的账簿统一为借、贷、余三栏式账簿，库存商品、材料物资等明细账统一为数量、单价、金额式明细账。烟叶应当按等级设置明细账进行核算。（2）会计账簿的封皮与全市系统统一规范的账簿规格相适应。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员、稽核人员和会计机构负责人、会计主管人姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计机构负责人调动工作时，应当注明交接日期、接管人员或监交人员姓名，并由交接双方人员签名或盖章。（3）用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人签字或盖章。（4）现金日记账和银行存款日记账原则上要每天登记并打印输出，做到日清日结。现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册；每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。（5）应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对，保证账证、账账、账实、账表相符。（一）账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。（二）账账核对。核对会计总账与明细账之间，有关明细账与财产物资保管和使用部门的有关账项是否相符。（三）账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括现金、银行账余额与实际库存现金、银行对账单核对；各种财物明细账与实物实存数额及价值核对；各种应收、应付款明细账余额与有关债权、债务单位或个人核对等。（四）账表核对。核对会计报表与各会计账簿科目余额是否相符。（6）各单位应当按经济业务发生的时间顺序及时处理各项业务，同时按规定定期结账，结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部处理登记入账。会计月度结账日为公历每月的最后1日；会计年度结账日为公历年度每年的12月31日，不得提前或延迟结账。（四）财务会计报告的基本要求（1）各单位要按《财务会计报告条例》规定编报财务会计报告。不得编制和对外提供虚假的或隐瞒重要事实的财务会计报告，单位负责人对本单位财务会计报告的真实性、完整性负责。（2）我省系统编制的报表主要分为：月份量本利报表、月份主要财务指标快报、月份会计报表、季度会计报表和年度决算会计报表五种。各单位使用统一会计报表格式（以国家局及省局下发的参数为准），各市级局（公司）在省局规定的时间内及时准确上报各种报表。（3）各县级局（公司）要按主管部门的要求报送会计报表和相关资料，各市级局（公司）应当将其分支机构和所属县级局（公司）纳入报表汇总编报范围。（4）季度财务报告包括会计报表、报表编制说明及财务分析；年度财务报告包括会计报表、会计报表附注、财务情况说明书、报表编制说明及财务分析。（5）年度财务报告必须经会计师事务所审计，并出具审计报告，会计师事务所对审计报告负责。（6）各单位上报的会计报表，必须依次编定页数、加具封面、装订成册，加盖公章后，经单位负责人、财务负责人或总会计师、财务机构负责人进行审查、签字并盖章后上报。上报省局报表规格统一规定为A3纸。（五）会计档案的基本要求（1）会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。各单位财务部门按《会计档案管理办法》的规定，指定专人负责会计档案的管理。（2）各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（3）各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案一般不得借出。如确有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（4）除保存打印出的纸质会计档案外，还要对重要会计数据采用光盘、磁带及微缩胶片备份作档案，不得采用软盘作存储档案。对电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应当准备双份，存放在不同地方。同时要定期检查、定期复制。（5）会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类，具体分类情况依据《会计档案管理办法》。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。（6）保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见并报上级主管单位同意。销毁会计档案时，应当由本单位档案机构、会计机构和上级主管部门、同级财政部门共同派员监销，销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（7）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（8）单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。取消县级公司法人资格后，原县级公司的会计档案交接事宜，可参照单位之间交接规定办理。（9）预算、计划、制度等文件材料的归档，应当按文书档案的管理规定办理。（六）会计工作交接的要求1、会计人员工作调动或因故离职,必须将本人所经管的会计工作（含公司制定的各种规章制度）全部移交给接替人员，没有办清交接手续不得调动或离职。2、已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。整理应该移交的各项资料，对未了事项作出书面材料。编制移交清册，详细列明应当移交的会计凭证、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、会计软件及密码、会计软件数据磁盘、其他会计资料和物品。3、现金和有价证券按余额进行点交；银行存款账户余额与银行对账单核对；各种财产物资和往来明细账户余额与总账余额核对，必要时，可对账户余额进行抽查，与实物核对，或者与往来单位、个人核对清楚；票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；对有关电子数据在实际操作状态下交接。交接完毕后，交接双方和监交人员必须在移交清单上签名或盖章。并在移交清单上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员职务、姓名，移交清单页数及需要说明的问题。移交清单一式三份，由交接双方和单位各执一份。4、一般会计人员交接，由会计主管人员负责监交；会计主管人员交接，由公司领导或者公司领导指定人员负责监交。5、移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性负责。6、会计人员临时离职或因病不能工作,需要接替或代理的，由会计负责人指定有关人员接替或代理，并办理交接手续。移交人员因特殊原因不能亲自办理移交的，经公司领导批准，可以委托他人代办移交。临时离职人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接。（七）会计电算化管理的要求会计电算化管理主要包括会计电算化岗位职责、会计电算化硬件与软件维护管理制度。具体内容见《会计电算化管理制度》（八）发票的管理要求发票管理的具体内容见《发票管理制度》（九）会计档案管理的要求会计档案的管理见《会计档案管理制度》4.2会计电算化管理制度一、目的为了适应会计核算和管理工作的需要，规范电算化系统的使用，确保财务电算化系统正常运行，特制定本制度。二、财务电算化岗位责任（一）系统管理员职责1、负责会计电算化系统中应用系统实施、维护和管理，并协助IT本部维护人员对电算化系统硬件、网络和系统软件进行维护和管理。负责电算化系统有关的问题与其他部门进行协调。2、负责对电算化系统使用的所有人员进行知识培训和技术指导、支持。3、负责系统操作使用的组织与管理工作，正确严格分配系统操作人员使用权限，并对操作口令进行不定期变更。4、每天进行数据本地和异地备份，每年在年报决算完成后，必须将上一年财务数据（包括备份光盘和打印书面报表、账簿）统一整理、打印，并与档案管理员办理存档手续。5、系统管理员不能担任账务系统数据录入工作，除实施数据维护时，不允许随意打开账务系统数据库进行操作，其他操作员亦不允许打开账务系统数据库实施操作。6、系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应记载在操作日志上。对于重大运行故障，应及时报告信息中心，并按规定登记外还须另行填写故障报告单。7、负责电算化制度的贯彻落实，对电算化工作进行监督。（二）系统操作人员（财务制单员）职责1、每天根据审核无误的合法原始凭证在电算系统中填制记账凭证，编制记账凭证应符合财务制度要求，做到内容真实，数据正确，代码、记账方向准确，摘要简明规范。2、凭证编制完后即打印机制记账凭证。3、出纳不准担任账务系统数据录入制单工作，收到机制凭证实际付款或收款后，马上在现金、银行凭证上签字，并在记账凭证所有附件上加盖“现金收讫”、或“现金付讫”、或“银行收讫”、或“银行付讫”印章。4、操作员对所管理的明细会计科目负责，负责建立科目账簿及辅助账簿，编辑常用快速凭证，定义通用转账凭证。（三）复核人员职责1、复核原始凭证的合规性合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；复核会计凭证是否符合会计制度要求，使用科目、记账方向是否正确，发现凭证错误，应及时通知有关岗位人员进行修改。2、复核人员在制单当天必须在屏幕上直接对机器存储的记账凭证进行复核签字，并在打印出的机制记账凭证上签字、盖章并对审核结果负责。3、复核员不得复核自己做的凭证。（四）系统操作人员（财务记账、报表）职责1、负责对经过复核员复核过的记账凭证于每月5日前进行记账和结账。2、负责打印所管科目的明细账。一般账簿每月15日打印完；发生业务少的账，平时可满页打印。每年3月1日前须将上年全部账簿数据打印成书面形式，并装订成册，整理归档。3、每月5日打印出月度快讯、每月8日打印出汇总会计报表，并报财务主管领导审阅签字或盖章。三、会计电算化硬件维护管理制度1、会计电算硬件设备是指专门用于财务电算的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、服务器、打印机等。2、会计电算专用硬件设备由系统管理员统一管理和维护。为了确保财务电算工作的正常进行和财务数据安全，严禁其他部门人员使用，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响财务电算的正常工作。操作使用硬件时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间；任何个人不得将其用于游戏、个人文字处理、不得用于对外服务。3、为了加强会计电算设备的安全与保护工作，每月应至少做一次病毒检查。所有软件必须先进行病毒检测和消除病毒操作后才能进行其他操作。4、会计电算设备的检测工作由系统管理员负责进行，每月末全面检查一次，并做好检查记录。5、会计电算计算机必须建立严格的密码管理制度，并进行不定期变更。操作人员离机时必须关闭计算机或进入密码屏幕保护状态。6、每隔两年清理一次服务器硬盘，删除硬盘上以前年度的财务数据，以利于提高机器的利用率和运行速度。没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。7、各种设备与主机连接时，必须是断电状态，否则有可能损坏设备。其中要特别注意：绝对禁止在计算机运行的情况下拆装软件加密盒。8、在打印机打印时，不得直接拉打印纸打印，以防损坏打印机的传动系统，另外，装、卸打印机色带时，一般将打印机手柄推至连续纸状态档上，同时应调打印头距离的手柄，放置五档或七档最松状态。9、硬件设备的启用必须遵照以下顺序：先开总闸开关；其次开UPS电源设备；第三开打印机；第四开显示器；第五开计算机主机；关闭时顺序相反。10、工作中突然停电时必须立即做好数据存盘备份，在UPS电影断电前关闭计算机及其他设备。11、为保证财务电算软件可靠运行，防止输入数据丢失和被破坏，应有停电保护措施，要配备相应的不间断电源（UPS）。如果不间断电源（UPS）发生故障，应及时排除。四、财务软件维护管理制度1、财务软件的维护是指财务数据的更正恢复等工作。财务数据的更正恢复一般由系统管理员统一负责，或由系统管理员通知服务商的专业维护人员进行操作，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。2、财务数据的修正与恢复（以下所有修正和恢复过程均需经直接主管批准并做详细记录）1）由于凭证填制或录入错误而导致财务账簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。2）下述情况下维护人员才能实施数据修正工作：①未录入年初余额或年初余额未平但已记账。②记账时中断。③错误操作引起的数据错误。3）一般情况不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。4）作废凭证要及时进行直接覆盖。5）数据修正与恢复的程序：①维护人员对系统管理员提出数据修改和恢复要求。②维护人员在系统管理员或财务主管人员的指挥下修正或恢复财务数据。③系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。6）主营业务成本、营业外支出、其他业务支出、管理费用、营业费用和财务费用发生在贷方时，除月底结转时不允许在贷方反映，要求在借方用红字反映；主营业务员收入、营业外收入和其他业务收入发生在借方时，除月底结转时不允许在借方反映，要求在贷方用红字反映，填制凭证时摘要栏禁止使用全角逗号。4.3发票管理制度为了进一步加强全市系统发票管理，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则的有关规定，结合我公司实际情况，按照“谁领用谁负责”的原则，特制定此管理制度。一、****市烟草公司所使用的发票和收据由市局财务管理科到****市武陵区国家税务局集中购买、分户管理、集中缴销。二、各单位所使用的发票、收据应到市局财务管理科领取，各单位建立发票领导登记制度，明确责任，并将管理人员上报市局财务管理科备案。三、各单位按要求使用发票和收据，不得遗失、涂改各种发票和收据，如有作废的发票和收据必须收回原发票并注明“作废”字样，在规定的期限内填写“领用、使用、作废留存表”，盖章并上报市局财务管理科发票管理人员。四、各单位的增值税发票进项抵扣于每月的29日以前，运费发票抵扣于次月的3日以前送到市局财务管理科（节假日不延期），并附增值税发票抵扣清单，清单要求：发票代码、发票号码、纳税号、凭证号、金额、税额等，以便市局及时进行抵扣。各单位需开具增值税专用发票的，应派人到市局财务管理科开具，并履行好登记手续。各单位开具的卷烟销售电脑发票应按车组每天或每星期汇总开票，在规定的缴销期限装订成册并填制发票清单上报市局财务管理科。各单位应严格按照要求开具裁剪发票。发票的基本内容包括：客户名称、商品名称、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期等。发票的开具金额不得超过零售的销售收入。每月填制发票清单上报市局财务管理科缴销。烟叶收购发票由各单位派专人到市局财务管理科领用。烟叶收购发票按顺序号和各联次一次性开具。各项目必须填写齐全，品名明确，内容真实，字迹清楚，并加盖各单位发票专用章和各收购站的行政专用章；收购价格只能是国家明文规定的价格，产前投入和基地补贴合并在补贴价中反映，收购发票按每天汇总的收购数量、金额开具，并填好《农业产品收购清单》表；出售人名称必须真实，不得以他人名称开具，出售人必须在购货码单上签名。各单位如有发票和收据的遗失、涂改及虚开发票的，一经发现按税务部门所罚款项实行同等处罚，当事人负担80％，直接管理者负责20％，情节严重的将追究直接责任人的刑事责任。十一、本办法由市局财务科负责解释。4.4存货管理制度一、目的加强存货资金管理，保证存货安全、完整。二、存货核算内容烟草商业企业存货主要包括卷烟、烟叶、包装物、烟叶生产农用物资及低值易耗品（单列制度）。存货科目设计及核算内容：（一）“物资采购”科目，下设卷烟、烟叶、农用物资、其他物资二级明细科目核算，三级明细账按货物供应商设。该科目用于核算货物采购“货到单末到”的情况。（二）“库存商品”科目，下设卷烟、烟叶、烟叶产前投入、农业特产税、进项税、农用物资、其他物资二级明细科目核算。其中“库存商品－烟叶”核算烟叶收购价或调拨价成本；“库存商品－烟叶产前投入”核算投入烟叶生产成本；“库存商品－农业特产税、进项税”核算烟叶收购时计提的农业特产税及进项税；“库存商品－农用物资”核算烟叶生产用物资进价成本。（三）“包装物”科目，下设麻片、麻绳二级科目核算，用于核算烟叶包装物进价成本。三、存货的控制管理1、市公司分公司门负责根据卷烟销售结构及销售形势组织商品的统一购进，统一结算，对库存卷烟库存量进行严格控制；市公司烟叶科负责根据烟叶生产计划及烟叶种植合同确定烟叶进货量和烟叶的销售。2、卷烟存货：全市系统卷烟库存由市公司物流配送中心统一管理调度，凭物流总仓开具的移库单入库，访销后的配送单配货出库。3、烟叶库存由县（市）分公司实行实物负责制管理。4、烟需物资由烟叶科根据烟叶种植合同的数量、等级和产前投入的标准，编制烟需物资预算表报省公司审核,经省公司统一招标采购。5、市公司负责卷烟的明细核算和实物负责制管理。四、存货入库、出库、盘点管理的要求1、商品入库必须凭运单及随货同行联载明的品种、规格、数量，按实验收入库，并及时填写“商品入库验收单”。“商品入库验收单”及随货同行附件每三天一次由仓库记账员分别送交主任部、财务科。2、商品验收时，发现运输途中短少，毁损等情况，仓库人员查明原因，并填制“商品损失（耗）报告单”即时送达主任部。主任部应及时与供货方或承运部门联系，负责办理拒付货款或运费或向有关部门办理索赔手续。财务科凭主任部签字的商品报损单作“待处理财产损溢”科目，待查明原因后，分别情况进行处理。3、商品入库必须实行分库保管，保管员应于出（入）库的当日填写商品卡片，当日下班前检查核对卡、物数量是否相符，如发现差错，应及时查明原因，并负责追回商品，由于保管员工作不负责，造成商品短少损失的，由个人负责全额赔偿。4、保管员应经常检查测试库存商品质量，加强商品养护，严防商品霉变损坏，禁止保管员出借商品，白条抵库，串换商品，不允许私人及外单位物资进入仓库寄存保管，违者扣发责任人一个月效益工资，并赔偿损失。5、商品出库必须凭盖有公司发票专用章和收款员印章的正式提货单发货，并认真核对品种、规格、数量、单价、金额、开票日期等，否则，保管员必须拒绝发货。商品出库后一律严禁对换。不得白条抵库，出借库存卷烟；不得保管任何单位或个人寄存的卷烟或物资；。6、配送中心必须根据访销员电访后生成的配送单由物流中心仓库凭此配送单发货到每个送货车组，送货车组根据配送单送货到各客户，发货时要认真核对配送单上的品种、规格、数量、单价、金额，客户对配送单确认无误后验收签字。送货车组按配送单先收款后发货。如出现短款少货时，由送货车组责任人负责全额赔偿损失。7、仓库记账员必须将当天的入库验收单、移库单、卷烟配送单单套单，并登记实物账，及时与各保管员核对品种、数量是否相符，待提品种数量于月底列表，于下月提货后套单记账。仓库保管员当天要把提货单和入库验收单交给仓库记账员，仓库记账员必须在营销系统中输入入库验收单、移库单、配送出库单，登账后应及时与保管员核对品种、数量是否相符，要注意核对待提商品，由于记账员工作不负责，造成账务混乱者，扣发当月效益工资，并视情节予以经济行政处分。8、卷烟仓库实行月终盘点制度，盘点后，仓库记账员要核对库存商品，打印盘底表送主任部、财务科，并与财务科核对商品明细账，做到账账、账实相符。如发生账账、账实不符，应及时查明原因并报公司主管领导批准，做出处理。因工作失职，造成账实不符的，扣发仓库主任、记账员当月效益工资，并视情况予以经济处罚和行政处分。出现盘亏需写出详细报告，报相关机构审批。分清责任后的损失属于存货自然损耗的记入管理费用；非正常毁损记入营业外支出和其他应收款同时做进项税转出；商品搬运中的损耗计入经营费用；农用物资过期报废记入其他业务支出。烟叶盘点实行定期与不定期盘点，年末必须进行一次全面盘点。农用物资与包装物盘点实行定期与不定期盘点，年末，每年烟叶收购前必须进行一次全面盘点。9、仓库保管员、记账员应妥善保存好所有出入库原始单据，包括送货小票哭户签收返回联，每月分类整理装订，并妥善保管，未按要求保管的，扣发当月绩效工资。10、市公司财务科将不定期对物流中心库存商品进行盘底抽查。五、存货核算管理的要求1、存货实际成本确定的方法：购入的存货，按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，作为实际成本。原材料按实际成本计价入库。2、财务科设置商品采购、库存商品总账，二级账和三级明细账，核对商品购销调存，各明细账必须与总账相符，必须与仓库实物账相符，对长期挂账的在途商品要及时清理，并责成主任部负责追回。3、正确核算已销商品成本。卷烟销售成本统一采用加权平均计价方法计算成本，年度内不得随意变更。4、库存商品不实行存货跌价准备金制度。商品盘亏、毁损应由责任人承担的，按销售价由责任人负责赔款，属正常盘亏、毁损的计入经营费用；属非正常损失，在扣除责任人，保险公司赔偿的部分，按有关规定批准后计入营业外支出。盘盈的存货，冲减当期的经营费用；商品购进运输途中的差错或短少，如属烟厂多发货、少发货，或品种串换等情况，物流中心应在验收的当天报告营销中心负责人，营销中心及时报告烟厂，要求烟厂及时来人处理，物流中心在验收单上载明差错或短少的情况。如属运输部门责任造成卷烟短少、损坏等情况，应在验收的同时，查明短少（损坏）的品名，数量、金额，向运输部门（承运人）索取证明，并向运输部门索赔，或报告财务科向保险公司索赔。5、商品资金实行定额管理，根据商品销售目标任务，在保证正常销售的情况下核定库存商品定额，纳入物流中心年度目标管理考核并实行奖罚。4.5固定资产管理制度一、目的为规范公司固定资产管理，完善管理流程，保障固定资产安全完整。二、固定资产定义固定资产是指具有下列两个特征的有形资产：（1）为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的：（2）使用寿命超过一个会计年度，与旧准则的区别有两点：一是对固定资产在价值数量上不再有限制标准，也就是不需要考虑2000，10000这些金额限制，二是将第二条改为预期使用寿命超过一个会计期间而不是使用年限超过一个会计期间三、固定资产分类及折旧年限1、房屋及建筑物。a．经营用房、仓库20年b.简易房８年c.围墙5年2、机器设备。指生产用的设备、动力设备、中央空调等。5年3、运输设备，指汽车等。4年4、电子设备，指计算机、机、复印机、音响、录（摄）像机等。3年5、电器设备，指普通空调、电视、洗衣机等。3年。6、家具，指单位价值较高的办公用具类等。5年7、土地。不计提折旧。购进土地使用权所缴纳的土地出让金计入无形资产，经批准后摊销。8、其他。参照上述分类确定折旧年限四、固定资产折旧方法及残值率固定资产折旧方法采用平均年限法，固定资产净残值率按固定资产原价值的5%。五、固定资产日常管理1、行政办为固定资产实物管理部门，负责固定资产日常管理，负责固定资产的登记、盘点、调拨、报废处理，并及时将固定资产变动情况报财务部门。2、财务部门为固定资产的核算部门，负责固定资产明细账登记，并协助行政办的固定资产管理，做到账实相符，保证固定资产的有效利用。3、固定资产盘点：由公司行政办必须每年对固定资产实地盘点一次。对盘盈、盘亏、毁损的固定资产，应当查明原因，写出书面报告，报相关机构审批。盘盈的固定资产，计入当期营业外收入；盘亏或毁损的固定资产，报当地税务机关批准后，其净值减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，计入当期营业外支出。4、固定资产购置：固定资产的添置应按年度计划执行。各单位、部门需要添置固定资产，首先向市局（公司）办公室上报添置计划，由办公室核实后报分管领导提出审批意见（其中金额较大、超过10万元的，应经市局投资委员会研究审核），再报法人代表批准。然后由经济评审部门组织经济评审，办公室按评审后价格负责统一购买（土地、房屋及建筑物除外），不经批准各单位不得自行采购。凡符合对外公开招标条件的资产采购，由经济评审部门牵头进行招投标，办公室负责采购。5、固定资产报废、出售。固定资产报废，由办公室会同相关单位、部门考察论证后提出报废申请，由权威部门出具鉴定结论后报分管领导和法人代表批准。超过市局（公司）处理权限的由财务科逐级上报审批。办公室按程序进行实物处理。财务科依据批准后的固定资产报废申请及办公室实物处理后的收入进行帐务处理。六、固定资产计价方法及折旧范围按财政部《企业新会计制度》中规定执行。4.6低值易耗品管理制度一、目的加强低值易耗品管理，规范低值易耗品会计核算流程，确保低值易耗品的安全完整。二、定义低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿，以及在经营过程中周转使用的包装容器等。三、管理职责和核算要求1、由市公司行政办负责低值易耗品招标采购，在库低值易耗品的保管。各部门需要购置低值易耗品应先提交购置申请报告或购置计划,作出预算，报主管部门领导审批，属于社会集团购买力控购范围的商品，应严格审查，并按规定办理有关报批手续。个人和部门因特殊情况在外购置低值易耗品，必须先经行政办专管员验收入库，登记实物管理台账和卡片签字后，报主管财务领导审批，方可到财务报账。2、办公室指定专人负责低值易耗品台账的登记，及时办理低值易耗品接收、领用、报废等相关手续，保证账实相符。同时以各科室、部门负责人为责任人，实行实物、保管卡片制度，做到账卡相符。3、使用部门对领用的低值易耗品应爱惜使用、妥善保管，防止人为损坏、丢失。凡因人为因素造成损失的，必须按规定要求责任人赔偿。低值易耗品发生损坏、报废时，必须将已损坏、报废的低值易耗品交由实物管理部门处理，并办理有关报废、减少登记手续，方可重新购置。4、资产管理员负责办公用低值易耗品盘点事宜的组织、监督实施、抽查、确认，按类别分门别类上报，所发现的账物不符的问题及时报告，盘点必须认真、彻底，确保数据准确。5、低值易耗品基本上实行一次性摊销办法，低值易耗品管理登记备查账进行管理。4.7财产清查管理制度一、目的促进财产盘点工作的程序化和制度化，强化财产管理人员的责任，为会计核算和公司管理提供准确的原始资料，保证企业财产的安全、完整。固定资产、低值易耗品每年度12月末必须盘点一次，商品存货月末最后一天为盘点日。依据企业情况，还可以不定期进行盘点抽查。二、定义财产清查是指对各项财产进行实地盘点和账实核对，查明各项财产和货币资金的实有数额，确定其账面结存数额和实际结存数额是否一致的一种专门方法。可以分为财务盘点、库房存货盘点、固定资产与低值易耗品盘点四大类。三、职责1、财务科负责组织、协调、指导财产清查、抽查复核清查结果，并根据公司领导的批复意见对清查结果进行账务处理。2、各财产主管部门或使用部门负责财产清查的具体实施、确认、上报工作。四、盘点方法1、实地盘点。在财产的存放地点逐一对其进行清点或用计量仪器确定实存数量。2、抽样盘点。对某些价值小、数量多，不便逐一清点的财产，采用从总体或总量中抽取少量样品，确定其样品数量，然后再推算总体数量。3、估算盘点。是对某些数量大、堆放不规则、价值低廉、不适合实地盘点法财产进行逐一计量的，估计其数量。4、测量计算盘点。对某些存量大，但存放较有规则，可通过测量其体积，以单位体积换算成重量，从而求出实存重量。五、盘点结果处理1、对于盘盈、盘亏情况财务科（分公司）会同资产主管部门应查清原因，并提交处理意见，上报公司经理或被授权人审批。2、根据批准的处理意见，财务科进行相关账务处理。3、如盘亏原因为个人管理不善而丢失的，或工作责任心不强造成的差错损失，固定资产按账面净值赔偿，低值易耗品按原值的50%赔偿，商品存货按盘点时的批发价格全额赔偿。4.8企业对外担保管理制度一、目的为了加强国有资产管理，防止国有资产损失，确保国有资产的保值增值，根据国家有关国有资产管理的规定，结合我市系统的实际情况，特制定本规定。二、定义担保：指在借贷、买卖、货物运输、加工承揽等经济活动中，债权人为了保证其债权的实现，要求债务人提供的第三方保证。按《中华人民共和国担保法》定义，经济活动中的担保方式一般有：保证、抵押、质押、留置和定金。1、保证：是指担保人和债权人约定当债务人不履行债务时，保证人按照约定履行债务或者承担责任的行为。2、抵押：是指债务人或者第三人不转移抵押财产的占有，担保人将该财产作为债权的担保。3、质押。①动产质押。是指担保人将自己的动产移交债权人占有，作为债权的保证。②权利质押。权利质押是指各种商业票据、有价证券、提单、股份、商标权、专利权、财产权等移交给债权人占有，作为债权的保证。4、留置：债权人按照合同约定占有担保人的财产，债务人不按照合同约定的期限履行债务的，债权人有权按照规定将留置财产变卖偿还债务。5、定金：担保人约定向债权人付定金作为债权的担保。三、职责和要求1、为了规避企业财务风险，确保国有资产安全,一律不允许对烟草系统外提供担保。2、单位法人代表是对外担保的第一责任人，单位财会部门负责人和掌管公章的部门负责人是主要责任人，各责任人要严格把关，要严格担保审批程序。对有股权的子公司担保应当经过集体会议讨论通过，并报上级主管单位同意，同时上报担保风险分析报告。3、主管公司公章和主管公司财务专用章的管理人员，要妥善管理好公章严禁私自的盖章行为。对办理的所有担保，要及时取得担保合同，进行专门的登记处理，并做好担保事项的清理工作。4、严禁个人借企业的名义对外进行担保。不得以公司名义为公司内部职工办理各种经济担保和债务担保，如：购房、购车和其他购物贷款担保、申请个人信用卡担保等5、如违反上述规定，造成国有资产损失的，追究直接负责的主管人员和其他直接责任人责任，赔偿其经济损失，给予行政处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。4.9企业对外捐赠管理制度一、目的为了加强企业对外捐赠的财务管理，规范公司对外捐赠行为，依据国家有关财经法规规定，并结合公司具体情况制定本规定。二、捐赠范围：包括公益性捐赠和救济性捐赠，如红十字会、民政、教育、环境保护、社会公共设施、残疾人联合会、青少年基金、双联单位及遭受自然灾害。三、捐赠程序1、由经办部门和人员提出捐赠报告。2、预算管理委员会对捐赠报告进行审核，并就捐赠支出对企业财务状况和经营成果的影响进行分析，提出书面审核意见。3、按审批权限进行上报审批。四、审批捐赠实行集体审议并上报上级主管部门审批，捐赠金额的大小应根据公司效益和财务状况进行，捐赠金额在5000元以上应经局长办公会集体研究决定，对于重大救济或公益捐赠事项，捐赠金额在10000元以上报市局批准，10万元以上的对外捐赠事项必须报省局（公司）批准，50万元以上的对外捐赠必须报国家局（总公司）批准。五、要求1、严格控制对外捐赠，对于政府有关部门、机关、团体或者某些个人强令的赞助，应当依法拒绝。2、任何个人不得将企业拥有的财产以个人名义对外捐赠，任何个人不得批准对外捐赠。确须捐赠的应集体研究决定。企业捐赠要量力而行，除特殊情况外，一般不能对外捐赠。3、企业对外进行的公益性捐赠和救济性捐赠时，应询问受赠方是否有省级以上财政部门统一印（监）制的捐赠收据，否则不得进行捐赠。4、如不执行规定程序擅自进行捐赠，或者超出规定范围的捐赠，或者以权谋私，假公济私，转移企业资产等违法违纪的捐赠，单位应当追究负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员的责任，涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。4.10会计档案管理制度一、目的为了加强会计档案的管理，根据国家财政部和国家档案局颁发的《会计档案管理办法》，结合公司实际，制定本制度。二、定义1、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2、会计档案共分为：会计凭证、会计账簿、会计报表和其他资料四大类。其他资料主要包括财务收支计划和重要的经济合同、计电算化软件开发的全部文档资料、银行存款余额调节表，银行账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。三、职责1、应指定一名专职或兼职的会计档案管理员。2、财务部负责公司会计档案的整理、全公司本年度及上年度会计档案的保管，期满后编制移交清册，移交给公司档案室统一管理。3、公司档案室负责对移交的会计档案进行统一管理。四、要求（一）会计档案整理的要求1、会计凭证的整理：（1）采用原始凭证粘贴单粘贴小型票据时，粘贴单左上角要留有一定的间距，以便装订和查阅；为了防止鼠咬，粘贴时要用胶水。会计凭证登记入账时，应按月整理，加具封面、封底装订成册。然后用封条包角贴紧，再由装订人在封条与凭证封面之间加盖印章。（2）凭证封面的内容包括日期、凭证起始号、附件数等要填写齐全，盖齐印章。（3）装订的顺序是：封面、凭证汇总表、凭证（含所附的原始凭证）、封底。每册的装订厚度应控制在二至三公分之间。2、会计账薄的整理：（1）在办完年终决算更换新账以后，上年度所有会计账簿都应整理归档，装订成册。（2）装订顺序是：封面、启用表、目录、账页、封底。3、会计报表的整理：（1）会计报表应按表号顺序加具封面、封底进行装订，装订的顺序是：封面、财务情况说明书及附属资料、报表、封底。（2）全年各月的报表应按时间顺序装订，而不应按报表种类装订。4、其他类资料的整理：经批准的财务收支计划和年度内签定的重要经济合同未附入记账凭证的和其他需要立卷归档的会计资料应整理装订成册，封面上应注明单位和资料名称、所属年度，并编写顺序和目录。5、会计资料由各责任会计负责按月整理，按月整理后，交本本会计机构档案管理员负责保管。（二）会计档案管理的要求1、会计资料归档：会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料按规定定期整理归档。每月的会计凭证、会计报表和有关会计资料应在次月编制财务报告后，统一交会计档案管理员保管，个人不得自行保管、扣押。2、会计档案的保管：（1）会计凭证按年度、分月份分类保管，按凭证编号顺序存放。（2）会计账簿按年度、所编号顺序存放。会计报表等机密资料必须单独上锁保管，年度终了，应装订成册。（3）会计档案应设专人负责，出纳不能兼管会计档案。会计档案不得随意外借，借阅会计档案必须有详细的记录，同时要经常清理会计档案，注意防火、防盗。3、电算化会计档案管理（1）电算化会计档案包括存储在磁盘（硬盘、软盘和光盘）上的财务文件和以书面形式存放的财务凭证、财务账簿和财务报表。（2）磁盘形式的会计档案存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。（3）硬盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。（4）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别存放在三个地点以上（存放地点如：机房、档案室、财务室）。4、会计档案的查阅：（1）公司的员工查、借阅会计档案需经部门领导同意，并办理相关查、借阅手续。（2）外来人员查阅档案应持该单位的介绍信，并经主管财务的公司领导同意方可查阅。（3）档案原件原则上不能借出，也不能拆散原案卷，需抄录复制的，需报请主管财务的公司领导签批后，由公司会计协助方可进行。特殊情况需抽出原始凭证的，需经公司总经理签字，办理好借阅登记方可外借。（三）会计档案的保管期限1、会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、长期、短期三类。长期为15-25年，短期为15年内。2、磁盘形式的会计档案保管期限必须在15年以上，其中财务科目、总账数据和年度会计报表必须永久保存，现金日记账、银行日记账、明细账、记账凭证及其他数据资料在15年后可根据需要决定存毁。（四）会计档案的销毁1、会计档案保管期满后，对于会计档案未了结的债权、债务原始凭证应单独抽出另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务为止。2、需要销毁的档案，档案室应会同财务部门共同鉴定，严格审查，并编写销毁清册及审批表，经公司主管领导批准后方可销毁。3、档案的销毁由财务本部财务负责人与档案室档案管理员共同执行。在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告公司主管领导。内部稽核制度1、内部稽核采用会计稽核与其他内部稽核相结合的办法。2、会计稽核由财务管理科稽核员负责审核原始凭证、记账凭证、会计账表等会计资料。3、原始凭证坚持先审后批再结算的原则，稽核员对原始凭证的完整性、合法性、真实性，进行严格审核并签字，最后按程序批准后结算。对不符合要求的原始凭证，要坚决退回，没有审核签字的原始凭证，领导不得批报，财务管理科拒绝付款报销。4、记账凭证由稽核员按“两则”、“两制”和其他会计制度法规，严格审核并签章，对不符合要求的记账凭证，责成制单会计修正。5、稽核员必须定期（全年四次）对所有账簿进行系统检查，检查往来和挂账问题是否及时处理；成本计算结转是否正确；各项税费的计算时候准确；现金、银行存款及商品物资是否账实、账账、账款相符。如发现问题，要责成有关人员清查或纠正，并报财会主管领导处理。6、稽核员还应对商品及财产物资盘点结果的处理及报批权限进行审核；对会计报表是否正确及增值税抵扣联是否完整，并装订进行审核。7、会计稽核员对以上各项已审核的经济事项负责。如经稽核员审核的会计资料仍出现违纪违章问题，稽核员负有与经办人员同等经济责任。8、其他内部稽核，包括审计稽查、经济评审及其他临时组成的监督组织。审计稽核由审计科提出进行的专题审计或由省公司、审计局、局领导委托审计科进行的审计，经济评审的有关规定依《****市烟草专卖局（公司）内部经济评审实施细则》执行。4.12往来账户结算管理制度一、目的规范公司往来账户管理，保证往来款项准确，控制在外货款资金占用风险。二、往来账科目设置及核算内容：1、应收账款，核算公司发生销售商品等经济活动产生的应收款项，根据购买单位设置辅助核算，并分卷烟、烟叶业务项目核算。2、其他应收款，核算类似备用金、租金、各种赔款、罚款以及向职工垫付的各种应收及暂付款项。按单位和个人设置明细科目。为了落实责任，便于款项的催收，在单位往来经济事项后加注经办人。3、应付账款，核算公司采购商品等发生的应付款项，按供货单位或客户名称设置辅助核算，并分卷烟、烟叶业务项目核算。4、其他应付款，核算公司应付、暂收其他单位和个人的款项，按单位、个人、专项应付款项目设置明细科目。5、预收、预付账款。这两个科目仅用于核算系统内部调配资金，因购销业务发生的往来款在应收、应付账款中核算。三、往来账管理办法：1、按实际发生额进账。2、及时清算、催收各种款项。3、定期（按月或季）与债权债务人进行核对,发生差错应及时查明原因，进行账务处理。每年年终时，财务部门必须组织专人全面清查各项往来款项，并与债权债务人核对清楚，做到债权明确，账实相符，账账相符；对于债权应填制对账单，由债务人书面确认。4、坏账损失采用备抵法，坏账准备一般在年末进行计提与调整，年末“坏账准备”科目余额等于年末重分类后应收账款与其他应收款余额5‰。坏账损失的确认按国家相关法律、法规进行，并办理相关手续。四、职责1、财务管理科按明细设置往来账户，及时逐笔全额登记往来款项，准确反映其形成、收回及增减变化情况，月末各往来账的余额，必须与总账核对相符，往来账户每季度末必须核对、清理一次，并结算兑付或收回款项，如工作失职造成账务混乱，除扣发责任人一个月效益工资外，并视情节轻重，予以行政处分。2、营销中心采购员每月与各烟厂结算货款的存欠余额，当月月底以前必须取回购进发票和税款抵扣联，核对发票开具的商品品种、数量、金额与实际购进是否相符，户名、税号开具是否正确，是否盖好发票专用章，核对无误由采购员逐笔登记后交财务管理科，并相互签字以示收到发票。采购员要负责商品到库与财务管理科核对账款相符。如工作失职，造成账款混乱，商品损失者，责任人负责全额赔偿，另扣发责任人一个月的效益工资，并视情节予以行政处分。3、每月月终后，财务管科负责往来帐核对的会计人员，必须认真清理所有的往来帐户，逐笔核对落实，加以催收，确保帐目清楚，以免形成呆帐。4、每年末由财务管理科牵头进行坏账清理工作，坏账的确认条件如下：1）债务人已破产，以其破产财产清偿后仍无法收回。2）债务人已死亡，以其遗产清偿后仍无法收回。3）债务人较长时间内未履行偿债义务，已有足够证据表明货款无法收回或收回可能性极小。4.13差旅费报销制度第一条各部门工作人员因公出差,必须经部门负责人或主管领导批准；工作人员到省外出差,须经法人代表批准,其费用严格控制,力求节约。第二条出差人员可乘坐火车硬座、硬卧、轮船三等舱位。特殊情况须乘飞机者应事先经单位法人代表批准方能乘坐。出差人员经批准乘坐飞机者,其往返机场的专线客车费用,可在出差人员市内交通费限额的范围之外凭据报销。出差人员乘坐其他长途交通工具据实报销,但不准租包交通工具。第三条出差人员的住宿费、市内交通费、费、伙食费按下列标准报销：1、住宿费：实行限额控制、凭据报销。省内：长沙150元/人、天；地级城市120元/人、天；县级城市100元/人、乡镇70元/人、天,县局(公司)到市局(公司)出差,一般应住市局金叶宾馆；省外：省会城市200元/人、天；地级城市120元/、天，县级城市100元/人、天，（特区）北京、上海、深圳、珠海、厦门、汕头、海南省250元/人、天。因特殊情况超标的,注明原因,经单位主要领导批准,方能报销。出差人员一律凭住宿发票按标准报帐；一人